Dokumenthantering inom PRIM- Processer och Relationer i Innovativa Miljöer

Transkript

1 Beslut Rektors kansli MDH /09 Handläggare Johan Andersson Dokumenthantering inom PRIM- Processer och Relationer i Innovativa Miljöer Kanslichefen fastställer bilagd rutin för dokumenthanering inom PRIM Processer och Relationer i Innovativa Miljöer. Motivering Bifogad rutin har utformats för att garantera att PRIM dokumenteras på ett sätt som uppfyller verksamhetens behov, finansiärernas krav och lagstiftningens krav. Rutinen garanterar att relevanta händelser i projektet blir dokumenterade och spårbara, samt underlättar revisioner av projektet. Detta beslut är fattat av kanslichef Alf Karlsson, efter föredragning av arkivarie Johan Andersson. I beredningen har även projektledare Catrine Granö och ekonom Carina Carlsson deltagit. Alf Karlsson Kanslichef Johan Andersson Arkivarie Bilagor: Rutin för dokumenthantering inom PRIM Processer och Relationer i Innovativa Miljöer

2

3 Rutin Rektors kansli MDH /09 Handläggare Johan Andersson Dokumenthantering inom PRIM- Processer och Relationer i Innovativa Miljöer Denna rutin beskriver hur PRIM ska dokumenteras, vilka som ansvarar och hanterar dokumentationen, samt i vilka IT system som hanterar dokumentation kring PRIM. Verksamhet inom PRIM PRIM är ett samverkansprojekt mellan ett antal samverkanspartners som syftar till att utveckla befintliga innovationssystem och innovativa miljöer i regionen. Mälardalens högskola koordinerar projektet och tillhandahåller projektledning för samordning och återrapportering till NUTEK. Projektet är indelat i en rad aktiviteter, även kallade Work packages. Till varje aktivitet finns en arbetsgrupp kopplad. Nedan listas dessa akriviteter och högskolans roll. För en mer detaljerad beskrivning av projektorganisation, aktiviteterna och samarbetspartners se bilaga 1. Aktiviteter Högskolans roll 1. Projektsamordning Ansvarig 2. Coachning (A+B) Deltar 3. Finansiering för tillväxt Deltar ej 4. Innovatörs- och Entreprenörsmatchning Deltar ej 5. Internationalisering Deltar ej 6. Ökad framväxt av nya företag i akademin Ansvarig 7. Business Program Deltar 8. Erfarenhetsutbyte och spridning av resultat Ansvarig 9. Utvärdering Ansvarig Bilagor: Bilaga 1 Bilaga 1 till samarbetsavtal för PRIM Bilaga 2 Flödesschema för hantering av fakturor och rekvisitioner Bilaga 3 Kontoplan för hantering av PRIM i ekonomisystemet Agresso

4 Hantering av dokumentation Registrering och förvaring Projektledaren på Enheten för Externa Relationer ansvarar för att projektets aktiviteter dokumenteras enligt denna rutin. Projektledaren dokumenterar händelser inom aktiviteterna på befintliga ärenden i ärendehanteringssystemet Accessia. Samtliga handlingar som dokumenterar aktiviteterna skickas efter registrering till huvudregistrator på rektors kansli. Rektors kansli kvalitetssäkrar registreringen, och fungerar som stöd till Enheten för Externa Relationer i frågor som rör hur PRIM ska dokumenteras. av ekonomiska transaktioner (omfattar alla aktiviteter) hanteras enligt fastställt flödesschema i bilaga 2. Ekonomisektionen hos Mälardalens högskola sköter hanteringen av projektets ekonomi och förvarar samtligt ekonomiskt underlag. Se bilaga 3 för Kontoplan för hantering av PRIM i ekonomisystemet Agresso. Arkivering vid projektets avslutande Vid projektets avslutande sammanställer projektledaren, projektekonom och arkivarie samtliga handlingar till ett projektarkiv. Detta möjliggör att den översyn och spårbarhet som funnits under projektets bedrivande bibehålls på bästa sätt, och att revidering och andra kontroller kan utföras på ett effektivt sätt. Samtliga handlingar ska då förvaras i centralarkivet Västerås. från aktiviteter 1. Projektsamordning Denna aktivitet genererar dokumentation från: - Kvartalsrapporteringar till finansiär med rekvisition och lägesrapport - Ekonomiskt underlag - Slutrapport - Protokoll från styrgrupp där högskolan är ordförande Genom återrapporteringen dokumenteras även utvecklingen i de övriga aktiviteterna. Kvartalsrapporteringar till finansiär med rekvisition och lägesapport (ej ekonomiskt underlag) Slutrapport Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 1 inom PRIM - Projektsamordning - Rapportering av verksamhet och ekonomi inom PRIM Jämför: 6581 Agresso Kvartalsrapport Slutrapport Protokoll från styrgruppsmöten Ärendenummer: MDH /09

5 Ärendemening: Aktivitet 1 inom PRIM - Projektsamordning - Möten i styrgruppen för PRIM Jämför: 6581 Agresso 6581

6 2. Coachning (A+B) Denna aktivitet genererar dokumentation från: - Arbetsmöten med samverkanspartners - Träffar med affärscoacher från arbetsmöten med projektdeltagarna från träffar med affärscoacher Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 2 inom PRIM - Coachning A+B Jämför: 6582 Agresso Protokoll Ökad framväxt av nya företag i akademin Denna aktivitet genererar dokumentation från - Undersökning av best practise och omvärldsfaktorer - Workshopserie Från idé till affärskoncept - Idétävling från arbetsmöten med projektdeltagarna Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 6 inom PRIM - Ökad framväxt av nya företag i akademin arbetsmöten Protokoll Undersökning av best practise och omvärldsfaktorer Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 6 inom PRIM - Ökad framväxt av nya företag i akademin - Undersökning av best practise och omvärldsfaktorer Rapport Workshopserie Från idé till affärskoncept Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 6 inom PRIM - Ökad framväxt av nya företag i akademin - Workshopserien "Från idé till affärskoncept" Idétävling Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 6 inom PRIM - Ökad framväxt av nya företag i akademin idétävling 6586

7 7. Business Program Denna aktivitet genererar: - Beskrivning och jämförelse av de olika program, seminarier eller workshops som bedrivs hos respektive samarbetspartners. från arbetsmöten med projektdeltagarna Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 7 inom PRIM - Business program arbetsmöten Protokoll Beskrivning och jämförelse av de olika program, seminarier eller workshops som bedrivs hos respektive samarbetspartners Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 7 inom PRIM - Business program Jämför: 6587 Agresso Erfarenhetsutbyte och spridning av resultat Denna aktivitet genererar: - 30st artiklar - 12 nyhetsbrev - Information om projektet och dess aktiviteter på respektive organisations hemsida Webbsidan bevaras av rektors kansli med hjälp av metoder för webbarkivering. från arbetsmöten med projektdeltagarna Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 8 inom PRIM - Erfarenhetsutbyte och spridning av resultat arbetsmöten Protokoll Artiklar Nyhetsbrev Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 8 inom PRIM - Erfarenhetsutbyte och spridning av resultat Jämför: 6588 Agresso Artikel Nyhetsbrev 6588

8 9. Utvärdering Denna aktivitet genererar: - Intern utvärdering av PRIM - Extern utvärdering av PRIM från arbetsmöten med projektdeltagarna Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 9 inom PRIM Utvärdering arbetsmöten Protokoll Intern utvärdering Extern utvärdering Ärendenummer: MDH /09 Ärendemening: Aktivitet 9 inom PRIM Utvärdering Jämför: 6589 Agresso 6589

9 Flödesschema PRIM 1. Partnerna betalar själva sina fakturor och eventuella löner 2. Partnerna fakturerar MDH för de kostnader som MDH ska betala (inte för den delen som ska täckas av partnernas kontanta medfinansiering). Partnerna skickar även in tidrapporter Därefter sammanställs allt i kostnadsunderlaget, som är en bilaga till fakturan. De fakturor som ska täckas av partnernas kontanta medfinansiering ska finnas med i kostnadsunderlaget och vara markerade. 3. MDH betalar fakturan till partnerna 4. MDH sammanställer alla fakturor och skickar in en rekvisition (samt lägesrapport) till Nutek 5. Nutek betalar ut EU pengar till MDH 6. MDH behåller dessa EU pengar eftersom MDH har betalt fakturor som rör PRIM till partnerna i ett tidigare skede (se punkt 2) 7. MDH kommer sen att justera partnernas del i de gemensamma projekt kostnaderna i förhållande till hur de uppkommer

10

11