Administrativa rutiner vid HVV för att hantera vissa EU-finansierade projekt

Transkript

1 Akademin för hälsa vård och välfärd HVV /09 Administrativa rutiner vid HVV för att hantera vissa EU-finansierade projekt Ett normalt EU projekt går igenom olika faser: ansökan, beslut om finansiering (och i vissa fall en därtill kopplad förhandlingsprocess), genomförande och avslut av projektet. 1 Ansökan Ansökan skrivs av forskaren/forskarlaget Forskare/projektledare och ansvarig akademiekonom samarbetar kring budget Akademins forskningsledare och akademichef informeras Akademichefen godkänner att projektet förs vidare och eventuell medfinansiering Ansökan diareförs vid akademin och projektpärm förbereds av ansvarig ekonom Ansökan tillställs rektor för underskrift Förvarnas om eventuell upphandling Ansökningsfasen I samtliga EU-ansökningar är det högskolan som ansöker om medel, och kräver därmed rektors underskrift (eller av rektor delegerad att teckna firma). Beroende på vilket program som högskolan söker inom sker underskrift i ansökansfasen eller i kontraktsförhandlingsfasen. Rektors underskrift följer av ett rektorsbeslut. Rektors kanslichef mottar ett förslag till rektorsbeslut från den akademi eller enhet där projektet skall drivas. I denna text skall framgå vad projektet heter, under vilket program som ansöks, ansökta medel från EU, medfinansieringsbehov från MDH, projektets kontaktperson samt godkännande från akademichef eller enhetschef att projektets medfinansiering är godkänd och att projektet är i linje med högskolans utbildnings- och forskningsstrategi samt diarienummer. Projektet skall ha ett diarienummer på akademinivå. Detta diarienummer kan tas ut av forskare hos akademins registrator. Projektets dokument skall diarieföras på akademinivå. Den forskare som deltar i en ansökan informerar akademins forskningsledare och ekonom. Forskare och ek0nom förbereder ett förslag till rektorsbeslut samt håller akademichefen informerad. Akademichefen ska godkänna ansökan innan den går vidare för rektors beslut, bl.a. vad gäller eventuell medfinansiering. Grants Office kan involveras för att handlägga förslaget till rektorsbeslut. Forskaren informerar Grants Office att ansökan görs. I de fall en forskare tagit kontakt och hjälp från Grants Office. För grundutbildningsutvecklande projekt 1

2 (t ex inom Life Long Learning programmet) ansvarar internationella enheten för motsvarande support som Grants Office ger för forskningsrelaterade projekt. Om projektet kan beräknas medföra inköp av tjänst eller varor över gränsvärdena för förenklad upphandling (3 prisbasbelopp för varor och 4 prisbasbelopp för tjänster) ska den som ansöker redan i detta stadium informera högskolans upphandlare vid Campussektionen att en upphandlingsprocedur kan komma att behöva genomföras om projektansökan godkänns. Underrättelse sker genom att kopia av ansökan skickas tillsammans med en beskrivning av vad som kan behöva upphandlas, till upphandlarna direkt efter att ansökan om medel gjorts. 2 Kontraktskrivning Vissa EU-projekt går igenom en k0ntraktsförhandlingsfas (t.ex. EU:s sjunde ramprogram för forskning). En eventuell inbjudan till kontraktsförhandling meddelas Grants Office som bistår i förhandlingen Kontrakt skrivs under av rektor Kontraktsförhandlingsfasen Forskare som inbjuds till kontraktsförhandling skall meddela akademins forskningsledare att en sådan inbjudan kommit. Forskaren skall även meddela Grants Office som bistår forskaren i kontraktsförhandlingen. En förhandling kan omfatta både teknisk beskrivning och budget. Rektor signerar kontrakt vilket föregås av ett rektorsbeslut. Mottagare av ett PM om förslag till rektorsbeslut är chefen för rektors kansli. Grants Office bistår akademin med att ta fram ett förslag till rektorsbeslut. I PM:et skall det framkomma vad projektet heter och under vilket program det är finansierat, vem som är projektets kontaktperson och på vilken akademi projektet skall drivas. Dessutom skall projektets medfinansiering från MDH anges i belopp i svenska kronor (enligt budgeterad omräkningskurs) och i euro (som står i kontraktet). Att akademichef har godkänt projektet och dess medfinansiering skall skrivas in i texten (och ha inhämtats skriftligt eller muntligt) liksom vilka som har berett ansökan, t.ex. personal vid Grants Office, forskare och ekonom. Projektet skall använda det diarienummer på akademinivå som togs fram i ansökansfasen. I vissa EU-program (t.ex. Intelligent Energy Europe inom EU:s ramprogram för innovation, CIP) skall högskolan lämna en fullmakt till den koordinerande organisationen att företräda MDH i kontraktsförhandlingsprocessen. En sådan fullmakt upprättas enligt mall (som brukar tillsändas från koordinatorn) och av Grants Office och akademins administrative chef, i samråd. Fullmakten granskas av högskolans jurist vid rektors kansli. Rektor signerar fullmakten. 2

3 3 Genomförande Samtliga beslut, finansieringsbeslut och konsortieavtal som ska skrivas under av MDH skrivs under av rektor efter beredning enl. ovan Projektpärm och projektredovisning upprättas av ansvarig ekonom Tidsredovisning genomförs Genomförandefasen På akademinivå diarieförs beslut om finansiering. Grants Office informeras om beslutet, lämpligen med en kopia av beslutet. I de fall beslut om finansiering (eller kontrakt) kräver en underskrift från högskolan så är det rektors underskrift som gäller. Rektors underskrift föregås av ett rektorsbeslut. För dess hantering, se ovan. Eventuella konsortialavtal i anslutning till EU-projekt skall signeras av rektor. Detta föregås av ett rektorsbeslut. I samtliga fall med rektorsbeslut används det diarienummer som togs fram i ansökansfasen för projektet. Högskolans jurist skall granska och godkänna konsortialavtalet liksom Grants Office. Forskaren måste intyga att den förstått innebörden av avtalet och dess eventuella effekter på äganderätt till resultat (lärarundantaget) och användning av existerande immateriella rättigheter. Projektets kontaktpersoner Person in charge of administrative, legal and financial aspects in this project respektive Person in charge of scientific and technical/technological aspects in this project enligt sjunde ramprogrammet men kan kallas annat inom andra finansieringsformer skall ha varsin kopia av beslutet om finansiering eller kontraktet. Ansvarig akademiekonom upprättar en projektredovisning, med projektnummer för projektet i redovisningssystemet, samt en projektpärm. Projektpärmens innehåll kan variera något beroende på program och projekt men generellt gäller att högskolan måste kunna bevisa att aktiviteter genomförts och att kostnader uppkommit vid högskolan som äskas från EU. Denna dokumentation skall vara reviderbar (tillgänglig och läsbar) så lång tid som stipuleras i kontraktet eller i beslut om finansiering. Ett standardhåll i en projektpärm (med tillägg för projekt- och programspecifika krav) kan vara: 1. Generell information om projektet (ärendenummer i Accessia, projektnummer i Agresso, kontaktperson för projektet, rektorsbeslut, underlag för rektorsbeslut inklusive akademichefsgodkännande av medfinansiering, behov av revisionsintyg och datum för detta) 2. Fullständig ansökan och utvärdering, 3. Kontraktsförberedande handlingar (förhandlingsinbjudan mm, NEF enligt sjunde ramprogrammet men kan kallas annat i andra former) 4. Konsortialavtal 5. Kontrakt med EU-kommissionen eller förvaltande myndighet av EU-stödet 3

4 6. Finansiering budget och utfall av kostnader (och eventuella intäkter) 7. Personal (bemanningsplan, anställningsavtal, sammanställning av tidrapporter) 8. Avtal med forskare (förbindelse mellan MDH och enskild person avseende immateriella rättigheter) 9. Utrustning och investeringar (ev investeringsbudget, handlingar avseende inköp/upphandling, fakturakopior) 10. Ekonomiuppföljning totalt (total projektbudget och projektuppföljning, rapporter från ekonomisystemet, projektrapport, transaktionslista, rapport över personalkostnader per person) 11. Kopior av reseräkningar 12. Rekvisitioner av EU-stöd samt återrapportering till finansiär (ekonomi och projektets aktiviteter) 13. Korrespondens med koordinator 14. Korrespondens med EU-kommissionen eller förvaltande myndighet i Sverige 15. Kontaktuppgifter inom projektets konsortium (koordinator, EU-kommissionen, förvaltande myndighet, projekt partners) 16. Slutrapport 17. Mall för revisionsrapport (om sådan krävs av programmet) och kopia av revisorsintyg 18. Utlysning och financial Guidelines Alla EU-projekt kräver tidsredovisning, där det skall framgå vilken tid en person har arbetat för projektet, och om personen inte arbetar all sin tid vid högskolan i detta projekt, även den tid som inte görs i projektet men vid arbetsplatsen. Denna övriga tid behöver inte specificeras på samma sätt som den projektrelaterade tiden, utan är övrig arbetad tid. Den som tidsredovisar skall underteckna tidsredovisningen. Den som är projektledare skall attestera tidsredovisningen. Projektledarens egen upprättade tid skall attesteras av dennes chef. Ansvarig akademiekonom tar fram nödvändiga underlag till Kostnadsredovisningen (Financial statement Form C inom sjunde ramprogrammet men kan kallas annat i andra finansieringsformer), såsom huvudbok, verifikationslista, verifikat (som fakturor, lönespecifikationer och reseräkningar). Kostnadsredovisningen sammanställs av ekonomen undertecknas av projektets kontaktperson för finansiella aspekter (den akademichefen utsett som ansvarig enligt särskilt beslut). Projektrapporter, där kostnadsredovisning brukar ingå, signeras av den vetenskapliga projektledaren (Person in charge of scientific and technical/technological aspects in this project inom sjunde ramprogrammet eller den som annars utsetts av akademichefen) såvida inte annat uttrycks i beslutet om finansiering. Revision av projekt kan ske under projektets genomförande eller efter projekttidens slut. I vissa fall görs denna revision av externa revisorer på uppdrag av EU-kommissionen eller av EU:s representanter själva. Revisorsintyg ska upprättas för vissa projekt, ibland vid projekttidens slut, ibland med viss periodicitet eller ibland då vissa budgetnivåer uppnåtts. Dessa villkor anges i projektets beslut om finansiering eller kontrakt. Ansvarig akademiekonom ansvarar för att lämna nödvändiga uppgifter till utsedd revisor och svara på frågor om bokföringen. I princip skall allt material finnas förvarat i ekonomens pärm. 4

5 4 Avslutning av projektet All dokumentation sammanställs för slutarkivering och arkiveras på akademin. Projektet avslutas. Grants office underrättas om att projektet avslutas, som noterar detta samt eventuell revision i loggbok Avslutningsfasen All projektdokumentation som speglar projektets genomförda aktiviteter och ekonomiska transaktioner sammanställs inför slutarkivering och överlämnas till akademins arkivredogörare. Dokumentationen ska då vara i sådan ordning att projektet går att följa och förstås av annan än den som upprättat dokumentationen. Projektdokumentationen förtecknas av akademins arkivredogörare och blir en del av akademins arkiv. Projektets kontaktperson underrättar akademins arkivredogörare hur lång tid som projektets dokumentation skall hållas reviderbar av högskolan enligt finansieringskontraktet med EUkommissionen eller förvaltande myndighet i Sverige. Grants Office underrättas att projektet avslutats. Förteckning över EU-projekt och revisionsbehov Grants Office för en loggbok över högskolans EU-finansierade projekt samt noterar de projekt som kräver utfärdande av revisionsintyg. Datum förs in då revision förväntas komma att behöva utföras. Denna förteckning skickas minst en gång per år till högskolans ekonomichef samt internrevisor eller vid behov och uppmaning. Akademins ekonom ansvarar för att kommunicera namn på projekt, ärendenummer från Accessia, projektnummer från Agresso, kontaktperson för projektet och prognostiserat datum för revision till Grants Office. EU revision Då EU annonserar en revision från sin sida skall projektets kontaktperson vid högskolan underrätta projektets ekonom, forskningsledare vid akademin, högskolans ekonomichef samt Grants Office. Forskningsledaren vid akademin kallar till ett förberedande möte där projektets dokumentation undersöks och ansvar fördelas vid revisorns besök. 5