E t t E k o n o m i s y s t E m s p E c i E l lt a n pa s s at f ö r s v E n s k a k yrka n s v E r ksam het

Transkript

1 E t t e k o n o m i s y s t e m s p e c i e l lt a n p a s s at för Svenska kyrkans verksamhet Aveny Ekonomi

2 Aveny Ekonomi Med Aveny Ekonomi erbjuder Eniac Data det optimala verktyget för effektiv redovisning och ekonomistyrning inom Svenska kyrkans stift, samfälligheter och församlingar. Aveny Ekonomi är fullt ut integrerat med övriga Avenyprogram såsom Aveny Leverantörsreskontra, Aveny Kundreskontra, Aveny Order/Fakturering, Aveny Bokning, och Aveny Grav. Det innebär att Du alltid kan följa varje enskild bokföringstransaktion till dess ursprungshändelse. I Aveny Ekonomi finns också möjlighet att importera bokföringsunderlag från främmande försystem såsom t.ex löne- och faktureringsprogram. Via olika bokföringsgrupper är det möjligt att bokföra från flera platser (förvaltningar) samtidigt. I samfälligheter kan behörigheter registreras så att varje befattningshavare endast blir behörig till den egna verksamhetens bokföring. Förutom ett rikt utbud av rapporter anpassade för Svenska kyrkans verksamhet kan Du också själv bygga egna rapporter utformade efter Dina egna önskemål.programmet innehåller även rutiner för likviditetsplanering, budgetering, export/import m m. En speciell rutin för hantering av gåvor finns också i programmet. Där kan erhållna gåvor och ianspråktagande av dessa följas upp på ett överskådligt sätt. 2

3 Kontoplanen Med Aveny Ekonomi följer Kyrk-BAS 2006 men änvändaren kan naturligtvis använda valfri kontoplan. Kontosträngen består av en till tio kontodelar. Varje kontodel kan innehålla upp till åtta tecken. Första kontodelen hanteras speciellt så till vida att det går att registrera Användning, Redovisningsklass, Redovisningsgrupp, SRU-kod och Momskod. Det går också att sätta upp regler för tillåtna/ej tillåtna kombinationer med andra kontodelar, konteringskoder samt spärr för manuell bokföring. Första kontodelen benämns lämpligen Konto eller Baskonto. Övriga kontodelar används för internbokföring. Exempel på interna kontodelar är Program, Ansvar, Distrikt, Projekt osv. 3

4 Verifikationsregistrering Verifikationen kan konteras på valfritt antal konteringsrader. För varje konteringsrad anges kontosträng, kredit eller debetbelopp samt eventuell beskrivande text. Eventuella automatkonteringar visas (skuggade) omedelbart under konteringen som utlöser automatkonteringarna. Recept för automatkonteringar registreras i Automatkontering. Genom att trycka på kan man enkelt periodisera en kontering via interimskonto. Efter att man slagit in bokföringsdatum så visas tillhörande bokföringsjournal. Om det inte finns någon öppen bokföringsjournal för perioden så skapas en ny automatiskt. Bokföringsdatum styr automatiskt till rätt bokföringsperiod enligt bokföringsårets periodindelning. För bokföringsdatum i slutet av december kan det, förutom decemberperioden även vara möjligt att bokföra på en bokslutsperiod. I fältet kontosträng kan du enkelt med hjälp av tangenten F4 söka efter möjliga kontodelar. Det är möjligt att via trepunktersknappen efter Text (Verifikationstext) spara och hämta standardtexter. 4

5 Ingående balans För varje balanskonto och bokföringsår kan ingående balans registreras i denna rutin. Med kan utgående balans från föregående bokföringsår föras över som ingående balans i nuvarande bokföringsår. Eftersom man enbart hämtar ingående balans inom ett valt baskontointervall ( ) så kan det vara nödvändigt att ta bort felaktigt registrerad ingående balans innan man hämtar ingående balans från föregående år. Med tas all ingående balans bort från bokföringsåret. Med lås ingående balans låres ingående balans för bokföringsåret. 5

6 Budget Valfritt antal budgetar kan registreras per bokföringsår. För ett och samma bokföringsår kan man t.ex registrera årsbudget och tilläggsbudget. En tredje budget skulle t.ex kunna vara årets del av en 5-årsbudget. Man budgeterar per budgetverifikation. För varje budgetverifikation har man möjlighet att registrera valfritt antal budgetrader där varje budgetrad är registrerad med kontering och budgeterat belopp. På årsbudgeten registreras ofta endast en budgetverifikation som då benämns Årsbudget, på en tilläggsbudget kan det vara lämpligt att dela upp budgeten i flera budgetverifikationer beroende på när tilläggsanslagen beslutats. Varje budgetrad kan periodiseras enligt valfria budgetkurvor. För att periodisera samtliga budgetrader i en budgetverifikation högerklickar du på budgetverifikationen och väljer alternativet Periodisera. Budgeten kan exporteras och importeras till/från Excel med en enkel knapptryckning. 6

7 Ekonomirapporter Under Rutinen Ekonomirapporter kan du ta fram ett antal standardrapporter och eventuellt de rapporter som du själv har byggt. Det finns två typer av ekonomirapporter i Aveny, löpande och radbaserade ekonomirapporter. Den löpande ekonomirapporten bygger du genom att ange en eller flera av kontosträngens olika kontodelar (baskonto, verksamhet, projekt osv). Vid utskrift av rapporten i rutinen Ekonomirapporter sorteras och summeras rapporten efter de angivna kontodelarna. Exempel på radbaserade rapporter är Huvudboklista. > 7

8 Den radbaserade ekonomirapporten består av ett fast antal rader som du själv har definierat. Varje rapportrad byggs upp av en valfri benämning samt kolumner med bokfört och budgeterat belopp. Kolumnerna beräknas utifrån det urval som har angetts för rapportraden. Exempel på radbaserade rapporter är Resultaträkning bokslut. > 8

9 I rutinen Rapportdefinitioner definieras rapporter som tas fram och skrivs ut i rutinen Ekonomirapporter. Ett rikt urval av rapporter speciellt designade för Svenska kyrkan medföljer programmet. Eniac Data utvecklar löpande nya rapporter efter önskemål från kunderna och skickar ut dessa i samband med programuppdateringar. De nya rapporterna kan enkelt importeras. Man kan också skapa egna rapporter. Det enklaste är då att utgå i från någon liknande rapport och kopiera denna. Det sker genom att man markerar önskad rapport och högerklickar på den. Därefter väljer man Kopiera (se exemplet ovan). > 9

10 I rutinen Rapportpaket har man möjlighet att genom en enkel knapptryckning distribuera ut efterfrågade ekonomiska rapporter till samtliga verksamhetsansvariga i en organisation. Rutinen Rapportpaket ger följande möjligheter för framtagning och distribution av Ekonomirapporter. Framtagning av ett paket med ekonomirapporter i en och samma beställning. Distribution av ekonomirapporterna till en grupp av användare med samma eller olika behörighetsbegränsningar. Utskrift av ekonomirapporterna på e-post, via WebAveny eller till skrivare. I samband med att man delar ut ekonomirapporter under fliken Dela ut rapport får man möjlighet att knyta rapporterna med användare till ett ekonomirapportpaket. 10

11 Kontoanalys Med rutinen Kontoanalys kan man enkelt sammanställa budget- och bokföringsinformation från huvudboken. Välj vilka kolumner som skall visas. I ovanstående exempel ha vi valt Utgående värde, Utgående budget, Utg.värde budget och Utg. värde i % av budget. Bestäm vilka begrepp som analysen skall summeras på. I ovanstående exempel har vi valt att summera på i första hand Program och i andra hand Baskonto. Fyll i bokföringsår och bokföringsperiod, begränsa på kontodelarna och tryck på så visas sammanställningen på skärmen. Analysens urval kan sparas och namnsättas. När man sparar anger man om analysen skall vara allmän (d v s om även övriga användare skall få tillång till den) eller privat Du kan sedan enkelt analysera enligt sparade analysvillkor genom att välja den sparade analysen i fältet Analys längst upp till vänster i rutinen. Totalsummor för samtliga kolumner visas efter sista analysraden. Genom att högerklicka i kontoanalysen (se ovan) finns följande fyra alternativ: Enbart huvudboken - Endast bokföringsinformation på definitivbokförda bokföringsjournaler visas. Specificerad budget - Normalt visas samtliga budgetar summerade. Markera här om du vill se budgetsummor för samtliga ingående budgetar. Bra om du t.ex har både årsbudget och tilläggsbudget. 11

12 Lönetransaktioner i Hogia Kyrklön - Vill du spåra ner på en enskild verifikation så markerar du Visa verifikationer längst ned till vänster i bilden. För lönekonton kan du även spåra transaktionerna i Aveny Hogia PA och exempelvis se vilka anställa som fått lön på ett visst kontobegrepp. Exportera till Excel - Du kan kopiera hela tabellens innehåll till Excel om du vill fortsätta att bearbeta analysen. Du kan också trycka på knappen i Excel. Ställer du en fråga på en verifikation som har en inskannad fakturabild kopplad till sig kan du trycka på så visas fakturabilden. 12

13 Konteringar Rutinen visar ett urval av konteringar och används som verktyg för att söka i huvudboken. Via kan man enkelt finna konteringar på valfria sökbegrepp. I exemplet ovan söker vi upp alla verifikationer som innehåller texten kopiering. 13

14 Likviditetsplan Likviditetsplanen visar hur kassan förändras med kommande betalningar. Innehåller automatisk knytning till kund- och leverantörsreskontra. Ange ett datumintervall inom vilket du vill se hur likviditeten förändras. Registrera också ett eller flera intervall av likviditetskonton. Flera intervall kan registreras eftersom vissa konton kan omfatta låsta pengar och kanske då endast skall tas med i likviditetsplaner på längre sikt. I fältet poster kan du ange vilka typer av betalningar som du vill ta med i likviditetsplanen. Bokfört - Allt som bokförts på något konto inom det angivna kontointervallet. Kundfakturor - Obetalda kundfakturor summeras in på beräknat betalningsdatum Leverantörsfakturor - Obetalda leverantörsfakturor summeras in på planerat betalningsdatum Planerade betalningar - Manuellt registrerade planerade betalningar Tryck på knappen för att beräkna och skapa likviditetsplan. Det finns också möjlighet att själv registrera planerade in- och utbetalningar. 14

15 Import/export enligt SIE Aveny Ekonomi erbjuder möjlighet till att såväl exportera som importera redovisningsunderlag till standardformatet SIE. Vid export är balans och resultat obligatoriska men transaktioner och periodsaldon är valbara. Efter fullbordad export får man upp flikar med det material man just exporterat. Under fliken övrigt visas de konton som varken är resultat eller ställningskonton dvs de baskonton som inte följer med i den obligatoriska exporten. Vill man studera materialet vidare kan man exportera till Excel. Högerklicka i tabell för att få valet att exportera den till Excel. Import enligt SIE har fler användningsområden. Katalog och bokföringsgrupp kan behöva ändras från gång till en annan beroende på vad man väljer att läsa in. Det kan exempelvis vara manuell bokföring eller verifikationer från kundfakturor. Om man avser att bara läsa in löneverifikationer görs det förstås med fördel ifrån rutinen inläsning av löneverifikat. 15

16 Inläsning av löneverifikationer Rutinen hämtar bokföringsunderlag som produceras av löneprogrammet. Löneprogrammet kan t.ex vara Aveny Hogia PA eller ett program från någon annan av de vanligaste programleverantörerna på kyrkmarknaden. Öppna först filen som innehåller bokföringsunderlaget genom att trycka på. Om Aveny Automatkontering skall användas så skall Använd automatkontering markeras, summa debet visas då både inklusive och exklusive automatkonteringar. Efter att filen öppnats så visas bokföringsunderlagets samtliga konteringar inklusive eventuella automatkonteringar (visas med grå bakgrund). Programmet kontrollerar att kontosträngen innehåller godkända kontobegrepp. Eventuella felaktigheter måste först rättas innan en bokföringsjournal kan skapas. En löneverifikation skapas genom att trycka på. 16

17 Lönetransaktioner Hogia Kyrklön Användare av vårt integrerade löneprogram Aveny Hogia PA har i denna rutin möjlighet att söka och sammanställa information om lönetransaktionerna direkt i Aveny Ekonomi. Genom att ange ett urval och summeringsnivåer i den övre bildhalvan kan lönetransaktioner sökas upp och presentera på ett flexibelt och snabbt sätt. Det går allstå att begränsa urvalet på ett visst kontobegrepp för att söka upp alla anställda som fått lön, errättningar eller avdrag på ett visst kontobegrepp. Denna funktion nås också från rutinerna Kontoanalys, Konteringar och Bokföringsjournal. 17

18 Automatkontering I rutinen automatkontering kan du definiera automatiska pålägg och/eller fördelningar som programmet skall räkna fram med automatik vid bokföring. Det kan exempelvis gälla fördelning av vissa gemensamma kostnader mellan olika enheter eller att beräkna PO-pålägg på de anställdas löner. Två typer av automatkonteringar kan registreras: Transaktionsbaserad automatkontering. Pålägg och fördelning sker i samband med registrering av bokföringsverifikationer. Saldobaserad automatkontering. Pålägg och fördelning sker på totalt saldo för en period (månad eller år). Saldofördelning körs i särskild rutin. Denna typ av automatkontering kommer att införas i en kommande version av Aveny. Under fliken Testa automatkontering kan utfallet av registrerade automatkonteringar testas. Det sker genom att ange konto, bokföringsdatum, belopp och därefter trycker på. Om man lägger upp flera på varandra följande automatkonteringar kan dess inbördes ordning prioriteras genom att man trycker på. 18

19 Gåvor Denna rutin används för att hantera erhållna gåvor och ianspråktagandet av gåvorna. Under flikarna Beskrivning och Dokument ges möjlighet att informera om hur gåvan erhållits, om den är villkorad etc. Programmet är integrerat med Aveny Anläggningsredovisning. 19

20 Ett gränslöst program Telefon Telefax Krokslättstorg Mölndal