Öppet hus 13/11 om Avstämning och analys av stödverksamhetens kostnader

Transkript

1 Öppet hus 13/11 om Avstämning och analys av stödverksamhetens kostnader Förståelse för modellen för indirekta kostnader - hur vi tillämpar den i budget och utfall - hur vi stämmer av, analyserar och åtgärdar utfall på avstämningsaktiviteterna

2 OH-modellen - fördelningsmodell Direkta kostnader (lokalkostnader) Indirekta kostnader Rättvisande och kostnadseffektiv fördelning av indirekta kostnader Full kostnadstäckning

3 Budget exklusive fördelningar

4 Budget fördelningsuppgiften

5 Budget efter fördelning av stödverksamheten

6 Budget 301. Bilaga till fullkostnadskalkyl

7 Budget 311. Fördelning indirekta

8 Budget lokalkostnader

9 Bokföring Stödverksamhetens kostnader Inst. andel av univ.-och fak.gemensam stödverksamhet fasta belopp, 12:e delsfilen Inst. egen stödverksamhet -fakturor, löner, avskrivningar och lokaler* på vsh 91 AKT Debet: Bokförda fördelade kostnader från stödverksamheten till respektive verksamhet Inst. kärnverksamhet Bokfört utfall på konton i påläggsbasen x påläggs% Kredit: Bokförda pålägg från respektive verksamhet

10 Bokföring Kärnverksamhetens gemensamma lokalkostnader Direkta lokalkostnader som inte bokförts direkt på en aktivitet i kärnverksamheten utan ska schablonfördelas mellan alla. -via vsh 91, men särsk. konto (*20) AKT Debet: Bokförda fördelade lokalkostnader (via vsh 91) till resp verksamhet Inst. kärnverksamhet Bokfört utfall på konton i påläggsbasen x påläggs% Kredit: Bokförda pålägg från resp verksamhet

11 Saldo på akt i Raindance och EOS

12 Uppföljning av akt rapport 307 i EOS Rapport 307 i EOS En flik för stödverksamheten, En flik för direkta lokalkostnader, En vy med påläggsprocent En vy med fördelade kostnader från vsh 91 En vy med påläggsbasen Även möjlighet att se fördelningar per konto för varje vsh samt vilka konton i påläggsbasen uppdelat per vsh Budgetavvikelsen + Kalkyldifferensen = Saldot på avstämningsaktiviteten

13 forts. uppföljning av akt rapport 307 Påläggsprocent stödverksamhet Hur den beräknades i budget Hur den skulle varit för att täcka kostnader för perioden, i prognosen osv.

14 forts. Uppföljning av akt rapport 307 Uppgifter per vsh om Helårsbudget, Budget för perioden, Avvikelse för perioden, Avvikelsen ur ett helårsperspektiv = Budgetavvikelse

15 forts. Uppföljning av akt rapport 307 Uppgifter per vsh om Helårsbudget, Budget för perioden, = +5 Visar avvikelsen för perioden Kalkyldifferens= Vad är avvikelsen på påläggsbasen ur ett helårsperspektiv värd? Måste multiplicera med påläggsprocenten 1611/12*9 = = *0,6237 = +7 Avvikelsen för perioden, Avvikelsen ur ett helårsperspektiv = Kalkyldifferens

16 Avstämning och analys efter bokslut Excelmall med instruktioner på Ekonomiwebben för att underlätta avstämning och analys. Om avvikelsen understiger ca 7% av påläggsbasen kan detta lämnas utan åtgärd. Ta hänsyn till utgående myndighetskapital. Avstämningen är en del av bokslut på institution och avstämningarna ska sparas ner i LU Box. Avstämning och analys som görs under året ska göras ur ett helårsperspektiv Avstämning och analys som görs vid årets slut ska göras ur ett flerårsperspektiv (små avvikelser från år till år tar ut varandra)

17 Vem ska göra analys av akt & vid bokslut på institution? Instruktionerna är bara relevant för de institutioner som har kärnverksamhet och dessutom bara för den kärnverksamhet som använder påläggsmodellen för direkta lokalkostnader Instruktionerna är bara relevanta för de institutioner som har kärnverksamhet, dvs. använder modellen för påläggsprocent för att täcka stödverksamhetens kostnader. De institutioner som bara har sin avstämning på den sk.3-nivån, behöver bara titta på utfallet på ett kostnadsställe och utifrån detta göra sin analys. De institutioner som däremot har avstämning på den sk.4-nivån, behöver titta på utfallet på var och ett av sina kostnadsställen och göra individuella analyser.

18 Avstämning och analys av akt efter bokslut Budgetavvikelse Lägre eller högre kostnader på vsh 91 än budgeterat. Minus = högre indirekta kostnader (vsh 91) än planerat. Plus = lägre indirekta kostnader (vsh 91) än planerat. Kalkyldifferens Mindre eller större kärnverksamhet än kalkylerat. Minus = mindre kärnverksamhet än planerat. Plus = större kärnverksamhet än planerat.

19 Avstämning och analys av akt Akt Ingående kapital Budgetavvikelse Kalkyldifferens Summa avvikelse/ Utfall Påläggsbas Utfall i % av påläggs-bas Utbildning Statsanslag % Uppdrag 54 0 Beställd 58 0

20 Akt Ingående kapital Budgetavvikelse Kalkyldifferens Summa avvikelse/ Utfall Påläggsbas Utfall i % av påläggs-bas Forskning Statsanslag 21 Bidrag % Uppdrag 55

21 Akt Ingående kapital Budgetavvikelse Kalkyldifferens Summa avvikelse/ Utfall Påläggsbas Utfall i % av påläggs-bas Forskning Statsanslag % Bidrag 35 Uppdrag 55

22 Avstämning och analys av akt Om fördelade lokalkostnader budgeteras med annan bas än lön + drift så ger inte rapport 307 stöd för vad som utgör budgetavvikelse och vad som utgör kalkyldifferens. Mallen tittar endast på utfallet rakt upp och ner. Man får ingen beloppsmässig uppdelning i budgetavvikelse eller kalkyldifferens.

23 Hantera stora över- & underskott = kapitalflytt Beslut om kapitalflytt fattas på institutionen av prefekt eller motsvarande. Positivt kapital kan flyttas till annan akt för samfinansiering som sedan sker i resultaträkningen (konto 30120). Negativt kapital flyttas till annan akt som har täckning från andra kapitalöverskott. Kapital flyttas i extern bokföringsorder, konto och motpart Kapital får inte flyttas mellan verksamheter. Analys och beslut ska bifogas till verifikationen.

24