Klassificering av avtal för finansiering av forskning och utbildning vid LiU en vägledning

Transkript

1 1(6) Klassificering av avtal för finansiering av forskning och utbildning vid LiU en vägledning 1 Inledning Universitetets verksamhet finansieras på flera olika sätt och det kan ibland vara svårt att avgöra hur en intäkt från en extern finansiär ska klassificeras. Detta dokument syftar till att underlätta bedömningen av hur olika medel ska klassificeras, vilket i sin tur är avgörande för hur medlen ska administreras och redovisas. Syftet är att detta dokument även ska bidra till en riktig och enhetlig tolkning inom hela universitetet. 2 Vad får LiU ta emot ersättning för? För LiU, liksom för alla statliga myndigheter, är utrymmet begränsat för vilken verksamhet som får utföras mot ersättning. Dessa begränsningar framgår av och regleras i avgiftsförordningen, kapitalförsörjningsförordningen, donationsförordningen samt i LiUs regleringsbrev. Eftersom detta dokument huvudsakligen syftar till att underlätta bedömningen av hur olika intäkter bör klassificeras kommer LiUs utrymme att utföra verksamhet mot ersättning inte att beröras närmare. 3 Avtalet Det ska alltid finnas ett avtal som reglerar villkoren mellan LiU och en finansiär och det är avtalet och dess innehåll som är utgångspunkten vid bedömningen av hur en intäkt ska klassificeras. Det spelar ingen roll vad finansiären väljer att kalla ersättningen. Vem som är finansiär är inte heller avgörande för bedömningen. Det finns emellertid finansiärer vars ersättning i princip alltid utgör bidrag, oavsett hur villkoren i avtalet ser ut. Dessa finansiärer är bland andra Vinnova, Vetenskapsrådet och Stiftelsen för strategisk forskning. För att tydliggöra i avtalet vilken typ av finansiering LiU och övriga kontraktsparter anser att medlen utgör bör av avtalet tydligt framgå hur kostnadsberäkningen ser ut, vem som står för vilka kostnader, om utbetalningen ska faktureras eller rekvireras och om moms ska utgå eller ej. 4 Definitioner 4.1 Bidrag Med bidrag avses medel som tas emot utan krav på motprestation. Det innebär att den som lämnar bidraget inte ställer krav på att som utbyte för bidraget få varor, tjänster eller särskilda förmåner. Att bidragsgivare anger vad pengarna ska användas till, t.ex. att bidraget ska användas till forskning inom ett specificerat område, innebär inte något krav på motprestation (definition i handledning om erhållna bidrag ESV 2005:14). Medel från EU, forskningsråd och stiftelser är vanligtvis bidrag. Donation/gåva Donationer och gåvor har nära anknytning till bidrag och redovisas som en bidragsintäkt. Donationsförordningen reglerar myndigheternas mottagande och förvaltning av donationer och i 2 donationsförordningen (1998:140) definieras en donation som varje slag av överlåtelse av egendom till en

2 2(6) myndighet genom gåva eller testamentariskt förordnande som sker utan krav på motprestation eller särskild förmånsställning och där egendomen inte bildar en stiftelse. Donation/gåva finns inte med i den översiktliga vägledningen (3.3) eftersom intäkten klassificeras och redovisas på samma sätt som övriga bidrag. Förmedling av bidrag transferering En transferering är en överföring av bidrag med tre parter inblandade; givaren, den förmedlande myndigheten och mottagaren, dvs: 1. En finansieringskälla, t ex ett forskningsråd, företag eller stiftelse 2. En förmedlande myndighet, t ex LiU 3. En mottagare, t ex ett annat universitet, en student eller ett företag Överföringen görs utan något krav på motprestation till LiU. Om det finns ett krav på motprestation (varor eller tjänster erhålls i gengäld) är det en kostnad för köpt tjänst eller vara och inte en transferering. Det ska alltid framgå av avtal om medel ska/får transfereras. Eftersom transfereringar inte är någon intäkt för LiU finns den inte med i den översiktliga vägledningen (3.3). För mer information, se Vägledning om transferering. 4.2 Avgift Universitetet får ta ut avgifter för varor och tjänster bara om det följer av lag eller förordning eller av ett särskilt beslut av regeringen. Huvudregeln för statlig avgiftsbelagd verksamhet är att avgifterna ska beräknas så att de helt täcker verksamhetens samtliga kostnader (full kostnadstäckning). Regleringen kring avgifter, bland annat principen om full kostnadstäckning, återfinns i avgiftsförordningen och i regleringsbrevet. Avgifter utgörs i huvudsak av uppdrag eller avgift enligt 4 avgiftsförordningen Uppdrag Regleringsbrevet anger att högskolor får bedriva bland annat olika typer av uppdragsverksamhet mot avgift. Verksamhet som LiU bedriver och finansierar i enlighet med denna bestämmelse är uppdragsutbildning, uppdragsforskning och beställd utbildning. Medlen som erhålls för att finansiera denna verksamhet klassificeras som uppdragsmedel. Uppdragsmedel är medel som erhålls till följd av att universitetet åtar sig ett utbildnings- eller forskningsuppdrag åt en finansiär som ställer särskilda krav på motprestation, exempelvis i form av resultat eller inflytande över den forskning som ska genomföras. Uppdragsfinansierad verksamhet ska alltid ha full kostnadstäckning och får inte medfinansieras av LiU. Om den uppdragsfinansierade verksamheten ska kunna anses vara rätt prissatt ska alla kostnader beaktas i den kalkyl/budget som upprättas i samband med avtalet. Kalkylen/budgeten ska bifogas varje upplägg av uppdragsprojekt. Med uppdragsutbildning avses utbildning som anordnas mot avgift från annan än enskild och som uppdragsgivaren utser deltagarna och regleras i förordningen (2002:760) om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor. Riktlinjer för uppdragsutbildning vid LiU finns i den lokala regelsamlingen: styrdokument.liu.se/regelsamling/visabeslut/622727

3 3(6) Med beställd utbildning avses utbildning som ett lärosäte genomför åt ett annat lärosäte enligt avtal med det andra svenska lärosätet eller med ett annat utländskt lärosäte inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Vid beställd utbildning har den studerande antagits till utbildningen hos uppdragsgivaren. Antagning, kursplaner, studentkårstillhörighet är desamma som för utbildning finansierad genom de statliga anslagen avgiftsförordningen I 4 ges ett generellt bemyndigande för myndigheter att ta betalt för vissa varor och tjänster. Att bemyndigandet är generellt innebär att alla myndigheter som omfattas av förordningen under vissa förutsättningar har möjlighet att själva besluta om att ta betalt för de varor och tjänster som räknas upp. Förutsättningarna är bland annat att verksamheten är av tillfällig natur eller av mindre omfattning och är förenlig med myndighetens uppgift. Exempel på avgifter som får tas ut i enlighet med 4 avgiftsförordningen är uthyrning av lokaler, lokalvård, kurs- eller konferensavgifter, försäljning av kompendier/kursmaterial, kopiering och rådgivning. Rådgivning kan exempelvis bestå av att en LiUanställd person hyrs ut ett antal timmar till exempelvis ett företag, en myndighet eller kommun för att informera om resultat inom ett aktuellt forskningsområde. Offentlig resurssamordning Även vid så kallad offentlig resurssamordning får myndigheter ta betalt enligt 4. Detta innebär att statliga myndigheter, kommuner och landsting (dvs inte privata aktörer) sinsemellan mot avgift får samordna sitt resursutnyttjande. Dessa resurser kan utgöra t.ex. lokalvård, juridiska tjänster eller tillfällig inlåning av personal. Rätten att tillhandahålla sådana varor eller tjänster förutsätter att de är av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Exakt vad detta innebär saknas vägledning kring och en bedömning får istället ske i varje enskilt fall. Syftet med resurssamordningen är kostnadseffektivisering hos inblandade parter och priset för varan eller tjänsten bör alltså sättas mot bakgrund av detta. I normala fall är det full kostnadstäckning som ska gälla, vinster tillåts inte. För LiUs del kan det t.ex. innebära offentlig resurssamordning när LiU och Region Östergötland (RÖ) hyr ut personal till varandra. Det torde i första hand vara när det handlar om administrativa tjänster som det kan vara fråga om resurssamordning. Om RÖ däremot betalar LiU för att genomföra forskning så handlar det generellt sett om uppdragsforskning enligt avsnitt ovan. För mer information om offentlig resurssamordning se Sponsring Sponsring kan beskrivas som en överenskommelse varigenom en sponsor tillhandahåller den sponsrade parten kontanta medel, varor eller tjänster i utbyte mot exponering av ett företagsnamn eller varumärke och eventuellt andra förmåner (ESV2002:15). Sponsring är ett affärsmässigt samarbete till ömsesidig nytta för parterna. Finansiärens syfte samt graden av motprestation är exempel på kriterier som kan vara avgörande för om ersättningen kan anses utgöra sponsring eller inte. Det finns ingen lag eller förordning som definierar vad som menas med sponsring eller reglerar hur medlen ska hanteras. Sponsring har stora likheter med både bidrag och avgift men eftersom användandet av sponsorintäkt inte är reglerad som något av dessa intäktsslag eller ska redovisas på samma sätt är det viktigt att kunna identifiera skillnaderna. Karakteristiskt för sponsring är att det som sponsorn betalar för i stor utsträckning syftar till att skapa en positiv attityd till sponsorn och sponsorns produkter. I allmänhet rör sig om att sponsorn betalar för ett paket med olika varor och tjänster. Den huvudsakliga motprestationen utgörs dock främst av möjligheten till exponering av ett firmanamn eller varumärke. Sponsring har därför i stor utsträckning med upplevda värden att göra. Man kan säga att sponsorn köper en exponering av sitt eget namn eller en rättighet att utnyttja den sponsrade partens namn för att öka sin goodwill. Vid sponsring är det alltså inte i första hand

4 4(6) fråga om att täcka myndighetens kostnader för de motprestationer som sponsorn får. Myndighetens kostnader för exponeringstjänsten kan många gånger vara mycket små i förhållande till det värde sponsorn tillmäter tjänsten. Detta gäller exempelvis när en sponsor vill bli omnämnd som sponsor för ett visst projekt genom att en skylt med sponsorns namn sätts upp eller genom att sponsorns namn anges på myndighetens webbplats, i brevpapper eller annat tryckt material. Kostnaden för myndigheten torde i dessa fall vara marginell, medan värdet för sponsorn kan vara betydande Kombinationer Det förekommer att flera finansiärer finansierar ett och samma forskningsprojekt. Ibland ser villkoren olika ut för olika finansiärer vilket kan leda till att medel i samma projekt bör klassificeras på olika sätt. Ett exempel är ett forskningsprojekt där universitetet och en eller flera industriparter deltar och där universitetets kostnader dels täcks av medel från en statlig myndighet som inte ställer några krav på motprestation, dels av en industripart som ställer krav på motprestation exempelvis i form av en optionsrätt till LiUs resultat. I detta exempel bör myndighetens finansiering av forskningen klassificeras som ett bidrag medan medlen från industriparten ska klassificeras som en intäkt från ett uppdrag. 5 Avtalsklassificering 5.1 Praktisk hantering vid LiU Enligt rektors beslut den 4 mars 2013 (dnr LiU ) ansvarar prefekten vid respektive institution för all klassificering av de externa medel institutionen erhåller, oavsett kontraktsbelopp. För frågor kring klassificering, kontakta i första hand avdelningen för ekonomi och forskningsfinansieringsavdelningen (EFA). EFA rådgör vid behov med juristenheten vid LiU. Juristenheten medverkar i övrigt till en korrekt avtalsklassificering främst genom att verka för att de avtal som skrivs vid LiU är så tydliga som möjligt avseende villkor som indikerar på hur ett avtal bör klassificeras, exempelvis finansiärens rättigheter till resultatet, hur ersättningen ska erläggas etc. 5.2 Utgångspunkt vid användning av vägledningen Kriterier vid bedömningen av huruvida en intäkt utgör ett bidrag, en avgift eller en sponsringsintäkt är bl.a. graden av motprestation, finansiärens eventuella särställning och finansiärens inflytande i planering och styrning av projektet. Bedömningen ska göras framförallt utifrån den motprestation som finansiären erhåller enligt avtalsvillkoren. Den första rutan i avsnitt 3.3 handlar därför om finansiärens ställning i avtalet. En samlad bedömning av bland annat de punkter som anges i rutan måste göras för att gå vidare i schemat. Om det inte finns starka argument som talar emot, kan det i princip vara tillräckligt att ett av villkoren i första rutan är uppfyllt för att man ska gå vidare via JA-pilen. Listan i 3.4 ger exempel på avtalsvillkor som är viktiga för bedömningen av huruvida ett avtal ska klassificeras som bidrag eller avgift. Villkoren i listan är aktuella framförallt i avtal om uppdragsforskning. Denna version av vägledningen ersätter tidigare version (dnr LiU ). 1 Sponsring som finansieringskälla? ESV 2002:15 s 7

5 5(6) 5.3 Översiktlig vägledning Om finansiären - ställer krav på tydlig motprestation - kommer i särskild förmånsställning - har rätt att fördröja publicering - får styra inriktning och omfattning på forskningen - har formulerat uppdraget Består motprestationen i huvudsak av exponering av finansiärens varumärke? NEJ JA JA BIDRAG Finansiären kan ändå ställa krav på: - att bidraget ska användas till ett visst ändamål - rapport över uppnådda resultat - icke exklusiv rätt att använda resultaten - ekonomisk redovisning AVGIFT Vilken typ av avgift? SPONSRING Intäktskonto: 34* Moms Verksamhet 1 : XXOA Intäktskonto: 35*-37* Ej moms Verksamhet: XXOB Uppdrag, dvs: - uppdragsutbildning - beställd utbildning - uppdragsforskning Intäktskonto: 33* Moms (om ej statlig myndighet) Verksamhet: XXUU Avgift 4 avgiftsförordningen, tex: - uthyrning av lokaler - rådgivning - konferensavgifter - uthyrning av personal Intäktskonto: 31* Moms (om ej statlig myndighet) Verksamhet: XXOA 1: XX i det två första positionerna i verksamhet innebär att samtliga begreppsvärden ingår

6 6(6) 5.4 Vägledande avtalsvillkor Nedanstående lista ger exempel på avtalsvillkor som är viktiga för bedömningen av huruvida ett avtal ska klassificeras som bidrag eller avgift (villkoren i listan är aktuella framförallt vid uppdragsforskning). Bidrag Avgift Resultat Finansiären får äganderätt till forskningsresultatet Det finns en tydligt definierad motprestation Finansiären ställer krav som ger finansiären väsentliga marknadsfördelar eller ekonomisk vinning Finansiären har förbehåll avseende dispositionsrätten av resultatet, tex exklusiv nyttjanderätt eller optionsrätt att förvärva resultatet Finansiären begär att exklusivt få en rapport med resultat och innehåll som kan användas i finansiärens verksamhet Finansiären begär endast en rapport med forskningsresultat och ekonomisk redovisning Inflytande Finansiären ställer krav och kan styra över forskningsarbetet genomförande Finansiären har formulerat projektbeskrivningen Publicering Publicering av resultatet måste ske i samråd med finansiären Finansiären ställer krav på att få granska och fördröja publicering av resultat i syfte att ändra eller skydda resultatet Finansiären kräver sekretess för forskningsresultatet Resultatet får publiceras och spridas fritt Hur medlen erhålls Medlen erhålls efter ett ansökningsförfarande Medlen erhålls efter lämnad offert från LiU Extern part har tagit initiativ till uppdraget Övrigt Forskarnas rätt att ingå avtal med andra finansiärer inskränks Sambandet mellan forskningen och finansiärens verksamhet är starkt