Fördelar med tidterminaler och vikten av rätt placering.

Transkript

1 Fördelar med tidterminaler och vikten av rätt placering. Lika och rättvist för personalen. Lönsamt för företaget om riktlinjerna för placering följs. En sammanfattning från föredrag som jag, Hans Hindersson, varit inbjuden till av kunder eller återförsäljare. Intervjuer under 30 år. Lika och Rättvist. Sid. 2 Besparingar som betalar tidsystemet på någon månad! Sid. 3 Mindre personalinsats på lönekontoret genom ett korrektare underlag. Stämpla snabbt och minska smittorisken. Tidterminaler sparar tid och är bekvämt Sid. 4 Mycket dyrt att placera tidterminaler fel Sid. 5 Hammarbacken 4 A, SE , Sollentuna, SWEDEN PBX: +46 (0) international@timeterminal.se Member of the Adductor Group Stockholm and Brussels

2 Intervjuer under 30 år. En del av mitt arbete har sedan 80-talet varit att fråga personalen hos våra kunder hur installationen av deras tidsystem har fungerat. Detta har över tid utvecklats till intervjuer av alla användare av tidrapportering på sitt arbete. Intervjun tar mellan 5 och 10 minuter och innefattar frågor om vad vederbörande tycker om tidregistrering. Oavsett om man använder tidterminal, har avvikelserapportering eller det som kallas förtroenderapportering. Resultaten är både glädjande och förvånande både för mig själv och för dig som arbetar inom HR. Lika och Rättvist Jag undviker i intervjuerna den direkta frågan: vad tycker du om tidrapportering? Jag frågar t.ex.: vad är skillnaden mot förr? Under intervjun hör jag till 90 procent orden Lika eller Rättvist ofta bägge två. Uttryck som Kontroll eller övervakning tror jag inte någon har sagt. Förvånande, eller hur? Det märkliga är att benämningen Lika och Rättvist inte förekommer vid avvikelserapportering eller när man har s.k. förtroendetid. Kan det vara så att den intervjuade bedömer andra utifrån sin egen situation? Glider man själv med sina tider? Glöms avvikelser om man först efter dagar eller veckor noterar dem i sin tidrapport? En logisk slutsats man kan dra av detta, är att man förutsätter att även kamraterna till olika grad är inkorrekta i sin rapportering. Då använder man inte orden Lika och Rättvist. Mitt förslag är att ni gör några intervjuer själva om tidrapportering. Hör gärna av er till mig om resultatet. Lika och Rättvist är alltså svaren man får av personal som använder tidterminaler Flertalet vet nog att innan verksamheten skaffade tidterminaler, fanns kamrater som ibland kom sent eller gick tidigt. Med terminal blir det rätt tid och därmed lika för alla. Den intervjuade och jag är faktiskt alltid överens om att ingen tidigare gick till sin chef och klagade på kamraternas brister vad gäller arbetstider. Men jag får en försäkran att den jag pratar med visste vilka. Och att man var gramse över att få göra deras jobb. Med denna vetskap påstår jag att tidregistrering via tidterminal anses vara bra av personalen själv. 2

3 3 Besparingar som betalar tidsystemet på någon månad! Besparingen för företaget har att göra med att via tidterminal blir det rätt tid. De intervjuade anser att skriva i efterhand på egen skärm eller på papper blir uppskattning. Man kommer inte ihåg! Förtroenderapportering bedömer både jag, personalchefer och lönekonsulter som det dyraste sättet att tidredovisa sett ur företagets perspektiv. Inte minst om man väntar en vecka eller två att rapportera tid. Då glöms lätt 5 minuter sen ankomst i motsats till övertid som är lättare att komma ihåg. En 5 minuters glömd försening två gånger i veckan blir 40 minuter per månad. Med en kalkylkostnad på 250 kr i timmen, som är lika med 4,16 kr per minut inklusive sociala avgifter, blir detta kr på ett år. Räknar vi med att företaget har 50 medarbetare blir kostnaden kr. Under de 10 år en tidterminal förväntas hålla, blir det nästan 1 miljon kr. Noga räknat kronor. Tänk, vad tidterminaler man kan köpa för självtagen löneförmån om 10 minuter per vecka. När jag redovisat dessa siffror har många sagt mig att glömskan ger större felmarginal än 10 minuter per vecka. Vad tror du? Gör gärna om min kalkyl efter vad du uppskattar i minuter gånger det antal anställda ni är. Fackliga representanter och personal är eniga vad gäller uppfattningen att företaget skall betala ut rätt lön. Gärna mindre till de som arbetar kortare och slarvar med sina tider.

4 4 Mindre personalinsats på lönekontoret genom ett korrektare underlag Med tidterminal blir det färre påminnelser om att få in medarbetarnas tider före lönekörning. Underlaget för lediga dagar, övertidsersättningar och flextid blir mer trovärdigt med tidterminaler än manuellt inlagda registreringar. Personalchefen i en större kommun hade av sin ledning, som han uttryckte det, blivit tvingad att gå över till förtroendetid. Han och flera andra chefer var missbelåtna då vissa medarbetare slirade med sina tider. Man hade till och med fått kalla in extrapersonal till löneavdelningen då underlaget kom för sent och ofta var ofullständigt. Han har fått veta från annat håll att hela semesterdagar glömts bort och att vederbörandes chef dessutom hade för bråttom med att attestera för att upptäcka misstaget. Detta går helt i linje med en ofta ställd fråga från attestskyldiga chefer: -Var är knappen för att attestera alla mina medarbetare samtidigt? Stämpla snabbt och minska smittorisken RFID-tagen har ersatt magnetkortet då det inte kan avmagnetiseras eller gå sönder. Du känner förmodligen igen tagen man använder i passersystem. Jag rekommenderar alltid att använda tag om det skall jämföras med att knappa in sitt anställningsnummer med fingrarna Med tag går betydligt fortare och är dessutom säkrare. En möjlighet, som visserligen sällan utnyttjas, är att man vid sen ankomst eller när man själv vill gå hem före schemalagd tid ber en kamrat knappa in sitt registreringsnummer. Detta försvåras med tag. Den lämnar man inte gärna ifrån sig. En viktig fördel är att en tag är mer hygienisk än att använda fingrarna. Särskilt i förkylningstider. Flertalet tidsystem kan ställas in så att visning av tag ger varannan IN och varannan UT. Detta utgör över 90 % av alla registreringar i en terminal. Tidterminaler sparar tid och är bekvämt. Jag får höra andra fördelar än bara Lika och Rättvist när man använder en tidterminal. Det är bekvämt då man inte behöver gå vägen om sitt rum och vänta på att datorn startar samt att tidprogrammet visar sig Har man flextid räknas den ut med automatik. Skall man själv fylla i tiderna på sin PC tar det längre tid. Och man får fundera länge för att minnas gamla arbetstider. Även lättare att komma ihåg att stämpla då man alltid passerar förbi terminalen före omklädningsrummet.

5 5 Mycket dyrt att placera tidterminaler fel Fackliga avtal anger att Den anställde skall vara omklädd på sitt arbetsställe när arbetstiden börjar. Hur tidterminalen placeras är en viktig faktor, som i hög grad påverkar lönsamheten för företaget. Tidterminaler skall monteras efter omklädningsrummet. Inte i entrén, utan på varje våningsplan och före omklädnad. Det är dessutom lönsamt att köpa ett flertal korrekt placerade terminaler. Låt oss anta att medarbetarna får gå onödigt långt till eller från sin arbetsplats genom att man sparat på antalet enheter. Eller kanske placerat terminalen vid entrén. Om den extra gångtiden blir t.ex. 3 minuter inklusive omklädnad är detta 2x3x5 minuter eller en halvtimme per vecka i förlorad tid per anställd. Med en kalkylkostnad, enligt det förra exemplet, om 250 kronor per timme är extrakostnaden kr under ett år för en medarbetare. Är det 50 anställda, blir det kr. Vid en livslängd av en tidterminal på 10 år är den extra kostnaden ! (Det dubbla om även lunchtiden registreras). Jag har exempel där tiden enligt kunden, att gå ut till arbetsplatsen efter inregistrering och ombyte inte är 3 utan 8 minuter i genomsnitt per in- eller utstämpling. Extratiden blev över en hel arbetsvecka per år. Eller i kronor räknat: per anställd. Just det här företaget hade över 100 medarbetare. De förlorade hela 1,4 miljoner per år. Inte konstigt att kundens personalansvariga trodde att det var en nolla för mycket i kalkylen. Du är välkommen att kontakta mig på telefon: eller e-post: hans.hindersson@timeterminal.se om du vill veta mer om placeringar av terminaler. Egna besparingskalkyler kan du göra på När det gäller terminalplacering kan även våra återförsäljare vara till hjälp. De finns på plats och kan med klockan i hand ta reda på sanningen. Så lönsamt att besparingen kan betala investeringen för både tidsystem och tidterminaler på några månader. Summering Både anställda och verksamhet vinner på att använda tidterminaler. Till grund för påståendet ligger många års erfarenhet av samtal med berörda användare. Dessutom upplever ingen att det är Lika och Rättvist när man har avvikelse- eller förtroenderapportering. Sollentuna aug. 30, 2013