Rekommenderad arbetsgång för externa bidragsprojekt, exklusive EU-finansierade projekt inom Umeå universitet

Transkript

1 Rekommenderad arbetsgång för externa bidragsprojekt, exklusive EU-finansierade projekt inom Umeå universitet Dokumentansvarig: Kristina Strindlund Controller Ekonomienheten

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Klassificering Rekommenderad arbetsgång Projektdokumentation Arkivering Referensdokumentation Klassificering bidrag och uppdrag Förslag på blankett för kontroll av full kostnadstäckning Vem gör vad i samband med ansökan externa bidragsmedel Förslag på blankett om disposition av överskott. 10 2

3 1 Inledning Anvisningen är framtagen i syfte att arbetsprocessen avseende de externa bidragsprojekten ska administreras så enhetligt som möjligt inom myndigheten. En enhetlig arbetsprocess säkerställer en rättvisande redovisning, vi får en strukturerad hantering av bidragsmedel och uppnår de krav som ställs både av våra finansiärer och internt inom Umeå universitet. Den rekommenderade arbetsgången gör att vi nyttjar våra resurser effektivt och säkerställer en hög kvalitet på våra rutiner. Den bidrar till att relevant dokumentation upprättas, arkiveras och diarieförs på institutionen/enheten. I anvisningen finns förslag på dokumentation som kan vara användbar i processen externa bidragsmedel under punkt 4. Dokumenten kan vid behov anpassas så att de passar rutinerna vid respektive institution. Målgrupp för anvisningen är i första hand ekonomiadministratörer och ekonomisamordnare. Prefekt kan med fördel besluta att institutionen ska följa denna anvisning. Rutiner och regler för EU-projekt kan avvika från det som står i denna anvisning. Information om EU-projekt finns på Grants Office hemsida. 2. Klassificering För att ett externt projekt ska hanteras korrekt i redovisningen är det viktigt att först klassificera medlen som bidrag eller uppdrag. Dokumentet BIDRAG eller UPPDRAG? har tagits fram som stöd vid denna klassificering, se punkt 7. Läs även Ekonomihandboken kap. 4 avsnitt Rekommenderad arbetsgång Nedan följer en rekommenderad arbetsgång när det gäller hantering av externa bidragsprojekt. A. Projektledare skriver ansökan om externt forskningsbidrag. Fullkostnadskalkylen ska användas vid ansökningar över kr. Kalkylen upprättas av projektledare i samarbete med ekonomiadministratör/-samordnare. Fullkostnadskalkylen signeras av ekonomiadministratör/-samordnare innan den lämnas till prefekt för underskrift. (se punkt 9; Vem gör vad i samband med ansökan externa medel) B. Ekonomiadministratör kontrollerar att finansiären bidrar till full kostnadstäckning. Blanketten Kontroll av full kostnadstäckning (se punkt 8) kan vara ett stöd i denna beräkning. Ansökan om externt forskningsbidrag, fullkostnadskalkyl, kontroll av full kostnadstäckning lämnas till prefekt av ekonomiadministratör alt. projektledare. 3

4 C. Prefekt/enhetschef fattar beslut om ev. medfinansiering. Prefekt/enhetschef skriver på fullkostnadskalkyl, kontroll av full kostnadstäckning och ansökan om externt forskningsbidrag. D. Projektledare lämnar kopia på fullkostnadskalkyl, kontroll av full kostnadstäckning och kopia på ansökan till ekonomiadministratör. Kopia på ansökan ska diarieföras vid institutionen. (Ett tips är att även diarieföra kopia på fullkostnadskalkyl för att ha komplett information i diariet) Ansökan lämnas in till finansiären av projektledare. E. Projektansökan som institutionen bedömer med största sannolikhet kommer att beviljas registreras av ekonomiadministratör i budget alt. prognos som Ännu ej erhållna projektmedel (se Manual Budget & Prognos). F. Beslut om bidrag kommer från finansiären. För beviljade medel ska kontraktet undertecknas utifrån bidragsgivarens krav och i enlighet med Umu:s delegationsordning. Projektledare lämnar beslutet i original till den som diarieför vid institutionen och en kopia på beslutet till ekonomiadministratör. Även beslut om ej beviljade projektmedel ska diarieföras. G. Ekonomiadministratör registrerar projektet i Projektportalen i Raindance och upprättar projektdokumentation (läs mer under punkt 4 Projektdokumentation). H. Ekonomiadministratör registrerar budget alt. prognos för projektet och tar bort uppgifterna i bilden för Ännu ej erhållna projektmedel. I. Ekonomiadministratör gör uppföljning av projektet minst tertialvis. Projektledare och ekonomiadministratör har regelbundna dialoger. Ett tips är att dokumentera gjorda överenskommelser. Ekonomiadministratör håller prefekt informerad om ev. underskott. För uppföljning av bidragsprojekt kan t.ex. följande bilder i Raindance användas: - V10 Utfall o budget 4 år - V20 Utfall projekt aktiva - V50 Utfall komplett - V90 Transaktionslista J. Ekonomiadministratör gör i samråd med projektledare eventuella delredovisningar till finansiär under projekttiden i enlighet med finansiärens anvisningar. 4

5 K. Ekonomiadministratör gör eventuella rekvisitioner under projekttiden. Använd funktionen i Projektportalen i Raindance (se Manual Projektportalen, avsnitt Rekvisition av bidrag). L. Ekonomiadministratör bevakar projektets dispositionstid (se bild V86 kontroll av disptid, i Raindance under Beslutsstöd/Uppföljning/Frågor & Analys/05 Visning/Avstämning och kontroll). I vissa fall kan det bli aktuellt att begära förlängning av projekttiden. Projektledare skickar i sådant fall en skriftlig begäran till finansiären. Vid förlängd dispositionstid ska ändring av datum göras i projektportalen och beslutet ska bifogas till projektet. (se Manual Projektportalen, avsnitt Handledning för kontroll av bidragsprojekt) M. Ekonomiadministratör gör slutredovisning av projektet i samråd med projektledare. I de flesta fall har finansiärerna egna blanketter eller web-baserade redovisningsformulär. Saknas anvisning till slutredovisningsformulär finns en blankett för Ekonomisk redovisning Externa bidrag på Aurora/Stöd och service/blanketter och mallar/blanketter ekonomi. Slutredovisningen ska undertecknas i enlighet med bidragsgivarens krav. En kopia av den ekonomiska slutredovisningen ska diarieföras vid institutionen. N. Om det finns ett överskott på projektet och finansiären inte kräver återbetalning ska projektet resultatföras i Raindance. Kontrollera att alla kostnader som hör till projektet är bokförda. Prefekt ska fatta beslut om disposition av överskott. Se bifogat förslag på blankett för ett sådant beslut; punkt 10 Beslut om disposition av överskott för avslutat projekt inom bidragsfinansierad verksamhet). I Ekonomihandboken. kap 1 avsnitt 1.1.1, finns regler för hur över- respektive underskott ska hanteras. O. När projektet är avslutat ska ekonomiadministratör nollställa och passivsätta projektet. Använd bilderna V82 Nolla och V84 Passiv (se Raindance under Beslutsstöd/Uppföljning/Frågor & Analys/05 Visning/Avstämning och kontroll), samt bilden R28 Ändra kontrakt/projekt (se Projekt/Projektuppföljning/ flik 02 Registrering). Se även Ekonomihandboken avsnitt

6 4. Projektdokumentation En projektpärm/digital mapp för varje forskargrupp upprättas där all dokumentation rörande en forskares/projektledares projekt kan samlas. Exempel på pärm-/mapp innehåll: kopia på ansökan (huvudsida samt budget) fullkostnadskalkyl kontroll av full kostnadstäckning kopia på bidragsbeslut budget uppföljningar delredovisningar slutredovisning korrespondens 5. Arkivering Följande dokument ska diarieföras/arkiveras: ansökan bidragsbeslut; gäller både beviljade och inte beviljade bidrag ekonomisk slutredovisning 6. Referensdokumentation Ekonomihandboken, kapitel 1 Prefektens ansvar behörighet att förfoga över myndighetens medel Beslutsordning för externfinansierad verksamhet Handläggningsordning för stödbrev till nationella ansökningar Handläggningsordning för beslutsprocessen externa forskningsbidrag Redovisningsprinciper för hantering av bidragsfinansierade forskningsprojekt inom Umeå universitet Regler medfinansiering universitetsgemensamma kostnader Manualer Raindance 6

7 7. Klassificering bidrag och uppdrag I nedanstående bild finns kriterier som avgör om externa medel ska klassificeras som bidrag eller uppdrag. Läs även Ekonomihandboken kap. 1, avsnitt

8 8. Förslag på blankett för kontroll av full kostnadstäckning 8

9 9. Vem gör vad i samband med ansökan externa bidragsmedel Elektronisk ansökan Utförs av 1. Ansökan projektledare 2. Budgetberäkning i fullkostnadskalkyl projektledare/ek adm 3. Kontroll av budget ek adm 4. Påskrift blankett Kontroll av full kostnadstäckning ek adm 5. Spara kopia av Kontroll av full kostnadstäckning + fullkostnadskalkyl ek adm 6. Påskrift Kontroll av full kostnadstäckning + fullkostnadskalkyl prefekt 7. Utskrift av huvudsida och budget i ansökan projektledare 8. Godkänna projektet elektroniskt (ex.vis i Prisma) prefekt 9. Original av Kontroll av full kostnadstäckning + fullkostnadskalkyl, utskrift av huvudsida o budget från ansökan lämnas till ek adm projektledare 10. Diarieför handlingarna vid institutionen ek adm Pappersansökan Utförs av 1. Ansökan projektledare 2. Budgetberäkning i fullkostnadskalkyl projektledare/ek adm 3. Kontroll av budget ek adm 4. Påskrift blankett Kontroll av full kostnadstäckning ek adm 5. Spara kopia av Kontroll av full kostnadstäckning + fullkostnadskalkyl ek adm 6. Påskrift Kontroll av full kostnadstäckning + fullkostnadskalkyl prefekt 7. Underteckna ansökan enligt finansiärens krav prefekt alt. annan 8. Original av Kontroll av full kostnadstäckning + fullkostnadskalkyl alt. annan kalkyl, kopior från ansökan (huvudsida, budget, sida med prefektens underskrift) lämnas till ek adm projektledare 9. Diarieför handlingarna vid institutionen ek adm 9

10 10. Förslag på blankett för beslut om disposition av överskott för avslutat projekt inom bidragsfinansierad verksamhet 10