Projektplan med kommunikationsplan

Transkript

1 Projektplan med kommunikationsplan Projekt E-serviceverkstad Projektägare Regional samarbetspartner Genomförs i Projektbidrag Projektets syfte Regionförbundet i Kalmar län, Christer Bergqvist Regionförbundet Östsam, Kira Berg Kalmar och Mjölby kommun (samarbetspartners) Internetfonden, samt respektive regionförbund Undersöka och pröva förutsättningarna för att införa och testa E-serviceverkstäder som ett hjälpmedel för icke digitalt delaktiga i vid bemärkelse, som en arena för möten och dialog mellan producenter av e-servicetjänster och konsumenter och en mötesplats för att testa ny teknik. Bakgrund I en e-serviceverkstad samarbetar olika kommunala verksamheter, myndigheter och studieförbund och bibliotek. Det är en fysisk plats, där man som kommuninvånare får kostnadsfri hjälp att komma igång med ny teknik och med att använda offentliga e-tjänster. Man kan se en e-serviceverkstad som en vidareutveckling och en samordning av service som idag finns på bibliotek, medborgarkontor och servicekontor eller kontaktcentra av olika slag. Med användarens fokus är det lätt att inse att det idag krävs förkunskap om var denna service finns fysiskt i just min kommun, för att jag ska kunna få hjälp. E- tjänstutvecklingen har på så sätt försvårat, inte underlättat. Många människor vet inte hur de skall hantera internet eller e-tjänster. Myndigheternas, företagens och bankernas e-förvaltning är viktig för att dessa ska kunna rationalisera sin verksamhet, men kräver ofta inloggning av användaren. Tjänsterna är inte alltid synliga och lättillgängliga och det är inte alltid tydligt hur de ska användas. För många användare innebär utvecklingen av e-tjänster en bättre service, mer obunden i tid och plats. Men för dem som inte kan eller inte har tillgång till internet blir det inte lika lätt. De traditionella kanalerna minskar när de digitala växer. Då blir det både dyrare och mer opraktiskt att inte var uppkopplad. Företaget Mistat AB har nyligen publicerat en marknadsundersökning, ServiceScore Bland annat studerades 290 kommuners hemsidors tillgänglighet ur kundsynpunkt, med frågeställningar om hur tydligt det anges vart man kan vända sig med frågor. Resultatet är nedslående, endast ett fåtal kommuner får godkänd servicenivå av de paneler som deltagit i undersökningen. I samma undersökning får Arbetsförmedling, Försäkringskassan och CSN klart underkänt. I ett pressmeddelande från Mistat den 15 juli sägs: Om du får problem eller behöver ställa frågor till din kommun är det inte lätt att hitta vägen till hjälp. En genomgång av landets samtliga 290 kommuner visar att det endast är en handfull kommuner som förstått vikten av visa sina "kunder" hur de kan få bra service. I projekt E-serviceverkstad ska arbetsformer och förutsättningar undersökas och prövas. Det är de dokumenterade erfarenheterna från arbetet som blir projektets resultat. Arbetet i de båda kommunerna, Kalmar och Mjölby, stöds och följs av respektive regionförbund som också kan integrera erfarenheterna i det regionala utvecklingsarbetet, till exempel för att hitta möjliga långsiktigt hållbara lösningar för att öka digital delaktighet.

2 Nationellt arbete relaterat till projekt E-serviceverkstad är till exempel regeringens IT-strategi IT i människans tjänst en digital agenda för Sverige, samt regeringens satsning Det digitala steget och arbetet genom Digitaliseringskommissionen. I SKLs Handlingsplan för e-samhället beskrivs SKLs tänkta insatser. Projektorganisation Styrgrupp representant Regionförbundet i Kalmar län (ordf) representant Regionförbundet Östsam representant Mjölby kommun representant Kalmar kommun Adjungerad: Uppdrag: beslut om projektmål, ge projektdirektiv, uppföljning, projektresurser, underlag till Förankringsgruppen Projektgrupp en representant från respektive regionförbund Uppdrag: löpande projektplanering och avstämning, samordning, dokumentationsinsamling Projektledare arvoderas enligt avtal med Regionförbundet i Kalmar län. Uppdrag: att samordna och genomföra projektet i enlighet med projektets styrdokument Förankringsgrupp riksdagspolitisk representant regionalpolitisk representant lokalpolitisk representant Kalmar respektive Mjölby Uppdrag: att förankra projektets arbete och resultat politiskt för att hitta vägar för hållbara lösningar som kan spridas regionalt och nationellt Arbetsgrupp Regionbibliotek Kalmar Länsbibliotek Östergötland Bibliotekschef Kalmar Bibliotekschef Mjölby Regionbibliotek Stockholm Uppdrag: frågor som rör projektet ur biblioteksperspektiv, planering, uppföljning Övrig organisation Regionala och lokala organisationer bildas efter behov och leds i respektive regionförbund och kommun. Uppföljning, rapportering och utvärdering Det lokala och regionala arbetet samt projektgrupp och arbetsgruppen i projektet ska leverera underlag för uppföljning och rapportering till. Hösten 2013 är huvudsakligen förankringsarbete och start av de regionala och lokala processerna. Våren 2014 är huvudsakligen implementering Rapport till Internetfonden Månadsvis..

3 Rapport till Regionförbundet Kalmar län Rapport till styrgruppen Kvartalsvis.. Inför styrgruppsmöten.. Avstämningar 15 dec 2013, januari och april Slutrapport augusti Aktivitetsplan månadsvis. Uppdateras och revideras efterhand Turkos=projektplanering Rött= Aktivitet Gult=avstämning/uppföljning Grönt=planerat kommunikationstillfälle Månad Vad Vem gör Målgrupp/syfte Kommentar Septembe r Oktober November December Arbetsmöte Arbetsgruppen Planering inför projektstart Första workshop i Kalmar och Mjölby Arbetsmöten Pressreleaser, intervjuer Barometern, Linnéuniversitetet, Östran, Radio P4 Kalmar m fl Första styrgruppsmötet. Möten regionförbund kommun samt regionförbundpolitiker. Dialog med SKL, Digidels kampanjledning, andra nationella aktörer Lokala processer startar Styrgruppsmöte webb Första avstämning med kommunerna Projektpresentatio n vid regeringens Signatärsforum 4 dec, bibliotekschefern a.se och projektägaren, Resp regionförbund, projektledare, biblioteken Resp regionförbund, och Kalmar resp Mjölby kommuner Ansvariga lokalt Projektgrupp, arbetsgrupp, projektledare. Redovisas för styrgruppen Webbansvariga, möjliga nyckelpersoner Dialog och information Allmänheten inför projektstart. Vad ska hända och varför Projektets grunddokument, val Styrgruppsledamöter för Kalmar, Mjölby. Politiker för Poltikergruppen. Förankring och dialog. Processtart Förankringsarbete, information Signatärer för Digital agenda för Sverige, samt N-dep, Digitaliseringskommissione n m fl Dokumentation och analys finns Sammanställnin g av mediabevakning görs av bibliotek???? Protokoll och dokument finns Planeras med styrgrupp och projektägare Behöver dokumenteras

4 Kommunikationsplan Planen utgår från Utgångspunkter samt Projektplan. Planerade tillfällen för kommunikation läggs in i Aktivitetsplan. Syftet med Kommunikationsplan är att bidra till att projekt E-servicestäder uppmärksammas och att erfarenheter sprids som kan inspirera till efterföljd. Kommunikativa budskap Digital delaktighet är en förutsättning för en väl fungerande demokrati Alla invånare i Sverige ska ha möjlighet att vara digitalt delaktiga och kunna använda de e-tjänster som offentlig service och myndigheter erbjuder. Utbyggd e- service skapar ny efterfrågan på hjälp att använda den. Tydliga platser behövs där man som kommuninvånare får kostnadsfri hjälp att komma igång med ny teknik och med att använda offentliga e-tjänster. En sådan plats kan vara biblioteken För att utveckla sådan service i en kommun måste flera verksamheter samverka Projekt E-service ska pröva hur sådan samverkan kan se ut i två kommuner och vilka förutsättningar som kan vara viktiga för att utveckla den. Kunskaper och erfarenheter från projektet ska spridas för att flera kommuner ska kunna använda den Projektet är en följd av de insatser som gjorts i kampanjen Digidel och vill finna hållbara lösningar för att öka den digitala delaktigheten och ge tydligare service till kommuninvånare. Kommunikationskanaler Gällande projektdokument ska finnas tillgängliga för alla via webb hos Regionförbundet i Kalmar län samt Regionförbundet Östsam Planerade kommunikationstillfällen Läggs i Aktivitetsplanen Kommunikation lokalt Kommunikatörer och projektansvariga i Mjölby respektive Kalmar kommun Kommunikation regionalt Kommunikatörer och projektansvariga i Regionförbundet i Kalmar län samt Regionförbundet Östsam Kommunikation nationellt Spridning av kunskaper och erfarenheter från projektet vid konferenser och andra tillfällen. Dialog med Digidel och SKL samt aktörer som arbetar specifikt med den digitala agendan.

5 Intern projektkommunikation Vad Hur För vilka Textdokument Bilder, presentationer Dialog, kort info Information, dialog Dropbox mtxtge Slideshare Facebook, sluten grupp E-serviceverkstad Mail Gemensamt för styrgrupp, projektgrupp, arbetsgrupp För alla Projektgrupp, arbetsgrupp främst Styrgrupp, Förankringsgru pp Mötesdatum Mötesschema i Dropbox Ny mötesmapp, lokalt, region