Handledning projektansökningar och projektredovisning vid Linnéuniversitetet
|
|
- Kurt Lundström
- för 5 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Handledning projektansökningar och projektredovisning vid Linnéuniversitetet En beskrivning av hur projektansökningar och projektredovisning ska hanteras utifrån ett ekonomiskt perspektiv. Gäller från:
2 Innehållsförteckning Inledning 3 Definitioner 4 Roller 4 Begrepp 4 Dokument 6 Avgiftsprojekt eller bidragsprojekt 7 Projektredovisning vid Linnéuniversitetet 7 Projektprocessen 7 Vad är ett projekt? 8 Information om projektredovisning på Medarbetare 8 Projektidé 8 Ej anställda projektledare 8 Ansökan lämnas in 9 Budget 9 Samfinansiering från LNU 9 Samfinansiering från utomstående 10 Dekanintyg 10 Diarieföring 11 Registrering i Agresso 11 Besked om beviljat projekt eller avslag 11 Projektstart 11 Avtal 11 Avtal medsökande 11 Ny budget 12 Upplägg 12 Uppstartsmöte 13 Pågående projekt 13 Delårs- och årsbokslut 14 Uppföljningsrutin 15 Tidrapporter 16 Avvikelserapport 16 Avslut av projekt 16 Slutdatum saknas eller slutdatum har passerats 17 Revision 17 Över-/underskott på projektet 17 Arkivering 17 Sammanfattning ansvar 18 Projektledarens ansvar 18 Ekonomens ansvar 19 Prefektens/dekanens ansvar 20
3 Inledning Syftet med dokumentet är att beskriva den arbetsgång och den roll- och ansvarsfördelning som ska garantera att projekt och projektansökningar handläggs på ett korrekt sätt då Linnéuniversitetet åtar sig en ekonomisk förpliktelse. Målgruppen för denna handledning är ekonomer, projektledare, prefekter/dekaner och övriga som är inblandade i projekt och projektansökningar vid Linnéuniversitetet. Det är främst gränsdragningen mellan ekonomens, projektledarens och prefekten/dekanens ansvar som beskrivs, inte helheten hur ett projekt ska genomföras. Handledningen utgår ifrån bidragsprojekt inom forskning, men även andra åtaganden av ekonomiska förpliktelser ska följa arbetsgången. Handledningen utgår ifrån att projekten är organisatoriskt placerade på fakultet/institution. Samma arbetsgång och gränsdragningar gäller för projekt som är placerade på gemensam förvaltning, men då är det inte prefekt och dekan som är chef. 3 (20)
4 Definitioner Roller Följande roller används i dokumentet: Projektledare Prefekt Dekan Rektor Ekonom Ekonomiadministratör Ekonomiavdelningen Registrator Den forskare som står som projektledare i kontraktet. Om det inte finns någon namngiven projektledare i kontraktet är det den person som kommer att driva projektet på Linnéuniversitetet. Projektledarens närmaste chef. Har rätt att underteckna avtal och ansökningar upp till viss beloppsnivå och för en viss tidsperiod utifrån delegationsordning. Chef för hela fakulteten. Där prefektens belopps- och tidsgräns för undertecknande av avtal överskrids, är det dekanen som tecknar avtal utifrån delegationsordning. Chef för hela universitetet. Där dekanens belopps- och tidsgräns för undertecknande av avtal överskrids, är det rektor som tecknar avtal utifrån delegationsordning. Den ekonom på fakultet/avdelning som stödjer projektledaren i ekonomihanteringen i projektet. Den ekonomiadministratör som hanterar projektets löpande redovisning i form av fakturor och händelser i lönesystemet, t.ex. reseräkningar. Central funktion som har vissa arbetsuppgifter i projektprocessen och som har ett övergripande ansvar för ekonomiprocessen. Central funktion som registrerar i Linnéuniversitetets diarium. Begrepp Följande begrepp används i dokumentet, en del begrepp beskrivs mer ingående längre fram i den löpande texten i dokumentet: Projekt Finansiär Medsökande En verksamhet som kräver en sammanhållande redovisning som kan sträcka sig över flera år och som då den finansieras av externa medel föregås av en ansökan eller offert. Den externa part som ansökan/offerten skickas till, alternativt den externa part som ska betala helt eller delvis för projektet. En annan myndighet eller företag som också ska ha del av medlen i ansökan/offerten. Linnéuniversitetet kan också vara medsökande i ansökan som lämnas in av annan myndighet eller företag. 4 (20)
5 Huvudsökande Ansökan Offert Bidrag Uppdrag Transfereringar Indirekta kostnader Samfinansiering Myndighetskapital Agresso Projektmodulen Agresso web Kostnadsbärare Projektutkast Medarbetare Den myndighet eller det företag som skriver avtalet med finansiären, om det finns flera parter i projektet. Skrivs för att få bidrag för ett forskningsprojekt. Ett affärserbjudande som lämnas till beställaren för att få ett uppdrag. Bidrag innebär att det inte finns något krav på motprestation eller hur arbetet ska utföras från finansiärens sida. Finansiären lämnar äganderätten av resultatet till utföraren. Uppdrag innebär ofta att finansiären har krav på motprestation och styr upp vad projektet ska resultera i och till viss del hur arbetet utförs. Finansiären behåller ibland också äganderätten av resultatet. När universitetet, på uppdrag av finansiären, lämnar del av bidraget vidare till annan part i projektet. Kostnader som inte direkt kan hänföras till projektet men som ändå ska belasta budget. Det finns indirekta kostnader på universitetsnivå och indirekta kostnader på fakultetsnivå. Det finns kostnader som hanteras som indirekta av vissa finansiärer, trots att Linnéuniversitetet hanterar dem som direkta exempelvis lokalkostnader. I detta dokument ingår dessa för enkelhets skull i begreppet indirekta kostnader. Kompletterande finansiering då bidragsfinansiär inte ersätter samtliga kostnader som hör till projektet. Benämns ibland medfinansiering, men samfinansiering är den korrekta benämningen enligt SUHF-modellen. Myndighetens samlade över- och underskott. Vid Linnéuniversitetet samlas hela myndighetskapitalet centralt, inte på fakultets- eller institutionsnivå. Linnéuniversitetets ekonomisystem Modul i ekonomisystemet som hanterar projekt Agressos webportal, som i detta sammanhang hanterar registrering av projektansökningar Koddel i Linnéuniversitetets redovisningsmodell som används för att särskilja olika projekt från varandra. Sätt att redovisa projektansökningar i ekonomisystemet, för att skilja ansökningar från pågående projekt. Linnéuniversitetets internweb 5 (20)
6 Dokument Följande dokument/beslut hänvisas till: Rektors besluts- och delegationsordning samt Dekanens besluts- och delegationsordning Dekanintyg SUHF-modellen Principer för fördelning av indirekta kostnader SUHF-modellen LNU Uppläggningsblankett Manual för registrering av ansökningar i Agresso Web Beslutsordningen utgår från Rektors besluts- och delegationsordning (Dnr ST 2013/ ). I denna delegerar rektor vissa arbetsuppgifter till bland annat dekan. I Dekanens besluts- och delegationsordning delegeras en del av dekanens uppgifter till prefekt. I vissa fall är dessa begränsade genom belopps- och tidsgränser. Det finns en fastställd delegationsordning för respektive fakultet. Det finns även delegationsordning för förvaltningens chefer. Dnr 2014/ Ett intyg som ska tydliggöra ansvar och roller vid ett eventuellt kommande projekt. Ska fyllas i för samtliga ansökningar som lämnas från Linnéuniversitetet, som förväntas generera intäkter. Det gäller både om vi är huvudsökande och om vi är medsökande i projektet. Dekanintyget finns på Medarbetare, både i en svensk och en engelsk version. En modell som Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) tagit fram och som alla lärosäten följer. Modellen visar hur indirekta kostnader ska redovisas och gränsdragning mellan indirekta och direkta kostnader. Modellen utgår från att alla projekt ska betala för sin del av indirekta kostnader. Modellen beskrivs på följande sida: Dnr 2015/ Linnéuniversitetets tolkning och tillämpning av SUHF-modellen. Blankett som sammanfattar viktig information från avtalet. Blanketten fylls i, i samband med upplägg av ett nytt projekt. Blanketten heter Nytt projekt LNU och finns på Medarbetare. Manual som beskriver arbetsgången vid registreringar av forskningsansökningar i ekonomisystemet. Ansökningar ska registreras i samband med inskickande till finansiär. Manualen heter Registrering av ansökningar/offerter i Agresso web och finns på Medarbetare. 6 (20)
7 Avgiftsprojekt eller bidragsprojekt Den externfinansierade verksamheten kan vara finansierad antingen via bidrag eller via avgifter. För att verksamheten ska anses vara bidragsfinansierad får inga krav på motprestation föreligga. Det får inte heller finnas några krav från finansiären på ensamrätt till resultatet av arbetet som utförs i projektet. Följande omständigheter talar för att finansieringen är ett bidrag: Medel betalas ut efter ansökningsförfarande Finansieringens storlek fastställs innan arbetet är utfört Finansiären är en stiftelse/myndighet med syfte att främja forskning Arbetet är inte närmare specificerat Finansiären saknar inflytande över utformningen av den aktivitet som finansieras Finansiären har inte rätt att kräva ekonomisk ersättning om arbetet är bristfälligt utfört Medlen har ett allmänt syfte och det är svårt att hitta ett samband mellan det utförda arbetet och den mottagna finansieringen Om finansiären däremot ställer konkreta krav på hur arbetet ska bedrivas och genomföras eller ställer krav på att få del av rapporten för eget bruk, tyder detta på att ett uppdragsförhållande istället föreligger och finansieringen är istället ersättning för utförda tjänster/uppdrag. Projektredovisning vid Linnéuniversitetet Projektprocessen En övergripande beskrivning av projektprocessen ser ut enligt nedan. Ekonomi och redovisning finns med i alla delar i processen. Projekt - idé Ansökan om medel för att bedriva projekt Projekt beviljas Projekt avslås Projekt pågår Projekt avslutas 7 (20)
8 Vad är ett projekt? Med ett projekt avses en verksamhet eller aktivitet som kräver en sammanhållande redovisning som kan sträcka sig över flera räkenskapsår. För att en verksamhet eller aktivitet ska definieras som ett projekt i Linnéuniversitets ekonomiska redovisning krävs att följande är uppfyllt: Har en bestämd arbetsuppgift och ett väl preciserat mål Har ett start- och ett slutdatum Har en i förväg bestämd resursram Har en särskild utsedd ansvarig som leder och fördelar arbetet. Information om projektredovisning på Medarbetare Information om projektredovisning, blanketter och mallar finns på Medarbetare. Stöd och service / Ekonomi / Ekonomihandboken / Redovisning / Projektredovisning Projektidé När en projektansökan eller en offert ska formuleras, är det viktigt att projektet i ett tidigt skede förankras hos närmaste chef, oftast prefekten. Prefekten godkänner då att projektledaren kan gå vidare med en ansökan. Ej anställda projektledare Om projektledaren inte är anställd vid Linnéuniversitetet ska särskilt stämmas av med prefekten att det är ok att placera projektet på aktuell institution om det beviljas. 8 (20)
9 Ansökan lämnas in Projektledaren kontaktar sin ekonom i god tid innan ansökan ska lämnas in, för hjälp med framtagande av budget. Projektledaren ansvarar för att ge ekonomen underlag för beräkning av budget. Innan ansökan skrivs under av prefekt/dekan och ansökan skickas in, ska ett dekanintyg vara framtaget. Projektledaren ansvarar för att ett dekanintyg tas fram, men ekonomen hjälper till med ifyllandet av de ekonomiska delarna. Dekanintyget ska omfatta samtliga kostnader som projektet för med sig, inte bara de kostnader som finansiären vill ha redovisade i ansökan. Projektledaren ansvarar för att ansökan skrivs under av behörig person, se Dekanens besluts- och delegationsordning. När ansökan är inlämnad ska dekanintyg och kopia på ansökan skickas till registrator för diarieföring. Även detta är projektledarens ansvar. Detta gäller även om vi bara är medsökande. Registrator meddelar ekonomen att ansökan är inlämnad och ekonomen registrerar sedan in ansökan som ett projektutkast i Agresso web. Budget Finansiärer kan ha speciella regler för vilka kostnader som är godkända. Det kan röra sig om hur stort påslag för indirekta kostnader som får göras, men det kan också vara specifika kostnadsslag som inte godkänns. Det är viktigt att det finns en budget över projektets samtliga kostnader, även de som finansiären inte vill se i ansökan. Det är projektledarens ansvar att kontakta sin ekonom i rimlig tid inför en ansökan för att få hjälp med att ta fram en budget. Det är också projektledarens ansvar att förse ekonomen med grunduppgifter, såsom vilka personer som ska avlönas inom projektet. Ekonomen sammanställer därefter budget utifrån finansiärens och universitetets regler. Samfinansiering från LNU Externa finansiärer har olika namn på samfinansiering. Det kan vara medfinansiering, motfinansiering, in-kind, naturabidrag och privata bidrag. Vid Linnéuniversitetet kallar vi det samfinansiering när det är Linnéuniversitetet som ska betala. Samfinansiering behövs ibland för att täcka kostnader för gemensamma funktioner (samfinansiering av indirekta kostnader) och ibland för att täcka projektrelaterade kostnader (samfinansiering av direkta kostnader). Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) tog i november 2007 beslut om att rekommendera sina medlemmar att införa en ny redovisningsmodell för indirekta kostnader. Modellen kallas SUHF-modellen. Enligt modellen delas högskolans verksamhet in i kärnverksamhet (direkta kostnader) och stödverksamhet (indirekta kostnader). Varje projekt ska bära sina direkta kostnader (kostnader som direkt hänförs till projektet) och sin del av de indirekta kostnaderna. I de fall finansiären inte tillåter att bidraget finansierar alla indirekta kostnader (full kostnadstäckning), måste högskolan själva stå för den kostnaden genom att bokföra en intäkt (samfinansiering) på projektet. 9 (20)
10 Det är bara bidragsprojekt som får samfinansieras, uppdragsprojekt har högskolan skyldighet att ta ut full ersättning för! Samfinansiering behövs även i de fall där finansiären inte betalar samtliga direkta kostnader. Det kan t.ex. regleras att finansiären betalar 75% av projektets totala kostnader. Även i detta fall måste högskolan själv bära den resterande kostnaden genom att bokföra en intäkt (samfinansiering) på projektet. Samfinansiering från utomstående Ibland vill finansiären att flera finansiärer är med och finansierar samma projekt. Exempelvis, vill kanske finansiären bara betala 50% av projektets direkta kostnader och att resten ska finansieras från privata företag. Beroende på hur utlysningen ser ut, kan företagen antingen bidra med kontanta medel som förs över till Linnéuniversitetet eller med s.k. in-kind -bidrag i form av egen tid, lokaler, utlåning av utrustning. Det finns inte något krav från finansiären att in-kind - bidraget bokförs hos oss, men den ska kunna särskiljas hos företaget och vara mätbar för att kunna redovisas till finansiären. Dekanintyg Dekanintyget tydliggör ansvar och roller vid ett eventuellt kommande projekt, för vilket en ansökan om medel kommer att skickas. Av dekanintyget framgår att: Det är projektledarens ansvar att en ekonom har upprättat eller kontrollerat den budget som medföljer ansökan. Prefekten/dekanen har tagit del av ansökan och tillstyrker att projektledaren har rätt att fullgöra projektet inom ramen för sin anställning vid Linnéuniversitetet. Om ansökan blir godkänd av finansiären tar fakulteten ansvar för Linnéuniversitetets åtaganden. Projektledaren och prefekten/dekanen är gemensamt ansvariga för att gällande regler inom Linnéuniversitetet följs i projektet, liksom specifika regler för den aktuella finansiären. Projektledaren har ansvar för redovisning av samtliga medel, som ställs till förfogande för projektet. Budgetering, redovisning och uppföljning ska ske i samarbete med ekonom. Projektledaren ansvarar för att tillhandahålla alla nödvändiga underlag och information för att ekonomen ska kunna fullfölja den ekonomiska redovisningen. Ekonomen ansvarar för att tillhandahålla underlag och ekonomisk uppföljning till projektledaren. Projektledaren ansvarar för att ansökan och dekanintyg diarieförs i samband med att ansökan lämnas till finansiären. Projektledaren ansvarar även för att finansiärens beslut diarieförs och att beslutet meddelas berörda parter. 10 (20)
11 Diarieföring Projektledaren ansvarar för att en kopia av ansökan och dekanintyget skickas till registratorer för aktuell fakultet, (exempelvis eller med internposten till registrator + fakultet i samband med att en forskningsansökan skickas in. Registrator diarieför ansökan och meddelar projektledaren och ekonomen vilket diarienummer ansökan fått. Detta gäller även om vi bara är medsökande. Registrering i Agresso Ekonomen ansvarar för att ett projektutkast registreras på Agresso web. Se Manual för registrering av ansökningar/offerter i Agresso web. Registrering av ansökan ska ske när ansökan skickas till finansiären, dock senast inom en månad. Besked om beviljat projekt eller avslag När besked om en projektansökan meddelas, ska detta diarieföras och uppdateras i projektutkastet på Agresso web. Det gäller oavsett om ansökan har blivit beviljad eller avslagen. Projektledaren skickar beskedet till registrator och ekonomen. Ekonomen markerar i projektutkastet i Agresso web om ansökan har blivit beviljad eller avslagen. Projektstart Avtal Om projektet beviljas ska ett avtal tecknas mellan Linnéuniversitetet och finansiären. Projektledaren skickar en kopia av det undertecknade avtalet till registrator och till ekonomen. Observera att det alltid är Linnéuniversitet som är mottagare av projektet, inte den enskilde forskaren. Det är Linnéuniversitet som står ansvarig om projektledaren inte skulle sköta sin del av projektet. Likaså är det Linnéuniversitetet som måste godkänna att en projektledare får flytta med sig ett projekt om projektledaren skulle byta arbetsgivare, alternativt får Linnéuniversitetet utse en ny projektledare. Avtal medsökande Om det finns medsökande i projektet bör man bland annat komma överens om hur mycket medel som ska föras över från huvudsökande (den som har avtalet med finansiären) till medsökande, hur ekonomin ska redovisas och hur pengarna ska föras mellan parterna (transferering eller fakturering). Ibland regleras detta i avtalet mellan huvudsökande och finansiären, men ibland behöver man teckna ett separat avtal mellan huvudsökande och medsökande. 11 (20)
12 Transfereringar I vissa fall ska medel transfereras. Att transferera medel innebär att man flyttar bidraget vidare till en annan part. Det är bara bidragsintäkter som kan transfereras, inte uppdragsintäkter. För att transferera bidrag vidare, behöver vissa förutsättningar vara uppfyllda: - Det ska ske på uppdrag av finansiären - Det ska inte finnas något krav på motprestation - Den som medlen ska transfereras till ska stå omnämnd i ansökan och/eller kontraktet/avtalet med finansiären. Faktureringar Om medlen inte ska transfereras, ska en faktura skickas. Faktura ska skickas i de fall där huvudsökande kräver en specifik motprestation av medsökande. Det bör framgå i tecknat avtal mellan huvudsökande och medsökande om medlen ska faktureras eller transfereras. Ny budget Om finansiären inte beviljar hela det sökta beloppet, behöver en ny budget göras. Projektledaren kontaktar ekonomen för hjälp med justering av budget. Projektledaren meddelar sedan prefekten/dekanen om ny budget som gäller. Upplägg För att ett projekt ska skapas i Agresso ska uppläggningsblanketten fyllas i av ekonomen. Blanketten skickas, tillsammans med kopia på underskrivet avtal och kalkyl, till projektredovisning@lnu.se. Ekonomiavdelningen registrerar in projektet i Agresso utifrån uppläggningsblanketten och tilldelar projektet ett kostnadsbärarnummer. I samband med upplägg kontrolleras att avtal är underskrivet av behörig person utifrån gällande delegationsordning. Detta dokumenteras i projektmodulen, en text skrivs in som talar om att detta är kontrollerat. Aktuell budget och framtida inbetalningar läses också in i Agresso, och kan ses i projektrapporter. 12 (20)
13 Uppstartsmöte I samband med projektstart är det lämpligt att ha ett uppstartsmöte. Uppstartsmötet kan vara på olika nivå, beroende på projektets komplexitet. För enklare projekt kan uppstartsmötet t.ex. bestå av ett mail och ett mailsvar. Vid större projekt är det rimligt att ha ett fysiskt möte. Vid uppstartsmötet bör följande behandlas: Gå igenom avtalet/kontraktet vad är unikt för just detta avtal / denna finansiär? Ekonomen meddelar projektets kostnadsbärarnummer Vilka personers löner ska finansieras av projektet och i vilken omfattning? Hur och när kommer inbetalningar att ske? Hur ofta vill projektledaren ha information om projektets ekonomiska status? När ska avrapportering till finansiären göras? Om inte inlämnad budget godkänts, vilken budget är det som ska gälla? Gå igenom ny budget! Vid uppstartsmöte bör ekonomen och projektledaren delta. Vid större projekt med speciella bokföringsregler, så bör fler delta t.ex. prefekt/dekan, ekonomiadministratör, specialist från Grants and innovation office och HR-partner. Vid EU-projekt är det Grants and innovation office som kallar till uppstartsmöte. Pågående projekt För att projektredovisningen ska kunna ge en rättvisande bild av resultat och ställning, är det viktigt att intäkter och kostnader som är kopplade till projektet löpande bokförs på projektet. Projektledaren och övriga deltagare avrapporterar tid som läggs i ett projekt löpande. Ekonomen ansvarar för att samfinansiering och periodisering av projekt görs löpande, minst kvartalsvis. Ekonomen ansvarar för att förse projektledaren med ekonomiska rapporter över projektet ställning kvartalsvis eller då projektledare frågar efter detta. I de fall redovisningar ska lämnas under projektets löptid, ser ekonomen och projektledaren till att dessa lämnas enligt avtalad tidplan. 13 (20)
14 Delårs- och årsbokslut För att ett projekts saldo ska kunna flyttas över till nästa år, krävs att det finns ett giltigt avtal från finansiären. Giltigt avtal ska finnas uppladdat i Agressos projektmodul. Det är ekonomens ansvar att kontrollera att giltigt avtal finns i Agresso. Bidragsfinansierad verksamhet ska periodiseras så länge något av följande villkor är uppfyllda: Hela det beviljade beloppet har inte betalats ut Dispositionstiden har inte löpt ut Avtal/kontrakt med finansiären har återbetalningskrav för ej utnyttjade bidragsmedel Anläggningstillgångar finansierade av bidraget är inte helt avskrivna. Manual för periodisering finns på medarbetare, Periodisering av externfinansierad verksamhet / projekt Tillämpningsanvisning. I samband med del- och årsbokslut ska vissa avstämningar göras. Det är ekonomen på fakulteten som ansvarar för detta. Avstämningar som är projektrelaterade är: - Finns det avtal för samtliga periodiserade projekt uppladdade i Agresso? - Är samtliga avtal giltiga tidsmässigt? Om de inte är det finns det underlag som styrker att vi periodiserar saldot ändå? - Är lönekostnader bokförda på rätt projekt och i rätt omfattning? - Är hyra bokförd på projektet och i rätt omfattning? - Har fakturering gjorts enligt tidplan? - Har samfinansiering bokförts på samtliga projekt där samfinansiering lovats? - Kontroll så att inte samfinansiering bokförts på projekt där vi inte ska samfinansiera. Ekonomen ska kommentera samtliga projekt som periodiseras i årsbokslut i en rapport som sparas av ekonomiavdelningen. I samband med årsbokslut lämnar också fakulteten in en checklista, där man intygar att kontroller har gjorts. Ekonomiavdelningen kontrollerar övergripande, stickprovsgranskar och förser ekonomen med underlag för avstämningar. 14 (20)
15 Uppföljningsrutin Löpande under året ska projekten gås igenom för att säkerställa substansen på projektet. Vid varje delårs- och årsbokslut ska samtliga projekt gås igenom för att säkerställa att ett rättvisande resultat och balanssaldo redovisas för varje enskilt projekt. Följande kontroller och avstämningar ska genomföras på fakultetsnivå av ekonom med hjälp av projektledare: Substansen på projekten: 1. Det finns giltiga kontrakt/motsvarande för samtliga aktiva projekt. Kontrakten/motsvarande är uppsparade i Agresso. I årsbokslut kommenteras samtliga projekt som periodiserades i en rapport som beställs i Agresso. Rapporten skickas till ekonomiavdelningen. 2. Fakturering/rekvirering har gjorts utifrån utbetalningsplan i avtalet. 3. Fördelningen av lönekostnaderna är korrekt. Uppdatering av fördelning görs vid kända stora förändringar. 4. Fördelning/kontering av hyra är bokförd på respektive projekt. 5. Samtliga övriga kända kostnader över 30 tkr är bokförda på projekten. 6. Samtliga bidrag som fakturerats men fortfarande är obetalda har backats (återförts). 7. Förlustrisker/ofinansierade kostnader är bedömda, ev. reserveringar bokförs. 8. För projekt som kräver samfinansiering ska beräkning och bokföring av samfinansieringsbelopp göras. Samfinansieringen av projekt sker inom fakulteten. Rätt bokföring: 9. Samtliga projekt som ska periodiseras är periodiserade. Periodiseringskonto 3**9 ska användas. 10. Samtliga projekt är periodiserade på ett balanskonto. Kommentera om flera har använts. 11. Samtliga projekt är periodiserade på rätt balanskonto och verksamhetskod. Dvs om det är bidrag eller avgift och om det är ett positivt eller negativt saldo. 12. Rätt intäktskonto är använt i förhållande till motpart och tvärtom. 13. Samtliga projekt som är märkta EP ej har samfinansierats. 14. Samtliga projekt som är märkta med ES har samfinansierats och kommentera om så inte är fallet. Substansen på externfinansierad verksamhet 15. Ekonom på fakulteten stämmer av ökningar/minskningar av bidrags- och avgiftsintäkter samt ökningar/minskningar av balanskonto för bidrag och avgifter mot tidigare år vid årsbokslut. Större avvikelser kommenteras i fakultetens inlämnade bokslutskommentarer. 15 (20)
16 Centrala ekonomiavdelningen gör följande kontroller och avstämningar: 16. Översiktliga kontroller av punkt ovan 17. Stickprovskontroller av punkt 1 ovan 18. Ökningar/minskningar av saldon på balanskonton totalt samt ökningar/minskningar av bidrags- och avgiftsintäkter totalt görs av ekonomiavdelningen i samband med årsbokslut. Analysen dokumenteras tillsammans med övrig bokslutsdokumentation. 19. Utifrån i årsbokslut inskickad checklista görs en sammanfattning och rekommendationer till åtgärder. Tidrapporter En del finansiärer kräver att personal som avlönas från projektet, intygar sin tid i projektet via tidrapporter. Ibland har finansiären egna mallar som ska användas, annars finns det mallar på Medarbetare. Finansiärer kan ha olika regler för hur man räknar fram timkostnaden i projektet. Projektledaren ansvarar för att tidrapporter fylls i och skrivs under. Projektledaren lämnar tidrapporterna regelbundet till ekonomen, som bokför lön på projektet utifrån dessa. Ekonomen sparar tidrapporter i original inför eventuell revision. Tidrapporterna sparas ihop med övrig sammanställd information inför eventuell revision. Hur länge dokumentationen behöver sparas, bestäms av finansiären. Avvikelserapport Projektledaren ansvarar för att rapportera eventuella avvikelser i projektet till prefekten/dekanen samt till ekonomen (och finansiären om de kräver det). Avvikelser kan t.ex. vara förseningar p.g.a. att anställningar dragit ut på tiden eller att resultat inte går att få fram på det sätt man tänkt sig, vilket innebär att projektet försenas eller blir dyrare. Avvikelser ska rapporteras när de dyker upp. Avslut av projekt Ett projekt har oftast två slutdatum. Dels ett datum då projektets verksamhet ska vara färdig och alla fakturor ska vara betalda och dels ett datum då samtliga rapporter ska vara finansiären tillhanda. I samband med projektslut, bör en avstämning göras för att kontrollera att rätt kostnader belastat projektet. Detta ansvarar ekonomen och projektledaren för tillsammans. En slutredovisning lämnas in utifrån finansiärens önskemål. En del finansiärer kräver att slutredovisning godkänts för att betala ut sista bidraget. I dessa fall kan projektet inte avslutas i Agresso förrän slutinbetalning kommit in. Projektet får ligga kvar oavslutat på balanskonto tills betalning kommer in. När slutbetalning kommer in, avslutas/resultatförs projektet och ekonomen meddelar ekonomiavdelningen att projektet ska stängas i ekonomisystemet. 16 (20)
17 Slutdatum saknas eller slutdatum har passerats men finansiären kräver inte tillbaka pengarna I de fall där det saknas slutdatum i kontraktet eller det är svårtolkat vilket som är slutdatum, ska alltid en plan tas fram för när pengarna ska nyttjas. Denna plan ska undertecknas av projektledaren och prefekten/dekanen och laddas upp i Agresso. Plan för nyttjandet av pengarna bör inte sträcka sig längre än fem år från när pengarna beviljades. Därefter förs återstående medel till myndighetskapitalet. I de fall där slutdatum passerats, men finansiären inte vill ha pengarna återbetalda kan pengarna få fortsätta användas en kortare period. Det ska då finnas ett underlag från finansiären där det intygas att pengarna inte behöver betalas tillbaka samt en plan för hur pengarna ska nyttjas. Denna plan ska undertecknas av projektledaren och prefekten/dekanen och laddas upp i Agresso. Plan för nyttjandet av pengarna bör inte sträcka sig längre än två år från när slutdatum passerades. Därefter förs återstående medel till myndighetskapitalet. Revision I vissa fall kräver finansiären att en fristående revisor ska granska projektet. Det finns en revisionsfirma upphandlad av Linnéuniversitet. Ekonomen ansvarar för att i god tid innan projektslut, ta kontakt med ekonomiavdelningen för att få en revisor förmedlad för projektet. Ekonomen har sedan ansvar för att ta kontakt med revisorn och lämna över efterfrågade underlag. Över-/underskott på projektet Om överskott uppstår i projektet, kan finansiären kräva pengar tillbaka. Oftast finns detta reglerat i avtalet. Mindre överskott/underskott, går i normalfallet ut i institutionens resultat och påverkar myndighetskapitalet. I de fall underskott uppstår på projektet, baserat på att finansiären inte godkänt kostnader eller budget överskridits, ansvarar projektledaren för att komma överens med prefekten/dekanen om detta ska täckas av andra projekt eller gå ut i institutionens resultat. I de fall underskott beror på valutakursdifferenser, får underskottet gå ut i institutionens resultat. Arkivering Det finns olika regler hos olika finansiärer gällande hur länge, samt vilket material som ska sparas inför en eventuell kommande revision. Samtliga rapporter och redovisningar ska sparas, antingen hos projektledaren och ekonomen eller i diariet. Meddela även diariet att projektet är slut och kan avslutas. 17 (20)
18 Sammanfattning ansvar Projektledarens ansvar Projektidé - Förankra hos prefekten/dekanen att ansökan om projektmedel kan lämnas in Ansökan lämnas in - Förse ekonomen med uppgifter, så budget kan tas fram - Ta fram ett dekanintyg för ansökan - Se till att ansökan skrivs under av behörig person utifrån delegationsordning - Följa gällande regler inom Linnéuniversitetet och hos finansiären - Lämna kopia av ansökan och dekanintyg till registrator Besked om beviljat projekt eller avslag - Meddela registrator och ekonom besked om beviljad eller avslagen projektansökan Projektstart - Se till att avtal undertecknas enligt delegationsordningen - Lämna kopia på avtal till registrator och ekonom - Se till att avtal tecknas mellan huvudsökande och eventuella medsökande - Uppdatera budget om den avviker mot ansökan - Meddela ekonomen vilka löner som ska belasta projektet Pågående projekt - Redovisa tid i tidrapporter då detta krävs - Belasta projektet med dess kostnader - Lämna avvikelserapporter till prefekt/dekan, ekonom och finansiär Avslut projekt - Avstämning att rätt kostnader finns på projektet - Vetenskaplig slutredovisning till finansiären - Ta fram en plan för ej utnyttjade medel om projektet har saldo kvar - Meddela registrator att projektet är slut - Spara underlag enligt finansiärens önskemål 18 (20)
19 Ekonomens ansvar Ansökan lämnas in - Ta fram en budget utifrån projektledarens uppgifter - Hjälpa projektledaren att ta fram ett dekanintyg för ansökan - Följa gällande regler inom Linnéuniversitetet och hos finansiären - Registrera ansökan på Agresso web Besked om beviljat projekt eller avslag - Registrera besked om beviljat projekt eller avslag på Agresso web Projektstart - Hjälpa projektledaren att uppdatera budget om den avviker mot ansökan - Lägga upp ett kostnadsbärarnummer för projektet i Agresso - Kalla till uppstartsmöte Pågående projekt - Bokföra tid i projekt utifrån procentsatser och tidrapporter - Bokföra samfinansiering och periodisera projektet - Ta fram rapporter till prefekten/dekanen samt projektledaren - Ta fram ekonomiska delrapporter till finansiären om så krävs - I samband med delårs- och bokslut: o Kontrollera att giltigt avtal finns i Agresso o Kontrollera att samtliga kostnader är bokförda o Kontrollera att fakturering gjorts enligt tidplan Avslut projekt - Ta fram ekonomisk slutredovisning till finansiären - Spara underlag enligt finansiärens önskemål - Resultatföra projektet i Agresso och meddela ekonomiavdelningen att projektet ska avslutas. 19 (20)
20 Prefektens/dekanens ansvar Projektidé - Underteckna dekanintyg - Bevilja samfinansiering utifrån dekanintyget om projektet beviljas - Godkänna att ansökan kan lämnas in för projektet - Godkänna att ej anställd projektledare får placera sitt projekt på institutionen/fakulteten Ansökan lämnas in - Godkänna att projektet bedrivs vid Linnéuniversitetet - Godkänna att projektledaren och projektdeltagarna lägger tid i projektet utifrån ansökan - Följa gällande regler inom Linnéuniversitetet och hos finansiären Projektstart - Underteckna avtal utifrån delegationsordning Pågående projekt - Godkänna avvikelserapport utifrån vad som Linnéuniversitet kan godkänna Avslut projekt - Godkänna projektledarens plan för återstående medel 20 (20)
Rektor BESLUT Dnr HS 2016/
mm XI res»/ 'HOT* Rektor BESLUT Dnr HS 2016/343 2016-04-12 Riktlinjer för externfinansierade projekt 2016 Härmed godkänns "Riktlinjer för externfinansierade projekt 2016". Dokumentet ersätter tidigare
Läs merRekommenderad arbetsgång för externa bidragsprojekt, exklusive EU-finansierade projekt inom Umeå universitet
Rekommenderad arbetsgång för externa bidragsprojekt, exklusive EU-finansierade projekt inom Umeå universitet Dokumentansvarig: Kristina Strindlund Controller Ekonomienheten Innehållsförteckning 1. Inledning...
Läs merHANDLÄGGNINGSORDNING EXTERNA FORSKNINGSBIDRAG
HANDLÄGGNINGSORDNING EXTERNA FORSKNINGSBIDRAG Typ av dokument: Handläggningsordning Datum: Beslutad av: Giltighetstid: Tillsvidare Område: Ekonomi Ansvarig förvaltningsenhet: Planeringsenheten och Ekonomienheten
Läs merHandläggningsordning för mobilitets- och samarbetsprojekt inom Erasmus+
[Subject] 1 (av 4) Dokumenttyp: Beslutsdatum: Beslutande: Giltighetstid: Dokumentansvarig: Diarienummer: Version: Revisionsdatum: Handläggningsordning och granskningsunderlag 2016-02-01 Rektor Maria English
Läs merAdministrativ rutin för projekt finansierade genom EUs ramprogram
Administrativ rutin för projekt finansierade genom EUs ramprogram Bakgrund Under senare år har antalet beviljade projekt, inom EU:s ramprogram, ökat till Högskolan i Borås. Då det finns flera olika roller
Läs merRegistrering av ansökningar/offerter avseende i AgressoWeb
Manual Registrering av ansökningar/offerter avseende i AgressoWeb Senast reviderad 2017-03-15 Innehåll 1. Inledning 3 2. Arbetsgång 3 2.1. Vad ska registreras 3 3. Projektledning i AgressoWeb 4 3.1. Fliken
Läs merUmeå universitets modell för redovisning av gemensamma kostnader
Umeå universitets modell för redovisning av gemensamma kostnader Beskrivning av redovisningsmodellen Innehållsförteckning Inledning 1 Bakgrund 2 Modellbeskrivning 4 Kostnadsbaserad modell 4 Kärn- och
Läs merInnehållsförteckning 1
Innehållsförteckning 1 20 Bokslutsinformation Delår/År 2 20.1 Delårsrapport (delårsbokslut) per den 30 juni 2015.. 2 20.1.1 Intäkter/kostnader i rätt period.. 2 20.1.2 Periodiseringar 2 - Förutbetalda
Läs merDokumentnamn Värdering 2013-07-01 1 / 8. Innehållsförteckning
2013-07-01 1 / 8 Innehållsförteckning Inledning... 2 Allmänt om värdering... 2 Värdemässig genomgång av projekten... 2 externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt... 3 Konto 1632/1672, Upplupna bidrags-
Läs merHandläggningsordning för externa forskningsbidrag. Fastställd av rektor Dnr: FS Ekonomienheten
Handläggningsordning för externa forskningsbidrag Fastställd av rektor 2015-05-26 Dnr: FS 1.1-807-15 Typ av dokument: Beslutad av: Giltighetstid: Område: Ansvarig enhet: Handläggningsordning Rektor 2015-05-26
Läs merSamverkansprojekt inom nationella stöd
Samverkansprojekt inom nationella stöd Ett samverkansprojekt genomförs av flera parter gemensamt och ska skapa förutsättningar för nya nätverk och samarbeten. En av parterna, stödmottagaren, har huvudansvaret
Läs merHandledning för kontroll av dispositionstid och status för bidragsprojekt
Handledning för kontroll av dispositionstid och status för bidragsprojekt 1 Bidragsfinansierade projekt Bidragsprojekt periodiseras som grundregel och läggs därför upp med status P (pågående/periodisering)
Läs mer2012-10-01 BESKRIVNING AV INDI-MODELLEN
2012-10-01 BESKRIVNING AV INDI-MODELLEN Innehåll Inledning... 1 Direkta och indirekta kostnader... 1 Kärnverksamhet och kostnadsbärare... 1 Stödverksamheten... 1 Fördelning av universitets- och fakultetsgemensamma
Läs merInnehållsförteckning.. 1. 20 Bokslutsinformation Delår/År.. 2
Sid 1 (9) Innehållsförteckning.. 1 20 Bokslutsinformation.. 2 20.2 Årsredovisning (årsbokslut) per den 31 december 2014 2 20.2.1 Intäkter/kostnader i rätt period.. 2 20.2.2 Periodiseringar. 2 - Förutbetalda
Läs merTransfereringar handledning och rutinbeskrivning
Transfereringar handledning och rutinbeskrivning I universitetets verksamhet förekommer att Göteborgs universitet (GU) är mottagare av medel som ska vidareförmedlas till en part utanför universitetet.
Läs merPeriodisering av externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt 2016-04-25
Periodisering av externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt 2016-04-25 2015-04-25 2 / 9 Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 1.1. Allmänt om periodisering/värdering... 3 2. Periodisering av externfinansierade
Läs merLATHUND AVSLUT EXTERNA PROJEKT (bidrag & uppdrag)
LATHUND AVSLUT EXTERNA PROJEKT (bidrag & uppdrag) VERSION 2018-10-31 Redaktör: INNEHÅLLSFÖRTECKNING Bakgrund... 2 Definition externa projekt (bidrag och uppdrag)... 2 Bidragsprojekt... 2 Uppdragsprojekt...
Läs merRiktlinjer för upprättande av avtal avseende kliniska läkemedelsprövningar. Finns ingen skrivning kring detta. Finns ingen skrivning kring detta
6. Finns resonemang kring hur direkta, indirekta och/eller overheadkostnader ska beräknas? 7. Finns krav på att ekonom ska vara involverad vid framtagande av kalkyl/budget? Nej, inte mer än att samtliga
Läs merPRINCIPER FÖR SAMFINANSIERING AV EXTERNFINANSIERADE FORSKNINGSPROJEKT
STYRDOKUMENT Dnr E 2018/589 PRINCIPER FÖR SAMFINANSIERING AV EXTERNFINANSIERADE FORSKNINGSPROJEKT VID INSTITUTIONEN FÖR FILOSOFI, LINGVISTIK OCH VETENSKAPSTEORI Beslutsfattare Handläggare Fredrik Engström
Läs merRutiner och tidsplan för nominering till Knut och Alice Wallenberg Stiftelse: Forskningsprojekt av hög vetenskaplig potential.
1 Josefin Fernius 2018-12-04 Forskningskoordinator Grants Office, LiU Rutiner och tidsplan för nominering till Knut och Alice Wallenberg Stiftelse: Forskningsprojekt av hög vetenskaplig potential. KAWs
Läs merKostnadsfördelning på projekt
Sid 1(5) Rektorskansliet Internrevision Håkan Tegnefur Styrelsen och rektor Kostnadsfördelning på projekt Vi har i enlighet med fastställd revisionsplan för verksamhetsåret 2002 utfört granskning inom
Läs merWorkshop projektredovisning , Växjö
Workshop projektredovisning 2016-08-24, Växjö Dagordning: Projektstödsgruppen presentation PRISMA information om senaste nytt Utländsk moms Dekanintyg Ansökningar där flera fakulteter gemensamt söker medel
Läs merRIKTLINJER FÖR EXTERNFINANSIERAD VERKSAMHET
BESLUT 1(5) 2010-12-17 Dnr 24-726/10 Björn Wallmo RIKTLINJER FÖR EXTERNFINANSIERAD VERKSAMHET Modellen för full kostnadstäckning SUHF ( Sveriges universitet och högskoleförbund) beslutade i november 2007
Läs merInnehållsförteckning 1
Innehållsförteckning 1 20 Bokslutsinformation Delår/År 2 20.1 Delårsrapport (delårsbokslut) per den 30 juni 2016.. 2 20.1.1 Intäkter/kostnader i rätt period.. 2 20.1.2 Periodiseringar 2 - Förutbetalda
Läs merANSÖKAN OM MEDEL TILL BIOLOGISKA SAMLINGAR
Till Svenska artprojektet ANSÖKAN OM MEDEL TILL BIOLOGISKA SAMLINGAR Ansökningstillfälle: 5 april 2013 Inkom datum Dnr Ansökan avser: Bidrag t. tillsvidareanställn. Bidrag t. tidsbegränsad tjänst (fler
Läs merREGEL FÖR CHEFENS ANSVAR OCH BEHÖRIGHET ATT FÖRFOGA ÖVER MYNDIGHETENS MEDEL
REGEL FÖR CHEFENS ANSVAR OCH BEHÖRIGHET ATT FÖRFOGA ÖVER MYNDIGHETENS MEDEL Typ av dokument: Regel Datum: 2018-02-20 Dnr: FS 1.1-368-18 Beslutad av: Giltighetstid: Tillsvidare Område: Ansvarig förvaltningsenhet:
Läs merAllmänna villkor för uppdragsersättning till frivilliga försvarsorganisationer
samhällsskydd och beredskap 1 (6) Allmänna villkor för uppdragsersättning till frivilliga försvarsorganisationer Anslag 2:4 Krisberedskap, budgetåret 2014 samhällsskydd och beredskap 2 (6) Villkor för
Läs merRiktlinjer för hantering av externa forskningsbidrag vid FHS
Riktlinjer 1 (5) Riktlinjer för hantering av externa forskningsbidrag vid FHS Dessa riktlinjer ersätter Ö 887/2012 Riktlinjer för hantering av externa forskningsbidrag vid FHS fastställda den 9 juni 2014.
Läs merSveriges Lantbruksuniversitet Ekonomiavdelningen
Sveriges Lantbruksuniversitet Ekonomiavdelningen 2014-03-28 Ekonomimeddelande 2014:1 Till samtliga institutioner och enheter TDSCHEMA FÖR DELÅRSBOKSLUTET 2014 För andra året i rad lämnar SLU delårsrapport
Läs merVinnovas allmänna villkor för bidrag 2019 EN PROJEKTPART Dnr:
1 (5) Villkoren ska tillämpas såvida inte annat följer av beslut, särskilda villkor eller utlysningstext och gäller för bidrag till projekt med en ensam part. I Vinnovas beslut och system m.m. använder
Läs merAllmänna villkor. för myndigheter. Anslag 2:4 Krisberedskap. Föredragande. Samråd. Godkänd av enhetschef. Charlott Thyrén. Helena Bunner.
Föredragande Samråd Godkänd av enhetschef Charlott Thyrén Helena Bunner Mona Matsson Allmänna villkor för myndigheter Anslag 2:4 Krisberedskap Villkor för användning av anslagsmedel Följande villkor gäller
Läs merRegler för ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna
Regler för ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor 2018-01-29 Dnr: HDa 1.2-2018/168 Reviderad: 2019-06-18 Gäller tills vidare fr o m: 2018-03-01 Ersätter: Handläggningsordning
Läs merHanteringsordning för projektansökningar till Knut och Alice Wallenbergs Stiftelse 2015
Ulf Nilsson Forskningsrådgivare HANTERINGSORDNING FÖR PROJEKTANSÖKNINGAR TILL KNUT OCH ALICE WALLENBERGS STIFTELSE 1 / 5-04-11 Dnr F /40 Hanteringsordning för projektansökningar till Knut och Alice Wallenbergs
Läs merInternfakturering 14 MARS 2014
Internfakturering 14 MARS 2014 Utbildningens syfte Syftet med kursen är att på ett korrekt sätt kunna hantera internfakturor i Orfi. Utbildningens innehåll Teori Internfaktura Intern försäljning Externt
Läs merTIDSPLAN Q Senast uppdaterat: Datum Aktivitet Ansvar November- December INST
Datum Aktivitet Ansvar November- December Genomgång av projekten/projektuppföljning Institutionen tar ut rapporten Underfinansierade projekt i UBW (Agresso). Stämmer rapporterna Fråga Intäkt (Brutto) samt
Läs merRiktlinje om extern finansiering
RIKTLINJE Gäller från och med 2008-01-01 Riktlinje om extern finansiering Gäller fr o m 2008-01-01 Denna riktlinje grundar sig på: Syfte Regleringsbrev innevarande år Förordning (2002:760) om uppdragsutbildning
Läs merInnehållsförteckning Bokslutsinformation Delår/År.. 2
Sid 1 (10) Innehållsförteckning.. 1 20 Bokslutsinformation.. 2 20.2 Årsredovisning (årsbokslut) per den 31 december 2016 2 20.2.1 Intäkter/kostnader i rätt period.. 2 20.2.2 Periodiseringar. 2 - Förutbetalda
Läs merFull kostnadsredovisning, kostnadsbärare och projektbudgetmall
Full kostnadsredovisning, kostnadsbärare och projektbudgetmall Varför införs modellen? Tydliggöra indirekta kostnader på alla nivåer Förbättrad uppföljning och budgetering av totalkostnaderna för olika
Läs merRedovisningsprinciper. Redovisningsprinciper för hantering av bidragsfinansierade forskningsprojekt inom Umeå universitet. Ekonomienheten
Redovisningsprinciper Redovisningsprinciper för hantering av bidragsfinansierade forskningsprojekt inom Umeå universitet Annica Eriksson Controller Ekonomienheten Innehållsförteckning 1 Inledning... 3
Läs merGodkända kostnader och godkänd medfinansiering i projekt som stöds av KKstiftelsen
Datum 2015-03-16 1 (6) Godkända kostnader och godkänd medfinansiering i projekt som stöds av KKstiftelsen Gäller från 2015-01-01 Syftet med dessa riktlinjer är att ge stöd för framtagande av budget i projektansökningar
Läs merLathund korrigera verksamheter mellan ansvar
Uppdaterad 2019-05-23 REDOVISNINGSSEKTIONEN Lathund korrigera verksamheter mellan ansvar Bakgrund varför får en pågående verksamhet med projektslut endast redovisas på ett ansvar? När en pågående verksamhet
Läs merI-markering innebär att uppgifter ska utföras av institution eller motsvarande.
Sveriges Lantbruksuniversitet Ekonomiavdelningen 2013-03-27 Ekonomimeddelande 2013:04 Till samtliga institutioner och enheter TDSCHEMA FÖR DELÅRSBOKSLUTET 2013 -markering innebär att uppgifter ska utföras
Läs merRutiner för avstämning och analys av stödverksamheten
Rutiner för avstämning och analys av stödverksamheten Avstämning av indirekta kostnader Avstämning av saldon på verksamhetsgren 10 och 30 ska göras löpande på varje institution, eller på den nivå som de
Läs merAnvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet 2014-12-31
Anvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet 2014-12-31 * Med fakultet avses här även övriga enheter Datum Arbetsmoment Ansvar November/ december Bokslutsanvisningar skickas ut från ekonomiavdelningen.
Läs merTIDSPLAN Q oktober 2019
Datum Aktivitet Ansvar November- December Genomgång av projekten/projektuppföljning Institutionen tar ut rapporten Underfinansierade projekt i UBW. Stämmer rapporterna Fråga Intäkt (Brutto) samt Fråga
Läs merEKONOMISTYRREGLER VID UMEÅ UNIVERSITET
EKONOMISTYRREGLER VID UMEÅ UNIVERSITET Typ av dokument: Datum: Beslutad av: Giltighetstid: Tills vidare Område: Ekonomi Ansvarig förvaltningsenhet: Planeringsenheten Ersätter dokument: Ekonomistyrregler
Läs merEkonomimeddelande 2016:6
2016-07-20 Till samtliga institutioner/motsv Ekonomiavdelningen Ekonomimeddelande 2016:6 Innehåll: Kvartalsbokslut inklusive tidsschema Kvartalsbokslut inklusive tidsschema För att förbättra informationen
Läs merOmrådesnämnden för humanvetenskap
1 (5) 2016-03-15 BESLUT Dnr SU FV-1.1.2-0792-16 Områdesnämnden för humanvetenskap Fredrik Oldsjö Områdeskanslichef Riktlinjer för hantering av indirekta kostnader i samband med anlitande av lärare anställda
Läs merFöreläsning om universitetsekonomi 8/5 2019! Maria Andersson, ekonomipedagog Lyceum
Föreläsning om universitetsekonomi 8/5 2019! Maria Andersson, ekonomipedagog Lyceum Del 1 - Universitetets finansiering 257mkr 2 560 mkr 1 216mkr 4 036 mkr Budgetpropositionen Propositionens anslag för
Läs merAntagonism och social oro. Att anso ka om forskningsmedel via MSB:s anso kningswebb
samhällsskydd och beredskap 1 (8) Antagonism och social oro. Att anso ka om forskningsmedel via MSB:s anso kningswebb Innehåll 1. Innan du börjar... 2 2. Användaruppgifter... 2 3. Utlysningens startsida...
Läs merGuide: Uppföljning akt Fördelning stöd och Fördelning lokal
Guide: Uppföljning akt 990099 Fördelning stöd och 990098 Fördelning lokal 1 1. Modellen för full kostnadstäckning... 1 Allmänt om modellen... 1 Fördelning av stödverksamheten i budgetprocessen... 2 Fördelning
Läs merKvartal , anvisningar och kontrollpunkter
2018-09-18 1(11) Kvartal 3 2018, anvisningar och kontrollpunkter Förutsättningar Beloppsgräns 100 tkr gäller periodisering av enstaka kostnader och intäkter (förutbetalda och upplupna) samt uppbokning
Läs merTransport av farligt gods. Att anso ka om forskningsmedel via MSB:s anso kningswebb
samhällsskydd och beredskap 1 (7) Transport av farligt gods. Att anso ka om forskningsmedel via MSB:s anso kningswebb Innehåll 1. Innan du börjar... 2 2. Användaruppgifter... 2 3. Utlysningens startsida...
Läs merAnvisningar för avstämning av v-grenarna 10 och 30 och full kostnadstäckning.
Anvisningar för avstämning av v-grenarna 10 och 30 och full kostnadstäckning. Tömning från v-gren 91 till v-grenarna 10 och 30 Kostnader och intäkter bokförda på v-gren 91 töms till v-grenarna 10 och 30.
Läs merAnvändning av OH-verktyget vid Göteborgs universitet
GÖTEBORGS UNIVERSITET HANDLEDNING Ekonomiavdelningen 2010-10-18 Användning av OH-verktyget vid Göteborgs universitet OH-verktyget vid Göteborgs universitet är ett web-baserat verktyg för beräkning av pålägg
Läs mer/ 9. Innehåll
2018-04-18 1 / 9 Innehåll Bakgrund och projektbeskrivning... 2 Allmänt om samfinansiering på KI... 2 Beräkning och bokning... 3 Redovisning... 3 Systemstöd i UBW... 4 Registrering i Avtalsreskontran...
Läs merAnvisningar för nätverksbidrag 2014
2013-12-11 Anvisningar för nätverksbidrag 2014 Nätverksbidragen skall underlätta för forskare inom Fortes ansvarsområde att samarbeta över institutions- och fakultetsgränser. Forte stöder i första hand
Läs merSveriges Lantbruksuniversitet Ekonomiavdelningen
Sveriges Lantbruksuniversitet Ekonomiavdelningen 2015-03-30 Ekonomimeddelande 2015:3 Till samtliga institutioner och enheter TDSCHEMA FÖR DELÅRSBOKSLUTET 2015 SLU ska lämna delårsrapport till regeringen.
Läs merSlutattestinstruktion
Dnr: 2017/2626-1.1 Slutattestinstruktion Beslutat av Rektor Gäller från 2013-04-22 Senast rev. 2017-03-09 Innehåll Slutattestinstruktion 3 Styrelse och rektor 6 Universitetsbiblioteket 6 Fakultet 7 Universitetsförvaltning
Läs merAnsökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna
Ansökningar om extern forskningsfinansiering vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor 2018-01-29 Dnr: HDa 1.2-2018/168 Gäller tills vidare fr o m: 2018-03-01 Ersätter: Handläggningsordning för ansökan om externa
Läs merUppdrag eller bidrag?
Sveriges universitets- och högskoleförbund The Association of Swedish Higher Education Uppdrag eller bidrag? Conny Kjell Stockholms universitet Pia Grankvist Stockholms konstnärliga högskola Bidrag eller
Läs merStrategiska rekryteringar 15
Sida 1 (8) UTLYSNING Strategiska rekryteringar 15 KK-stiftelsen inbjuder Sveriges nya universitet och högskolorna att tillsammans med näringslivet ansöka om finansiering för strategiska rekryteringar.
Läs merRapporter i Lupos-periodiseringsmodul
Rapporter i Lupos-periodiseringsmodul 1. Kontrollrapport... 2 När används rapporten?... 2 Vad visar rapporten?... 2 Hur beställs rapporten?... 6 2. Ofullständiga periodiseringsförslag... 8 När används
Läs merGuide: Uppföljning akt Fördelning stöd och Fördelning lokal
Guide: Uppföljning akt 990099 Fördelning stöd och 990098 Fördelning lokal 1 Innehåll: 1. Modellen för full kostnadstäckning... 1 Allmänt om modellen... 1 Fördelning av stödverksamheten i budgetprocessen...
Läs merAnvisningar till ansökan om regionala projektmedel
Sida 1 av 6 Anvisningar till ansökan om regionala projektmedel Ansökan ska skickas per brev med underskrift av behörig firmatecknare. Den ska också skickas in via mail till naringsliv.vasternorrland@lansstyrelsen.se
Läs merEkonomimeddelande 2012:12
2012-11-26 Till samtliga institutioner/motsv Ekonomiavdelningen Ekonomimeddelande 2012:12 TIDSCHEMA FÖR ÅRSBOKSLUTET 2012 I-markering innebär att uppgifter ska utföras av institution eller motsvarande.
Läs merVälkommen till Ekonomidagen maj 2015
Välkommen till Ekonomidagen maj 2015 Ekonomidagen 21 maj 2015 Presentation av ekonomiavdelningen Bokslutsinformation + projekthantering Kaffepaus Framtidens inköp Raindance - systeminformation Aktuellt
Läs merUtlysning av medel för medeldyr utrustning från den Teknisknaturvetenskapliga
Sid 1 (3) Utlysning av medel för medeldyr utrustning från den Teknisknaturvetenskapliga fakulteten vid Umeå universitet höstterminen 2018 Ändamål Den vid Umeå universitet utlyser härmed medel för finansiering
Läs merRevisionsrapport. Brister avseende externfinansierade projekt. 1. Sammanfattning. Karlstads universitet KARLSTAD
Revisionsrapport Karlstads universitet 651 88 KARLSTAD Datum Dnr 2005-11-25 32-2005-0629 Brister avseende externfinansierade projekt Riksrevisionen har som ett led i den årliga revisionen av Karlstads
Läs merRiktlinjer avseende godkända kostnader och godkänd medfinansiering i projekt som stöds av KK-stiftelsen
Datum 2014-02-11 1 (7) Riktlinjer avseende godkända kostnader och godkänd medfinansiering i projekt som stöds av KK-stiftelsen Gäller från 2014-01-01 Syftet med dessa riktlinjer är att ge stöd för framtagande
Läs merSlutattestinstruktion
Dnr: ST 2013/166-1.1 Slutattestinstruktion Beslutat av Rektor Gäller från 2013-04-22 Innehåll Slutattestinstruktion 3 Intern kontroll 3 Fakultet 6 Utgångspunkter 6 Universitetsförvaltning 8 Utgångspunkter
Läs merAdministrativa rutiner vid HVV för att hantera vissa EU-finansierade projekt
2009 12-29 Akademin för hälsa vård och välfärd HVV 4.1 239/09 Administrativa rutiner vid HVV för att hantera vissa EU-finansierade projekt Ett normalt EU projekt går igenom olika faser: ansökan, beslut
Läs merANVISNINGAR OCH TIDSPLAN FÖR INFRASTRUKTURANSÖKNINGAR TILL VR 2019
ANVISNINGAR OCH TIDSPLAN FÖR INFRASTRUKTURANSÖKNINGAR TILL VR 2019 Innehållsförteckning 1. Allmänna principer 2. Samråd mellan lärosätena 3. Medfinansiering 4. Budget 5. Inlämnande av ansökan 6. Information
Läs merHandledning för projektkalkylering vid Lunds universitet
Handledning för projektkalkylering vid Lunds universitet 1. Inledning... 3 2. Begrepp... 3 2.1 Kostnadsbärare... 3 2.2 Direkta kostnader... 3 2.3 Indirekta kostnader... 4 2.4 Full kostnadstäckning... 4
Läs merEkonomihandboken. Anvisning för redovisning av utlägg, kostnadsreducering, vidarefakturering av kostnader och krav på bokföringsunderlag
Ekonomihandboken Anvisning för redovisning av utlägg, kostnadsreducering, vidarefakturering av kostnader och krav på bokföringsunderlag Författare: Ekonomiavdelningen, Joakim Karlsson Datum: 2011-11-01
Läs merBidragsmottagare är den som söker eller får bidraget. Den budget som har godkänts av bidragsgivaren skall följas.
Bilaga 2 Allmänna villkor för bidrag till föreningar, stiftelser m.fl. Förvaltningsavdelningen Allmänna villkor för bidrag till föreningar, stiftelser m.fl. 1 Tillämpning Dessa villkor reglerar bidrag
Läs merRiktlinjer för externfinansierade forskningsprojekt vid Högskolan i Skövde
Rektr BESLUT 2015-03-17 Dnr HS Riktlinjer för externfinansierade frskningsprjekt vid Högsklan i Skövde Eknmiavdelningen vid Högsklan i Skövde har riktlinjer för externfinansierade frskningsprjekt. Dkumentet
Läs merAnvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet
Tidplan årsbokslut 2018-12-31 utg. I Datum: 2018-11-22 Handläggare: / Söder Anvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet 2018-12-31 * Med fakultet avses här även övriga enheter Datum Arbetsmoment
Läs merGodkända kostnader i Mistras projekt
Godkända kostnader i Mistras projekt Gäller från 2012-01-01 Syftet med dessa riktlinjer är att ge stöd för framtagande av budget i program- och projektansökningar till Mistra. Samtidigt ger de ett ramverk
Läs merEkonomiNytt. Nr 5 juni 2009
EkonomiNytt Nr 5 juni 2009 Om medfinansiering av forskningsprojekt Behov av medfinansiering behöver beslutas där det är aktuellt och därefter bokföras. Beräkning av medfinansieringen utförs med hjälp av
Läs merFolke Bernadotteakademins allmänna villkor för stöd till verksamhet som främjar genomförandet av FN:s säkerhetsrådsresolution 1325
Folke Bernadotteakademins allmänna villkor för stöd till verksamhet som främjar genomförandet av FN:s säkerhetsrådsresolution 1325 Tillämpning 1 Dessa villkor reglerar stöd till verksamhet som främjar
Läs merAnvisningar för nätverksbidrag 2013
2012-12-20 Anvisningar för nätverksbidrag 2013 Nätverksbidragen skall underlätta för forskare inom FAS ansvarsområde att samarbeta över institutions- och fakultetsgränser. FAS stöder i första hand nationella
Läs merTidplan och checklista för bokslutet 30 juni 2018
Tidplan och checklista för bokslutet 30 juni 2018 Dag Datum Händelse Kontroll/Åtgärder/Att göra Rapport/ hjälpmedel Kontrollera kvarvarande periodiseringsposter från helårsbokslutet. On 30 maj Nätverksträff/bokslutsinformation
Läs merKlassificering av avtal för finansiering av forskning och utbildning vid LiU en vägledning
1(6) Klassificering av avtal för finansiering av forskning och utbildning vid LiU en vägledning 1 Inledning Universitetets verksamhet finansieras på flera olika sätt och det kan ibland vara svårt att avgöra
Läs merProjekt starta projekt/projektkalkyl
Projekt starta projekt/projektkalkyl Eva Wessén 3 timmar 2017-01-13 2 Agenda Introduktion Registrera ett nytt projekt Skapa en projektkalkyl Exportera en kalkyl Följa upp utfall mot en kalkyl Revidera
Läs merSveriges Lantbruksuniversitet Ekonomiavdelningen
Sveriges Lantbruksuniversitet Ekonomiavdelningen 2016-04-18 Ekonomimeddelande 2016:4 Till samtliga institutioner och enheter TDSCHEMA FÖR DELÅRSBOKSLUTET 2016 SLU ska lämna delårsrapport till regeringen.
Läs merGEMENSAM ANVISNING OM BUDGET OCH REDOVISING FÖR INTEGRERADE INSTITUTIONER
GEMENSAM ANVISNING OM BUDGET OCH REDOVISING FÖR INTEGRERADE INSTITUTIONER Ekonomiavdelningarna 2009-09-16 2(13) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. I NLEDANDE FÖRUTSÄTTNINGAR... 3 2. B UDGET... 4 2.1 Budget kärnverksamhet...
Läs merVÄLKOMNA. till den första Korta redovisningsdagen 2017! Anläggningar Redovisning av bidrag Avbryt och fråga! Bensträckare
VÄLKOMNA till den första Korta redovisningsdagen 2017! Anläggningar Redovisning av bidrag Avbryt och fråga! Bensträckare ANLÄGGNINGSREDOVISNING Linette Bengtsson Anna Elfman Inköp av materiella anläggningstillgångar
Läs merVem kan söka? Du som är anställd hos någon av följande arbetsgivare är välkommen att söka bidrag:
2018-01-31 HSU FoU Kronoberg Birgitta Grahn Dags att söka anslag För att utveckla socialtjänst och hälso- och sjukvård i Kronoberg! Forskning, utveckling och förbättringsarbete är grunden för förnyelse
Läs merRapporten Underlag disposition 2014 års resultat. Rapporten finns i Agresso, se Arbetsgång längre ner i dokumentet.
2015-05-11 Till samtliga institutioner/motsv Ekonomiavdelningen Ekonomimeddelande 2015:4 Innehåll: Disposition av 2014 års resultat Disposition av 2014 års resultat Det resultat som uppstod 2014 ska disponeras
Läs merPostdoktoralt sto d. Att anso ka om forskningsmedel via MSB:s anso kningswebb
samhällsskydd och beredskap 1 (6) Postdoktoralt sto d. Att anso ka om forskningsmedel via MSB:s anso kningswebb Innehåll 1. Innan du börjar... 2 2. Användaruppgifter... 2 3. Utlysningens startsida... 2
Läs merVälkommen till ekonomidagen 2014!
Välkommen till ekonomidagen 2014! Ekonomidagen 19/11 2014 Presentation av ekonomiavdelningen Bokslutsinformation Kaffepaus Rutiner kring projekthantering Hur väljer vi våra lösenord? Fakturaadress Stockholms
Läs merRevisionsrapport Granskning av projektredovisning
Revisionsrapport Granskning av projektredovisning Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Emelie Lönnblad, Revisionskonsult Kristianstads kommun Januari 2012 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning
Läs merAnsö kan fö r utlysningen Kriskömmunikatiön öch fö rtröende Sa ga r det till
samhällsskydd och beredskap 1 (6) Ansö kan fö r utlysningen Kriskömmunikatiön öch fö rtröende Sa ga r det till Innehåll 1. Innan du börjar... 2 2. Användaruppgifter... 2 3. Utlysningens startsida... 2
Läs merAnvändning av OH-verktyget vid Göteborgs universitet
GÖTEBORGS UNIVERSITET ANVISNINGAR Ekonomiavdelningen 2012-10-02 Användning av OH-verktyget vid Göteborgs universitet OH-verktyget vid Göteborgs universitet är ett webb-baserat verktyg för beräkning av
Läs merSeminarium 28 januari 2015
Seminarium 28 januari 2015 Ansökan om avräkning och Villkor för verksamhetsbidrag, Resurscentra för kvinnor 2013-2015 1 Verksamhetsbidrag i förskott Ansökan om verksamhetsbidrag och förskott, gäller för
Läs merEkonomimeddelande 2014:5
2014-06-25 Till samtliga institutioner/motsv Ekonomiavdelningen Ekonomimeddelande 2014:5 Innehåll: Bokslutsspecifikationer i halvårsbokslutet Kundfakturor stoppas vid referenskontroll Påminnelser på utländska
Läs merHÖG 15 - Forskningsprojekt
Sida 1 (8) UTLYSNING HÖG 15 - Forskningsprojekt KK-stiftelsen inbjuder Sveriges nya universitet och högskolorna att ansöka om finansiering av forskningsprojekt. Forskningsprojekten ska bedrivas i samproduktion
Läs merRiktlinjer för redovisning av projektbidrag för 2013
Riktlinjer för redovisning av projektbidrag för 2013 Rutiner och datum för avrapportering och slututbetalning - Ange alltid projektets namn och NFHs diarienummer vid avrapportering eller frågor gällande
Läs merAnvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet
Tidplan årsbokslut 2017-12-31 utg. 2 Datum: 2017-12- Handläggare: / Söder Anvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet 2017-12-31 * Med fakultet avses här även övriga enheter Datum Arbetsmoment
Läs mer