Användarmeddelande (Maj 2012) Ny programversion. Version 12.2a

Transkript

1 Användarmeddelande (Maj 2012) Ny programversion Version 12.2a Bäste Kund! Vi har nu släppt FLEX Tidredovisning version 12.2a. Bland nyheterna i denna version kan nämnas utökade möjligheter att kombinera stämpling och schemaläggning samt att man kan schemalägga på fristående arbetspass innan man väljer vilken anställd som skall ha passet. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 2 Innehåll Nyheter FLEX Tidredovisning 3 Importera årsschema/ob-årsschema till ett visst datum 3 Övertidsmarkeringsintervall på OB-dagschema 4 Dölj dagschemor i söklistor 5 Händelse för inställelseersättning 6 Schemalagd saldoimport i Flex Service 6 Händelsefunktion på OB-dagschemor 7 Hantering för dag 2-14 med sjuk-ob till lön 7 Dokumentbilagor till personkortet 8 Genvägar till Flex kundzon 9 Nyheter FLEX Schemaläggning 10 Planerade raster som vanliga raster med rastfönster 10 Använd plan för behörighet 12 Schema på fristående arbetspass 13 Lägg ut avvikande planerad tidkod 16 Totalkostnad i schemaläggningens översikt 17 Planerad övertid kan ge övertidsmarkering 18 Nyheter Flex App för iphone 19

3 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 3 Nyheter FLEX Tidredovisning Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Tidredovisning flik Menyer så att nya funktioner blir tillgängliga. Importera årsschema/ob-årsschema till ett visst datum Ett nytt fält i den generella personimportsmallen har tillkommit som säger vilket datum det importerade årsschemat/ob-årsschemat skall börja gälla.

4 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 4 Övertidsmarkeringsintervall på OB-dagschema I vissa fall så kan det vara smidigare att lägga övertidsregelverket på obdagschemat istället för det vanliga dagschemat. För att underlätta sådan hantering har nu möjligheten att ställa in övertidsmarkeringsintervall på OB-dagschemat tillkommit. När en stämpling eller en manuell markering görs så kommer den i första hand gå efter OB-dagschemats intervall om sådana finns, annars kommer systemet att bete sig som tidigare.

5 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 5 Dölj dagschemor i söklistor Dagschemor som man inte längre använder måste ändå finnas kvar för att historiken skall vara korrekt. För att inte behöva se dessa när man schemalägger så kan man numera välja att dölja dagschemor. Dagschemorna finns kvar och man kan när som helst aktivera dem igen i dagschemaregistret.

6 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 6 Händelse för inställelseersättning En händelse för att hantera inställelseersättning har tillkommit. Den kan användas för att generera en ersättning då en viss tidkod har registrerats utanför schematid och inte i direkt anslutning till schematiden. Antal som skall genereras samt om antalet skall räknas ner med den faktiska registrerade tiden kan ställas in. Schemalagd saldoimport i Flex Service Har man tilläggsmodulen Flex Service så kan man numera schemalägga att en automatisk saldoimport skall göras vid ett visst tillfälle.

7 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 7 Händelsefunktion på OB-dagschemor Nu kan man även lägga händelsefunktionen Lägg ut tidkod på ers. fliken på OBdagschemor. Detta kan vara bra om man vill att en dagbunden händelse skall hända för alla i en kategori, även om deras vanliga dagschemor skiljer sig åt. Hantering för dag 2-14 med sjuk-ob till lön Man kan numera ställa in att en löneart endast skall överföras för dag 2-14 inom sjukdomsperioden. För att detta skall fungera behöver man först markera vilka tidkoder som avser sjukdom i tidkodsregistret under fliken frånvaro/lön. Samt kryssa i inställningen Endast vid sjukfrånvaro dag 2-14 i löneartsregistret under fliken tidredovisning. Vid överföring till lön kommer då systemet att dra bort sjuk-ob tiden från de dagar som inte är inom dag två till dag fjorton. För att ange att en person inte skall ha karensdag kan rutan Karensdag vid sjukdom i personregistret kryssas ur. Har man Flex Lön så återfinns den under fliken Lön, annars finns den under fliken Tidredovisning.

8 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 8 Dokumentbilagor till personkortet Med funktionen dokumentbilagor kan du koppla viktiga dokument till personkortet. Viktigt att tänka på är att man kan välja att visa filerna i alla våra system så att materialet anpassas efter det. Funktionen aktiveras under Arkiv Behörighetsgrupper - Flex Tidredovisning.

9 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 9 Man kan sedan ladda upp eller länka dokument till personkortet. Det går även att länka url och adresser. Genvägar till Flex kundzon Under menyalternativet? hittar du nu flera olika genvägar till Flex kundzon. Startsida Genom att klicka på detta alternativ hamnar du direkt på kundzonens Startsida, alltså den sida du hamnade på när det endast fanns en länk till kundzonen i programmet. Åtgärdslista Genom att klicka på detta alternativ hamnar du direkt på kundzonens Åtgärdslista. Listan visar i detta läge de åtgärder som gjorts i senare versioner av programmet än den du för tillfället använder. Om du vill uppdatera din version till den senaste ska du ladda ner uppdateringsprogram och anvisningar för dessa från kundzonens sida Nerladdningar. Mina ärenden Genom att klicka på detta alternativ hamnar du direkt på kundzonens sida Mina ärenden där du kan följa de ärenden du rapporterat till vår support.

10 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 10 Fördelen med att använda genvägarna är att du inte behöver veta ert kundnummer och lösenord för att komma in på kundzonen utan inloggningen sker per automatik. Nyheter FLEX Schemaläggning Följande nyheter kräver att du har tillvalsmodulen Schemaläggning/Bemanning i din programlicens för att kunna använda. Planerade raster som vanliga raster med rastfönster För de som inte lägger raster direkt på dagschemat utan istället planerar det i schemaläggningen så finns nu möjligheten att dessa skall hanteras som en rast från dagschemat. Detta innebär att vid stämpling inom den planerade rasten så kommer stämpelklockan att meddela att det är en raststämpling. Använder man även rastfönster kring de planerade rasterna så finns möjlighet att stämpla kortare respektive längre rast än den planerade rasten och tiden dras då istället från flexsaldot.

11 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 11 Reglerna för rastfönstret kan ställas in på de specifika dagschemorna.

12 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 12 Använd plan för behörighet Ibland vill man ha anställda som skall ha möjlighet att se alla anställda i schemaläggningen men att de endast skall ha tillgång till vissa specifika anställdas tidrapporter. Detta är nu möjligt med en ny inställning som finns om man arbetar med planer. Då får man tillgång till alla anställda som ingår i de planerna man har behörigheter till, men får endast se tidrapporten för de anställda som man faktiskt har behörighet till.

13 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 13 Schema på fristående arbetspass När man schemalägger ett nytt arbetspass så vet man inte alltid vilken anställd som skall bemanna passet. Nu finns möjlighet att lägga upp arbetspass som inte är kopplade till någon anställd för att göra klart sin planering. När det sedan är bestämt vilken anställd som skall ta passet så kan man välja att tillsätta passet till den anställda. Inställningen aktiveras under Inställningar Styruppgifter Fliken Schemaläggning. I schemaläggningen dyker då en knapp upp för att Visa fristående arbetspass

14 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 14 Trycker man på den så får man se sina fristående arbetspass. Ett fristående arbetspass är alltid knutet till den inloggade användaren. För att skapa ett nytt arbetspass är det bara att trycka på knappen Skapa pass och mata in vilken personalkategori som passet skall höra till, vad det skall heta samt om man vill ange ett timpris för passet.

15 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 15 Sen är det bara att schemalägga passet som tidigare Vill man tilldela passet till en anställd så är det bara att högerklicka på namnet och välja Tillsätt arbetspass till person Väljer man ett datumurval så kommer de dagarna som ligger inom intervallet på arbetspasset att läggas ut på den anställda man valt. Anger man inget datumurval så kommer mottagande persons schema att rensas helt och istället ersättas med arbetspassets schema.

16 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 16 Lägg ut avvikande planerad tidkod Större möjligheter för att välja tidkod redan i schemaläggningen har tillkommit. Man kan styra om en tidkod endast skall läggas utanför registrerad tid, endast inom eller både och. Detta kan framförallt vara användbart om man t.ex. vill säga att denna dag skall en anställd gå på kurs. Antingen kan man välja en tidkod som lägger sig endast inom den registrerade tiden och den anställda kan då stämpla som vanligt men all tid hamnar på den valda tidkoden. Kanske så är det så att den anställda inte är på kontoret och inte har tillgång till stämpelklockan, då kan man istället välja att hela dagens schematid skall hamna på tidkoden.

17 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 17 Totalkostnad i schemaläggningens översikt Tidigare har man kunnat se en beräknad kostnad för en anställd en dag i schemaläggningen. Från och med 12.2a kan ni nu även se summan av kostnaden för alla dagar inom schemaläggningens urval direkt i översiktsbilden.

18 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 18 Planerad övertid kan ge övertidsmarkering För att inte behöva kunna övertidsregelverket i huvudet kan man numera sätta ett referensnummer för övertidsmarkering direkt på en tidkod. Om den tidkoden planeras på en person i schemaläggningen så kommer en övertidsmarkering göras på den aktuella dagen inom det övertidsmarkeringsintervall som övertiden infaller. Dagschemats regler kommer sedan gå in och styra vilken sorts övertid som skall falla ut.

19 FLEX Tidredovisning - Användarmeddelande (maj 2012) 19 Nyheter Flex App för iphone En ny version av FLEX App för iphone har nu släppts. I appen kan medarbetare se hur de är schemalagda att arbeta, sin dagredovisning (tidrapport) samt saldon från FLEX Tidredovisning. Medarbetare kan även använda appen för att se sina lönespecifikationer från FLEX Lön. Ladda gärna ner appen kostnadsfritt från AppStore för att prova hur den fungerar.