Användning av OH-verktyget vid Göteborgs universitet

Transkript

1 GÖTEBORGS UNIVERSITET ANVISNINGAR Ekonomiavdelningen Användning av OH-verktyget vid Göteborgs universitet OH-verktyget vid Göteborgs universitet är ett webb-baserat verktyg för beräkning av pålägg för indirekta kostnader, lokalkostnader och IT-kostnader. Påläggen används i ekonomisystemet för bokföring av indirekta kostnader, lokalkostnader och IT-kostnader på kärnverksamhetens kostnadsbärare. Verktygets funktionalitet och användargränssnitt år uppdelad på tre olika nivåer: universitetsnivå, fakultetsnivå och institutionsnivå. Gemensamma regler för handhavandet Belopp Alla belopp ska vara i tusental kr. Spara. När man registrerat siffror och vill lämna en åtgärdssida, ska uppgifterna sparas genom att klicka på knappen Spara. Återställ formulär Innehållet i de skrivbara fälten återställs till de värden som var när sidan laddades ner till webbläsaren i datorn. Redigering När man är färdig med redigeringen (inmatningen) av siffror i en åtgärdssida, tryck på Klar. Detta hindrar inte att siffrorna senare kan ändras. Logga ut När OH-verktyget lämnas ska detta ske genom Logga ut. 1. Universitetsnivån Webb-adress: Lösenord: endast känt av behörig Nytt år Det gamla budgetårets värden ska raderas och det nya budgetårets värden ifylles Universitet Redigera universitetsgemensamma kostnader och fördelningsbas De universitetsgemensamma kostnaderna kan fördelas mellan utbildning och forskning med två metoder, antingen genom 1. med fördelningsbas eller genom 2. annan fördelning, som skett vid sidan om OH-verktyget. Fyll i fördelningsbasen. Fördelningsbasen utgörs av utfallet för direkta löne- och driftkostnader (exkl. interna kostnader) i kärnverksamheten för hela GU senaste avslutade räkenskapsår, uppdelat mellan utbildning och forskning. Särskild rapport finns i AGRESSO Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell som visar detta.

2 OH-verktyget åstadkommer en fördelning mellan utbildning och forskning av de belopp som finns under Ofördelat i 1. med fördelningsbas genom att använda fördelningsbasens relation mellan utbildning och forskning. - fördelningen av de universitetsgemensamma kostnaderna uppdelat på utbildning och forskning, fördelat genom fördelningsbasen eller genom annan fördelning. - fördelningsbasen - fördelningen av de universitetsgemensamma kostnaderna per fakultet. Inmatningsstatus Status för inmatning av uppgifter visas här för fakultetsuppgifter (från universitetsnivå och fakultetsnivå) och för institutionsuppgifter (från fakultetsnivån och institutionsnivån) genom Klar eller Ej klar. Översikt Visar de totala indirekta kostnaderna, uppdelat per funktion och på de tre nivåerna. Resultat pålägg Välj fakultet för att visa institutionernas pålägg för indirekta kostnader och lokalkostnader. Fakultet Redigera fördelning bibliotekskostnader, annan fördelning samt fördelningsbas Välj fakultet. Ange fördelning av bibliotekskostnader och annan fördelning av universitetsgemensamma kostnader för respektive fakultet när dessa fördelningar har skett genom annan fördelning. Tills vidare fördelas den totala kostnaden per fakultet (utan uppdelning mellan utbildning och forskning) genom en särskild metod som bestämdes Fördelning mellan utbildning och forskning av denna kostnad sker vid sidan om genom att varje funktion fördelas var för sig per nämnd och separat för utbildning och forskning. Varje nämnds andel inom utbildning respektive forskning utgör fördelningsbas. Ange fakultetens fördelningsbas. Fördelningsbas är fakultetens utfall av direkta löne- och driftkostnader inom kärnverksamheten (exkl. interna kostnader) uppdelat mellan utbildning och forskning senaste avslutade räkenskapsår. Särskild rapport finns i AGRESSO Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell som visar detta. Ny användare Användare är personer på fakultetskanslierna som ska ha behörighet till verktyget. Fyll i personnamn, önskat lösenord och markera fakultet. Redigera användare Ändra uppgifter om användare Ta bort användare Välj användare och klicka på Ta bort. Ny fakultet Ange fakultetens namn. Ange om fakulteten har uppdelning av pålägg på anslagsfinansierad och externfinansierad verksamhet: Ja eller Nej. Fr.o.m har alla fakulteter Nej Ange fakultetens metod för fördelning till institutioner av universitetsgemensamma kostnader: Med fördelningsbas eller Annan fördelning. Redigera fakultet Välj fakultet och ändra önskade uppgifter. Ta bort fakultet Välj fakultet och avregistrera denna genom att trycka på Ta bort.

3 2. Fakultetsnivån Webb-adress: Lösenord: 20fakultet08 Namn: Markera ditt namn i rullisten Lösenord: Ange ditt lösenord. Läggs upp på universitetsnivån. Fakultet Redigera fakultetsgemensamma kostnader Fyll i de fakultetsgemensamma kostnaderna antingen i tabellen för 1. med fördelningsbas eller 2. annan fördelning. Används 1. med fördelningsbas gör OH-verktyget en fördelning av beloppen under Ofördelat efter relationen mellan utbildning och forskning enligt en fördelningsbas. För närvarande ska metoden 2. annan fördelning användas. Fördelningsbasen är fakultetens utfall av direkta löne- och driftkostnader (exkl. interna kostnader) inom kärnverksamheten, uppdelat på utbildning och forskning, senast avslutade räkenskapsår. Fördelningsbasen har redigerats av universitetsnivån. Annan fördelning har fakulteten gjort utanför OH-verktyget. - de universitetsgemensamma kostnader som fakulteten har, uppdelad per funktion och på utbildning och forskning - de fakultetsgemensamma kostnaderna - fakultetens fördelningsbas - varje institutions universitets- och fakultetsgemensamma kostnader Inmatningsstatus Status för inmatning av uppgifter för fakulteten och institutionerna visas för indirekta kostnader och lokalkostnader. Visas om det är fakulteten eller institutionen som är klar eller inte klar med sin inmatning. Översikt Visar fakultetens totala fakultets- och institutionsgemensamma kostnaderna per funktion. Resultat pålägg För varje institution visas påläggen för indirekta kostnader och lokalkostnader Institution Redigera annan fördelning och fördelningsbas De universitetsgemensamma- och fakultetsgemensamma kostnaderna kan fördelas genom institutionernas fördelningsbas eller genom en annan fördelning som görs utanför OH-verktyget. För närvarande ska fördelning göras vid sidan om genom att varje funktion ska fördelas var för sig, separat för utbildning och forskning. Varje institutions kostnadsandel inom utbildning respektive forskning utgör fördelningsbas. Resultatet av fördelningen per funktion fylls i för varje institution. Institutionernas fördelningsbas, som utgörs av direkta löne- och driftkostnader i kärnverksamheten (exkl. interna kostnader), uppdelat på utbildning och forskning, senast avslutat räkenskapsår, ifylls. Särskild rapport som visar utfallet finns i AGRESSO Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell. Redigera lokalkostnader För varje institution anges deras lokalkostnader samt fördelningsbas.

4 Fördelningsbasen utgörs av direkta lönekostnader i kärnverksamheten senast avslutade räkenskapsår, uppdelat på utbildning och forskning (se rapport i AGRESSO Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell). Ny användare Personer som ska ha behörighet till OH-verktyget registreras. Redigera användare Här ändras uppgifter om användarna. Ta bort användare Markera användare och tryck därefter på Ta bort. Ny institution Nya institutioner registreras här. Redigera institution Här ändras uppgifter om institutioner. Ta bort institution Markera institution och tryck på Ta bort.. 3. Institutionsnivån Webb-adress: Lösenord: 20institution08 Namn: Markera ditt namn i rullisten Lösenord: Ange ditt lösenord. Läggs upp av fakulteten. Institution Redigera institutionsgemensamma kostnader och budgeterade kostnader De institutionsgemensamma kostnaderna ska fördelas mellan utbildning och forskning. Det kan antingen ske genom 1. med fördelningsbas eller 2. annan fördelning. Används 1. med fördelningsbas gör OH-verktyget en fördelning av beloppen under Ofördelat mellan utbildning och forskning efter en fördelningsbas. Fördelningsbasen utgörs av utfallet för direkta löne- och driftkostnader (exkl. interna kostnader) i kärnverksamheten, uppdelat på utbildning och forskning, senast avslutade räkenskapsår. Fördelningsbasen har redigerats av fakultetsnivån. Har all fördelning skett utanför OH-verktyget ifylls beloppen i 2. annan fördelning. Budgeterade direkta löne- och driftkostnader för det aktuella budgetåret ifylls. Dessa belopp utgör nämnaren i divisionen för påläggsberäkningen. Redigera lokaluppgifter Institutionens lokalkostnader visas. Beloppet har redigerats av fakultetsnivån. Lokalkostnaderna ska fördelas mellan direkta lokalkostnader och indirekta lokalkostnader (stödverksamhetens lokaler). De direkta lokalkostnaderna ska fördelas mellan utbildning och forskning. Då lokalkostnader finns som är ofördelade kan fördelning ske genom 1. med fördelningsbas. OH-verktyget fördelar då lokalkostnader under Ofördelat efter fördelningsbasens relation mellan utbildning och forskning. Fördelningsbasen utgörs av direkta lönekostnader i kärnverksamheten senaste avslutade räkenskapsår. Fördelningsbasen har redigerats av fakultetsnivån. Har all fördelning av lokalkostnader mellan utbildning och forskning skett vid sidan om OHverktyget ska tabell 2. annan fördelning användas.

5 Fördelning indirekta lokalkostnader används inte i beräkningen av lokalpåläggen utan finns med för att institutionens totala lokalkostnaders fördelning på direkta och indirekta lokalkostnader ska visas. - de universitetsgemensamma kostnader institutionen har per funktion och uppdelad på utbildning och forskning - de fakultetsgemensamma kostnader institutionen har per funktion och uppdelad på utbildning och forskning - fördelningen av de institutionsgemensamma kostnaderna enligt fördelningsbas eller annan fördelning - institutionens fördelningsbas för indirekta kostnader - de direkta lokalkostnaderna fördelade efter fördelningsbas eller efter annan fördelning - fördelningsbasen för direkta lokalkostnader