ANVISNINGAR OCH TIDSPLAN FÖR INFRASTRUKTURANSÖKNINGAR TILL VR 2019

Transkript

1 ANVISNINGAR OCH TIDSPLAN FÖR INFRASTRUKTURANSÖKNINGAR TILL VR 2019 Innehållsförteckning 1. Allmänna principer 2. Samråd mellan lärosätena 3. Medfinansiering 4. Budget 5. Inlämnande av ansökan 6. Information från VR 7. Tidsplan för den interna processen 8. Kontaktpersonens (ansvarig forskares) åligganden 9. Instruktion budgetskiss 1. Allmänna principer Rektor står som sökande för infrastrukturansökningar till VR, samt beslutar formellt om SLUs medfinansieringsåtaganden. Den forskare som utses till kontaktperson för respektive ansökan ges ansvar för att företräda SLU i skrivprocessen och, i de fall SLU är huvudsökande, lämna in ansökan i rektors namn. Ansvarig handläggare på planeringsavdelningen håller i den administrativa hanteringen mellan deltagande lärosäten och bistår i den interna processen avseende SLUs deltagande och medfinansiering. Vicerektor för fortlöpande miljöanalys leder diskussioner kopplade till ansökningarna i SLUs ledningsråd samt ger slutligt godkännande att skicka in ansökningarna. Vicerektor företräder även SLU i diskussioner på ledningsnivå rörande ansökningar om nationell infrastruktur. För att lämna in ansökan krävs: - att en medfinansieringsplan har lämnats in och godkänts (OBS gäller även för ansökningar där SLU är medsökande) - att Grants Office har granskat budgetberäkningen (gäller ansökningar där SLU är huvudsökande) - att ansökan har fått klartecken från vicerektor (gäller ansökningar där SLU är huvudsökande) Klartecken att söka samt preliminärt besked om medfinansiering kommer att meddelas sökande under hand, och bekräftas formellt i det stödbrev från rektor som ska bifogas ansökan.

2 2.Samråd mellan lärosätena VR kräver att ansökan görs av konsortier med minst 3 parter. Inför ansökningsarbetet skickas intresseförfrågningar ut från huvudsökande lärosäte, och deltagande lärosäten bekräftar preliminärt att de är beredda att medverka alternativt att de avstår medverkan. Formellt åtagande om medverkan görs i ett senare skede, när budget och medfinansiering fastställs. Vid ledningsråd 3 januari förs gemensam diskussion om SLUs deltagande i ansökningar. Dekanerna meddelar då om det är någon ansökan man anser att SLU inte bör medverka i. Ansvarig handläggare tillser att svar på intresseförfrågningar skickas till huvudsökande lärosäte (med kopia till kontaktpersonen) senast den 15 december. Ansvarig kontaktperson ansvarar för att -informera om eventuella förändringar avseende deltagande lärosäten under ansökningsarbetet gång -informera om förfrågningar att delta som medsökande som inkommit på forskarnivå 3. Medfinansiering VR kräver en medfinansiering på minst 50%. Enligt SLU:s riktlinjer för forskningsinfrastruktur ska ansvaret normalt sett delas mellan institution, fakultet och SLU centralt, men fördelningen kan se olika ut beroende på infrastrukturens karaktär. Kontaktpersoner informerar berörda prefekter och dekaner om den planerade ansökan under oktober/november Inför ledningsråd den 3 december inlämnas kortfattat underlag innehållande en tentativ budget (senast 27 nov, enligt särskild instruktion, se punkt 8 och 9) för en preliminär medfinansieringsdiskussion. Budgeten kan givetvis komma att förändras under ansökningsarbetet, men utifrån denna tidiga information ges besked om SLUs fortsatta planering/deltagande i ansökan samt möjlighet till preliminärt besked om medfinansiering. Formellt beslut om ansvarsfördelningen för SLUs medfinansieringsåtagande i varje ansökan tas i samband med ledningsråd 28 januari. Inför detta upprättas en slutlig medfinansieringsplan av kontaktpersonen, som skickas till sofia.wretblad@slu.se senast den 24 januari. Planen ska innehålla förslag till fördelning av medfinansiering på olika nivåer. I planen ska berörda prefekters godkännande tydligt framgå. Detta gäller även de ansökningar där SLU är medsökande. Det formella beslutet om medfinansiering ligger fast, såvida det inte framkommer starka skäl att ändra beslutet under hand. Detta kräver i så fall särskilt beslut av rektor och berörda dekaner. 2

3 4. Budget För budgetberäkning kan Grants Office ge råd och hjälp. För ansökningar där SLU är huvudsökande är det ett krav att ansökningsbudgeten granskats av GO. En preliminär budget ska därför skickas till senast den 24 januari, men ta gärna en tidigare kontakt för med GO för att få stöd under budgetarbetet. 5. Inlämnande av ansökan Ansökan görs i VRs ansökningssystem PRISMA, i rektors namn. Kontaktpersonen bjuds in via ansvarig för SLUs organisationsansökningar i PRISMA att upprätta ansökan så snart utlysningen öppnats. Slutlig ansökan och budget skickas till vicerektor Kevin Bishop med kopia till ansvarig handläggare och berörd fakultet senast den 30 januari. Relevanta delar av ansökan skickas av ansvarig handläggare till berörda lärosäten senast den 4 februari. Ansvarig handläggare tillser sedan att inkomna stödbrev från andra lärosäten skickas vidare till kontaktpersonen för att biläggas ansökan. Ansökan skickas in i rektors namn via VRs ansökningssystem PRISMA senast den 19 februari. 6. Information från VR länk till presentation från informationsmöte den 16 oktober 2018: 3

4 7. Tidsplan för den interna processen okt VR har informationsmöte om utlysningen Oktober november nov 1 dec* Kontaktperson för ansökan informerar/förankrar med berörda prefekter vid SLU. Kontaktpersoner upprättar underlag till ledningsråd i form av kort info om ansökan, deltagare och preliminär budget. Skickas senast den 27 nov till sofia.wretblad@slu.se Förfrågan till andra berörda lärosäten om intresse av att vara med i konsortium samt om kontaktperson (verksamhetsansvarig och handläggare) skickas ut. 3 december Ledningsråd med diskussion om preliminära medfinansieringsåtaganden samt inkomna intresseförfrågningar 15 dec* Svar på intresseförfrågan skickas till huvudsökande lärosäte 14 jan Ledningsråd med fortsatt diskussion om SLUs deltagande i de olika ansökningskonsortierna. 16 jan VRs utlysningstext publiceras, ansökningar öppnas av ansvarig för SLUs organisationskonto i PRISMA. Berörda forskare bjuds in att arbeta i ansökan. 24 jan Kontaktpersonerna skickar en slutlig medfinansieringsplan som förankrats hos dekan och prefekt till sofia.wretblad@slu.se. Budget skickas till frank.sterner@slu.se för genomgång. 28 jan Medfinansieringsplanerna diskuteras i rektors ledningsråd. Rektor beslutar därefter om hur ansvaret för medfinansiering ska fördelas. 30 jan Ansökan och budget skickas till vicerektor (med kopia till berörda fakulteter). Bekräftelse på att ansökan är godkänd ges senast 8 feb 4 feb* Slutlig ansökan och budget cirkuleras till alla huvudmän som underlag för påskrift av stödbrev. 12 feb* Övriga huvudmän i konsortiet bekräftar medverkan och medfinansieringsåtaganden genom ett stödbrev från sin rektor; rektor skickar motsvarande för ansökningar där SLU är medsökande. (stödbreven skickas mellan ansvariga handläggare) 19 feb (senast) Kontaktpersonerna ansvarar för att ansökningar lämnas in till VR *datum avhängiga gemensam tidplan med andra lärosäten. 4

5 8. Kontaktpersonens (ansvarig forskares) åligganden: Oktober november 2018: Informera prefekt(er) om den planerade ansökan samt upprätta kortfattat underlag för preliminärt besked om SLUs medverkan och medfinansiering. Underlaget skickas senast den 27 november till ansvarig handläggare och ska innehålla - en kort beskrivning av syftet med ansökan och vad SLUs medverkan innebär - en lista över deltagande lärosäten samt institutioner vid SLU - en grov, tentativ budgetskiss (enligt särskild instruktion, se punkt 9). Under ansökningsarbetets gång företräda SLU i skrivprocessen. Informera vicerektor och ansvarig handläggare om eventuella förändringar i konsortiet. Senast 24 januari: Upprätta en slutlig medfinansieringsplan inför slutligt rektorsbeslut avseende medfinansiering enligt särskilda anvisningar. Skickas till ansvarig handläggare. Skicka ansökningsbudget till frank.sterner@slu.se för granskning. (gäller ansökningar där SLU är huvudsökande) Senast 30 januari: skicka slutlig budget och ansökan till vicerektor och ansvarig handläggare för vidare distribution till berörda lärosäten i konsortiet. (gäller ansökningar där SLU är huvudsökande) Senast 19 februari: Färdigställa ansökan i PRISMA och ge klartecken för att skickas via organisationskontot. (gäller ansökningar där SLU är huvudsökande) 9. Instruktion budgetskiss Följande information ska framgå i den budgetskiss som inlämnas senast 27 nov: Antal år ansökan omfattar: Totalbudget för ansökan: varav söks från VR: varav SLUs medfinansiering: varav övrig medfinansiering uppdelat på deltagande lärosäten: Information om SLUs tänkta medfinansiering: (t ex vad ingår in kind, kontra behov av nya medel, tankar kring uppdelning av medfinansiering inst/fak/centralt, fördelar sig budget/medfinansiering jämnt över den sökta perioden ) 5