Ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna

Transkript

1 Ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor Dnr: HDa /168 Gäller tills vidare fr o m: Ersätter: Handläggningsordning för ansökan om externa forskningsmedel, DUC 2009/1578/90 Dokumenttyp: Regler Ansvarig för uppdatering: Prorektor

2 Extern forskningsfinansiering en bakgrund Kraven på forskningens samhällsrelevans, öppenhet, tillgänglighet och konkurrenskraft ökar. Av detta följer att en väsentlig andel av den totala forskningsfinansieringen i Sverige och utomlands kanaliseras till större och/eller mångdisciplinära satsningar samt att alltmer forskningsmedel måste sökas i konkurrens. Även kraven på lärosätenas strategier, ledarskap, styrning, samordning, profilering och kvalitetssäkring ökar. Samtidigt blir forskningsfinansiärernas regelverk alltmer specifika och komplexa. De ställer ofta olika krav på ansökningar, ifråga om projektutformning, formalia, bedömningskriterier, innehåll, medfinansiering och projekttid. Finansiärernas täckning av direkta och indirekta kostnader i forskningsprojekt varierar också. Specifik information om forskningsfinansiärernas regelverk återfinns vanligtvis på deras webbplatser. Extern forskningsfinansiering svarar mot forskarsamhället, bekostar såväl grund- som tillämpad forskning samt ses som ett kvalitetsmått. En beviljad ansökan om extern forskningsfinansiering innebär därför alltid ett åtagande för projektledaren (forskaren) och lärosätet, ofta under en flerårig period, och i form av arbetsinsats eller kontanta medel (medfinansiering). Ett forskningsprojekt måste som regel rapporteras, kommuniceras, redovisas och följas upp. Forskningsresultat under och efter projekttiden behöver publiceras och kommuniceras på olika sätt.

3 Ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna I linje med Högskolan Dalarnas strategier, ställningstaganden och prioriteringar samt forskningsprofilernas målsättningar uppmuntras högskolans forskare att söka extern forskningsfinansiering. Sådana ansökningar ska hålla god vetenskaplig kvalitet vilken ska säkerställas via kollegiala granskningar. De ska också vara förenliga med interna och externa krav och regelverk samt godkännas av högskolan som forskningshuvudman. Av dessa skäl har rektor beslutat att samtliga ansökningar om extern forskningsfinansiering ska vara förankrade, kvalitetssäkrade (till form och innehåll), godkända och beslutade internt före inskickande till forskningsfinansiär. Föreliggande dokument och dess bilagor preciserar utgångspunkter och principer för ansökningar om extern forskningsansökning vid Högskolan Dalarna, samtidigt som de är ett internt stöd, framförallt i ansökningsfasen av forskningsprojekten. Utgångspunkter och principer Projektledaren (forskaren) ansvarar för att en forskningsansökan uppfyller såväl finansiärens som HDa:s interna principer och krav. Före inskickande till finansiär ska en extern forskningsansökan vara: 1) förankrad hos avdelningschef, ämnesansvarig eller motsvarande, 2) kvalitetssäkrad, - genom kollegial, vetenskaplig granskning inom ramarna för forskningsprofilerna. - i samarbete med det högskolegemensamma forskningsstödet. 3) godkänd av akademichef och forskningsledare, - Akademichefen är ansvarig för sin akademi (ekonomi, bemanning, planering, arbetsgivarrollen etc) och godkänner därför eventuell medfinansiering, budget (enligt finansiärens anvisningar) och intern ekonomisk kalkyl för en ansökan, i samråd med aktuell forskningsledare. - Forskningsledaren godkänner att en ansökan ligger i linje med forskningsprofilens målsättningar och strategiska planer samt ryms inom forskningsprofilens ekonomiska ramar. Forskningsledaren intygar även att en kollegial, vetenskaplig granskning har gjorts av ansökan.

4 4) beslutad av rektor alt. av akademichef i samråd med forskningsledare. a) Rektor beslutar om inskickande till finansiär när: högskolan/rektor står som huvudsökande (enligt krav från finansiären), ansökan kräver medfinansiering från högskolan överstigande SEK, ansökans totala budget överstiger SEK, ansökan är lärosätesgemensam (lärosätet, centralt, medfinansierar). Projektledaren alt. forskningsledaren föredrar ansökan vid rektors ordinarie beslutsmöte. Anmälan av ärende och tidsbokning görs hos rektors sekreterare (rektorssekreterare@du.se) i god tid före inskickande av ansökan till finansiär. Bifoga följande underlag inför beslut: - fullständig, godkänd ansökan (inkl budget och intern ekonomisk kalkyl), - PM inför beslut om extern forskningsansökan = Bilaga 1, samt - ifylld Checklista för ansökan om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna = Bilaga 2. b) Akademichefen beslutar om inskickande till finansiär när: forskaren/projektledaren är huvudsökande (enligt krav från finansiären), det krävs medfinansiering från högskolan om max SEK, ansökans totala budget uppgår till maximalt SEK. Projektledaren alt. forskningsledaren föredrar ansökan för akademichefen i god tid före inskickande av ansökan till finansiär. Underlag inför beslut innefattar: - fullständig, godkänd ansökan (inkl budget och intern ekonomisk kalkyl), - PM inför beslut om extern forskningsansökan = Bilaga 1, samt - ifylld Checklista för ansökan om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna = Bilaga 2. Projektledaren ansvarar för att ansökan skickas till finansiären före sista ansökningsdatum enligt utlysningens instruktioner. Projektledaren ansvarar för att samtliga handlingar rörande ansökan diarieförs skyndsamt efter internt beslut och inskickande till finansiär. Handlingarna skickas per e-post till registrator: hdiarium@du.se. Ärendets diarienummer ska anges (finns i PM inför beslut om extern forskningsansökan). Projektledaren ansvarar för att beslut från finansiär (oavsett utfall) kommuniceras till forskningsledare, akademichef, avdelningschef, ansvarig ekonom och prorektor. Beslutet ska diarieföras och diarienummer anges (enligt föregående punkt).

5 BILAGOR: Bilaga 1: PM inför beslut om extern forskningsansökan Bilaga 2: Checklista för ansökan om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna

6 Bilaga 1 PM inför beslut om extern forskningsansökan Ifyllt PM utgör ett underlag inför beslut och ska också delges föredragande. Diarienummer hos HDa: Fylls i av sekreterare/registrator Finansiär: Program/utlysning: Sista ansökningsdatum: (år-månad-dag) Ansökans projekttitel och ev akronym: Ansvarig projektledare (forskare): Forskningsprofil: Akademi: Kommer forskningsetisk prövning krävas inom projektet? (JA / NEJ) Kommer personuppgifter hanteras inom projektet? (JA / NEJ) Har checklista fyllts i och bifogats beslutsunderlaget? (JA /NEJ) Har din forskningsledare godkänt ansökan? (JA / NEJ) Har din akademichef godkänt ansökan? (JA / NEJ) Har en intern ekonomisk kalkyl godkänts (genom underskrift) av akademichef, i samråd med forskningsledare? (JA / NEJ) Kort beskrivning av den föreslagna ansökan Beskriv vad ansökan avser alt. klistra in abstract. Beskriv även ev övriga parters deltagande.

7 Checklista för ansökan om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna Bilaga 2 Denna generella checklista är ett stöd för projektledare (forskare) vid Högskolans Dalarna som söker extern forskningsfinansiering. Ifylld checklista utgör ett underlag inför beslut och ska också delges föredragande. FÖRANKRING Före inskickande till finansiär: JA NEJ 1. Har ansökan förankrats med avdelningschef, ämnesansvarig eller motsvarande? KVALITETSSÄKRING Före inskickande till finansiär: JA NEJ 2. Har ansökans vetenskapliga kvalitet säkerställts? Har finansiärens bedömningskriterier uppfyllts? Beskriv kort hur detta har gjorts. (kollegialt forskningsseminarium, läsgrupper, extern granskning etc.) Uppfyller ansökan utlysningens formella krav? 4. Har ansökan språkgranskats? Vid behov, kontakta sprakgranskning@du.se Ange objektnummer och önskat leveransdatum. 5. Kräver finansiären kompletterande underlag i ansökningsfasen såsom stödbrev från högskolan eller dylikt? Om ja, meddela rektors sekreterare detta snarast - rektorssekreterare@du.se och bifoga förslag på skrivelse. 6. Kommer det krävas kompletterande avtal om ansökan blir beviljad (t ex sekretessavtal, konsortialavtal etc), i samband med ingående av det primära avtalet? Vid juridiska frågor, kontakta Rektors kansli: registrator@du.se 7. Kommer det krävas en forskningsetisk prövning inom ramen för projektet?

8 8. Kommer personuppgifter hanteras inom projektet? För information och rådgivning, kontakta högskolans dataskyddsombud: 9. Har budget och ekonomisk kalkyl upprättats av ansvarig HDaekonom, i samverkan med dig som forskare/projektledare? 10. Har det budgeterats för Open Access (OA)-kostnader, sk Article Processing Charges, i ansökan? Många forskningsfinansiärer kräver numera Open Access-publicering av forskningsresultat och ersätter också ev OA-kostnader. Information om finansiärer med OA-krav finns på Kungliga Bibliotekets webbplats: För mer information och rådgivning, se Bibliotekets webbplats (under Forskarstöd Open Access). 11. Kommer det krävas medfinansiering från Högskolan Dalarna? 12. Har du fyllt i PM inför beslut om extern forskningsansökan? GODKÄNNANDE Före inskickande till finansiär: JA NEJ 13. Har du erhållit forskningsledarens och akademichefens godkännanden av ansökan? INTERNT BESLUT Före inskickande till finansiär: JA NEJ För information om det är rektor eller akademichef som ska besluta om inskickande av ansökan till finansiär, se Utgångspunkter och principer i huvuddokumentet Ansökningar om extern forskningsfinansiering vid HDa. 14. Har du bokat tid för föredragning av ansökan vid beslutsmöte? a) Om det är rektor som ska besluta om inskickande till finansiär ska du göra följande: Anmäl ditt ärende och boka tid för föredragning hos rektors sekreterare, rektorssekreterare@du.se, i god tid före inskickande av ansökan till finansiär. Bifoga följande underlag: - fullständig, godkänd ansökan (inkl budget och intern ekonomisk kalkyl), - PM inför beslut om extern forskningsansökan, - ifylld Checklista för ansökan om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna.

9 b) Om det är akademichef som ska besluta om inskickande till finansiär ska du göra följande: Projektledaren alt. forskningsledaren föredrar ansökan för akademichefen i god tid före inskickande av ansökan till finansiär. Underlag inför beslut innefattar: - fullständig, godkänd ansökan (inkl budget och intern ekonomisk kalkyl), - PM inför beslut om extern forskningsansökan, - ifylld Checklista för ansökan om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna. INSKICKANDE TILL FINANSIÄR 15. Efter internt beslut ska du som ansvarig forskare/projektledare skicka in den fullständiga ansökan till finansiären, i god tid före sista ansökningsdag och enligt finansiärens anvisningar. DIARIEFÖRING AV ANSÖKNINGSHANDLINGAR Efter internt godkännande vid HDa och inskickande till finansiär: 16. Du som projektledare/forskare ansvarar för att samtliga handlingar rörande ansökan diarieförs skyndsamt efter internt beslut och inskickande till finansiär. Handlingarna skickas per e-post till registrator: hdiarium@du.se. Ärendets diarienummer ska anges. BESLUT FRÅN FINANSIÄR 17. Du som projektledare/forskare ansvarar för att beslut från finansiär (oavsett utfall) kommuniceras till forskningsledare, akademichef, avdelningschef, ansvarig ekonom och prorektor. 18. Beslutet ska diarieföras och diarienummer anges (enligt ovan). 19. Att tänka på, vid beviljat projekt: Kontakta Kommunikationsavdelningen för marknadsföring och spridning. Anmäl eventuell personuppgiftsbehandling till högskolans dataskyddsombud: dataskydd@du.se. Vid frågor om hantering, lagring, arkivering och/eller publicering av forskningsdata, kontakta: forskningsdata@du.se Diarieför kontinuerligt alla handlingar i projektet exempelvis: - undertecknat avtal (i original) med finansiär, - ev avtal med projektpartners, - ev ansökan och beslut om forskningsetisk prövning, - projektrapporteringar (både vetenskapliga och finansiella), - ekonomiska underlag och uppföljningar, revisionsintyg etc, - viktig kommunikation/korrespondens med finansiär, koordinator och projektpartners, - kontraktsförändringar, budgetförändringar mm.