Registrering av ansökningar/offerter avseende i AgressoWeb

Transkript

1 Manual Registrering av ansökningar/offerter avseende i AgressoWeb Senast reviderad

2 Innehåll 1. Inledning 3 2. Arbetsgång Vad ska registreras 3 3. Projektledning i AgressoWeb Fliken - Projekt Fliken Text Fliken - Projektansökan Fliken Beslutsmeddelande Vid ansökan Besked om beviljade/avslagna ansökningar Beviljade ansökningar Avslagna ansökningar 9 4. Rapporter Urvalskriterier Beställ rapport 12 2 (12)

3 1. Inledning Bidragsansökningar och uppdragsofferter enligt beslutade arbetsrutiner (Dnr: 2017/ ) registreras i AgressoWeb. Denna manual ger en beskrivning av arbetsgång, verktyget i AgressoWeb samt hur och vilken information som ska registereras. 2. Arbetsgång Enligt universitetets dokumenthanteringsplan ska varje bidragsansökan avseende externa medel och lämnade offerter för uppdrag diarieföras löpande. Registrering i Agresso web ska göras löpande, senast inom en månad. 1. Registrering vid ansökningstillfälle I samband med att en ansökan/offert diarieförs ska ett projektutkast registreras i AgressoWeb. Registreringen innebär att ett antal grunduppgifter avseende ansökan/offerten ska anges i flikarna Projekt, Text, Projektansökan och Beslutsmeddelande. 2. Registrering vid beslutsmeddelande När ett beslutsmeddelande eller accept av en offert inkommer ska även detta diarieföras och kompletterande uppgifter registreras i fliken Beslutsmeddelande. 3. Uppläggning av beviljat projekt När avtal/kontrakt är underskrivet ska kontakt tas med ekonomiavdelningen för ett projektupplägg enligt ordinarie rutiner. Det är först i samband med detta steg som projektet får ett kostnadsbärarnummer som kan användas för bokföring i Agresso Vad ska registreras Rutinen avseende registrering av ansökningar och offerter ska göras för alla ansökningar och uppdragsofferter, d.v.s. inom både verksamhetsområdet forskning och utbildning. Det är viktigt att vid registreringen tydligt ange vilket verksamhetsområde som avses. 3 (12)

4 3. Projektledning i AgressoWeb Registering av projektutkast kan endast göras i Agresso via webben. För att komma till registreringsbilden klickar man på Projektledning i aktivitetsfältet till vänster. Därefter klickar man på Projekt under mappen Projektinformation Fliken - Projekt Vid registrering av en ansökan/offert börja man med att klicka på knappen Ny längst ner på sidan. Detta görs eftersom numreringen av projektet sker automatiskt. Projektnumret används endast för projektutkast och är inte möjligt att bokföra på i Agresso. Tabba sedan vidare till fältet Projektnamn. 4 (12)

5 I fältet Projektnamn ska ett arbetsnamn på projektet anges, sedan ska följande uppgifter registreras i fälten; Projektledare: Ange den person som är ansvarig/huvudsökande för ansökan. Om någon annan organisation är huvudsökande så anges här den person vid Linnéuniversitetet som är ansvarig/ huvudsökande för Linnéuniversitetets del av ansökan. Projekttyp: Välj mellan EP (externt projekt) eller ES (externt projekt med samfinansiering). Ansökningar ska klassas som Projekttyp ES om projektet kommer att kräva samfinansiering. Det gäller både för samfinansiering som avser direkta kostnader och för samfinansieringen som avser indirekta kostnader. Startdatum: Här anges planerat datum för projektstart enligt ansökan. Slutdatum: Här anges planerat slutdatum för projektet enligt ansökan. Avdelning: Här anges den institution där projektet kommer ha sin organisatoriska hemvist Verks: Här anges inom vilket verksamhetsområde projektansökan avser (2200, 2210 eller 2300 för forskning och 1150 om det är verksamhetsområde utbildning). 5 (12)

6 Fälten Status och Arbetsorder behöver inte anges då dessa är förvalda till rätt värde. Fälten Huvudprojekt och Kund behöver inte fyllas i Fliken Text På denna flik kan man skriva in text i fältet Meddelande. Man kan skriva vilka medsökande som finns, hur samfinansiering fördelar sig mellan direkta kostnader och indirekta kostnader eller annat som kan vara intressant Fliken - Projektansökan Nästa steg i registreringen är uppgifter om projektansökan. Klicka på fliken Projektansökan. 6 (12)

7 Följande fält ska registreras; Finansiär: Här anges vilken finansiär som ansökan/offerten avser. Utlysning: För några finansiärer ska det registreras vilken typ av projekt det är. Det gäller främst EU-projekt och projekt sökta hos KK-stiftelsen. Följande utlysningar finns att välja på: Begreppsvärden Beskrivning BONUS EU Bonus CREATIVE E EU Creaticve Europe ERA-NET EU ERA-net ERASMUS EU Erasmus + EU INTERREG1 EU Interreg South Baltic EU INTERREG2 EU Interreg Botnia-Atlantica EU INTERREG3 EU Interreg Baltic Sea Region FP7 COLL EU FP7 Collaborative project FP7 COOP EU FP7 Cooperation project FP7 PEOPLE EU FP7 People (Marie Curie) H2020 ERC EU Horizon 2020, ERC H2020 FET EU Horizon 2020, Future Emerging Technology H2020 MSC EU Horizon 2020, Marie Sklodowska-Curie H2020 SC/IL EU Horizon 2020, Societal Challenges / Industrial Leadership LIFE EU Life + REGFOND EU Regionala Fonden TEMPUS EU Tempus TENDER EU Tender (Upphandling) MFS MFS-programmet, Internationella programkontoret EJ EU Ej EU, t ex övriga Tillväxtverksprojekt KK AVANS KK Avans KK EXPERT KK Expertkompetens KK FOPROF KK Forskningsprofil KK FTGFOSKOL KK Företagsforskarskola KK HÖG KK Hög KK NU KK NU KK PROSP KK ProSpekt KK REKR KK Rekryteringar KK SYNERGI KK Synergi Huvudsökande: Här anges vilken organisation som är huvudsökande. Det är motpartsbegreppet i Agresso som används för denna registrering. Det innebär att samtliga statliga motparter är möjliga att välja bland, övriga organisationer läggs på den samlade motpartskoden som finns, t ex Kommuner. (Om man vill förtydliga kan man använda sig av meddelanderutan under fliken Text.) Normalt är det Linnéuniversitetet som är huvudsökande och då ska motpart 1364 anges. Medsökande: Här anges den organisation som en eventuell medsökande tillhör. Även här är det motpartsbegreppet som används för registreringen. Om någon annan än Linnéuniversitetet är huvudsökande anges 1364 (Linnéuniversitetet) som medsökande. Om inga medsökande finns ska fältet lämnas tomt. 7 (12)

8 Ansökt belopp: Här anges det totala belopp som ansökan avser. Belopp annan sökande: Här anges den del av ansökt belopp som avser extern part, oavsett vem av parterna som är huvudsökande. Det innebär alltså att man beräknar beloppet som totalt sökt belopp (minus) Lnu:s andel av sökt belopp. Samfinansieringsbelopp(LNU): Har projekttyp ES angivits i Fliken-Projekt, ska här det beräknade belopp som Lnu ska samfinansiera med anges. Beloppet ska framgå av bifogat dekanintyg. Diarienummer LNU: Här anges det diarienummer som ansökan har fått i vårt interna diariesystem. Diarienumret anges i formatet enligt exempel: 2015/ Datum för ansökan: Dagens datum för registreringen sätts automatiskt. Uppgiften används för att identifiera respektive års ansökningar. I samband med ett årsskifte måste datumet registreras manuellt om det är så att ansökan avser föregående år. Samverkan: Ange om projektet är samhällelig drivkraft utifrån definitionen: utbildning och forskning som särskilt fokuserar på kunskapsutbyte och värdeutveckling genom samverkan med extern part (ej samarbete med andra lärosäten). LNUC: Om projektet ingår i en LNUC-miljö, ange vilken. LNUC = Linnaeus University Center. Internationalisering: Ange om projektet är ett internationaliseringsprojekt utifrån definitionen: utbildning och forskning som innehåller internationella nätverk, utbyten eller samarbeten Fliken Beslutsmeddelande Vid ansökan I fliken Beslutsmeddelande ska fältet Forskningsämne (SCB) registreras redan vid ansökningsregistreringen. Avsluta med att välja EJ (Ej beslutat) i rutan för Beviljat projekt. 8 (12)

9 När samtliga uppgifter är registrerade trycker man på knappen längst ner som heter Spara. Notera det automatiska projektnumret som nu har getts projektansökan. Detta behövs för att kunna kalla upp projektansökan igen vid den kompletterande registreringen som ska göras när finansiären meddelar beslut Besked om beviljade/avslagna ansökningar När besked kommer om att en ansökan/offert blivit beviljad eller avslagen ska registrering av kompletterande uppgifter göras i fliken Beslutsmeddelande. Börja med att ange det tillfälliga projektnumret för att kalla upp ansökan och gå sedan till fliken Beslutsmeddelande Beviljade ansökningar För beviljade ansökningar ska följande kompletterande uppgifter anges; Beslutsdatum: Här anges datum enligt beslutsmeddelande/motsvarande. Dnr Bidragsgivare: Här anges bidragsgivarens diarienummer eller annan idmärkning. Beviljat belopp: Här anges det belopp som blivit beviljat och som framgår av beslutsmeddelande/motsvarande. Om Lnu inte är ensam sökande anges Lnu:s andel av det beviljade beloppet. Avsluta med att välja Ja i rutan för Beviljat projekt och tryck sedan på Sparaknappen för att spara registrerade uppgifter Avslagna ansökningar För ansökningar som ej beviljas ska följande kompletterande uppgifter anges; 9 (12)

10 Beslutsdatum: Här anges datum enligt beslutsmeddelande/motsvarande. Dnr Bidragsgivare: Här anges bidragsgivarens diarienummer eller annan idmärkning. Avsluta med att välja Nej i rutan för Beviljat projekt, tryck därefter på Sparaknappen för att spara registreringen. 4. Rapporter Det finns ett antal rapporter framtagna som främst syftar till att vara ett stöd för registreringsarbetet. För att kunna köra rapporterna klickar man på Rapporter i aktivitetsfältet till vänster. I mappstrukturen klickar man sig sedan fram till mappen Projektansökningar (Globala rapporter LNU gemensamt Projektredovisning Projektansökningar). För närvarande finns fyra rapporter. - Ansökningar, alla registrerade Listar samtliga registrerade ansökningar och visar alla registrerade uppgifter utifrån gjort urval. - Ansökningar, beviljade ansökningar Listar samtliga beviljade ansökningar utifrån gjort urval. - Ansökningar, ej beviljade ansökningar Listar samtliga ej beviljade ansökningar utifrån gjort urval. - Ansökningar, ej slutregistrerade ansökningar Listar samtliga registrerade ansökningar för vilka ett beslutsmeddelande/motsvarande inte har erhållits. Denna rapport förväntas bli det viktigaste verktyget vad det gäller att följa upp registreringsarbetet. 10 (12)

11 4.1. Urvalskriterier Samtliga rapporter innehåller samma urvalskriterier och möjliggör utsökning på - Enskild ansökan via löpnumret - Samtliga ansökningar för en specifik person - Samtliga ansökningar för en fakultet eller institution - Samtliga ansökningar till en viss finansiär - Enskild ansökan via diarienumret - Samtliga ansökningar eller ansökningar för ett specifikt år I uppföljningsarbetet av gjorda registreringar rekommenderas att urval i första hand görs på institutionskoden. Genom att skriva första siffran för institutionen följt av en stjärna så erhålls samtliga ansökningar för en Fakultet. Ett alternativ är att skriva hela institutionskoden, ex. 4700, så erhålls samtliga ansökningar för en institution. Det är bra att göra en kontroll av registrerad ansökan/offert. Några saker att kontrollera: Vid val av ES måste ett samfinansieringsbelopp anges under fliken Projektansökan liksom att ett belopp inte får anges om man valt projekttyp EP. Om medsökande finns måste ett belopp för annan sökande anges, och vice versa. Kontrollera att det finns en huvudsökande angiven om Lnu anges som medsökande. Kontrollera att Belopp annan sökande är beräknat som totalt sökt belopp (minus) Lnu:s andel av sökt belopp. Använd med fördel rapporten Ansökningar, ej slutregistrerade ansökningar för att regelbundet kontrollera att ansökningar slutregistreras inom rimlig tid. 11 (12)

12 4.2. Beställ rapport För att beställa en rapport klicka på rapportnamnet i mappstrukturen. Skriv därefter in önskat urvalkriterier och avsluta med att trycka på knappen Sök under rubriken Resultat. Exempel där urval har gjorts på 7* och år (12)