Riktlinjer för hantering av externa forskningsbidrag vid FHS

Transkript

1 Riktlinjer 1 (5) Riktlinjer för hantering av externa forskningsbidrag vid FHS Dessa riktlinjer ersätter Ö 887/2012 Riktlinjer för hantering av externa forskningsbidrag vid FHS fastställda den 9 juni Bakgrund I FHS forskningsstrategi fastslås att lärosätet ska sträva efter att successivt öka andelen externa forskningsmedel erhållna i konkurrens. Därför ser högskolan mycket positivt på forskares ansträngningar att söka forskningsbidrag från externa finansiärer. FHS forskare är fria att söka externa forskningsbidrag i den omfattning och hos de finansiärer de själva finner det lämpligt. Samtidigt är det formellt sett alltid FHS som lärosäte som är mottagare av våra forskningsbidrag, aldrig enskilda personer eller enheter inom högskolan. Därför är det viktigt att all hantering av beviljade forskningsbidrag sker enligt FHS interna regler. Faktorer som styr var beslutsansvaret ligger i varje enskilt fall är till exempel medlens storlek, om samfinansiering krävs, eller om det rör sig om en utländsk finansiär eller samarbetspartner. Om FHS deltar som medsökande eller underleverantör i ansökningar med annan huvudsökande part, så kallade tredjepartsansökningar, ska särskild försiktighet iakttas avseende avtal om påslag, samfinansiering och liknande. Observera att FHS aldrig samfinansierar bidrag för utbildning. Dessa ska alltid ha full kostnadstäckning. Dessa riktlinjer är framtagna som ett stöd för enskilda forskare, enhetschefer och administrativ personal. Syftet är att klargöra de villkor och regelverk som gäller för externa forskningsbidrag vid FHS, för att göra processen från ansökan till beviljat bidrag så enkel som möjligt. Finansiering av forskning vid FHS FHS intäkter för forskning består av: Anslag från Försvars- och Utbildningsdepartementet, Uppdrag från externa finansiärer som t.ex. FM och MSB, Bidrag från externa finansiärer som t.ex. Vetenskapsrådet och andra statliga, halvstatliga och privata forskningsråd. FHS styrelse fastställer principer för fördelning av forskningsanslagen från Försvars- och Utbildningsdepartementen. Med uppdragsforskning menas avgiftsfinansierad forskning som FHS bedriver för uppdragsgivare som t.ex. FM, rege-

2 Riktlinjer 2 (5) ringen eller MSB, som får ställa särskilda krav på motprestation och även blir ägare till resultatet. Dessa riktlinjer avser dock den tredje kategorin ovan, forskningsbidrag från externa finansiärer, och det är villkoren och regelverken kring dessa som behandlas nedan. Forskningsbidrag med full finansiering Med forskningsbidrag menas medel som en statlig eller icke-statlig bidragsfinansiär lämnar till FHS utan krav på motprestation. Forskningsbidrag regleras i Donationsförordningen (1998:140) och mottagaren äger resultatet. Bidragsgivaren har dock rätt att kräva att medlen ska användas för det sökta ändamålet och avgöra vem som ska vara projektansvarig. Om en bidragsgivare vill ha rapportering av uppnådda resultat räknas inte detta heller som en motprestation. FHS tillämpar SUHF:s modell för full kostnadstäckning för forskningsbidrag. Med full kostnadstäckning menas att samtliga kostnader ska täckas av projektet och att det ska finnas intäkter som täcker kostnaderna. Inför ansökan Grundprincipen är att alla ansökningar ska uppmuntras, och det står de enskilda forskarna och forskargrupperna fritt att söka bidrag där man finner det fruktbart. Samtidigt rekommenderas den enskilde forskaren/forskargruppen att på ett tidigt stadium informera berörd enhetschef och eventuella externa samarbetspartners för att försäkra sig om FHS möjligheter att ta emot bidraget om ansökan skulle beviljas. Detta gäller särskilt om samfinansiering krävs, se vidare under Samfinansiering nedan. Den enskilde forskaren eller forskargruppen ansvarar själv för utformningen av ansökan i enlighet med bidragsgivarens anvisningar. Alla bidragsgivare kräver dock att man redogör för det tänkta projektets kostnader i ansökan, och deras anvisningar hur detta ska göras kan variera. Innan ansökan skickas in ska forskaren/forskargruppen därför tillsammans med berörd enhetschef eller verksamhetskoordinator göra en kostnadskalkyl enligt bidragsgivarens anvisningar, som sedan bifogas ansökan. För kostnadskalkylen kan FHS projektbudgetmall för externa forskningsmedel som finns att hämta på medarbetarwebben under Utbildning & Forskning/Forskning/Forskningsstöd, med fördel användas. I kostnadskalkylen ska såväl direkta som indirekta kostnader för forskningsprojektet tas upp. Som direkta kostnader räknas samtliga drifts- och materialkostnader för verksamheten, samt lönekostnader inklusive sociala avgifter. Lokalkostnader är en direkt kostnad i budget, men räknas fram genom påslag. Till de indirekta kostnaderna räknas FHS lärosätes-, och institutionsgemensamma kostnader.

3 Riktlinjer 3 (5) Ansökningsprocess för bidrag med full kostnadstäckning 1. De enskilda forskarna/forskargrupperna söker bidrag i den omfattning och hos de finansiärer de finner lämpligt. Innan ansökan skickas in ska en kostnadskalkyl tas fram med stöd av C OrgE, enligt bidragsgivarens anvisningar. 2. Om bidragsgivaren beviljar ansökan kan C OrgE besluta att ta emot den inom givet mandat i FHS delegationsordning. 3. Om ansökan är mer omfattande än vad som anges i punkt 2 eller avser en utländsk bidragsgivare lämnar C OrgE ett äskande till FHS ledning (normalt forskningschefen). HF bereder ärendet. 4. Forskningschef föredrar ärendet för rektor som fattar beslut om att ta emot bidraget eller ej. Bidrag som kräver samfinansiering förutsätter en annan hantering än fullfinansierade bidrag. Nedan följer riktlinjer för hantering av dessa typer av ansökningar. Forskningsbidrag som kräver samfinansiering I vissa fall kräver bidragsgivaren en motprestation i form av att även det mottagande lärosätet delfinansierar projektet. Bidragsgivare kan t.ex. ställa krav på medfinansiering eller begränsa möjligheten att täcka omkostnader med bidraget, så kallad samfinansiering. EU kräver till exempel ofta att mottagaren går in med upp till 50 procent av det totala beloppet. Även vid den typ av ansökningar där FHS förväntas gå in med egna medel i projektet är forskarna fria att söka i den omfattning de finner lämpligt. Men varje forskare/forskargrupp måste samtidigt vara medveten om att FHS ekonomiska resurser för denna typ av ändamål kan vara begränsade och att skolan därför inte på förhand kan garantera samfinansiering vid en beviljad ansökan. Hantering av beviljade bidrag med samfinansiering Om bidragsgivaren beviljar ansökan kan C OrgE besluta att ta emot bidraget inom givet mandat i FHS besluts- och delegationsordning (de angivna beloppsgränserna i delegationsordningen avser här nivån på den sammantagna samfinansieringsdelen, inte storleken på bidraget som helhet).

4 Riktlinjer 4 (5) Om bidraget kräver större samfinansiering än vad delegationsordningen medger, eller avser en utländsk bidragsgivare, lämnar C OrgE ett äskande till forskningschefen. Hantering av äskanden om samfinansiering till forskningschef Ansvarig forskare gör med stöd av VK/C Adm en projektbudget, som också kvalitetssäkras av HF. HF granskar om utrymme finns i planeringen över aktuell tid. Forskningschef har även möjlighet att begära in yttranden från FoUN forskningsutskott rörande frågor om relevans, prioritering och liknande, i förhållande till FHS övergripande forskningsprofil. Forskningschef föredrar med stöd av ovanstående underlag ärendet för rektor som fattar beslut om samfinansiering. Lärosätets respektive OrgE:s ansvar och åtaganden över tid OrgE ansvarar för att medel för samfinansiering ryms inom de egna givna planerings- och budgetramarna över tid. För att ge OrgE rimliga möjligheter att anpassa sin planering och budget över tid, är inriktningen dock att FHS centralt bär en del av kostnaderna för samfinansiering de första åren för varje nytt bidrag, enligt modellen nedan: Månad OrgE FHS centralt % 100% % 50% % 0% % 0% Aktivitet för samfinansiering Aktivitetsägaren tillser med stöd av VK/C Adm att aktiviteter upprättas och att bidraget och samfinansieringen läggs in i budget. Två aktiviteter som knyts samman med ett uppdragsnummer ska läggas upp. Den ena aktiviteten ska ha finans bidrag -72* och den andra aktiviteteten där samfinansieringen ska bokföras ska ha finans anslag HF/EK omför de kostnader som ska täcka samfinansiering till denna aktivitet utifrån lämnade bokföringsorder från aktivitetsägaren. Aktivitetsägaren ansvarar för att budget för projektets samfinansiering hålls, det vill säga att inte mer medel än de som tilldelats projektet för samfinansiering förbrukas.

5 Riktlinjer 5 (5) Uppföljning och återrapportering av bidrag med samfinansiering En samlad återrapportering och uppföljning av bidrag med samfinansiering görs vid tertialuppföljningarna bland annat för att följa anslagsutnyttjandet för samfinansiering, samt att ge underlag för att bedöma kvarvarande utrymme. HF/FUS ansvarar för samlad uppföljning och återrapportering av samfinansieringsaktiviteter på en agregerad nivå till varje tertialuppföljning (T1-T3) med stöd av HF/PLAN. Anvisningarna inför T1-T3 till OrgE kompletteras med en fråga rörande samfinansiering. Etiska riktlinjer för hantering av externa forskningsmedel FHS följer SUHF:s etiska riktlinjer för hantering av externa forskningsbidrag vid svenska universitet och högskolor (SP 2010:1) som även finns att hämta på intranätet under Utbildning & Forskning/Forskning/Forskningsstöd. Även om uttalade och tydliga etiska riktlinjer är viktiga, befriar de inte lärosätena från ansvaret att i varje enskilt fall beakta alla relevanta omständigheter innan man tar ställning till att ta emot externa medel eller inte. Mycket allmänt kan sägas att forskningen vid FHS bygger på ett antal värderingar som är grundläggande och som alltid ska respekteras vid mottagande av forskningsmedel. Forskningens frihet ska alltid värnas; svenska lagar och regelverk ska följas; forskningen ska präglas av öppenhet och transparens och kunna utsättas för diskussion och kritik genom vetenskaplig publicering; vidare måste all forskning, oavsett finansieringsform, uppfylla samma krav på vetenskaplig kvalitet, för att undvika att skada inte bara anslagsgivarnas intressen utan också på sikt all forskning och lärosätenas ställning. Forskningens syfte ska vara förenligt med lärosätets verksamhet och uppdrag. Forskning ska inte förläggas till annat land i syfte att kringgå svensk lag, etisk standard eller säkerhetskrav. Vid internationellt samarbete ska det finnas processer som garanterar att det noga prövas om det är etiskt försvarbart att följa utländsk lagstiftning eller utländska etiska riktlinjer. Om lärosätet bedömer att det tar skada genom att förknippas med tvivelaktig ideologi, syfte eller verksamhet hos finansiären, ska medlen inte tas emot. Detta är uppenbart i de fall finansiärens aktiviteter strider mot internationella konventioner som Sverige undertecknat, eller om finansieringen har sitt ursprung i verksamhet som är kriminell eller är skadlig för hälsa och miljö.