Rapport avseende uppföljning av beslut fattade av styrelse eller av rektor

Transkript

1 1(6) Styrelsen och rektor Rapport avseende uppföljning av beslut fattade av styrelse eller av rektor 1. Bakgrund och syfte (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan för verksamhetsåret 2005 utfört granskning av uppföljning av beslut. Universitetets komplexa organisation kan medföra svårigheter att förankra olika beslut och styrdokument i verksamheten. Styreffekten kan bli svag eller otydlig, vilket kan leda till att de uppsatta målen inte uppnås när beslut, handlingsplaner och policydokument inte har förankrats i organisationen. Avgörande för en effektiv intern styrning och kontroll är en väl fungerande beslutshantering. Förekommer det brister i intern styrning och kontroll kan det innebära risk för att verksamheten inte uppnår fastställda mål och risk för att verksamheten inte bedrivs effektivt, att resurserna inte nyttjas på bästa möjliga sätt. Styrelse och rektor måste löpande få information om verksamheten, dess utveckling och eventuella avsteg från fattade beslut för att kunna vidta eventuella åtgärder. Intern styrning och kontroll är ledningens verktyg för att uppfylla sitt förvaltningsansvar. 2. Granskningens inriktning och omfattning har följt upp ett antal beslut och policydokument beslutade av universitetsstyrelse och rektor. Granskningen har inriktats på att kartlägga de olika leden i ärendehanteringen på beslut fattade av universitetsstyrelse och rektor. Exempelvis hur hanteras ärendet innan beslut, om ärenden följs upp och återrapporteras till beslutsfattaren. Genomförandet av granskningen har gjorts genom; Intervjuer med två representanter från universitetsstyrelsen, delar av universitetsledningen, företrädare för fakultetskansli, universitetsarkivarie Genomgång av interna regelverk och policydokument Genomgång av ett begränsat urval av beslut fattade av styrelse eller rektor under perioden år

2 2(6) 3.1 Regelverk och interna riktlinjer Styrelsens uppgifter regleras i högskoleförordningen (SFS 1993:100) och verksförordningen (1995:1322). I verksförordningen regleras rektors uppgifter. Linköpings universitet har framtagit en arbetsfördelning mellan universitetsstyrelse och rektor samt en arbetsordning för styrelsen, andra beslutsorgan och rektor vid LiU. Arbetsordningen fastställdes juni år 2000 och reviderades i april I arbetsordningen redovisas bl.a. styrelse och rektors arbetsuppgifter och vilka ärenden som de har beslutanderätt i. Rektor har inrättat ett särskilt ledningsråd som är ett rådgivande organ vid beredning av ärenden, i första hand av universitetsgemensam betydelse där beslut ska fattas av styrelsen eller rektor. Det är rektors ansvar att se till att ärenden till styrelsen är väl förberedda. Innan kallelse och föredragningslista sänds till styrelsens ledamöter ska ordförande medges möjlighet att ta del av rektors beredningsförslag. Styrelseberedningen syftar till att ge ordförande underlag för bedömning av vilka ärenden som ska föras till styrelsen för avgörande. Ordförande, rektor, universitetsdirektör och sekreterare träffas ca en vecka innan styrelsesammanträde för beredning. Rektor fattar sina beslut efter diskussion i ledningsrådet efter föredragning av ärendena. Rektor kan dock fatta beslut utan föredragning om beslutet inte kan skjutas upp. Beslut fattade av annan än rektor får ske utan föredragning, om rektor inte beslutat annat. I verksförordningen framkommer det att för varje beslut fattat av styrelsen, rektor eller den rektorn delegerat beslutanderätten till ska det finnas en handling. I beslutshandlingen ska det framgå dagen för beslutet, beslutets innehåll, vem som fattat beslutet och vem som har varit den slutliga handläggaren utan att delta i avgörandet. Alla normgivande beslut ska in i LiUs regelverk. I instruktionen för universitetets lokala regelverk står det att det ska framgå om beslutet är tvingande normbeslut, rekommendation eller allmänna råd. Det ska framgå att beslutet ska in i regelverket och det ska också framgå om beslutet ersätter ett tidigare beslut. Det finns en särskild redaktionskommitté som bl.a. vid behov ska lämna yttrande över förslag till normbeslut som är under beredning för ställningstagande hos styrelse respektive rektor. Redaktionskommittén ska också godkänna fattade normbeslut för publicering i regelsamlingen. Universitetet saknar dokumenterade interna riktlinjer för de beslut som inte hör hemma i regelverket. I diariesystemet finns bl.a. nya beslut som ersätter tidigare beslut men hänvisningar saknas. Innehållet i diariesystemet, Janus, är omfattande och svåröverskådligt. I och med att riktlinjer för ovannämnda beslut inte finns, är risken att såväl handläggare som diariefunktioner hanterar ärenden på olika sätt.

3 3(6) 3.2 s bedömning och rekommendationer Den interna styrningen utgår bl.a. ifrån av styrelsen och rektor fattade beslut. När det inte finns interna riktlinjer för hur exempelvis återrapportering av ärenden ska ske finns en risk att styrelsen eller rektor inte får besked om att ett ärende ändrats eller på annat sätt inte följer normal beslutsgång. Det finns också en risk att om ett ärende är otydligt att uppdragstagaren inte tar fullt ansvar för ärendet och inte avslutar det. anser att det bör upprättas kompletterande interna riktlinjer för de beslut som inte dokumenteras i regelverket. Dessa riktlinjer samt i instruktionen för LiUs lokala regelsamling (LiU 883/01-10) för beslut som ska in i regelverket bör bl.a. innefatta regler kring återrapportering och distribuering. I riktlinjen bör det vidare framgå att när samtliga beslut framarbetas bör tidigare fattade beslut inom samma område ses över. Finns det beslut som ska upphävas eller behövs tydliga hänvisningar till tidigare fattade beslut. Denna löpande översyn är nödvändig för att få ökad överskådlighet över de beslut som inte ingår i regelverket. 4.1 Styrelsens och rektors beslut Inför varje verksamhetsår sammanställs en s.k. arbetsplan för styrelsen i vilken de fasta ärendena är inplanerade till respektive sammanträde. Det framgår också i sammanställningen vilka ärenden som är informationsärenden och beslutande ärenden. Denna sammanställning fick de nuvarande styrelseledamöterna när de påbörjade sitt uppdrag våren Kallelse, föredragningslista och ärendeunderlag och förslag till beslut sänds till styrelseledamöterna senast sju dagar innan sammanträdet. De ledamöter som intervjuats vid granskningen anser att de hinner förbereda sig innan sammanträdet, de har inte fått handlingar för beslutande ärenden vid sittande bord. Universitetsstyrelsens protokoll finns utlagda på universitets hemsida. Till varje protokoll finns också besluten utlagda på hemsidan för ärenden med beslut. Det uppkommer däremot stora svårigheter med att få ett samlat grepp över vilka beslut som rektor fattat. Det finns inte någon sammanställning över vilka beslut som rektor fattat och inte heller någon förteckning över när eventuell återrapportering skall ske. Rektor fattar en mängd beslut som är löpande återkommande - exempelvis utdelning av rektors utvecklingsmedel. För den typen av beslut läggs det i diariet årligen upp specifika samlingsdiarienummer. Övriga beslut som rektor fattar är svårare att hitta. I universitets diariesystem går det bara att koppla en person till varje ärende vilket används till handläggarens namn. Det enda sättet i dag att fånga upp beslut fattade av rektor är att gå igenom ärenden i diariet registrerade på tänkbar ansvarig handläggare och på själva beslutet utläsa vem som har fattat beslutet.

4 4(6) Rektor fattar beslut dels i samband med det veckovisa expeditionsmötet dit den föredragande för ett ärende kallats, dels sker beslutsfattandet löpande. Då är normalt endast rektor och den föredragande samlade. Vissa ärenden kräver diskussion med dekaner, då kallas den föredragande till ledningsrådet där föredragning görs och diskussioner förs. Därefter tar rektor ställning till eventuella ändringar i beslutet som blivit utifrån de diskussioner som förts i ledningsrådet och föredragande slutkorrigerar i beslutstexten. Rektor skriver under beslutet vid ett senare tillfälle. Till samtliga beslut finns en handling och ärendena diarieförs, några beslutsprotokoll förs inte av rektors beslut. Vid andra universitet har rektor/prorektor, universitetsdirektör samt föredragande beslutssammanträden, exempelvis en gång i veckan. Besluten protokollförs och vid de universitet som internrevisionen varit i kontakt med läggs protokollen ut på universitetens intranät. Vid SLU biläggs dessutom en sammanställning till styrelsen till varje sammanträde för att informera styrelsen över vilka beslut som rektor har fattat. Besluten diarieförs och expedieras ut i organisationen i vanlig ordning Inom LiU pågår ett projekt att upphandla och byta till ett nytt dokumenthanteringssystem. Ambitionen är att det nya systemet skall tas i bruk senast januari Det nya systemet medger en mer flexibel sökning så att enskilda ärendegrupper (exempelvis rektorsbeslut) blir enklare att hitta. 4.2 Uppföljning av styrelsens och rektors beslut Av styrelse protokollen framgår att det finns en rubrik rektor rapporterar. Det går av protokollen att utläsa att rektor här ger styrelsen viss muntlig information om verksamheten, det är en informationspunkt och inte beslutande. I protokollet skrivs ibland informationen kortfattat i punktform. Det saknas dock en strukturerad formaliserad uppföljning av styrelsens beslut. Sådan uppföljning förekommer endast då styrelsen beslutat om återrapportering av ett särskilt ärende. Vissa beslut har uppföljning inneboende i själva processen t.ex. budget, delårs - och helårsbokslut. Detta innebär att styrelsen därutöver inte får någon information om statusen på beslutade ärenden. I många beslut fattade av rektor står det att rektor delegerat ett uppdrag och att återrapportering ska ske vid en viss given tidpunkt. I en del fall övervakar rektor att återrapportering sker, i andra fall förutsätter rektor att de som tilldelats uppdraget också utför det och återrapporterar i enlighet med beslut. Det finns ingen systematisk uppföljning av beslut fattade av rektor. Vi har vid granskningen noterat att det vid beslut från styrelse/rektor ibland förekommer att nya diarienummer tas ut av en handläggande enhet och att ingen återkoppling görs till de äldre akterna. Detta innebär att det är svårt att följa ett ärende från början till slut. Vidare finns ärenden där det i akten förs in handlingar som borde ha varit ett eget ären-

5 5(6) de, vilket försvårar möjligheten att hitta information i diariet. Vid granskningen noterade IR ett ärende där uppdragstagarna beviljats uppskov med att effektuera beslut fattat av styrelsen, i detta fall i avvaktan på en utredning. Beslutet om uppskovet finns inte i akten, vilket är ytterligare ett exempel på hur svårt det kan vara att följa ett ärende. Vi har vidare noterat exempel på nya beslut som ersätter tidigare beslut och som ska in i regelverket. I regelverket finns tydliga hänvisningar mellan det nya beslutet och det historiska beslutet och vice versa. Men i diariet saknas koppling mellan de båda besluten och det framgår inte i diariet att det gamla beslutet inte längre är aktuellt. har också sett exempel på ärenden som har ändrats, otydliga beslut och ärenden som inte är avslutade. För att i dag kunna via diariet följa upp ärenden om de har verkställts i enlighet med styrelsens eller rektors beslut måste varje enskilt ärende följas upp genom att söka på ansvariga handläggare. Därmed måste det vara känt vem den ansvariga handläggaren är. 4.3 s bedömning och rekommendationer En av förutsättningarna för att ledningen skall uppnå målet om en effektiv verksamhet är att kravet på en tillförlitlig återrapportering ingår i ledningens informationssystem för att löpande kunna överblicka verksamhetens utveckling. Styrelse anser att styrelsen regelbundet och mer systematiskt bör få återkoppling om hur beslutade ärenden av väsentlig betydelse effektueras och förankras i organisationen. Ytterligare ett sätt att informera styrelsen kan vara att rektor lämnar en avvikelserapportering över de ärenden som inte är slutförda, som inte påbörjats eller som av någon anledning ändrats eller som är av speciellt intresse. Styrelsens arbetsplan kan med fördel ges till styrelseledamöterna varje år och kompletteras med de fastställda datumen för det kommande årets sammanträden. Rektor bedömer att rektors beslut bör göras mer tillgängliga för universitetet. Därmed underlättas den viktiga förankringsprocessen till universitetets olika institutioner och enheter. IR anser att för att minska sårbarheten och för att underlätta arbetet med förankring och uppföljning av beslut bör det upprättas en förteckning/sammanställning över rektors beslut som förs löpande i vilken det även ska framgå när återrapportering ska ske. Förteckningen/sammanställningen kan med fördel redovisas på universitetets hemsida. anser att uppföljning av rektors beslut av väsentlig betydelse bör genomföras på ett mer strukturerat och systematiskt sätt. När rektors beslut inte protokollförs eller att det på något annat sätt görs någon sammanställning över rektors beslut försvårar det en effektiv uppföljning. Det finns också en risk för sårbarhet när det bara är ett par nyckelpersoner i organisationen som har en samlad bild över beslut utifrån

6 6(6) lång erfarenhet, stor kunnighet och med viss minnesbevakning av olika ärenden och uppdrag. anser att universitetet med lätthet ska kunna följa ett ärende från start till ärendet avslutas. Det ska framgå vem som beslutat i ärendet, vem som är ansvarig handläggare och vem som ska rapportera vidare. föreslår att det nya dokumenthanteringssystemet anpassas till att underlätta arbetet med att följa ärenden från initiering till återrapportering och avslut. Man bör också ur det nya systemet på ett enkelt sätt få fram vilka beslut rektor fattat. Margareta Fallsvik Revisionschef Internrevisor Kopia till: Curt Karlsson, universitetsdirektör Arne Månberg, Riksrevisionen