Workshop projektredovisning , Växjö

Transkript

1 Workshop projektredovisning , Växjö

2 Dagordning: Projektstödsgruppen presentation PRISMA information om senaste nytt Utländsk moms Dekanintyg Ansökningar där flera fakulteter gemensamt söker medel Användning och redovisning av anslag för utbildning och forskning Övriga frågor

3 Projektstödsgruppen presentation! Enligt ekonomihandboken: Hjälp med att upprätta budget vid ansökningar/offerter och frågor om ekonomi för projekt besvaras i första hand av institutionens ekonom. På universitetet finns också en projektstödsgrupp som kan vara behjälplig i mer specifika frågeställningar som t.ex. EU-finansierade projekt, valutakonto, revisionskrav, anpassning av beräkningsmallar eller rapporter. Projektgruppen består av följande personer: Charlotte Wikell, , charlotte.wikell@lnu.se Anna Gustavsson, , anna.c.gustavsson@lnu.se Tolkyn Abdikarimova, , tolkyn.abdikarimova@lnu.se Caisa Oskarsson, , caisa.oskarsson@lnu.se Kjärstin Hagman Boström, , kjarstin.hagman@lnu.se

4 Projektredovisning i Agresso projektredovisning@lnu.se (Anna, Caisa, Joakim) Uppläggningsblanketten Helst i excel Med ifylld budget Valfritt Med bevakningsdatum Valfritt Avtal Pdf Vid förlängningar: Intyg från finansiären om att pengarna får nyttjas! Vad kan man få ut från Agresso?

5 Projektredovisning i Agresso Vad kan man få ut?

6 Projektredovisning i Agresso Vad kan man få ut?

7 Projektredovisning i Agresso Vad kan man få ut?

8 Ett ansöknings- och ärendehanteringssystem Forskare Min profil Ansökningar och bidrag Granskning Organisation Bidragsöversikt Signering och återrapportering Administration Formulärsbyggaren Ansöknings- Gransknings- Återrapporteringsformulär Diarium Besluts- Dokument- Ansökningshantering Diarium Besluts- Dokument- Ansökningshantering Diarium Besluts- Dokument- Ansökningshantering Vetenskapsrådet Forte Formas

9 CzWvdU

10 Endast bidrag som har utlysts via Prisma, hösten 2014 och framåt Konvertera gamla, pågående projekt till Prisma: Fortes, april 2016 VR, maj 2016 Formas, hösten 2016 Pilot (rapportering) oktober 2016, där LNU ev. ingår All återrapporteringarna från och med 2017

11 Alla typer av förfrågningar kommer att göras i Prisma istället för som nu via blanketter eller brev Följande hanteras i Prisma: förlängning av dispositionstid byte av projektledare byte av medelsförvaltare avsluta bidraget i förtid byte av hemvist

12 Ekonomen i Prisma: Lägga in budget, bli inbjuden som Medverkande administratör Innan inbjudan, skapa konto i Prisma Medelsförvaltaren ansvarar för den ekonomiska återrapporteringen, projektledaren för den vetenskapliga. Signering? Agresso? Arkivering?

13 Skapa konto i Prisma Klicka på Skapa konto och Skapa personkonto med SWAMID. Fyll i personuppgifter och registrera ditt konto. Har du inte redan ett ORCID (16-siffrigt nummer), kan du skaffa det via Aktiverings- och inloggningsuppgifter skickas till den angivina e-postadressen.

14 Utländsk moms Manual finns! Medarbetare / Stöd och service / Ekonomi / Redovisning / Moms / Bilagor Utländsk moms vid utlägg Särskilt konto: Utländsk moms Möjlighet att ansöka om återbetalning av det utländska momsbeloppet. Utfall 2014: kr Utfall 2015: kr Utfall 2016: kr Eventuellt ersättningsbar kostnad i Horizon 2020

15 Dekanintyg

16 Ansökningar där flera fakulteter gemensamt söker medel Enligt Rektor: en huvudansökare per ansökan. I redovisningen: kan delas upp med en huvudkostnadsbärare och flera underkostnadsbärare. Dekanintyg: ska bara finnas ett per ansökan. Behövs en bilaga för att visa respektive institutions medverkan och åtaganden? Frågeställningar: Vem/vilken fakultet ska skriva på / äga ansökan? Hur tydliggörs vem som står för samfinansiering? Hur får samtliga inblandade cred för ansökan? Flytta lön mellan fakulteter/institutioner eller flytta intäkter? Arbetsgrupp? Som jobbar vidare med frågan

17 Användning och redovisning av anslag för utbildning och forskning Frågeställning: Jag ska arbeta 20% i forskningsprojektet. Jag använder min kompetensutvecklingstid till detta. Samfinansieringsbidrag bokat i grundutbildning (verks ) Direkta kostnader: 2014: 2214 tkr 2015: 1064 tkr 2016: 1140 tkr Indirekta kostnader: 2014: 841 tkr 2015: 948 tkr 2016: 936 tkr Samfinansieringsbidrag bokat totalt Direkta kostnader: 2014: tkr 2015: tkr 2016: 8543 tkr Indirekta kostnader: 2014: tkr 2015: 9366 tkr 2016: tkr

18 Riksrevisionens granskning av bidragsprojekt Varför granskas bidragsprojekt? Utgör ofta den näst största intäktskällan! Stora periodiseringsposter i balansräkningen Riskerna som finns är: Väsentliga belopp Svåra bedömning i flera avseenden Decentraliserad process med generellt sett låg central insyn Återkommande iakttagelser om brister i hantering, redovisning mm

19 Revisorerna granskar mot. Periodisering Förekomst/existens: har man avtalsmässigt stöd till uppbokning av fordran/skuld? Riktighet: är samtliga poster korrekt bokförda i projektet? Klassificering: rätt klassificering bidrag/uppdrag?

20 Löpande granskningen Skapar uppfattning om ISK-processen genom intervjuer Granskar projekt i verksamheten Gör ett subjektivt urval av projekt som ska granskas på bla - avtal finns och är giltigt - klassificering bidrag/uppdrag - rätt kostnader nedlagda - rätt periodiserat - kalkyler, oh-pålägg - samfinansiering - stämmer av att/om uppföljning görs - hantering av anläggningstillgångar

21 Bokslutsgranskning Uppföljning iakttagelser från löpande granskning Granskning av underlagen till ÅR Kompletterande analytisk granskning Väsentliga projekt Inaktiva projekt

22 Avtal Saknar ibland underskrift eller underskrift av fel person Avstämning mot delegationsordning Viktigt med central administration eller uppföljning Det finns ibland otydligheter i delegationsordningen Avtal där dispositionstiden gått ut ska förlängas eller avslutas Rekommenderar att centrala kontroller genom: Stickprov Uppföljning vid hel-delårsbokslut

23 Klassificering av projekt Komplicerat område! Säkerställa en korrekt klassificering genom att: Kunskaper om regelverk, utbildning Klassificeringsmall Central kontroll Diskutera vad det finns för argument för viss klassificering / risker för att en viss klassificering föredras Viktigt med dokumentation om ställningstagandet Konsekvenser/risker vid fel klassificering Fel i årsredovisning Felaktig redovisning av avgift/bidragsområdet Felaktig momshantering

24 Periodisering Resultatpåverkan Avstämning åtminstone vid hel- och delårsbokslut Projekt som avslutats och inte återbetalas till finansiären ska intäktsföras!

25 Projektkalkyler Noterar bristfälliga kalkyler, samtliga kostnader ej med, ej korrekt beräknade, dåligt specificerade Upprättas enligt princip för full kostnadstäckning Skiljer sig åt i vilken mån ekonomer är med vid upprättande och kommunikation med projektledare Standardiserad projektkalkylmall

26 Samfinansiering Det saknas fastställda riktlinjer för samfinansiering och utnyttjande av interna medel/anslag, när och hur detta ska ske och vem som ska besluta Risk för felaktigt utnyttjande av anslagsmedel Rekommenderar att samfinansieringsblankett används, som visar samfinansieringsgrad, beslut av behörig person => bättre intern styrning och kontroll över användningen av anslagsmedel

27 Uppföljning görs löpande i projekt Noterat från granskningar Enhetliga rutiner för projektuppföljning saknas Bristfälliga kalkyler försvårar uppföljning och försämrar kvaliten Projekthanteringen decentraliserad, skiljer sig åt mellan lärosäten vilken kontroll som görs centralt Viktigt med enhetliga rutiner, gemensamma mallar, checklista för uppföljning Rutinbeskrivning med anvisning för hur ofta personalkostnader ska stämmas av mot tjänsteplaneringen

28 Vanliga iakttagelser Underskrivna avtal saknas/underskrift ej av behörig Avtal där dispositionstid gått ut har inte avslutats Klassificering uppdrag eller bidrag Anläggningstillgångar i projekt skrivs ej av i enlighet med en bedömd nyttjandeperiod, kvarvarande bokfört värde vid projektslut (i de fall återbetalningsskyldighet ej föreligger) intäktsförs ej Projektkalkyler är bristfälliga eller saknas helt Projektuppföljning görs på olika sätt både mellan och inom institutioner. Dokumenteras ofta bristfälligt eller inte alls Periodisering görs men borde i stället ha resultatförts

29 Användning och redovisning av anslag för utbildning och forskning Samfinansiering av bidragsprojekt Ur LNUs anvisningar: Samfinansiering är kompletterande finansiering och avser den del av projektets totala kostnader som en bidragsfinansiär inte ersätter. För att samfinansiera används framför allt forskningsanslag. Samfinansiering kan avse såväl direkta som indirekta kostnader Regleringsbrevet Universitet och högskolor bil 2 definition av samfinansiering Anslagsmedel får tas i anspråk för samfinansiering av projekt eller liknande verksamhet inom ramen för myndighetens verksamhetsområde, om ändamålet med anslaget inte hindrar detta Anslagsförordningen 10 - utnyttjande av anslagsmedel En myndighet som tilldelats anslag har rätt att enligt gällande villkor och bestämmelser använda statens medel för de ändamål som anslaget avser och är skyldig att redovisa utgifter och inkomster mot anslaget enligt 12, 14 och 15

30 Samfinansiering forts SUHF-modellen: En av grundtankarna är att all finansiering ska bidra proportionellt till samtliga typer av kostnader Uppdragsverksamhet ska ha full kostnadstäckning, dvs kompletterande finansiering från anslagsmedel är inte tillåten

31 Problematisering Enligt regelverket ska samfinansiering tas från anslagen och följa ändamålet med detta dvs utbildningsanslag ska användas för utbildningsändamål och forskningsanslaget för forskningsändamål Problem: - I praktiken ibland svårt att klassificera och redovisa kostnaden korrekt - Samfinansiering bokförs inte som samfinansiering - Samfinansiering bokförs på fel anslag/verksamhetsgren, exempelvis - Kompetensutvecklingstid (kostnader) finansieras av tradition (?) med utbildningsanslag även om verksamheten som bedrivs är helt forskningsanknuten - Finansiering av forskningsvistelse utomlands finansieras med kompetensutvecklingstid (utbildningsanslag, se ovan) - Samfinansiering bokförs inte på projektet, finansieras genom utbildningsanslag

32 Problematisering forts Rir har påpekat att utbildningsanslag bokförs på forskningsprojekt Konsekvenser - Vi synliggör inte volymen av forskningsverksamheten i redovisningen - Vi kan inte följa upp den totala samfinansieringen av externa projekt - Vi kan inte få en total bild över omfattningen av forskningsverksamheten eftersom delar av forskningstiden finansieras av utbildningsanslaget - Kvalitén i utbildningsverksamheten kan bli lägre eftersom del av utbildningsanslaget används i forskningsverksamheten

33 Övriga frågor Workshop om registrering av ansökningar Planerad intern kompetensutvecklingsdag kring EU-finansiering, med Jeanna Ayoubi (KTH) Finns det önskemål om workshop kring andra specificerade frågor?