Dokumentnamn Värdering / 8. Innehållsförteckning

Transkript

1 / 8 Innehållsförteckning Inledning... 2 Allmänt om värdering... 2 Värdemässig genomgång av projekten... 2 externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt... 3 Konto 1632/1672, Upplupna bidrags- och uppdragsintäkter... 3 Konto 2732/2772, Oförbrukade bidrags- och uppdragsintäkter... 3 Avslut av projekt... 3 vid bokslut... 4 Steg 1 Institutionen värderar externfinansierade underskottsprojekt med kontrakt... 4 Bokning av underskottsprojekt konto 1632/1672 i Agresso... 4 Upprättande av 1632/1672-bilagan... 5 Steg 2 Ekonomiavdelningens värdering... 5 Kontroll att alla projekt har blivit värderade... 6 sunderlag... 7

2 / 8 Inledning Vid hel-, del- och kvartalsbokslut värderas (periodiseras) alla projekt på projektnivå. en sker i två steg, först värderar institutionerna externfinansierade projekt med underskott för den delen som täcks av kontrakt (konto /359). Därefter värderar ekonomiavdelningen (EA) samtliga statsanslagsprojekt och externfinansierade överskottsprojekt. Slutligen värderar EA resterande underskottsprojekt där finansiering saknas eller är oklar samt övriga projekt. I detta dokument används följande definitioner på olika projekt i Agresso: Statsanslagsprojekt: Projekt med verksamhetskod 1* och 2*. Externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt: Projekt med verksamhetskod 3*-6* exkl Endast bidrags- respektive uppdragsprojekt där intäkt erhålls på konto 35* för bidrag och 33* för uppdrag. Övriga externfinansierade projekt: Projekt med verksamhetskod 3*-6* men där intäkten erhålls via övriga intäkter, konto 31*, 32* och 34*. Allmänt om värdering För att få fram årets kapitalförändring måste projekten värderas/periodiseras. Hur projekten ska värderas beror på tre parametrar; verksamhetskod, finansiärskod och intäktskonto. Alla statsanslagsprojekt bokas mot årets kapitalförändring och samtliga externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt med finansiering bokas mot balanskonton, enligt huvudregeln. Övriga externfinansierade projekt bokas mot årets kapitalförändring. För externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt gäller en omvänd matchningsprincip. Periodens intäkter ska bli lika stora som periodens kostnader. Mellanskillnaden värderas mot ett balanskonto. I och med värderingen avslutas periodens över- eller underskott mot årets kapitalförändring eller balanseras mot oförbrukade respektive upplupna bidrags/uppdragsintäkter. Anslagsfinansierad verksamhet värderas mot årets kapitalförändring. Pågående bidrags- och uppdragsprojekt med extern finansiering värderas mot balanskonton 1632/2732 alternativt 2732/2772. Bidrags- och uppdragsprojekt med oklar eller intern finansiering värderas mot årets kapitalförändring. Externfinansierade projekt som finansieras med övriga intäkter värderas mot årets kapitalförändring Värdemässig genomgång av projekten Innan värderingen görs ska projekten gås igenom av institutionerna och detta ska göras löpande. Alla projekt som uppvisar ett debetsaldo i Agresso är kassamässigt underfinansierade och ska undersökas. Institutionerna uppmanas att så mycket som möjligt städa i sina projekt för att underlätta värderingsarbetet. Detta innebär att öresdifferenser är bortbokade, att projekt som ska avslutas är avslutade, att omföringar mellan projekt är gjorda. Detta ska göras av institutionerna innan periodstängning. Efter eventuella ombokningar är det bra att kontrollera att det verkligen blev som det var tänkt.

3 / 8 externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt Pågående bidrags- och uppdragsprojekt balanseras enligt den omvända matchningsprincipen. Periodens kostnader styr vad som intäktsförs, över- eller underskottet balanseras som periodavgränsningspost. Överskott periodiseras som oförbrukade bidrag/uppdrag, konto 2732/2772. Underskott periodiseras som upplupna bidrag/uppdrag, konto 1632/1672, om finansiering kan styrkas med kontrakt. Övriga projekt med oklar eller intern finansiering samt externfinansierade projekt som är finansierade via övriga intäkter värderas mot årets kapitalförändring, konto Konto 1632/1672, Upplupna bidrags- och uppdragsintäkter Som upplupna bidrag/uppdrag redovisas bidrags- och uppdragsinkomster som ännu inte erhållits och beloppsmässigt motsvaras av periodens kostnader. Upplupna bidrags- och uppdragsintäkter får endast redovisas i de fall skriftligt avtal föreligger. Staten tillämpar här en försiktighetsprincip. Konto 1632/1672 Upplupna bidrag/uppdrag: Endast bidrags- och uppdragsprojekt (verks 3*, 4*, 5*, 6* - ej 311) Krävs en extern finansiär (3*-8*) Krävs avtal/kontrakt eller liknande som styrker finansieringen Får endast ha debetsaldo Konto 2732/2772, Oförbrukade bidrags- och uppdragsintäkter Som oförbrukade bidrag/uppdrag redovisas erhållna bidrags- och uppdragsinkomster som periodiseras för att täcka framtida kostnader. Konto 2732/2772 Oförbrukade bidrag/uppdrag: Endast bidrags- och uppdragsprojekt (verks 3*, 4*, 5*, 6* - ej 311) Krävs en extern finansiär (3*-8*) Får endast ha kreditsaldo Avslut av projekt För att bokföras som oförbrukade bidrags- och uppdragsinkomster krävs att projektet fortfarande är pågående. Saldo på konto 2732/2772 innebär att KI har en skuld till bidragsgivaren att utföra forskning enligt ansökan. Institutionerna uppmanas att särskilt kontrollera de projekt som inte haft någon aktivitet de senast åren. Slutförda projekt ska resultatföras och avslutas i redovisningen. Då modellen för projektvärdering bygger på en styrparameter som säger att så mycket som möjligt av överskotten ska bokas på 2732/2772 har nya konton lagts upp för detta speciella fall. När ett avtal/kontrakt avslutas och skulden till finansiären ska värderas bort används nya motkonton till 2732/2772. Istället för vanliga 359/339 används konto 358 (vk 3*, 4*) och 338 (vk 5*,6*). Dessa konton räknas inte som en extern intäkt i modellen och projektet kommer att värderas mot årets kapitalförändring.

4 / 8 vid bokslut en sker i två steg. Se aktuell tidsplan på EA:s hemsida för aktuella datum för respektive steg. För att underlätta bokslutsarbetet bör institutionen så tidigt som möjligt söka fram projekten med underskott. Med hjälp av rapporten MÅN02 - Underfinansierade projekt som finns i Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell får man fram de underfinansierade projekten. Denna rapport visar alla externfinansierade projekt med underskott. Steg 1 Institutionen värderar externfinansierade underskottsprojekt med kontrakt När perioden är stängd och alla bokningar är gjorda (bl.a. bokas de indirekta kostnaderna av EA efter perioden har stängt) ska institutionerna värdera alla externfinansierade underskottsprojekt där underskottet täcks av ett kontrakt. Om finansiering inte finns enligt kontrakt för hela underskottet ska institutionen endast boka den del som täcks av kontrakt. Resterande del av underskottet bokas av EA mot årets kapitalförändring. Om underskottet ska täckas med medel från annat projekt ska en omföring göras före periodstängning. Bokning av underskottsprojekt konto 1632/1672 i Agresso Rapporten Titta på UNDERSKOTT VV01B tas fram i Agresso under Egen meny/månadsavstämning/titta på värderingsunderlag VV01B när perioden är stängd och samtliga bokningar är gjorda. Denna rapport är en hjälp för att upprätta bokföringsorder. Följande kontopar används med angivande av finansiär: Bidragsprojekt (verks 3* och 4* ej 311): 1632 debet/359 kredit Uppdragsprojekt (verks 5* och 6*): 1672 debet/339 kredit När 1632/1672-bokningen är gjord, kontrollera i en saldotabell i Agresso genom att söka konto 1632/1672 samt aktuell period att allt blivit korrekt och att följande punkter är uppfyllda: Endast bidrags- och uppdragsprojekt (verks 3*, 4*, 5*, 6* - ej 311) Endast externa finansiärer (3*-8*) Att avtal/kontrakt eller liknande som styrker finansieringen finns Endast debetsaldo

5 / 8 Upprättande av 1632/1672-bilagan Efter bokningen är gjord ska institutionen upprätta en och en 1672-bilaga. I bilagorna ska belopp kvar att erhålla till projektet vara större än underskottet på projektet. Vid upprättande av 1632/1672-bilagorna ska följande uppgifter klart och tydligt framgå: Vilket projekt som avses Finansiärskod Verksamhetskod Projektets underskott Vilket Dnr som avtalet/kontraktet är diariefört på Vilken tidsperiod avtalet/kontraktet avser (från ÅÅMM till och med ÅÅMM) Valutakod Beviljat belopp Varav hittills erhållet belopp Varav avdrag för eventuell moms Varav nettobelopp kvar att erhålla till projektet Valutakurs (skickas ut av EA till institutionerna) Eventuell kommentar Till 1632/1672-bilagorna ska avtal/kontrakt finnas i avtalsreskontran som styrker att finansiering av underskottet finns. Av avtalet ska framgå tidsperiod, beviljat belopp och det ska vara undertecknat av samtliga parter. Steg 2 Ekonomiavdelningens värdering Efter att institutionerna har gjort 1632/1672-bokningen värderar EA alla externfinansierade projekt med överskott. Externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt med överskott värderas mot balanskonto 2732/2772, oförbrukade bidrag/uppdrag. EA värderar enligt principen att det är de största finansiärernas medel som sparas på 2732/2772. Därefter värderas alla statsanslagsprojekt samt kvarvarande externa underskottsprojekt mot årets kapitalförändring. Slutligen sker manuell värdering av anläggningsprojekt och andra specialfall. Institutionerna ska, när värderingen är klar, kontrollera att all värderingen är korrekt.

6 / 8 Kontroll att alla projekt har blivit värderade När värderingen är gjord, kontrollera att samtliga projekt har blivit värderade, dvs att vi matchat kostnaderna mot intäkterna så att projekten inte längre har några saldon. Fråga saldotabell i Agresso enligt nedan och ange aktuell period: Sök med F7. Om det kommer upp några rader, så har de projekten som kommer upp inte blivit värderade. OBS! Flertalet institutioner har EU-projekt i FP7 som utgörs av ett intäktsprojekt och ett kostnadsprojekt som hör ihop. Dessa kommer att komma upp men ska tillsammans bli noll. Vid osäkerhet kontakta EA.

7 / 8 sunderlag sunderlaget är sorterat per projekt. Översta raderna består av balansposter, en rad per konto och ev finansiär. Därefter kommer årets kostnader på en rad. Slutligen visas årets inbetalningar, en rad per finansiär. Institutionen ska endast boka upp underskottsprojekt (exempel 1) där underskottet täcks av ett kontrakt (konto 1632/1672 D 339/359 K). Övriga projekt värderas av EA (exempel 2 och 3). Exempel 1, bokas av institutionerna I exemplet nedan består de två översta raderna anläggningskonton som visar att det finns en anläggning med restvärde på projektet. Efter det visas periodens kostnader och slutligen visas årets inbetalning från 5CF. I exemplet är underskottet att ta ställning till ,64kr. Balansposter Kostnader för perioden Inbetalningar för perioden Belopp att värdera Exempel 2, bokas av EA På projektet nedan fanns det tidigare ett överskott på 10 tkr (Oförbrukade medel konto 2732). Under perioden har projektet haft kostnader på 12 tkr och inga inbetalningar vilket ger ett underskott på 2 tkr. EA kvittar bort tidigare värderingar för att värderingsunderlaget ska bli riktigt men det är inte gjort i detta fall vilket gör att belopp Att värdera blir felaktigt. OBS! Ett underskottsprojekt kan aldrig ha oförbrukade medel på konto 2732 (gäller inte 9000-projekt). Konto Kst Proj Fin Verks Belopp Att värdera CF , ,00 Underskottsprojekt B Bengtsson/CF ,00 Kontakta EA för kvittning av tidigare värdering. Efter kvittningen ser värderingsunderlaget ut så här: Konto Kst Proj Fin Verks Belopp Att värdera , CF ,00 Underskottsprojekt B Bengtsson/CF 2 000,00

8 / 8 Exempel 3, bokas av EA I exemplet nedan fanns tidigare ett ingående överskott på projektet (80 tkr) som nu är kvittat eftersom projektet numera har ett underskott. Konto Kst Proj Fin Verks Belopp Att värdera , , , VR , KIS , CF ,00 Underskottsprojekt D Davidsson/Div ,00 Kostnaderna under perioden uppgår till 120 tkr och inbetalningarna kommer från tre finansiärer och uppgår till totalt 105 tkr vilket ger ett underskott på 15 tkr. I exemplet har institutionen fått in hela inbetalningen från KIS och CF men ska under året totalt få in 100 tkr från VR (30 tkr återstår). Institutionen bokar då upp underskottet på 15 tkr mot 1632 med finansiär 3VR.