Arbets-, besluts- och delegationsordning

Transkript

1 Arbets-, besluts- och delegationsordning Styrelsen för forskning Fastställd av styrelsen Dnr 1-112/2015. Innehållsförteckning 1 Inledning Organisation Uppgifter Beslutsområden Styrelsens sammansättning Styrelsens arbetsformer Styrelsens delegering av beslut... 4

2 1 (5) 1 Inledning Av rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet (KI) framgår att verksamhetsstyrelserna ska fastställa en arbets-, besluts- och delegationsordning. I bilaga till beslutet finns också en mall för hur arbets-, besluts- och delegationsordning ska utformas och vad den ska innehålla. 2 Organisation Rektor svarar för ledning av verksamheten närmast under konsistoriet. Prefekt leder institution genom delegation från rektor. De tre verksamhetsstyrelserna motsvarar fakultetsnivån. Respektive verksamhetsstyrelse leds av dekan. Verksamhetsstyrelse kan inrätta underorgan. 3 Uppgifter Verksamhetsstyrelserna ansvarar inom respektive ansvarsområde för 1 kvalitet, verksamhetsutveckling, uppföljning, utvärdering, information, omvärldsbevakning, riktlinjer och regler inom respektive verksamhetsområde Verksamhetsstyrelserna får uppdra åt institution att medverka i ärendeberedning samt att på delegation fatta beslut i vissa ärenden. Verksamhetsstyrelserna ska samordna sina verksamheter avseende organisation och arbetsformer på sätt som dekanerna överenskommer. Samordningen ska särskilt ske i frågor avseende resursfördelning, rekrytering och infrastruktur. Styrelsen för forskning har det övergripande ansvaret för forskningen 2. Styrelsen ansvarar särskilt för att forskningen ges bästa möjliga förutsättningar att vidareutvecklas att styr- och incitamentsystem styr mot KI:s högt ställda mål för forskningen strategisk rekrytering av nationella och internationella toppkrafter, samt säkrandet av återväxt genom satsningar på unga forskare universitetsövergripande internationella samarbetsavtal om forskning inklusive postdocutbyten anställning av lärare i samverkan med Styrelsen för utbildning och Styrelsen för forskarutbildning Dekanus, prodekanus och lärarrepresentanterna i Styrelsen för forskning är enligt regionalt ALF-avtal KI:s representanter i Forskningsstrategiska kommittén. Studentrepresentanterna i styrelsen har närvaro- och yttranderätt i kommittén. 1 Rektors besluts- och delegationsordning (dnr 1-445/2014). 2 KIs Organisationsplan (dnr 1-600/2013).

3 2 (5) 4 Beslutsområden Styrelsen ska årligen utarbeta budgetförslag för beslut av rektor. Styrelsen ska sedan verkställa och närmare besluta inom ramen för budgeten. Styrelsen för forskning beslutar om utdelning från stiftelser och fonder 3. Styrelsen beslutar om att anställningar som professor och lektor ska kungöras lediga ( inrättas ) 4. Styrelsen beslutar också om utnämning till hedersdoktor och Foreign Adjunct Professor. Styrelsen beslutar i fråga om KI-interna centrumbildningar, forskningsnätverk och vissa forskningsinfrastrukturer. Styrelsen ska i övrigt arbeta och verka inom ramen för sitt uppdrag. 5 Styrelsens sammansättning Av KI:s Organisationsplan framgår styrelsens sammansättning och att mandatperioden är tre år. Styrelsen ska bestå av följande röstberättigade ledamöter: dekanus för forskning, ordförande prodekanus för forskning, vice ordförande sex lärarrepresentanter fyra studentrepresentanter Tre fackliga representanter har närvaro- och yttranderätt i styrelsen för forskning. De representerar SACO, SEKO respektive OFR. Av rektors besluts- och delegationsordning framgår också att ordföranden i Rekryteringsutskottet, vicedekanus för rekrytering, ska ingå i styrelsen. För den händelse den som utses inte redan är ledamot av styrelsen adjungeras han eller hon som ledamot i styrelsen. Styrelsen kan besluta om ytterligare adjungeringar. Adjungering innebär närvaro- och yttranderätt. 3 Konsistoriets beslut : Beslut om mottagare av utdelning från stiftelser fattas av lärarkollegiet minst en gång per år. Beslut kan även fattas om att inte alls göra utdelningar ett enskilt år. Lärarkollegiet ska bestå av den eller de styrelser vars verksamhet överensstämmer med donationens ändamål. Anmärkning: Det kan tilläggas att flertalet stiftelser avser forskning och beslutas därmed av Styrelsen för forskning. 4 Anställningsordningen (dnr 4976/ ). Styrelsen har delegerat denna besluträtt till Rekryteringsutskottet. Beslutet om delegation fattades (dnr 1-105/2014). Enligt delegationsbeslutet ska RU i mars/april 2016 redovisa erfarenheterna av delegationen för styrelsen.

4 6 Styrelsens arbetsformer 3 (5) Beredning av ärenden Styrelsens funktioner för administration, utredning, analys och uppföljning finns närmast inom avdelningen för Styrelsestöd och internationella relationer (SIR), men även inom till exempel Rekryteringsenheten och Grants Office. Dessa funktioner har tillsammans med dekanus och prodekanus ett viktigt ansvar i att bereda styrelsens ärenden inför beslut och bevaka att aktuella regelverk följs. Arbetsgrupper Styrelsen får inrätta underorgan och delegera beslutanderätten till dessa om inte annat är särskilt angivet. Styrelsen får också inrätta arbetsgrupper/ motsvarande, där Anslagsnämnden är ett viktigt exempel. Sammanträden Styrelsen sammanträder vanligen 9-10 gånger per år och på kallelse av dekanus. Kallelse med föredragningslista och handlingar skickas/tillhandahålls elektroniskt normalt en vecka före aktuellt sammanträde. Styrelsen kan även ha strategidagar. Avdelningschefen för SIR och dekanus avgör vilka tjänstemän som ska delta vid styrelsens sammanträden. Sammanträdesordning Sammanträdena ska ge möjlighet till en fri diskussion mellan styrelsens ledamöter. Det ska av handlingarnas rubriksättning och utformning i övrigt klart framgå vad som är beslutsärenden respektive information till styrelsen. För varje beslutsärende ska det finnas en föredragande. Föredragning bör vara kortfattad och anpassas så att det finns tid för frågor och diskussion. Beslut Styrelsens beslut fattas vid sammanträde (in pleno) eller via e-post (per capsulam). Fördelning av resebidrag är ett viktigt exempel på beslut som fattas per capsulam. Vid sammanträde fattar styrelsen beslut genom acklamation (bifallsrop) om inte omröstning begärs. Omröstning sker öppet och utgången bestäms genom enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Styrelsen är beslutför när fler än hälften av ledamöterna, bland dem ordföranden, är närvarande. En ledamot som är jävig i ett ärende ska meddela detta innan styrelsen börjar behandlingen av ärendet. Den som är jävig får inte delta i behandlingen av ärendet eller närvara när beslut fattas. Den som deltar i avgörandet kan reservera sig mot detta genom att låta anteckna avvikande mening. Den som inte gör det ska ha anses biträtt beslutet. Föredraganden och andra tjänstemän som är med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet har rätt att få avvikande mening antecknad. Styrelsen kan delegera beslutanderätt. Flertalet generella delegationer avser dekanus (prodekanus kan inträda i dekanus ställe) och har utvecklats över tid sedan styrelsen bildades år 1999.

5 4 (5) Protokoll För varje beslut i ett ärende ska det upprättas en handling som visar dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem som har fattat beslutet, vem som har varit föredragande och vem som har varit med vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Ett sådant beslut protokollförs och utformas i enlighet med KI:s regler/mallar. Styrelsen har två protokollsserier; en för beslut av styrelsen och en för beslut av dekanus/prodekanus (dekanbeslut). Protokoll delges styrelsen för kännedom vid nästkommande sammanträde. Protokoll från styrelsesammanträde undertecknas av sekreteraren och justeras av ordföranden jämte en av styrelsen vid sammanträdet utsedd justeringsperson. Protokoll från percapsulambeslut undertecknas av sekreteraren och dekanus. Protokoll från dekanbeslut undertecknas av föredragande tjänsteman och dekanus/prodekanus. Expediering av beslut När protokoll justerats/undertecknats expedieras beslutet till berörda. 7 Styrelsens delegering av beslut En delegation från styrelsen kan antingen vara generell (omfatta en eller flera ärendetyper) eller ett enskilt ärende. Det senare beslutas normalt vid sammanträde. Ett viktigt syfte med de generella delegationerna är att avlasta sammanträdena för att skapa ökat utrymme för mer komplexa frågor där diskussion behövs. Ett annat syfte är att ha en snabb hantering i andra typer av frågor. 7.1 Generell delegation till Rekryteringsutskottet Styrelsen har tidigare delegerat beslutanderätten till Rekryteringsutskottet att ledigkungöra ( inrätta ) anställningar som professor och lektor, se avsnitt 4. Styrelsen informeras fortlöpande om utskottets beslut. 7.2 Generella delegationer till dekanus Styrelsen beslutar härmed om följande generella delegationer till dekanus. Beslut om ledamöter och ordförande i granskningsnämnder, kommittéer, styrgrupper etc. samt att inrätta denna typ av organ (om inte annan ordning beslutats i det enskilda fallet). Beslut om vetenskapliga koordinatorer mot bakgrund av KI-övergripande internationella samarbeten om forskning (inkl. postdoc-utbyten). Beslut om medel upp till och med kronor. Beslut i löpande ärenden av mindre betydelse, t.ex. svar på enkäter och förfrågningar samt mindre förändringar i av styrelsen fastställda dokument. Prodekanus inträder i dekanus ställe i den utsträckning de överenskommer. Dekanusbeslut kan också fattas i samråd med prodekanus eller annan

6 5 (5) befattningshavare om så särskilt är påkallat. Styrelsen informeras fortlöpande om fattade beslut. Ett ärende av principiell betydelse bör inte avgöras av dekanus/prodekanus även om det formellt ryms inom ramen för den generella delegationen. Ett sådant ärende ska avgöras av styrelsen. I sammanhanget kan konstateras att rektor har möjlighet att lägga uppdrag direkt på dekanus och prodekanus, till exempel att representera KI och ledningen i olika sammanhang.