Linnaeus-Palme Projektansvar & rollfördelning

Transkript

1 Ansvar Projektledare - Skapa kontakt till potentiella partners - Förankra med internationell samordnare, sektionschef och studierektor (bl.a. för preliminär planering av TFU) på akademin - Ta hjälp av LP-samordnare och IK - Skapa ett team där en IK ingår - Huvudansvar för projektansökan - Be partnerlärosätet att skriva ett utlåtande som bifogas ansökan - Skicka kopia på ansökan till registrator, LP-samordnare och internationellt samordnare på akademin - Planera för implementering av projektet där studierektor bör involveras pga TFU - Kontrakt skickas från UHR till projektledare och LP-samordnare och andra angivna kontaktpersoner -> Skicka kopia på beskedet och kontrakt till registrator Innan utbytet - Informationsspridning kring projektet inom akademin, sektionen och HB involvera Kommunikation för informationsspridning - Planering av timmar tillsammans med studierektor i TFU - Informera tillsammans med IK om möjligheter för stipendiet i berörda klasser - Hjälpa IK med bedömning av ansökningar Under utbytet - Planera schema för utresande och inresande lärare - Ansvarig för att organisera tillgång till system för inresande lärare (skapa användare, organisera arbetsplats, organisera access tag & utrustning t.ex. dator/ telefon i fall det behövs) IK kan vara behjälplig - Ansvarig för sociala aktiviteter under utbytet Efter utbytet - Kunskapsförmedling och förankring av resultaten i organisationen ingår i uppdraget, t.ex. skriftligen (artikel i 1899 eller på webben), på personalmöten mm. - Utvärdering av projektet tillsammans med partnern

2 Rapportering - Huvudansvarig för rapportering enligt UHRs regler för respektive ansökningsomgång - Signera rapporten och skicka in kopia till LP-samordnare (signering möjligtvis inte nödvändigt efter nya reglerna 2016) - Skicka in rapporten elektroniskt

3 Ansvar IK - Vara behjälplig med kontakt till potentiella partners - IK bör planera sitt arbete efter information om beslutet har tagits emot från projektledaren eller projektgruppen Innan utbytet Utresande lärare - Inresande lärare - Vara behjälplig med att hitta boende - Vara behjälplig med biljettbokningar; följa upp och/eller ta hand om bokningar då det kan vara billigare att boka via HB och underlättar betalningen - Be inresande lärare att fylla i formulär för SINK beräkning som ska skickas till Ekonomi - Förbereda utbetalning av stipendiet tillsammans med Ekonomi (betalning sker också via ICA kort) Utresande studenter - Informationsmöten kring möjligheterna och stipendium till berörda klasser i samråd med projektledaren - Tar hand om processen för ansökning eller urval av stipendier - Skicka stipendieavtal och utbetalningsblankett till studenten som studenten ska fylla i, signera och returnera - Delta i studieplanering tillsammans med projektledaren (ev. studierektor/programansvarig) för att överenskomma grund till tillgodoräkning - Kontakt med Palmepartners kontaktperson för att överenskomma praktiska arrangemang kring studenten (t.ex. kring ansökan, boende och andra praktikaliteter) - Skicka utbetalningsorder till Ekonomi för inläggning i Agresso EFH; Kontera utbetalningen - Lägg in studenten i LADOK för utbytestermin - Ev kan intyg behövas i samband med visumansökan Inresande studenter - Sköter processen kring Nominering och ansökan av inresande studenter

4 - Godkänn ansökan i avstämning med projektledare - Se till att tillägg i antagningsbesked görs i fall detta behövs t.ex. "Project work in Resource Recovery" - Utfärda Award Letter till inresande LP-student (namn + stipendiesumma) - Utfärda försäkringsintyg - Utanför ordinarie ansökningsomgång - be att studenten får information om boende och annan viktig information - Anta studenten i Ladok (SA06) efter etableringen är gjord - Meddela ekonomi om att x antal studenter kommer och meddela hur mycket i stipendium de ska ha - Fyll i utbetalningsblankett (ges ut från ekonom) som ansvarig attestant (sektionschef) ska skriva under och lämna tillbaka till ekonomi - Avtala tid med studenten för att gå till ekonomi efter ankomst för att hämta ut ICA kort Under utbytet - Ta hand om att studenterna får sin utbetalning i form av ICA kort - Kontaktperson kring frågor från ut- och inresande studenter Efter utbytet - Se till att studenter fylla i rapporter om sitt utbyte (ligger till grund för rapporteringen till UHR) - Vara behjälplig med utvärdering av bl.a. studentutbytena Vid Rapportering - Vara behjälplig med information om studentutbytena

5 Ansvar LP-samordnare - Sprida information inom HB (via mejl) om ny ansökningsomgång till LP partnerskap och LP planeringsresa - Stöd i tolkning av LP-regelverket, informera internt vid behov - Skriv ramansökan för HB som ska skickas in tillsammans med projektansökningar - Stå i dialog med samordnare för att få utlåtanden övergripande från dem inför ramansökan - Säkerställ att ramansökan undertecknas av rektor och sedermera skickas in. - Säkerställ att alla projektledare lämnar en kopia av sin ansökan till diariet för registrering - Be om att få kopior på alla projektansökningar och spara på G, även ansökningar för planeringsresor - - Säkerställ att alla projektledare och berörda får information om beslut/besked från UHR - Hålla sig uppdaterad om informera vederbörligt vid ändringarna i regelverken Rapportering - I samband med utlysningen under hösten informera (via mejl) berörda projektledare som ska rapportera. - Skriv övergripande rapportsammanställning till UHR (nya regler 2016) - Säkerställ att alla projektledare lämnar en kopia av sin rapport till diariet för registrering - Be om kopior av alla rapporteringar från projektledare - arkivera på G