KIMKAT Lathund Ny Rapportgenerator

Transkript

1 Innehållsförteckning Väl organisation att skapa rapport för Skapa rapport/mall... 3 Spara mall... 5 Skapa rapport... 7 Institutionens mallar... 8 Standardmallar... 9 Visa genererade rapporter Skicka rapport Schemaläggning av rapport IT-faktura I nya rapportgeneratorn finns fler funktioner än det fanns i den tidigare rapportdelen i KIMKAT. Funktioner man kan använda i det nya rapportsystemet för KIMKAT är: Välj organisation att skapa rapport för Skapa rapport/mall Institutionens mallar Standardmallar Visa genererade rapporter Skicka rapport Schemalägg rapport IT-faktura Varje del beskrivs nedan under egna rubriker. Väl organisation att skapa rapport för. När man kommer in i rapportverktyget kommer man till en sida där alla institutioner man har behörighet till listas. Klickar du på din institution/den du vill ska rapport för. Uppdaterad (20)

2 Genom att klicka på institution förbereds systemet för att hantera denna institution och du hamnar på en sida där du kan välja vad du vill göra i rapportgeneratorn. Uppdaterad (20)

3 Som du kan se så finns samma meny både i vänstermarginalen och i mitten av sidan du kommer till. Vänstermenyn kommer att hänga med dig genom hela rapportprocessen så den är enkel att nå. I vänstermenyn finns även valet Välj annan institution. Detta är en genväg du kan använda om du vill skapa rapporter på andra institutioner du har behörighet till utan att behöva logga ut mellan hanteringen för att byta organisation att jobba med. (Dock påverkar inte detta val kimkat generellt utan de andra flikarna ligger kvar för den organisation du valde vid inloggning till kimkat) Skapa rapport/mall För att skapa en rapport eller en rapportmall, klickar du på Skapa rapport/mall Skapandet av en mall eller en rapport sker i ett flöde. Den första sida som visas är för att välja de attribut som ska visas i rapporten. Dessa kan sorteras i den ordning man vill visa dem (Dock fungerar detta i nuläget inte i Internet Explorer, utan där får man klicka i attributen i den ordning man vill ha dem). För att sortera attributen klickar man på det attribut man vill flytta under Kolumnordning, håller nere musknappen och drar attributet till det ställe man vill ha det, släpp sedan musknappen. Uppdaterad (20)

4 Klicka på Nästa för att komma till nästa steg i flödet. Du kommer till en sida som visar olika urval och begränsningar du kan göra för rapporten. Först väljer du typ av relation. (Sysadmin kan även välja status Aktiv, Grace och/eller Limbo, detta val finns inte för andra användare) Under enhet måste du välja minst en enhet för att få något resultat. Vill du ha en rapport för enheten och underenheter måste alla delar av organisationen du vill ha med i rapporten kryssas i. Om ingen enhet vals kommer rapporten att bli tom. Vill du ha en rapport för hela institutionen, kryssa i Markera alla. Under Funktioner kan du välja att begränsa din rapport till att gälla enbart personer som har den eller de funktioner som väljs. Uppdaterad (20)

5 Om du vill skapa en mall så klickar du på Spara mall, om du enbart vill generera en rapport utan att spara mallen klickar du på Generera rapport Spara mall Om du väljer att spara en mall kommer du till en sida där du kan namnge mallen, samt välja om du vill låsa den. Om du väljer att låsa rapporten kan ingen annan på din institution ändra eller ta bort mallen. Väljer du därmed att inte låsa den så är den redigerbar för alla som har tillgång till att redigera rapporter på din institution. Uppdaterad (20)

6 Namnet kan innehålla upp till 50 tecken och det är bra att döpa den till något som talar om syftet med den. T.ex Epostlista grupp X eller liknande. För att spara mallen klickar du på Spara mall. När mallen sparats kommer du till sidan för Institutionens mallar Uppdaterad (20)

7 Skapa rapport För att skapa en engångsrapport, följ anvisningarna ovan, men välj sedan Generera rapport i stället för Spara mall Rapporten genereras och du kommer till en sida där du kan välja format du vill se rapporten i. Uppdaterad (20)

8 Du kan förhandsgranska rapporten genom att klicka på Visa i HTML, du ser då resultatet av rapporten direkt i din webbläsare. Övriga format du kan få är Excel och en textfil med semikolonseparerade fält. Alla rapporter som genereras sparas i systemet (i 7 dagar). Så du kan enkelt hämta resultatet i annat format utan att behöva generera om rapporten. De generade rapporterna når du via menyn Visa genererade rapporter i vänstermarginalen. Institutionens mallar Under institutionens mallar kan du se de mallar du själv skapat samt de mallar som andra med tillgång till samma institution har skapat. Uppdaterad (20)

9 För att redigera en malla markerar du den mall som ska redigeras och klickar på Redigera. Du hamnar då i samma flöde som när du skapade mallen. Du kan endast redigera egna mallar samt de som lagts upp utan lås. För att generera en rapport utifrån en mall markerar du aktuell mall och klickar på Generera rapport Om du vill ta bort en mall markerar du denna och klickar på Ta bort. Du kan endast ta bort mallar som du skapat själv och de som är ägda men inte är låsta av annan person. Standardmallar Under standardmallar kan du se de mallar som skapats centralt för gemensam användning för alla institutioner. Uppdaterad (20)

10 För att skapa en rapport utifrån en standardmall markerar du den mall du vill ha som underlag och klickar på Generera rapport. Till skillnad från dina egna mallar kommer du för standardrapporter till sidan för urval innan rapporten genereras. Här väljer du de delar av organisationen och eventuella begränsningar du vill ha för resultatet. Uppdaterad (20)

11 Visa genererade rapporter I nya rapportdelen finns möjlighet att plocka fram resultatet av tidigare genererade rapporter i 7 dagar efter att de genererades. På så sätt kan du komma åt den även om du går ifrån datorn en stund. Du kan här även få tillgång till rapporter som någon annan genererat på din institution utan att behöva köra om hela rapporten igen. Detta gör systemet snabbare och stabilare. Du plockar fram en genererad rapport genom att välja Visa genererade rapporter i vänstermarginalen, markera den rapport du vill se och klicka på Visa rapport. Uppdaterad (20)

12 Om listan skulle bli för lång eller om man vet att man inte behöver spara rapporten kan man själv välja att ta bort en genererad rapport genom att markera den och klicka på Ta bort Systemet kommer att periodvis radera rapporter äldre än 7 dagar. Skicka rapport Det går endast att skicka genererade rapporter. För att skicka en generad rapport, gå in på menyalternativet Skicka rapport(er). I listan som visas finns en kryssruta framför varje rapport. Kryssa i den ruta eller de rutor (om du vill skicka flera) framför den/de rapporter du vill skicka, klicka sedan på knappen Skicka rapport(er) Uppdaterad (20)

13 Du kommer då till en sida där du kan ange en eller flera e-postadresser att skicka de valda rapporterna till. Vill du skicka till flera personer skriver du e-postadresserna separerade med komma (,). I den grå rutan ser du namnet på de rapporter som kommer att skickas. Om du vill kan du ändra ämnesraden och textinnehållet i e-postmeddelandet som skickas Klicka på knappen Skicka för att skicka rapporterna.. Uppdaterad (20)

14 Schemaläggning av rapport Gå in på menyn Institutionens mallar. Denna väg är i nuläget enda sättet att kunna schemalägga en rapport. Standardmallar går ej att schemalägga av den anledningen att dessa är gjorda för att göra sitt urval vid det tillfälle man genererar rapporten, det går då inte att schemalägga en standardrapport då denna skulle resultera i en tom rapport då urvalet ej gjorts. Schemaläggningen är egentligen främst till för återkommande rapporter till personer som ej kommer åt rapportverktyget, samt IT-fakturan. Dock kan denna funktion användas om man har återkommande rapporter som man vill ha varje månad eller om någon vill ha en rapport då man till exempel är ledig. Markera den rapport du vill ska schemaläggas och klicka sedan på knappen Schemalägg rapport Uppdaterad (20)

15 Du kommer då till en sida där namnet på rapporten syns med grå bakgrund. Under denna ruta kan du ange vilken dag eller vilket intervall rapporten ska köras. I droppboxarna för månad och dag finns en * som i schemaläggningen betyder varje, det innebär att du till exempel kan schemalägga en rapport att köras varje månad den 15:e under det år som är valt. Om du vill att rapporten ska skickas via e-post till en mottagare skriver du in mottagarens e-postadress i rutan Mottagarens e-postadress. Om du vill ha flera mottagare separera du dessa med ett komma (,) Uppdaterad (20)

16 När du klickat på Schemalägg får du en bekräftelsesida som meddelar att rapporten är schemalagd. Om du angivit mottagare kommer dennna/dessa att visas på bekräftelsesidan. Uppdaterad (20)

17 Uppdaterad (20)

18 För att se vilka rapporter som är schemalagda på din institution går du via menyn Visa schemalagda rapporter. Du kommer då till en sida som visar de rapporter som är schemalagda tillsammans med vilken datum/intervall samt vilka mottagare rapporten har. Du kan här ta bort schemaläggningar som gått ut eller sådan som ej ska användas längre. Observera att om en tung rapport är schemalagd för ofta så kan denna komma att tas bort av systemadministratör. Uppdaterad (20)

19 IT-faktura IT-fakturan är en specialrapport som visar vissa fält som man själv inte kan välja i rapportverktyget och gör speciella beräkningar. Denna rapport är schemalagd att köras under natten så att den finns tillgänglig nästa morgon. Rapporten visar en ögonblicksbild över hur IT-fakturan ser ut för din institution för tillfället. För att plocka ut en IT-faktura klickar du på länken IT-fakturan, det visas då en lista över de ögonblicksbilder som körts de senaste dagarna. Vill du spara en IT-faktura så tänk på att visa den och spara undan den på samma sätt som andra genererade rapporter, då den annars försvinner efter 7-10 dagar. Det är också möjligt att generera en IT-faktura för hand genom att klicka på länken Generera IT-faktura som ligger under tabellen med IT-fakturor. Detta kan vara bra om den schemalagda inte körts under natten, men bör undvikas när det finns en rapport körd samma dag. Uppdaterad (20)

20 Uppdaterad (20)