Innehåll OUTLOOK DELA KALENDER

Transkript

1 OUTLOOK DELA KALENDER Innehåll Outlook PC... 2 Öppna delad kalender... 2 Dela kalender... 3 Ändra behörighet... 4 Outlook webapp... 5 Öppna delad kalender... 5 Dela kalender... 5 Ändra behörighet... 6 Outlook Mac... 7 Öppna delad kalender... 7 Dela kalender... 7 Ändra behörighet... 8 IT-enheten 1 (8) Haraldsgatan 5, Box 100, Göteborg

2 Outlook PC Som standard kan du se om en annan person är upptagen eller ledig när du lägger till deras kalendrar i Outlook för PC. Du behöver alltså inte be om behörighet såvida du inte vill se mer information. När du öppnat Outlook kalendern hittar du knappar för att dela eller hantera kalendrar på Startmenyn. Öppna delad kalender 1. Gå till gruppen Hantera kalendrar, och klicka på Öppna kalender och sedan Öppna delad kalender. 2. Skriv ett namn i rutan eller klicka på Namn om du vill välja ett namn från adressboken. Klicka på Ok. 3. När du öppnar en delad kalender första gången läggs den till i mappfönstret till vänster, under rubriken Delade kalendrar. Nästa gång du vill öppna den delade kalender klickar du på den i mappfönstret. 2 (8)

3 Dela kalender 1. Under gruppen Delning på Startmenyn (se bild ovan) välj Dela kalender. 2. I e-postmeddelandet som öppnas, fyll i namnet på den person du önskar dela kalender med i rutan Till. Välj hur mycket Information du vill dela med personen och klicka på Skicka. 3. När mottagaren får en delningsinbjudan med e-post kan de lägga till kalendern i sin kalenderlista genom att klicka på Öppna den här kalendern. Om följande felmeddelande visas när du försöker skicka delningsinbjudan har du försökt att dela mer information än vad som stöds av organisationens inställningar. Om det inträffar välj en annan detaljnivå under Information. 3 (8)

4 Ändra behörighet Om personen vars kalender du försöker öppna inte har gett dig behörighet att se den eller om du försöker göra något som kräver högre behörighet, uppmanas du att i Outlook att be den personen om behörighet. Om du klickar Ja öppnas ett e-postmeddelande med delningsförfrågan automatiskt. Du kan tilldela någon ökad behörighet genom att svara på en delningsförfrågan via e-post eller manuellt. 1. Klicka på Kalenderbehörigheter i Startmenyn och därefter fliken Behörigheter. 2. Du kan lägga till eller ta bort personer och ändra behörighet för respektive person. När du är klar, klicka på Ok. 4 (8)

5 Outlook webapp Använder du Pc kommer de ändringar du gör synkroniseras. Lägger du t.ex. till eller tar bort en kalender i webappen kommer samma kalender automatiskt läggas till eller tas bort i Outlook på datorn. Detsamma gäller om du gör ändringar på datorn så görs samma ändringar i webappen. För Macdatorer fungerar tyvärr inte detta på samma sätt då det krävs högre behörighet än standardrättigheter för att lägga till någon annans kalender i Outlook för Mac. Du kan alltså se olika kalendrar beroende på vilken av applikationerna du använder. Öppna delad kalender 1. Högst upp till vänster, klicka på appfönstret och sedan kalender. 2. I menyn välj Lägg till kalender och välj Från katalog. 3. Börja skriv i namnet på den person vars kalender du vill öppna. Markera personen i listan och klicka sedan på Öppna. 4. När du öppnar en delad kalender första gången läggs den till i mappfönstret till vänster, under rubriken Personers kalendrar alternativt Dina Kalendrar. Nästa gång du vill öppna den delade kalender klickar du på den i mappfönstret. Dela kalender 1. Högst upp till vänster, klicka på appfönstret och sedan kalender. 2. I meny välj Dela och den kalender du vill dela. Som standard kallas din primära kalender för "Kalender". Om du har skapat andra kalendrar kan du dela någon av dem istället. Du kan inte dela kalendrar som ägs av andra personer. 3. Ange namnet på eller e-postadressen till den person som du vill dela din kalender med och hur mycket information du vill dela. a. Med Endast tillgänglighet kan personen se när du är upptagen men det finns inga detaljer om till exempel platsen för händelsen. b. Med Begränsad information kan personen se när du är upptagen samt namn och plats för händelser. c. Med All information kan personen se all information om händelserna. d. Med Redigera kan personen se all information om händelserna och redigera kalendern (endast tillgängligt när du delar med andra i organisationen). e. Med Delegera kan personen visa och redigera din kalender samt skicka och svara på mötesförfrågningar åt dig (endast tillgängligt när du delar med andra i organisationen). 4. Välj Skicka. Om du bestämmer dig för att inte dela kalendern för tillfället väljer du Ta bort. 5 (8)

6 Ändra behörighet 1. Under Dina kalendrar högerklicka (Ctrl + klick för Mac) på den kalender som du vill uppdatera delningsinställningar för och markera Behörigheter. 2. Leta reda på personen vars behörigheter du vill ändra och välj en ny behörighetsnivå eller välj Ta bort om du vill sluta dela kalendern med den personen. 6 (8)

7 Outlook Mac Kalenderbehörigheter på Mac fungerar annorlunda än i Pc. För de som använder Outlook för Mac räcker det inte med standardbehörigheter för att öppna någon annans kalender. Du måste tilldela kalenderbehörigheter till varje användare som vill öppna din kalender i Outlook för Mac. På fliken Ordna hittar du knapparna för att hantera kalender. Öppna delad kalender 1. Klicka på Öppna delad kalender. 2. I Sök-rutan skriv i namnet på personen vars kalender du vill öppna. 3. Markera och välj Öppna. 4. Den delade mappen visas i det vänstra navigeringsfönstret under rubriken Delade kalendrar, med namnet på personen som delade kalendern nedanför. Dela kalender 1. Klicka på knappen Kalenderbehörigheter på fliken Ordna. 2. Välj Lägg till användare 3. I Sök-rutan skriv i namnet på personen du vill dela din kalender med. 4. Markera och välj Lägg till. 5. Välj Behörighetsnivå via rullisten. Observera att standardinställningar, Låst, Skriv, Ta bort och Annat, ändras baserat på behörighetsnivå. 6. När du är klar, klicka på Ok. 7 (8)

8 Ändra behörighet 1. Klicka på knappen Kalenderbehörigheter. 2. Du kan ge olika behörigheter till olika användare. Markera den användare vars behörigheter du vill ändra och välj ny Behörighetsnivå via rullningslisten. För att en Macanvändare skall kunna se din kalender behövs behörighetsnivå Granskare. 3. Vill du inte längre dela kalender med någon. Markera användaren och välj istället Ta bort. 4. Klicka på Ok när du är klar. 8 (8)