Anvisning om KTH:s ekonomi- och redovisningsmodell

Transkript

1 ANVISNING Gäller från och med Anvisning om KTH:s ekonomi- och redovisningsmodell Gäller fr o m Anvisningen grundar sig på: Rektors beslut nr 07/0660, dnr V , doss 30 Bakgrund KTHs ekonomimodell är den strukturella grunden för hanteringen av ekonomifrågor på KTH. Den omfattar såväl budgetering som redovisning och uppföljning. Den styrs av externa regler och riktlinjer som omsatts i form av följande redovisningsmodell vars tillämpningsregler finns i Ekonomihandboken. Redovisningsmodell En huvuduppgift för redovisningen är att samla in, klassificera och lagra sådan information som är nödvändig för extern och intern styrning av KTHs verksamhet. Redovisningsplanen måste därför innehålla en mängd information som kan analyseras ur ett flertal aspekter. KTH använder i redovisningen en verksamhetsstyrd projektmodell som bl a innebär: att varje företag är en bokslutsenhet att alla projekt är knutna till ett företag, dvs en skola med ev. tillhörande forskarskola/kompetenscentrum att all verksamhet skall redovisas i projektform, antingen som verksamhetsprojekt eller som stödprojekt att all projektredovisning skall bygga på full kostnadstäckning att om inte externfinansiering ger full kostnadstäckning skall skolfinansiering användas att enhetliga principer gäller för kalkylering, offert/ansökanshantering och uppföljning att direkta lönekostnader skall vara huvudbas vid fördelning av indirekta (gemensamma) kostnader. (Alternativbas är direkta löne- och driftkostnader.) att indirekta kostnader bokförs på ett eller flera stödprojekt och sedan fördelas till verksamhetsprojekt Högskolegemensamma kostnader faktureras månadsvis till resp skola som därefter fördelar dem mellan de olika verksamhetsprojekten att statsanslagen fördelas direkt till respektive skola Kodsträng Redovisningsmodellen för KTH består av en kodsträng med åtta olika fält, där första fältet är kontoplanen och resterande fält sju dimensioner.

2 Dimensioner/Objektplan De olika dimensionerna används för att klassificera redovisningsobjekten. Redovisning av dimensionerna organisatorisk enhet, projekt, anläggningsnummer/-resursnummer, k-typ, motpart, finansiär och verksamhet utgör tilläggsinformation till redovisningshändelserna. Fritt fält kan skolorna använda för kostnadskonton för att mäta enskilda aktiviteter alt. för att ange från/till vilken statlig motpart medlen har betalats. Med hjälp av de olika koderna lagras och återvinns information som är nödvändig för att följa upp och utvärdera verksamhetens resultat och som är relevant för ekonomistyrningen vid KTH. Genom att kombinera information från kontoplanen med de olika dimensionerna kan information sökas mellan kontofälten som t ex en viss organisatorisk enhet och dess kostnader eller en viss verksamhet och dess finansiärer. Kontoplan Till grund för kontoplanen ligger "Baskontoplan 1999 för statliga myndigheter" (BAS-S 99) som utvecklats av Ekonomistyrningsverket. Den bygger på samma grundprinciper som baskontoplanen för företag, EU BAS 97, med undantag för nödvändig anpassning till statliga förhållanden. För KTH innebär detta bl a att i balans- och resultaträkningen redovisas: interna intäkter och kostnader på konton där den fjärde siffran i kontot alltid är en 9:a för interna konton. Och i resultaträkningen redovisas personalkostnader i kontoklass 4 verksamhetens kostnader i två kontoklasser 5 och 6 de finansiella posterna separat under finansiella intäkter och kostnader, kontoklass 8 räntor och övriga finansiella poster sammanslagna under transfereringar två poster: erhållna medel för finansiering av bidrag resp. lämnade bidrag till konsumtion och investeringar kontoklass 7 Kontoklasserna med kontogrupperna har följande indelning Balansräkning Kontoklass Benämning 1 Tillgångar 2 Kapital och skulder Resultaträkning Kontoklass Benämning 3 Verksamhetens intäkter 4 Personalkostnader 5 Lokalkostnader, övriga driftskostnader 6 Driftskostnader samt avyttring av tillgångar

3 7 Uppbörd och transfereringar 8 Finansiella intäkter och kostnader Organisatorisk enhet (dim1) Under den organisatoriska enheten samlas information enligt den struktur som används för att fördela ansvar för styrning av KTHs verksamhet. Varje skola vid KTH är en egen bokslutsenhet (företag). Till bokslutsenheten hör också eventuella centra och forskarskolor. Koden för organisatorisk enhet har fyra positioner där den första positionen visar skoltillhörighet. Denna samt ytterligare en position används för skolgemensamma verksamheter, avdelningar och Centra. Vidare används position ett, skoltillhörighet, samt ytterligare två eller tre positioner för att dela in skolan i enheter/forskargrupper. Följande struktur för organisatoriska enheter används: Kod Avser Används till: X Skola X totalt Bankprojekt för intäkter och kostnader från KTH centralt att fördelas till verksamhet XA Skola X stödfunktioner Skolgemensamma stödfunktioner vars kostnader ska fördelas till verksamhet XB Skola X gemensam verksamhet Skolgemensam verksamhet ( t ex kan gru för hela skolan ligga gemensamt här) XC Centra Kompetenscentra och andra centra som KTH har godkänt som centra XD- XZ Avdelningar XD Skola X, Avdelning A Avdelning XDA Skola X, Avdelning A, Enhet A 3:e position är enhet XDAA Skola X, Avdelning A, Enhet A, Grupp A 4:e position är undergruppering Summering av organisationsenheterna xxxx - xxxx ger skolan. De skolor som vill bygga strukturer inom avdelning/forskargrupp kan göra detta via en trädstruktur/tabell. Projektplan (dim 2) KTHs verksamhet kan betraktas som en produktionsprocess. Projektkoden möjliggör t ex mätning av resursutnyttjandet eller resultatet för ett visst enskilt, eller en grupp av, verksamhetsprojekt. Förutom verksamhetsprojekt finns stödprojekt vars kostnader vid periodavslut fördelas till de olika verksamheterna. All verksamhet skall redovisas uppdelad på projekt. Projektplanen är uppbyggd så att varje kod är unik för bokslutsenheten. Anläggningsnummer/resursnummer (dim 3)

4 Alla anläggningstillgångar och inventarier som skall finnas i inventarieförteckningen skall registreras med ett nummer i det anläggningsregister som hör till ekonomisystemet. Anläggningsnumret bestäms av skolan. Alla anställda tilldelas ett resursnummer som utgörs av personnumret. Koden används t.ex. för lönetransaktioner, resekostnader och övriga personalkostnader som hänförs till en bestämd person. Härigenom kan uppföljning av dessa kostnader göras per anställd. Ktyp (dim 4) Fältet för ktyp kodkompletteras med I för interntransaktion och E för externtransaktion och används för att kontrollera att internhandeln alltid balanserar. Fritt fält/motpart (dim 5) Fritt fält används fritt av respektive skola på kostnadskonton. För att textsätta koden samt få en unik betydelse skall de första tre positionerna i fältet överensstämma med de tre första positionerna i den organisatoriska enheten. Motpart används obligatoriskt på intäkts- och balanskonton för att visa från vilken statlig motpart medlen har utbetalats. Syftet med motpartskoden är att tillgodose kravet på den inomstatliga redovisningen där man vill kunna urskilja inomstatliga transaktioner. KTH är skyldig att göra en avstämning av dessa. Motpartskoden får därför inte ändras. Jämför finansiär nedan. Finansiär (dim 6) Varje projekt har en eller flera finansiärer. Ett projekt som har flera finansiärer kan i ekonomisystemet antingen läggas upp som ett projekt med en finansiärskod (9999) som anger att projektet har flera finansiärer, eller så lägger man upp ett huvudprojekt och ett delprojekt för varje finansiär. Det senare är att föredra om en finansiär kräver särredovisning av sina medel. Syftet med att redovisa finansiärer är att enkelt kunna ta ut information för ex.vis årsredovisningar både för skolan och för KTH som helhet. Verksamhet (dim 7) För att tillgodose statsmaktens krav på återrapportering är KTHs verksamhet indelad i fem verksamhetsområden. Utöver dessa kan stödprojekt som inte är verksamhetsfördelat användas. Fördelning görs sedan månadsvis till de olika verksamhetsprojekten. Följande koder används: 1= Grundutbildning 2= Uppdragsutbildning 21= Beställd utbildning 3= Forskning/Forskarutbildning 4= Uppdragsforskning 9= Ej verksamhetsfördelad/stödprojekt

5