Riktlinje om extern finansiering

Transkript

1 RIKTLINJE Gäller från och med Riktlinje om extern finansiering Gäller fr o m Denna riktlinje grundar sig på: Syfte Regleringsbrev innevarande år Förordning (2002:760) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor Avgiftsförordning (1992:191) Donationsförordning (1998:140) Förordning (2002:831) om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd. Innevarande år. Rektors beslut V , Doss 30 Förordning (2008:1430) om upphävande av åttaprocentsregeln./esv cirkulär 2008:13. Syftet med föreskriften är att: Beskriva olika typer av externfinansiering som förekommer på KTH Klargöra reglerna för bidrag/transfereringar Klargöra reglerna för uppdragsverksamhet och övriga avgiftsintäkter Fastställa beslutsordning för externfinansierad verksamhet Fastställa KTHs policy för sponsring Bakgrund KTH:s verksamhet finansieras på flera olika sätt. Den traditionella finansieringsformen är via anslag från regering och riksdag. Andra sätt är att finansiera verksamheten genom intäkter från externa bidrag och gåvor/donationer och genom intäkter av uppdragsverksamhet (dvs uppdragsutbildning, beställd utbildning, uppdragsforskning och övriga avgifter.) Medlen ska redovisas på särskilda verksamhetsgrenar. Gåvor och donationer till KTH betraktas som bidrag. Fortsättningsvis används benämningen bidrag även för gåvor och donationer. Två andra sparsamt förekommande typer av extern finansiering är sponsring och barter. De klassas som övriga intäkter i verksamheten och beskrivs i avsnitt KTHs policy vid sponsring. Det kan ibland vara svårt, men väl så viktigt att avgöra om en intäkt kommer ur ett bidrag eller uppdrag. Finansieringsformerna hanteras nämligen olika inom redovisningen. Det finns ett antal kriterier som avgör huruvida de externa medlen ska klassificeras som bidrag eller uppdrag. Kontraktet är utgångspunkten och skall formuleras med utgångspunkt i dessa kriterier för att möjliggöra redovisning på rätt verksamhetsgren.

2 Bidrag Med bidrag avses medel eller annan tillgång som en givare, statlig eller icke-statlig, lämnar till KTH utan att någon motprestation krävs i gengäld. En bidragsgivare får inte heller komma i åtnjutande av någon särskild förmånsställning eller ställa krav på hur uppgiften skall utföras eller på att vissa resultat skall uppnås. Däremot har givaren rätt att ställa krav på att bidraget skall användas för avsett ändamål och/eller att en viss person utses till projektansvarig. Avsikten är att bidraget skall förbrukas i KTH:s verksamhet. I vissa fall kan forskningsprojekt ha formen av ett samarbetsprojekt med flera interna och/eller externa aktörer och med KTH som projektansvarig/koordinator. KTH transfererar då medlen som inte ska användas i den egna verksamheten. Om en givare önskar erhålla en rapport eller annan dokumentation över uppnått resultat inom den verksamhet som finansieras med bidrag, behöver detta inte innebära att en motprestation föreligger. Medlen redovisas i verksamhetsgren 3 Forskning och forskarutbildning. Donationer En donation definieras som varje slag av överlåtelse av egendom till en myndighet genom gåva eller testamentariskt förordnande som sker utan krav på motprestation eller särskild förmånsställning och där egendomen inte bildar en stiftelse. Ett bidrag är att betrakta som donation om det uppfyller förordningens krav för en sådan. En donation som får förbrukas i myndighetens verksamhet redovisas som en bidragsintäkt. Den bestämning av myndighetens verksamhet och uppgifter, som framgår av instruktion, regleringsbrev eller annat regeringsbeslut är avgörande vid en bedömning av om en donation skall accepteras eller inte. Egendom som KTH tar emot som donation blir statens egendom och ska därmed ingå i KTHs redovisning. En donation kan aldrig vara ersättning för en motprestation eller på annat sätt gynna donatorn eller denne närstående organisation eller person. Pengar eller annan tillgång, som KTH får från en icke statlig organisation eller privatperson med det förbehållet att donationen inte får förbrukas utan endast dess avkastning blir i normalfallet att betrakta som en stiftelse. (se under rubrik KTHs stiftelseförvaltning) Övriga donationer som får förbrukas i sin helhet, exklusive donerade materiella anläggningstillgångar, redovisas som intäkter av bidrag. En donation är mottagen när egendomen frivilligt avskilts och överlämnats av donatorn, dvs gåvan skall vara fullbordad. KTH skall därefter ha förfoganderätt till donationen och därmed till följande rättigheter och skyldigheter. Om en ändamålsbestämmelse saknas eller om den är allmänt hållen skall donationen användas inom ramen för KTHs verksamhet. KTH skall se till att egendomen förvaltas på det sätt som är lämpligt med hänsyn till donationens ändamål och används för det ändamål som donatorn bestämt eller, om en närmare bestämning saknas, för ett ändamål inom KTHs verksamhetsområde. När en donation inkommer till KTH ska därför ställning tas till om KTH ska mottaga donationen. En bedömning ska göras om KTH är rätt mottagare och om KTH kan ta på sig de eventuella skyldigheter som donationen medför. Hänsyn ska också tas till om avgifter tillåts eller om eventuell samfinansiering krävs. Erhållna medel skall resultatföras om särskilda villkor saknas och någon återbetalningsskyldighet inte finns. Uppdragsverksamhet avgiftsbelagd verksamhet

3 Avgiftsbelagd verksamhet som frivilligt efterfrågas (till skillnad för sådan verksamhet som regleras i lag eller förordning). På KTH bedrivs avgiftsbelagd verksamhet i form av uppdragsutbildning, beställd utbildning och uppdragsforskning och uttag av avgifter enligt 4 i Avgiftsförordningen. Principen om full kostnadstäckning är vägledande vid prissättning. Vid avgifter enligt 4 Avgiftsförordningen får skolan själv bestämma om avgiften ska täcka hela kostnaden eller kanske bara särkostnaden om syftet med verksamheten annars skulle motverkas. För mer information om Externfinansierad verksamhet läs också riktlinje om patent- och exploatering under rubriken "personal"i regelverket. Beställd utbildning Med beställd utbildning menas utbildning enligt avtal med annat svenskt lärosäte eller med ett annat utländskt lärosäte inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES) samt utbildning enligt avtal med annan svensk statlig finansiär. Beställd utbildning redovisas i verksamhetsgren 21. Uppdragsforskning Det är viktigt att göra skillnad mellan ersättning i form av bidrag och ersättning för uppdragsforskning, då redovisningen ska göras på olika sätt. Med uppdrag menas verksamhet som KTH bedriver för uppdragsgivare, som ställer särskilda krav på motprestation. Om resultatet skall tillfalla uppdragsgivaren eller om denne kräver en fördröjning av publicering av resultatet i syfte att själv tillgodogöra sig resultatet innan det blir allmän egendom, tyder detta på att det rör sig om en avgiftsfinansierad verksamhet. Uppdragsforskning redovisas i verksamhetsgren 4. Övriga avgifter Enligt 4 Avgiftsförordningen får KTH ta ut avgifter för publikationer, konferenser, kurser uthyrning av lokaler och utrustning, offentlig inköps- och resurssamordning. Dessa avgifter är inte knutna till viss verksamhetsgren utan redovisas inom den verksamhetsgren där resursen tagits i anspråk. Redovisningen av intäkter sker i takt med att varor och tjänster säljs och faktureras. Sponsring Gemensamt för externfinansierad verksamhet Prövning av externfinansierad verksamhet Innan ansökan om bidrag sker eller vid planering av uppdragsfinansierad verksamhet ska förutsättningarna för verksamheten prövas. Skolchef ansvarar ytterst för skolans verksamhet och det åligger honom/henne att Pröva om den externfinansierade verksamheten är förenlig med den verksamhet som bedrivs vid skolan Tillse att resurser i form av exempelvis personal, lokaler, material och utrustning kan disponeras för ändamålet så att den externfinansierade verksamheten inte sker på bekostnad av grundutbildning eller grundläggande forskning. Tillse att kravet på full kostnadstäckning rimligen kommer att uppfyllas.

4 Kostnadskalkyl Då skolan planerar sådan verksamhet som helt eller delvis ska finansieras med externa medel ska en kostnadskalkyl upprättas. Kalkylen ska ligga till grund för upprättande av underlag till såväl ansökan om bidrag som till fakturering till följd av avgiftsfinansierad verksamhet. Huvudregeln vid beräkning av all externfinansierad verksamhet är att full kostnadstäckning, på ett eller några års sikt, ska uppnås. Med full kostnadstäckning menas att samtliga kostnader ska påföras projektet och att det skall finnas intäkter som täcker kostnaderna. Principen om full kostnadstäckning återfinns i Avgiftsförordningen. Definition direkta/indirekta kostnader I kostnadskalkylen ska såväl direkta som indirekta kostnader tas upp. Som direkta kostnader räknas samtliga drifts- och materialkostnader för verksamheten, lönekostnader inklusive sociala avgifter samt räntekostnader för anläggningstillgångar. Till de indirekta kostnaderna räknas KTH-, skol,- och avdelningsgemensamma kostnaderna. Det är viktigt att dessa kostnader såväl som lokalkostnader fördelas ut på alla verksamheter. Utgående mervärdesskatt Externa uppdrag är i huvudsak momspliktiga. Moms ska beräknas på det totala fakturabeloppet, dvs fastställda priset inklusive eventuella avgifter och pålägg. Utförligare regler om momsplikt framgår av avsnitt Momsanvisningar. Ekonomisk uppföljning Projektledaren ska ha kontroll över sina projekt och verka för att medlen används i enlighet med villkor i avtal eller liknande. Skolchefen ansvarar dock ytterst för all verksamhet inom skolan som t ex resursanvändning, resultat och ekonomi. Detta innebär bl a att följa upp all externfinansierad verksamhet och tillse att villkor i avtal eller liknande följs, att underskott inte uppstår samt att verka för att redovisningen i sin helhet blir rättvisande. Kontroller och avstämningar Kontroll och uppföljning av verksamheten görs i verksamhets- och informationssystemet VIS. Kontroll och avstämning av redovisningen görs enligt Ekonomihandboken. Beslutsordning för externfinansierad verksamhet Då intäkter av uppdrag eller bidrag uppgår till kronor eller mer ska särskilt dokument i form av kontrakt, avtal eller gåvobrev upprättas. Dokumentet ska vara utformat så att det klart framgår om det är fråga om bidrag eller uppdrag. Frågor angående upprättande av kontrakt, avtal eller gåvobrev kan ställas till förvaltningsjuristen. För uppdragsfinansierad verksamhet gäller också följande: Uppdrag understigande kronor skall alltid fastställas i en beställning. Kreditvärderingsupplysning alltid skall tas före upprättande av kontrakt/erkännande av beställning. Internationella avtal Bidragsfinansierad verksamhet Bidrag från statliga forskningsråd och övriga externa finansiärer, utom EU och kompetenscentra.

5 Skolchefen fattar beslut om verksamhet som ska bedrivas med bidrag från externa finansiärer oberoende av bidragets storlek. Kontrakt/gåvobrev ska skrivas under av projektledaren samt skolchef. Då finansiär kräver att KTH skriftligen på kontraktet förbinder sig att förvalta medlen i enlighet med de regler som gäller för statliga myndigheter skall detta göras av skolchefen. Då det gäller gåvor (donationer) från icke statliga finansiärer för inköp av utrustning ska kopia på ansökan där beloppet uppgår till 1 Mnkr tillställas rektor för att möjliggöra en samlad bedömning av KTHs behov av utrustning. Uppdragsfinansierad verksamhet För uppdragsforskning gäller att Skolchef fattar beslut om uppdragsverksamhet där intäkten understiger 1 Mnkr kronor. Avtal ska skrivas under av projektledaren samt skolchef. Rektor fattar beslut om uppdragsverksamhet där intäkten uppgår till 1.Mnkr eller mer. Avtal ska skrivas under av rektor samt skolchef.