Riktlinjer för rektors beslutsmöten, Reb

Transkript

1 STYRANDE DOKUMENT SLU ID: SLU.ua Sakområde: Organisation och beslutsstruktur Dokumenttyp: Riktlinjer Beslutsfattare: Rektor Avdelning/kansli: Ledningskansliet Handläggare: Sune Lindh Beslutsdatum: Träder i kraft: Giltighetstid: Tills vidare Bör uppdateras före: Ev dokument som upphävs: Rektors beslut av den 7 november 2011, 167/11 dnr SLU ua.fe , med riktlinjer för rektors beslutsmöten. Bilaga till: Rektors beslut den 17 augusti 2015 med riktlinjer rektors beslutsmöten, Reb. Riktlinjer för rektors beslutsmöten, Reb 1. Sammanträdestider Rektors beslutsmöten (Reb) genomförs vanligen varje tisdag kl ca under terminstid enligt en tidsplan som rektor meddelar via sin sekreterare. 2. Föredragning Rektor 1 fattar vid dessa sammanträden beslut efter en kortfattad muntlig föredragning och i närvaro av universitetsdirektören eller en tjänsteförrättande universitetsdirektör som utses av universitetsdirektören. Vid sammanträdet förs protokoll av en mötessekreterare Beslut vid icke-ordinarie tillfällen Om rektor har fattat beslut vid ett annat tillfälle än ett ordinarie Reb, ska ärendet anmälas till mötessekreteraren och föras upp på den beslutslista som anges i p. 8 med uppgift om när beslutet fattades och vem som var beslutsfattare respektive föredragande. 4. Anmälan av ärenden och inlämnande av underlag Föredraganden ansvarar för att förslag till beslut jämte övrigt underlag är sekreteraren tillhanda senast kl onsdagen före avsett Reb om inte annat 1 Prorektor leder sammanträdet om rektor inte gör det. 2 Rektors sekreterare om inte annat anges.

2 Riktlinjer för rektors beslutsmöten, Reb överenskommits. Underlaget ska lämnas till sekreteraren dels i elektronisk form dels i tre papperskopior 3. Förslaget till beslut ska vara upprättat enligt de mallar för beslut, styrande dokument, remissyttranden etc. som universitetsadministrationen tillhandahåller eller enligt andra fastställda formulär för t.ex. anställningsärenden. 5. Underlagets behandling före beslut Föredraganden ansvarar för att ärendet är färdigbehandlat i sak, dvs. diariefört, korrekt beskrivet och allsidigt belyst, att det i förekommande fall finns ekonomiska beräkningar, att sakkunniga har yttrat sig om så krävs (jurist, personalchef eller annan expert) och att beslutet i förekommande fall har föregåtts av MBLförfarande. 6. Ärendeförteckning och kvalitetssäkring Sekreteraren upprättar på basis av inkomna underlag en ärendeförteckning inför varje sammanträde. Sekreteraren går igenom ärendeförteckningen när den är upprättad och bedömer om de inkomna underlagen uppfyller kraven som anges i punkt 4. Om sekreteraren är tveksam till huruvida de formella kraven är uppfyllda ska samråd ske med en tjänsteman som utses av universitetsdirektören och som är väl förtrogen med den formella ärendehanteringen. Vid behov av ändringar/kompletteringar tas kontakt med den föredragande som anmält ärendet till Reb för kompletterande upplysningar. Ärendeförteckningen delges därefter en bredare krets enligt en sändlista som fastställs av universitetsdirektören. Ärendeförteckningen sänds ut så snart som möjligt och senast kl. 17 onsdag före beslutstillfället. Handlingar utöver ärendeförteckningen sänds endast till ordförande (rektor eller prorektor), universitetsdirektör eller ev. tjänsteförrättande universitetsdirektör vid det aktuella tillfället och sekreteraren om inte annat bestäms för ett visst tillfälle. 7. Expediering och annan efterbehandling av ett beslut Föredraganden ansvarar för att beslutet expedieras enligt sändlista i beslutsdokumentet så snart det är undertecknat av föredraganden och beslutsfattaren (rektor/prorektor). Om beslutet är av karaktären Styrande dokument enligt den definition som universitetsdirektören gör, ska det även göras tillgängligt på medarbetarwebben i pdf-format (dock inte som skannad handling). Föredraganden sänder originalhandlingen och beslutsunderlaget till registrator för arkivering. Om ärendet är av den karaktären att originalhandlingen sänts till en mottagare utanför SLU (t.ex. ett remissyttrande), ska en kopia av det undertecknade originalet sändas till registrator. 3 För anställningsärenden, dvs. anställning av professorer och uppsägningar, ska det lämnas endast i elektronisk form. 2/3

3 Riktlinjer för rektors beslutsmöten, Reb 8. Beslutslista Mötessekreteraren ska efter sammanträdet upprätta en beslutslista där ärendena numreras löpande för varje kalenderår ( 1/15, 2/15 3/15 etc.). I listan anges beslutsdatum, namn på beslutsfattaren (rektor eller prorektor), tjänsteförrättande universitetsdirektör, sekreteraren och ev. andra närvarande vid föredragningen. För varje ärende anges rubrik, beslutsmening, ID-nummer och föredragandens namn. Mötessekreteraren ska kontrollera att beslutsmeningarna (vanligen att-satser) överensstämmer ordagrant med texten i det av beslutsfattaren och föredraganden undertecknade beslutsdokumentet. Beslutslistan ska signeras av sekreteraren och därefter sändas till registrator för arkivering. Mötessekreteraren ska överlämna två kopior av den signerade beslutslistan till styrelsens sekreterare och en kopia till den som föredragit ett ärende vid sammanträdet. Mötessekreteraren ska inför ordinarie utskick till universitetsstyrelsen färdigställa en samlad förteckning i pdf-format över beslutslistorna sedan föregående styrelseutskick. Mötessekreteraren ska även göra beslutslistan tillgänglig på medarbetarwebben i pdf-format (dock inte som skannad handling) så snart som möjligt efter varje sammanträde. 3/3

4 Rektor BESLUT SLU ID: SLU.ua Exp. den 17/8-15/SL Sändlista Riktlinjer för rektors beslutsmöten Beslut Rektor beslutar att med verkan från den 25 augusti 2015 ska de riktlinjer för rektors beslutsmöten tillämpas som fogats till detta beslut, samt att med verkan från den 25 augusti 2015 upphäva rektors beslut av den 7 november 2011, 167/11 dnr SLU ua.fe , med riktlinjer för rektors beslutsmöten. Ärendet Rektor avgör årligen ärenden vid regelbundet återkommande rektors beslutsmöten (Reb). Beslut om anställningar av professorer, utseende av ledamöter i nämnder och rådgivande organ, fastställande av riktlinjer och policydokument, tillsättande av arbetsgrupper och uppsägningar är exempel på ärenden som avgörs vid Reb. För att underlätta dessa möten och säkerställa en likartad hantering av ärendena oavsett var de har förberetts, finns dessa riktlinjer. Beslutet innebär att ordinarie veckodag för Reb ändras från måndag till tisdag och en mindre ändring av rutinerna kring de beslutslistor som upprättas efter ett Reb-sammanträde. Beslutet är en anpassning av den nytillträdde rektorns önskemål om universitetets interna arbetsrytm vad avser veckodag för Reb. Ändringen vad avser beslutslistorna motiveras av att det inte bör finnas både ett beslutsdokument och en beslutslista som är undertecknade av beslutsfattaren. Genom att tidpunkten för inlämnande av underlag till Reb behålls oförändrad, skapas ytterligare tid för att kvalitetssäkra besluten. Postadress: Box 7070 Tel: (vx) Besöksadress: Almas Allé 8 Mobilnr: sune.lindh@slu.se

5 Riktlinjer för rektors beslutsmöten Beslut i detta ärende har i rektors frånvaro fattats av prorektor Lena Andersson- Eklund efter föredragning av akademisekreterare Sune Lindh och i närvaro av universitetsdirektör Martin Melkersson. I beredningen av ärendet har även chefen för ledningskansliet Miika Wallin deltagit. Lena Andersson-Eklund Sune Lindh Sändlista Dekaner Universitetsdjursjukhuschefen Överbibliotekarien Avdelningschefer (motsv.) inom universitetsadministrationen Kopia för kännedom Sluss Saco ST Seko 2/2