Riktlinjer för upprättande av avtal avseende kliniska läkemedelsprövningar. Finns ingen skrivning kring detta. Finns ingen skrivning kring detta

Transkript

1

2 6. Finns resonemang kring hur direkta, indirekta och/eller overheadkostnader ska beräknas? 7. Finns krav på att ekonom ska vara involverad vid framtagande av kalkyl/budget? Nej, inte mer än att samtliga kostnader och intäkter som är kopplade till projektet ska redovisas med projektkod kring kring Overhead kostnader ska belasta enligt huvudregeln men det framgår inte hur dessa ska beräknas. OHersättning och ersättning till FoU avseende påförs projektet enligt kalkyl vid projektstart kring 8. Hur säkerställs bedömning av att förväntade överskott är rimliga d v s om det finns risk att det kan bedömas som muta/bestickning? kring kring 9. Finns rutiner för hur man går till väga när det, vid avtal med part utanför landstinget, kan finnas behov av att stämma av med juridisk expertis? 10. Ska det framgå av avtal alternativt projektdirektiv att landstingets riktlinjer ska följas? Om kontraktsbundna leverantörer deltar ska hänsyn tas till innehåll i berörda avtal och eventuella andra överenskommelser vid användning av modellen Nej, men samtliga förvaltningar och enheter ska, enl beslutet, tillse att riktlinjerna tillämpas. Koppling saknas till övr styrande dokument för Avtalen följer SKL och Läkesindustriförening ens överenskommelse och FoU-centrum representerar landstinget vid alla avtal om klinisk läkesprövning för att få enhetlig hantering. kring. Ingen koppling till övriga styrande dokument för kring kring

3 11. Hur säkerställs att landstingets krav på dokumentation följs? 12. Finns angett hur, när och av vem uppföljning av ekonomin ska ske? 13. Finns skriftliga rutiner för hur projekt ska hanteras i den löpande redovisningen? Inga grindbeslut får hoppas över. Dokumentet anger huvuddokument som alltid ska upprättas. Uppdragsansvarig har ansvar för att komma överens med projektledaren om rutiner för uppföljning. Ingen särskild anvisning på vilket sätt ekonomin ska följas upp eller hur det ska dokumenteras. En eller flera projektkoder ska beställas från Samlad redovisning och samtliga kostnader och intäkter som är kopplade till projektet ska redovisas med projektkod kring. Uppföljning ska ske årligen av prövaren och verksamhetschefen. Vilken prövning, hur många patienter, intäkter, kostnader, beräknat nettoöverskott samt resterande saldo ska redovisas till FoU Kostnader och intäkter i driftsredovisningen ska kopplas till specifik projektkod som meddelas av basenhetens ekonom. Viktigt att alla kostnader, inklusive omföring av personalkostnader och intäkter, bokförs löpande under året. kring. Projektansvarige ansvarar för att den ekonomiska redovisningen sker enligt anvisning och ansvarar också för den ekonomiska redovisningen gentemot bidragsgivaren. Projekten ska löpande följas upp och stämmas av för att säkerställa att alla kostnader påförts projektet och att alla intäkter är fakturerade och rätt bokförda. Framgår inte med vilken periodicitet uppföljning ska ske eller hur den ska dokumenteras. Egen projektkod i ekonomisystemet där intäkter och kostnader ska bokföras. Egen nedlagd tid ska normalt bokföras direkt i lönesystemet på aktuellt projekt alternativt beräkna kostnaden för nedlagd tid och bokas om. Gäller alla personalkategorier som deltagit. Framgår inte hur kostnad för nedlagd tid ska beräknas.

4 14. Finns system för hur projektnummerserier ska byggas i syfte att underlätta analyser på landstingsnivå? kring kring Första siffran (alt första två siffrorna) i projektnumret anger inom vilken verksamhet projektet finns 1 för HoS och Primärvård, 2 för FM etc 15. Beaktas att attestrutiner kan behöva ses över och behov av kontraattester för sådant som kan uppfattas som personliga t ex ersättning för utlägg, konferenser och liknande? Finns en allmän skrivning om landstingets samtliga styrande dokument som måste bedömas från fall till fall. kring Medel från externa projekt tillhör landstinget och landstingets regler för redovisning, attest samt policys i övrigt ska tillämpas även avseende dessa transaktioner 16. Säkerställs att samma krav gäller som för alla andra inköp - att vara rörelsegilla och följa landstingets upphandlade avtal? Finns en allmän skrivning om landstingets samtliga styrande dokument som måste bedömas från fall till fall. kring Medel från externa projekt tillhör landstinget och landstingets regler för redovisning, attest samt policys i övrigt ska tillämpas även avseende dessa transaktioner 17. Finns rutiner för hur inköp kan sker från av i projektet ingående personers egna eller närståendes företag? Finns en allmän skrivning om landstingets samtliga styrande dokument som måste bedömas från fall till fall. kring Medel från externa projekt tillhör landstinget och landstingets regler för redovisning, attest samt policys i övrigt ska tillämpas även avseende dessa transaktioner

5 18. Hur säkerställs att alla kostnader fångas upp och bokförs på projektet? mer än att samtliga kostnader och intäkter ska redovisas med projektkod kring Projekten ska löpande följas upp och stämmas av för att säkerställa att alla kostnader påförts och att alla intäkter är fakturerade och rätt bokförda. Framgår inte med vilken periodicitet uppföljning ska ske, av vem eller hur avstämning ska dokumenteras. 19. Registreras projektansvarig i ekonomisystemet för att underlätta spårbarhet? kring kring men möjlighet finns i ekonomisystemet Få registrerade i systemet 20. Registreras projektbudget i ekonomisystemet för att enklare kunna följa upp mot kalkyl? kring kring 21. Registreras beräknad projekttid i ekonomisystemet för att bevaka att tidplaner följs? kring kring. 22. Finns skriftliga rutiner för hur, när och av vem uppföljningsrapporter ska tas fram? Årlig uppföljning beskrivs i dokumentet (se nedan) kring. För projekt inom hälso- och sjukvårdsförvaltningen finns en egen rapportmall i Måttdatabasen. Närmare anvisning till rapporten saknas.

6 23. Finns skriftliga rutiner för hur projekt ska hanteras vid del- och helårsbokslut? 24. Finns rutiner/stöd för samlad ekonomisk bedömning av landstingets pågående projekt? Anger att en gemensam projektmodell skapar förutsättningar för en effektiv styrning och uppföljning av det enskilda projektet och också ger möjlighet till överblick av flera samtidigt pågående projekt inom landstinget. Vår bedömning är att inte fungerar optimalt idag. För pågående studier bokar basenhetens ekonom aktuellt saldo på ett centralt konto i bokslutet inom respektive division vid slutet av året och medlen återförs i början av nästföljande år. Årlig prövning ska rapporteras till FoU-centrum av prövaren och verksamhetschefen. om delårsbokslut FoU samlar alla projektavtal och uppföljning hos sig vilket möjliggör uppföljning. Någon rutin för hur ska bedömas samlat finns inte beskriven I årsbokslut ska alla pågående projekt stämmas av och specificeras på särskild bokslutsbilaga. Den ska, bland annat, innehålla prognos på utfall och tidpunkt för projektavslut och underskrift av projektansvarig. Finns ingen skrivning om delårsbokslut. Vår granskning vi boksluten har visat att bilagor ofta saknats eller varit ofullständiga. Se även punkt 24 nedan. Finns ingen direkt skrivning. Alla pågående projekt, i punkten ovan, borde innebära att om balansering skett inte avgör om dokumentation ska upprättas. Vi anser att en sådan dokumentation av alla pågående projekt bör tas fram, åtminstone en gång per år, även för de landstingsinterna projekten. Detta för att tydliggöra omfattningen av pågående projekt och nedlagda kostnader. Idag stödjer inte ekonomisystemet särskilt väl uttag av rapporter för uppföljning av projekt. Det går t ex inte att söka på ansvarig eller att bevaka projekt som börjar närma sig beräknat slutdatum.

7 25. Finns skriftliga rutiner för hur, när och av vem avslut och ekonomisk slutredovisning ska ske? FoU-centrum ska meddelas utan fördröjning när en prövning är slutligt avslutad. Då ska en sammanfattande ekonomisk redogörelse lämnas över totala intäkter, kostnader och erhållet netto. 20 % av nettoöverskottet tillfaller FoU Det år som projektet är slutfört ska ev överskott bokföras som en intäkt, om det inte finns en överenskommelse om att medlen ska återbetalas till bidragsgivaren. Nettot tillfaller den verksamhet som bedrivit projektet som intäkt i det årets resultat. Överföring av till andra eller nya projekt får inte göras. För kan balansering över ett bokslut göras om det finns en dokumenterad plan som godkänts av ekonomichef inom respektive förvaltning. Max det kalkylerade nettoöverskottet som kan få balanseras. Begäran om balansering fylls på i bokslutsspecifikation. 26. Finns rutin för hur ev förluster/underskott ska hanteras? kring kring 27. Finns rutiner för att bevaka att avslut sker i projekt där inga aktiviteter längre förekommer? Slutrapporten är beslutsunderlag för att stänga projektet. kring Om ingen begäran om balansering lämnas alt motiv saknas ska projektet avslutas. Framgår inte vem som ska besluta och enligt de vi intervjuat sker avslut på sätt väldigt sällan..

8 28. Vem bevakar att avslut sker i ekonomisystemet? 29. Finns rutiner för att ta tillvara och föra vidare erfarenheter? Uppdragsgivaren har ansvaret att bevaka att projektets resultat överlämnas och att ansvaret för resultatet övergår till mottagande verksamhet. Uppdragsgivaren godkänner också projektavslut där bl a erfarenheter har dokumenterats och förmedlats (slutrapport) kring kring kring kring. Slutdatum sätts ofta till vid registrering av nya projektnummer i stället för beräknad sluttidpunkt varför det inte går att söka ut projekt som borde avslutas med hjälp av. Vid sökning på aktiva projekt i ekonomisystemet får vi träff, för hela landstinget, på drygt projekt med giltighetsdatum efter markerade som aktiva.