SpeedLedger e-bokföring och Bluegarden lön

Transkript

1 SpeedLedger e-bokföring och Bluegarden lön Genom direktkopplingen mellan SpeedLedger e-bokföring och Bluegarden lön kan du få bokföringsinformation från Bluegarden överförd direkt till din e-bokföring. På så sätt går det enkelt, både att göra löner och att bokföra dem. Det enda som behövs är ditt godkännande. Inställningar i e-bokföring Med hjälp av en identitetsnyckel kopplas e-bokföringen ihop med Bluegarden och du kan enkelt föra över bokföringsunderlag för utbetalda löner till din e-bokföring. I Bluegarden lön behöver du själv lägga in din identitetsnyckel för att aktivera kopplingen. För att erhålla identitetsnyckeln, kontakta SpeedLedgers e-bokföringssupport på telefonnummer Identitetsnyckeln skickas till dig via e-post. I samband med att identitetsnyckeln skickas till dig aktiveras kopplingen i din e-bokföring. Det kan vara bra att särskilja importerade löneverifikationer från din övriga bokföring. För att göra det behöver du skapa en separat verifikationsserie för importerade löneverifikationer. I e- bokföringen skapar du en ny verifikationsserie på sidan Årsinställningar-Verifikationsserier. Under Lägg till/ändra verifikationsserie väljer du den bokstav som ska känneteckna den nya serien(t.ex. X). Fyll i seriens benämning(t.ex. Import av löner), startvärde vid nytt räkenskapsår och nästa verifikationsnummer. Rutan för Tillåt manuell kontering kan vara ibockad, klicka sedan på Spara. När du importerar bokföringsunderlaget till e-bokföringen väljer du att styra importen till den nya verifikationsserie som du har lagt upp för löneverifikationerna. e-bokföring Instruktion 1

2 Inställningar i Bluegarden lön För att ditt bokföringsunderlag ska kunna överföras direkt från Bluegarden till e-bokföringen behöver din identitetsnyckel läggas till i Bluegarden lön. Löneverifikationer som förs över från Bluegarden lön till e-bokföringen bör bokföras på konto 2820 Kortfristiga skulder till anställda istället för på konto 1930 Checkräkningskonto. För att lönerna ska bokföras korrekt när de importeras till e-bokföring behöver därför inställningar för kontonummer göras i kontoplanen för Bluegarden lön. Information om vilka inställningar du behöver göra i Bluegarden lön finns på följande länk: Import till e-bokföring När månadens löner är klara i Bluegarden lön kan bokföringsunderlaget skickas över och importeras till e-bokföringen. Överföringen gör du i Bluegarden lön. I e-bokföring behöver du importera underlaget och bekräfta att konteringarna från Bluegarden lön är korrekta. Bokföringsunderlaget går att importera cirka fem minuter efter att du skickat över filen. Importsteg 1 För att importera den skickade filen från Bluegarden lön, logga in i e-bokföringen och gå till sidan Arkiv-Import. Bocka i rutan Importera från Bluegarden och klicka på Nästa. e-bokföring Instruktion 2

3 Importsteg 2 Kontrollera att de uppgifter som visas om företaget är korrekta. Välj vilken verifikationsserie importen ska styras till. Använd gärna en egen verifikationsserie för import av löneverifikationer, t.ex. serie X Import av löner. När du har valt verifikationsserie för importen klickar du på Nästa för att gå vidare. Behöver du lägga till en ny verifikationsserie, gå till Årsinställningar Verifikationsserier. Importsteg 3 Bokföringskonton som är använda i löneverifikationerna men som saknas i din kontoplan behöver läggas till vid importen. Du lägger till konton som saknas genom att bocka i rutan Godkänn att konton skapas. SRU-koder och kontobenämningar som inte överensstämmer mellan importfilen och e-bokföring kan uppdateras genom att bocka i rutan Uppdatera från SIE-fil. Uppdateringen är frivillig. Klicka på Nästa för att gå vidare. e-bokföring Instruktion 3

4 Importsteg 4 De verifikationer som du har valt att importera från Bluegarden lön visas i en verifikationslista. Kontrollera att verifikationerna är korrekta och klicka på Nästa för att gå vidare. Importsteg 5 Kontrollera de val du gjort för importen och bekräfta dem genom att bocka i rutan Godkänner ovanstående val. Klicka därefter på Importera för att läsa in filen. e-bokföring Instruktion 4

5 Importsteg 6 Det kan ta några minuter innan importen till e-bokföring är klar. När verifikationerna har lästs in visas meddelande om att importen är slutförd. Klicka på Tillbaka till innehåll för att återgå till huvudmenyn och fortsätta bokföra. Utskrift av löneverifikationer Vill du skriva ut dina löneverifikationer eller se dem igen kan du göra det under Rapporter- Ver.lista. Välj den verifikationsnummerserie som du styrt importen till(t.ex. serie X Import av löner) och klicka på Visa. Det går även att fylla i datumintervall för att avgränsa sökningen. När verifikationerna visas kan du skriva ut dem genom att klicka på Förbered för utskrift. e-bokföring Instruktion 5

6 Bokför löneutbetalningen När lönen betalas ut från bankkontot syns det som en bankkontohändelse i e-bokföringen under Bokföring-Konteringar-Autokontering. Hur du ska hantera utbetalningen av lönen i autokonteringen beror på de inställningar du gjort i Bluegarden lön. Alternativ 1 Du har i Bluegarden lön ställt in att lönerna ska bokföras mot konto 2820 Kortfristiga skulder till anställda. När löneutbetalningen visas i autokonteringen väljer du konto 2820 Kortfristiga skulder till anställda för att bokföra bort den tidigare uppbokade löneskulden och samtidigt bokföra dragningen från bankkontot. Alternativ 2 Du har i Bluegarden lön ställt in att lönerna ska bokföras mot konto 1930 Checkräkningskonto. När löneutbetalningen visas i autokonteringen väljer du Redan konterad i annat system för att undvika att händelsen bokförs dubbelt. Händelsen är bokförd som en dragning från 1930 Checkräkningskonto i samband med att löneverifikationerna importerades från Bluegarden lön och behöver därför inte bokföras igen. e-bokföring Instruktion 6