Bilaga 1 INSTRUKTION. för LOKALAVDELNINGARNA SOS BARNBYAR SVERIGE. LEGAL# v1

Transkript

1 Bilaga 1 INSTRUKTION för LOKALAVDELNINGARNA i SOS BARNBYAR SVERIGE Antagen vid årsmöte den 15 maj 2004 Antagen vid årsmötet den 23 april 2005 Antagen vid årsmötet den 22 april 2006 Antagen vid årsmötet den 19 april 2013

2 Bilaga 1 INSTRUKTION för lokalavdelningarna i SOS Barnbyar Sverige ( Föreningen ) ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1. ORGANISATION OCH BESLUTANDE ORGAN 1.1 Föreningens basorganisation utgörs av lokalavdelningar, vars upptagningsområde bör omfatta ett län. En lokalavdelning kan dock omfatta flera län, som geografiskt gränsar till varandra. Indelning av lokalavdelningar fastställs av årsmötet. 1.2 Lokalavdelningens verksamhet leds av en styrelse. Högsta beslutande organ är årsmötet. 1.3 Lokalavdelning skall omfatta minst tio medlemmar och kan bildas på initiativ av lokalt verksamma medlemmar eller av Föreningen. Centralstyrelsen skall godkänna bildandet av en lokalavdelning. 2. LOKALAVDELNINGENS UPPGIFTER 2.1 Föreningens lokalavdelningar har till uppgift att inom respektive geografiskt arbetsområde stödja de riktlinjer som fastställs av centralstyrelsen genom att bedriva medlemsrekrytering samt sprida information om Föreningens ändamål. 3. FIRMATECKNING 3.1 Lokalavdelningens firma tecknas av lokalavdelningens styrelse eller, om styrelsen så beslutar, av en eller flera särskilt utsedda personer. 3.2 Firmatecknare får inte vidta åtgärd som är främmande för Föreningens syften. 4. VERKSAMHETSÅR OCH RÄKENSKAPSÅR 4.1 Lokalavdelningens verksamhetsår och räkenskapsår skall vara kalenderår.

3 3 MÖTEN 5. LOKALAVDELNINGARNAS MÖTEN 5.1 Lokalavdelning skall hålla årsmöte senast den 1 april på tid och plats som lokalavdelningens styrelse bestämmer. Övriga möten hålles när styrelsen finner det nödvändigt eller då minst en tredjedel av lokalavdelningens medlemmar påfordrar det. Lokalavdelningen bör hålla minst ett möte per kvartal. 5.2 Kallelse till årsmöte med förslag till föredragningslista skall genom styrelsens försorg tillställas lokalavdelningens medlemmar senast tre (3) veckor före årsmötet. 6. FÖRSLAG TILL ÄRENDEN ATT BEHANDLAS AV ÅRSMÖTE 6.1 Medlem får avge förslag till ärenden att behandlas av lokalavdelningens årsmöte. 6.2 Motion till årsmöte skall vara styrelsen tillhanda senast den 1 februari. Styrelsen skall till årsmötet avge yttrande över motionen. 7. YTTRANDE-, FÖRSLAGS- OCH RÖSTRÄTT 7.1 Vid årsmötet eller annat möte med lokalavdelning äger varje närvarande avdelningsmedlem yttrande-, förslags- och rösträtt. 8. BESLUTFÖRHET 8.1 Årsmötet är beslutfört med det antal röstberättigade som är närvarande på mötet, under förutsättning att kallelse har utfärdats i vederbörlig ordning. 9. BESLUT OCH OMRÖSTNING 9.1 Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller efter omröstning (votering) om sådan begärs. Omröstning sker öppet, såvida inte närvarande röstberättigad begär sluten omröstning. 9.2 Vid omröstning avgörs alla frågor genom enkel majoritet, vilket innebär att den mening som erhåller mer än hälften av antalet avgivna röster skall gälla. 9.3 Vid omröstning gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av mötets ordförande.

4 4 9.4 Styrelseledamot äger inte delta i beslut om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen eller i fråga om styrelsens förvaltning. Styrelseledamot äger inte heller delta vid val av revisor eller revisorssuppleant. 10. VALBARHET 10.1 Till styrelseledamot i lokalavdelning kan medlem i Föreningen väljas Arbetstagare som är fast anställd av Föreningen kan inte väljas till årsmötesombud, ledamot i lokalavdelningens styrelse eller till revisor för avdelningen. 11. ÄRENDEN VID ÅRSMÖTE 11.1 Vid årsmötet skall följande ärenden behandlas och protokollföras: 1. Fastställande av röstlängd för mötet. 2. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 3. Val av två protokolljusterare, tillika rösträknare, som jämte ordföranden skall justera mötesprotokollet. 4. Fråga om kallelse till mötet har skett i vederbörlig ordning. 5. Fastställande av föredragningslista. 6. Föredragning av styrelsens kassa- och verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret. 7. Föredragning av revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste räkenskapsåret. 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser. 9. Fastställande av verksamhetsplan och budget för det kommande verksamhets- och räkenskapsåret. 10. Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner. 11. Bestämmande av antal styrelseledamöter och suppleanter. 12. Val av (i) halva antalet ledamöter i styrelsen [och eventuella suppleanter med för dessa fastställd turordning] samt ordförande i styrelsen; (ii) revisor och revisorssuppleant; (iii) ombud vid Föreningens årsmöte jämte ersättare med för dessa fastställd turordning; och (iv) tre (3) ledamöter till valberedning. 14. Övriga frågor.

5 5 VALBEREDNING 12. SAMMANSÄTTNING, ÅLIGGANDEN 12.1 Valberedningen består av ordförande och två övriga ledamöter och väljs för tiden intill slutet av nästa årsmöte. Valberedningens uppgift att till nästkommande årsmöte förbereda och föreslå val av ledamöter, suppleanter och ordförande till styrelsen samt revisor och revisorssuppleant Valberedningen sammanträder på kallelse av ordföranden eller om två ledamöter så begär För beslutförhet krävs att minst två ledamöter är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Om endast två medlemmar är närvarande krävs att båda är ense om beslutet Valberedningen skall överlämna sitt förslag till styrelsen senast fyra (4) veckor före årsmötet. Förslaget skall sändas till de röstberättigade i samband med kallelse till årsmötet tillsammans med en presentation av kandidaterna till styrelsen. REVISION 13. REVISION 13.1 En revisor jämte revisorssuppleant väljs av årsmötet för tiden intill slutet av nästa årsmöte Revisorn skall för medlemmarnas räkning granska styrelsens arbete Revisorn har rätt att fortlöpande ta del av lokalavdelningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll samt övriga handlingar Lokalavdelningens räkenskaper skall vara revisorn tillhanda senast en månad före lokalavdelningens årsmöte Revisorn skall, i enlighet med god revisionssed, granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt vid lokalavdelningens årsmöte överlämna revisionsberättelse. Revisorn skall därvid föreslå årsmötet huruvida styrelsen skall beviljas ansvarsfrihet.

6 6 STYRELSEN 14. SAMMANSÄTTNING 14.1 Styrelsen skall bestå av minst fyra (4) och högst åtta (8) ledamöter, samt upp till två (2) suppleanter Styrelsen väljs av årsmötet för tiden intill slutet av det årsmöte som hålles två år därefter. Hälften av ledamöterna väljs vid jämnt kalenderår och hälften vid udda kalenderår. Uppkommer vakans under löpande mandatperiod väljs emellertid den nya ledamoten endast för den avgångne ledamotens återstående mandattid. Ordföranden väljs för tiden intill slutet av nästa årsmöte Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga nödvändiga befattningshavare Vid förfall för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt den av årsmötet fastställda turordningen för tiden t.o.m. nästföljande årsmöte. 15. STYRELSENS UPPGIFTER 15.1 Det åligger styrelsen för lokalavdelning att planera och leda verksamheten i överensstämmelse med Föreningens ändamål, hålla styrelsesammanträden när det anses erforderligt och därvid föra protokoll, ansvara för att protokoll upprättas vid årsmöte och vid andra möten inom avdelningen, tillse att styrelsens beslut verkställs, tillse att årsmötets beslut verkställs, förvalta avdelningens ekonomiska tillgångar på ett betryggande sätt, noggrant föra räkenskaper över avdelningens ekonomiska förehavanden i enlighet med god redovisningssed, förbereda årsmöte, avge redovisning för förvaltningen av avdelningens angelägenheter, lämna revisorn de upplysningar och handlingar som behövs för att denne skall kunna fullgöra sina uppgifter enligt stadgarna och god revisionssed, verkställa av Föreningen utfärdade anvisningar samt att i övrigt hålla Föreningen underrättad om verksamheten bl.a. genom att insända kopior av kassa- och verksamhetsberättelse samt styrelseprotokoll, i övrigt leda och övervaka verksamheten i enlighet med Föreningens stadgar och utfärdade anvisningar. 16. KALLELSE TILL STYRELSEMÖTE

7 Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, eller vid förhinder för denne, vice ordföranden. Ordföranden är skyldig att utfärda kallelse då minst hälften av styrelsens ledamöter eller revisorn begär det. Kallelse skall minst en (1) vecka före mötet tillställas samtliga styrelseledamöter med uppgift om vilka ärenden som skall behandlas. 17. BESLUTFÖRHET 17.1 Styrelsen är beslutför när samtliga ledamöter kallats och då minst hälften av ledamöterna är närvarande, däribland ordföranden eller vice ordföranden. 18. BESLUT OCH OMRÖSTNING 18.1 Beslut fattas med enkel majoritet. Vid omröstning gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av mötets ordförande Omröstning sker öppet, förutom vid val då omröstning skall ske med slutna valsedlar I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall avgöras per capsulam eller vid telefonsammanträde. Sådant beslut skall anmälas vid det närmast därefter följande sammanträdet. FÖRENINGENS ÅRSMÖTE 19. VAL AV OMBUD TILL FÖRENINGENS ÅRSMÖTE 19.1 Lokalavdelningens årsmöte utser bland avdelningens medlemmar ombud att intill nästkommande årsmöte representera lokalavdelningen vid Föreningens årsmöte Ombuden utses efter antalet medlemmar i avdelningen vid senaste årsskiftet och till följande antal: Ett (1) ombud t.o.m medlemmar jämte ersättare Två (2) ombud t.o.m medlemmar jämte ersättare Tre (3) ombud t.o.m medlemmar jämte ersättare Osv Valbar som ombud och ersättare är den som är medlem i Föreningen. Arbetstagare som är fast anställd av Föreningen kan inte väljas till årsmötesombud. Ersättare inträder i ombuds ställe vid förhinder och enligt den turordning som bestäms av lokalavdelningens årsmöte.

8 Efter val av ombud underrättas Föreningen skriftligen senast den 15 mars med förteckning över ombudens och ersättarnas fullständiga namn och adress samt avdelningens namn. ÖVRIGT 20. UPPLÖSNING OCH INTERIMSFÖRFARANDE 20.1 Lokalavdelning kan upplösas efter två beslut, fattade med tre fjärdedelars majoritet, av två på varandra följande årsmöten Centralstyrelsen skall omedelbart underrättas efter första årsmötets beslut Vid upplösning av lokalavdelning skall dess medel tillfalla Föreningen. Lokalavdelningens handlingar skall överlämnas till Föreningen Bestämmelserna i punkterna ovan gäller inte för de fall då lokalavdelning upplöses för uppdelning till flera lokalavdelningar. För att vara giltigt skall sådant beslut fattas av Föreningens årsmöte Vid upplösning enligt punkten 20.4 skall den upplösta lokalavdelningen ekonomiska tillgångar fördelas enligt beslut av Föreningens årsmöte, förutsatt att en majoritet av avdelningsmedlemmarna i respektive nybildad lokalavdelning godkänner årsmötets beslut. Godkänns inte årsmötets beslut, skall centralstyrelsen besluta om den ekonomiska fördelningen Om årsmöte inte avhållits inom den tid som anges i punkten 5.1 skall centralstyrelsen tillsätta en eller flera funktionärer som har till uppgift att interimistiskt upprätthålla lokalavdelningens verksamhet och arrangera årsmöte för nästkommande år Då ett första beslut om upplösning av lokalavdelning fattats eller om årsmöte inte avhållits inom den tid som anges i punkten 5.1 äger centralstyrelsen, vid behov, rätt att utse ny firmatecknare för lokalavdelningen.