Ett program för tidrapportering och. Aveny. Tidredovisning

Transkript

1 Ett program för tidrapportering och u p p f ö l j n i n g av P r o j e k t Aveny Tidredovisning

2 Aveny Tidredovisning Med Aveny Tidredovisning erbjuder vi ett toppmodernt hjälpmedel som förenar tidrapportering med redovisning och löneadministration. Genom en kontinuerlig och korrekt tidrapportering uppnås en bättre och mer direkt styrning och uppföljning av verksamheten. En god planering och ledning är en förutsättning för en effektiv användning av det som är verksamhetens viktigaste tillgång, nämligen de anställda och dess arbetsinsats. Tiden kan registreras eller stämplas in från din arbetsstation. Med närvarotablån får du en aktuell överblick över vilka arbetsuppgifter som utförs för tillfället. Avenys flexibla sök och urvalsmöjligheter gör det enkelt att sammanställa information om nedlagd tid samt att följa upp och analysera pågående och avslutade arbeten och projekt. Programmet är tätt integrerat med Aveny Ekonomi (genom internbokföring av timmar och kalkylkostnad) och erbjuder även integrationsmöjlighet med Aveny Hogia PA (löneberedningsrader och anställdas scheman). 2

3 Anställda I rutinen Anställda registreras övergripande uppgifter om den anställde såsom arbetstidsschema, kategoritillhörighet m m. De anställdas adressuppgifter hämtas från Avenys adressbok. Genom att använda tilläggsfunktionen K-navet hämtas adresserna in från Svenska kyrkans centrala medlemsregister. Programmet kan även användas för tidrapportering av andra typer av objekt, t ex kyrkogårdensförvaltningens maskinpark. 3

4 Projekt och arbetsuppgifter Tid rapporteras per arbetsuppgift. En arbetsuppgift tillhör alltid ett projekt, vilket alltså är ett överordnat begrepp. I det fall en arbetsuppgift behöver specificeras ytterligare eller är knuten till en fysisk plats anges detta med en särskild rapporteringskod. Projektregistret innehåller bl a information om prioritet och hur konteringen skall bestämmas vid integration med internbokföring och löneprogram, samt om rapporterade tider skall faktureras eller ej Arbetsuppgifter knyts till ett projekt och en ansvarig. Arbetsuppgiften kan därefter delas ut till ett valfritt antal anställda som därigenom blir behöriga att rapportera tid på arbetsuppgiften. Under fliken tidrapporteringar visas den sammanlagda tiden för alla anställda som arbetat med uppgiften. 4

5 Tidrapportering Det finns flera olika sätt för inrapportering av tid, genom programmets egen stämpelklocka, via tidstämplingsterminal och via en traditionell registreringsrutin för efterregistrering från tidrapporter, dels i ett windows- och dels i ett webbgränssnitt. Programmets inbyggda tidstämplingsfunktion används lämpligen då användaren har tillgång till en arbetsstation som är ansluten till nätverket I rutinen Tidregistrering efterregistreras arbetad tid per anställd, för en dag i taget. Detta gör antingen den anställde själv eller någon registreringsansvarig med tidrapporterna som underlag. 5

6 Även i WebAveny finns det en rutin för Tidregistrering där användaren har möjlighet att efterregistrera tid. Först visas en kalenderöversikt med uppgift om raipporterade tider per dag samt hur eventuell flextid förändras dag för dag. Genom att klicka på för aktuell dag kan registreringen göras. Med denna funktion är det också möjligt att rapportera tid från exempelvis mobiltelefoner (s k smartphones) och surfplattor. 6

7 Stämpelklocka Om man normalt arbetar med en och samma arbetsuppgift går det också att sätta upp en passerterminal i t ex entrén och låta användarna stämpla sin tid på den vid in- och utpassage. Denna terminal kan utrustas med en pekskärm för enklare hanter. 7

8 Fördela tid Om så önskas kan stämpelklockan enbart användas för att registrera komma-och-gåtid. Man kan sedan i efterhand registrera arbetsuppgifter antingen per dag eller summerat per vecka eller hela månaden. Välj först period (Månad, Vecka eller Dag), ange ett datum i perioden som skall fördelas. Välj därefter den anställde vars tider skall registreras. När arbetstid fördelas per vecka kommer tiderna att registreras på veckans eller månadens sista dag. Veckor som sträcker sig över två månader måste fördelas två gånger, en gång summerat till och med den sista dagen i månaden och resten summerat på söndagen (veckans sista dag). I rutinen Periodregistrering kan efterregistering av tid ske från tidrapporter även utan att den anställde registrerat någon komma-och-gå-tid. Rutinen fungerar på samma sätt som den ovan beskrivna rutinen men den skillnaden att det finns ingen tid att fördela utan här rör det sig enbart om en ren efterregistrering per vecka eller månad med summa per arbetsuppgift. 8

9 Uppföljning av tid Uppföljnings- och analysfunktionerna är mycket flexibla. Genom att välja rutinen Mina rapporteringar eller klicka på knappen i rutinen Stämpelklocka kan personalen snabbt och enkelt få fram en översiktlig bild dels över tidbankerna och där se aktuella saldon för flextid komptid och semester och dels sina rapporterade arbetsuppgifter per månad och dag. 9

10 Tidrapporter Under rutinen Tidrapporter kan du ta fram ett antal standardrapporter. I rutinen Rapportdefinitioner har du också möjlighet att bygga dina egna rapporter. Innan du skriver ut rapporten kan du sammanställa den direkt på bildskärmen. Där får du bl a möjlighet att förändra detaljnivån, erhålla mer detaljerade uppgifter (t ex se vilka anställda som har rapporterat tid på en viss arbetsuppgift). Du har också möjlighet att föra över informationen till Excel för vidare bearbetning. 10

11 Ett antal standardrapporter medföljer programmet. Dessa kan enkelt anpassas efter egna önskemål. 11

12 I rutinen Rapportdefinitioner kan man förändra layouten på de rapporter som tas fram och listas i Tidrapporter. Man kan också skapa egna rapporter. Det enklaste kan då vara att utgå i från någon liknande rapport och kopiera denna. Det sker genom att man markerar önskad rapport och högerklickar på den. Därefter väljer man Kopiera (se exemplet ovan). 12

13 Attest Innan ett månadsavslut görs skall först varje tidrapportering attesteras. Attestreglerna bestäms i programmets styrvärden. Principen är att alla anställda tillhör ett attestområde. För de olika attestområdena tilldelas de ansvariga behörighet att attestera. Attestansvaret kan också delas in i s k attestområden. Man kan därvid ha olika attestanter för t ex arbetstid, övertid, löneunderlag. Om attest skall ske i flera steg bestämmer man även ordningsföljden. Man kan exempelvis kräva att varje anställd först skall attestera sin egen tid innan attestområdes ansvariga attesterat tiden. I attestrutinen kan resp attestant se aktuell status genom olika flikar; tid som kan attesteras ej är klart för attest redan attesterad tid 13

14 Månadsavslut Vid månadsavslut stängs månadens rapporteringar och bokföringsjournalen till internredovisningen i Aveny Ekonomi skapas. I rutinen Månadsavslut kan man även att skriva ut tidrapporter till de anställda. Rapportens detaljnivå och summeringsnivåer bestäms vid rutinstart. 14

15 Lönetransaktioner VIssa rapporteringar som görs i Aveny Tidredovisning utgör underlag för lön, ersättningar eller löneavdrag. De kan med fördel föras över till Hogia Kyrklön i forma av avvikelseeller lönearter och skapa lönetransationer. För att säkerställa att samma schema används för såväl Tidredovisning som löneberedningen kan man även exportera över den anställdes schema. 15

16 Ett gränslöst program Telefon Telefax Krokslättstorg Mölndal