Kalender. Snabbstartsguide. Schemalägga ett Lync-möte Ordna ett personligt möte eller hoppa över resan och träffas online med Lync 2013.

Transkript

1 Kalender Snabbstartsguide Schemalägga ett Lync-möte Ordna ett personligt möte eller hoppa över resan och träffas online med Lync Växla vy Använd den kalendervy som passar bäst för ditt arbetsflöde. Du kan byta så ofta du vill. Dela din kalender Öppna kalendern för dina kolleger så att de kan se dina avtalade tider och din status. Markör för aktuell tid Linjen i mitten anger aktuell tid så att du kan se vad som väntar härnäst. Anpassa planerna efter vädret Ta en titt på väderprognosen för din stad och upp till fyra andra. När du planerar ett möte i en annan stad vet du vad du ska packa ned. Skapa fler kalendrar Avgör snabbt vilken tidpunkt som passar bäst för ett affärsmöte eller semester med familjen. Status för mötessvar Om du inte har svarat på en mötesinbjudan än visas mötet i en ljusare färg.

2 Schemalägga en avtalad tid Schemalägga ett möte med andra personer 2. Klicka på Nytt möte. 3. Fyll i rutorna Ämne och Plats, och ange start- och sluttid. 2. Klicka på Ny avtalad tid i menyfliksområdet. 4. Skriv all information som du vill dela med mottagarna i mötesförfrågan. Du kan också bifoga filer. 5. Klicka på Schemaläggningsassistenten om du vill ha hjälp att hitta den bästa tidpunkten för ditt möte genom att kontrollera när mottagare och resurser (såsom mötesrum) är tillgängliga. 3. Fyll i rutorna Ämne och Plats. 4. Ange start- och sluttid 5. I rutan Visa som väjer du vilken status för din tillgänglighet som ska visas för andra. 6. Klicka på Återkommande om du vill att mötet ska vara återkommande 7. Välj frekvens (till exempel varje dag eller varje månad) och eventuella frekvensalternativ (till exempel varannan dag eller var tredje månad) 8. Om du vill ändra påminnelsen, som är inställd på 15 minuter som standard, klickar du på rutan Påminnelse och väljer en ny påminnelsetid. 6. Klicka på Lägg till deltagare och skriv sedan in mottagarnas namn, e-postadresser eller resursnamn (separeras med semikolon) i rutorna Nödvändig, Valfri eller Resurser. 7. För Exchange-konton innehåller rutan Hitta rum förslag på de bästa mötestiderna (då flest deltagare är tillgängliga). Du väljer en mötestid genom att klicka på ett tidsförslag i rutan Hitta rum i avsnittet Föreslagna tider, eller välj en tid i rutnätet ledig/upptagen. 8. Klicka på Skicka om du inte vill göra det till ett återkommande möte.

3 Ändra arbetsvecka och veckans startdag i kalendern 1. Klicka på Arkiv > Alternativ > Kalender. 2. Gör något av följande under Arbetstid: Ändra din arbetstid genom att klicka på start- och sluttid för din arbetsdag i listorna Starttid och Sluttid. Ställ in din arbetsvecka genom att markera de rutor som ingår i din arbetsvecka. Avmarkera de rutor som inte ingår i arbetsveckan. Ställ in veckans första dag genom att klicka på en dag i listan Första dagen i veckan. Ställ in årets första vecka genom att klicka på en post i listan Årets första vecka. Ändra en avtalad tid, ett möte eller en händelse Ändra en avtalad tid eller ett möte 1. Öppna posten i kalendern. 2. Om den ingår i en återkommande serie och du bara vill ändra en förekomst klickar du på Bara den här i rutan Öppna återkommande objekt, och sedan på OK. 3. Om den ingår i en återkommande serie och du vill ändra alla förekomster klickar du på Hela serien i rutan Öppna återkommande objekt, och sedan på OK. 4. Gör dina ändringar och klicka på Spara och stäng. För ett möte klickar du på Skicka uppdatering. Ändra en händelse 1. Öppna händelsen i kalendern och klicka på Händelse. 2. Ändra Visa som till Upptagen, Arbetar på annan plats, Preliminärt eller Frånvarande. 3. Klicka på Spara och stäng. Ha alltid en kalender, avtalade tider och möten i vyn För musen över Kalender i navigeringsfältet och klicka på Docka-knappen i det övre högre hörnet i översikten. Kalendern visas i rutan till höger tillsammans med dagens avtalade tider och möten. Föreslå, acceptera eller avböja en ny mötestid I stället för att tacka nej till ett möte som du inte kan delta i kan du föreslå en ny mötestid. Mötesorganisatören kan acceptera eller neka ditt förslag. Föreslå en ny tid 1. Klicka på Möte i mötesförfrågan. 2. Klicka på Föreslå ny tid i gruppen Svara. 3. Välj en tid då alla (eller de flesta) inbjudna är tillgängliga. 4. Klicka på Föreslå tid och sedan på Skicka. Om du är mötesorganisatören skickas förslag på mötestider till dig. Du väljer om du ska ändra den schemalagda mötestiden. Acceptera en ny föreslagen mötestid 1. Öppna mötesförfrågan. 2. Klicka på Acceptera förslag. 3. Klicka på Skicka uppdatering. Neka en ny föreslagen tid 1. Öppna mötesförfrågan. 2. Klicka på Mötessvar. 3. Klicka på Svara i gruppen Svara, skriv ett meddelande och klicka sedan på Skicka. 4. Klicka på Ta bort i gruppen Ta bort på fliken Mötessvar i mötesförfrågan.

4 Dela din kalender Dela din kalender med personer i din organisation som använder e-post med en Exchange-server Anpassa och navigera i kalendrar Du kan gå direkt till aktuell dag eller visa de kommande sju dagarna. 1. Klicka på Kalender i navigeringsfältet och sedan på Start > Dela kalender. 2. I det nya e-postmeddelande som öppnas lägger du till de personer du vill dela kalendern med i rutan Till. 3. Klicka på Skicka och sedan på OK. Mottagarna får en e-postavisering om att du har delat din kalender, och din kalender läggs till i listan Delade kalendrar för dem. Dela din kalender med personer utanför din organisation i ett e-postmeddelande 1. Klicka på Kalender i navigeringsfältet och sedan på Start > Skicka kalender med e- post. 2. Välj vilken kalender och vilken tidsperiod du vill dela i rutorna Kalender och Datumintervall. Välj till exempel Idag eller De närmaste 7 dagarna. 3. Skicka genom att klicka på OK. Mottagarna kan nu se din kalender i meddelandet och öppna den bifogade icalendar-filen i Outlook. Dela din kalender genom att publicera den online 1. Klicka på Kalender i navigeringsfältet och sedan på Start > Publicera online. 2. Klicka på Konfigurera den här publicerade kalendern. En ny sida med titeln Kalenderpublicering Kalender öppnas i webbläsaren. 3. Välj publiceringsuppgifter, start- och sluttid och åtkomstbegränsning. 4. Klicka på Kopiera länkar till Urklipp för att kopiera länkarna för att prenumerera på kalendern (via ett konto som är anslutet till en Exchange-server) eller för att visa kalendern i en webbläsare. Klistra in länkarna i en textredigerare, till exempel Anteckningar. 5. Slutför publiceringen genom att klicka på Spara. 6. Skicka länkarna via e-post till utvalda användare, beroende på om de kan prenumerera på kalendern via sitt Exchange-e-postkonto eller bara visa den i webbläsaren. Visa aktuell dag genom att klicka på Idag i gruppen Gå till. Visa kalendern för de kommande sju dagarna genom att klicka på De närmaste 7 dagarna i gruppen Gå till. Du kan ordna kalendervyn så att du ser en enda dag, en arbetsvecka, en sjudagarsvecka eller en månad. Klicka på Dag, Arbetsvecka, Vecka eller Månad i gruppen Ordna. I schemavyn visas kalendern i lodrät orientering. Den här vyn är användbar när flera kalendrar har valts. Varje kalender staplas uppifrån och ned. Du kan växla mellan dagar, veckor och månader genom att klicka på vänster- och högerpilen bredvid tidsintervallet överst i kalendern.

5 Skapa fler kalendrar 2. Klicka på fliken Mapp och sedan på Ny kalender. 3. Ange ett namn på den nya kalendern i rutan Namn. 4. Klicka på Kalender i listan Markera var mappen ska placeras och sedan på OK. Den nya kalendern visas i mappfönstret i kalendern. Om du vill visa en kalender markerar du kryssrutan bredvid kalendern. Hantera någon annans e-post- och kalenderobjekt Öppna någon annans mappar 1. Klicka på Arkiv > Öppna och exportera > Annan användares mapp. 2. Ange namnet på den person som gav dig delnings- eller ombudsrättigheter i rutan Namn eller klicka på Namn och välj namn i den lista som visas. 3. Klicka på den mapp du vill öppna i listan Mapptyp. Lägg till den andra personens postlåda i din Outlook-profil så öppnas den varje gång du startar Outlook. Lägga till någon annans postlåda i din profil 1. Klicka på Arkiv > Kontoinställningar > Kontoinställningar. 2. Gå till fliken E-post, klicka på Exchange-kontotypen i listan och klicka på Ändra följt av Fler inställningar. 3. Gå till fliken Avancerat under Öppna följande postlådor, klicka på Lägg till och ange sedan namnet på postlådan för den person vars postlåda du vill lägga till i din användarprofil. Så här svarar du på mötesförfrågningar: 1. Öppna den andra personens inkorg om mötet inte skickades direkt till dig, och öppna mötesförfrågan. 2. Klicka på Acceptera, Preliminärt eller Tacka nej. Skapa eller svara på ett e-postmeddelande åt någon annan 1. Skapa eller öppna ett befintligt e-postmeddelande i E-post. 2. Klicka på Från i gruppen Visa fält på fliken Alternativ. 3. I rutan Från anger du namnet på den person som du skickar meddelandet åt. Klicka på Från om du vill välja namn från en lista i adressboken. Om knappen och rutan Från inte visas klickar du på Alternativ > Från.