Instruktioner TimeEdit Web

Transkript

1 Instruktioner TimeEdit Web Hitta till schemawebben... 2 Sök fram ett schema... 2 Mer information om lokalen eller kursen... 4 Anpassa schemat... 4 Exportera ett schema till Excel... 7 Prenumerera på ett schema i ett kalenderprogram... 8 Boka lokal via TimeEdit Web... 8 Boka utrustning via TimeEdit Web... 9 Redigera schemakommentarer Fastighets- och serviceenheten 1 (10) Haraldsgatan 5, Box 100, Göteborg

2 Hitta till schemawebben TimeEdit web nås via följande länk: Du kan också logga in via sidan för lokalbokning/schemaläggning under verktyg i Medarbetarportalen. Schemawebben hittas under ingången Medarbetare Schema och lokalbokningar i systemet. Sök fram ett schema Sök schema efter kurs, delkurs, grupp, undergrupp, lärare eller gästföreläsare. Program används sällan i schemat. Sök på lärare så får du ditt personliga schema för undervisning som även innehåller de möteslokaler som du bokat. 2 (10)

3 Undervisar du i eller läser flera kurser samtidigt kan du ta fram schemat för alla kurser på en gång. Schemat visar som standard innevarande termin med start på dagens datum. Vill du se hela terminsschemat, även de aktiviteter som redan inträffat, söker du bara fram datumen. Vill du bara se det mest aktuella, väljer du idag. Då ser du en vecka från och med nu. Fler tidsinställningar kan också göras. 3 (10)

4 Mer information om lokalen eller kursen När du klickar på en bokning i schemat får du upp detaljer om just den bokningen. I den är även objekten klickbara, det vill säga läraren, kurstillfället, lokalen, och så vidare. När du klickar på en lokal får du upp all information om den: adress, hus, våning och vilken utrustning som finns. Anpassa schemat Det finns en mängd olika inställningar att göra för ett schema under Anpassa. Du ändrar inga inställningar permanent, utan det är per sökning du gör inställningarna. Du kan göra ett schema färdigt precis som du önskar att studenterna/lärarna/du själv ska se det, och sedan kopiera länken. Antingen kopierar du den ur adressfältet på webbläsaren, eller så väljer du länk till detta schema i nedre hörnet på webbläsarfönstret. Enda skillnaden är att om du väljer länk till detta schema, så är menyraden dold. 4 (10)

5 Vyer: Välj hur schemat visas Färg: Färglägg efter olika kriterier 5 (10)

6 Stil: Gör fler inställningar Här kan du även skapa en rubrik för schemat. Rubriken följer med när du länkar till schemat. Exportera: Exportera ditt schema till olika filformat Till exempel för att skapa ett schemaunderlag för nästa gång kursen ges. 6 (10)

7 Sortera schemavisningen Exportera ett schema till Excel För att underlätta kommande termins schemaläggning går det att ta fram ett schema från ett tidigare kurstillfälle och bearbeta det i Excel: 1. Gå till TimeEdit Web via Medarbetarportalen. 2. Sök fram det schema du önskar exportera. 3. Ändra tiden till önskad period, till exempel föregående termin. 4. Tryck på Visa schema. 5. Klicka på Anpassa i sidans övre högra hörn. 6. Välj Vyer. Nu kan du välja bort de kolumner du inte vill ha med till ditt Excelark. 7. Välj Exportera, klicka på Excel och spara fil. 7 (10)

8 Prenumerera på ett schema i ett kalenderprogram 1. Ta fram en prenumerationslänk 1. Sök fram ett schema. 2. Klicka på Prenumerera. 3. Välj tidsintervall. 4. Markera länken och kopiera den. 2a. Lägg till i webmailen 1. Logga in i webmailen via Medarbetarportalen eller via 2. Öppna kalendern. 3. Klicka på Dela. 4. Välj Lägg till kalender. 5. Välj Kalender från internet. 6. Klistra in länken och klicka på OK. 2b. Lägg till i Outlook (ej Mac OSX) 1. Öppna Outlook på din dator. 2. Klicka på Arkiv. 3. Välj Kontoinställningar. 4. Välj fliken Internetkalender och klicka på Nytt. 5. Klistra in länken du kopierade tidigare och klicka på Lägg till. Klicka på OK. 2c. Lägg till i Kalender i Mac OSX 1. Öppna Kalender. 2. Klicka på Arkiv. 3. Välj Ny kalenderprenumeration. 4. Klistra in prenumerationslänken och välj prenumerera. Boka lokal via TimeEdit Web Logga in i TimeEdit och välj ingången för medarbetare och boka lokal. Steg 1: Välj lokal, datum och tid 1. Datum: Dagens datum visas som standard, välj aktuellt datum. 2. Tryck sök lokal direkt för att se alla lokaler du är behörig till eller välj Fakultet och/eller Hus och tryck sök. 3. Tryck på lokalens namn för att fälla ut schemat för lokalen. 4. Under schemat syns information om lokalen såsom antal platser, utrustning med mera. 8 (10)

9 5. Klicka i kalendern för att välja tid och välj ok för att komma till steg 2. Steg 2: Lägg till övriga objekt 1. Lokal: Vill du ha fler lokaler, klicka på +. De lokaler du nu får fram är de som är lediga den valda tiden. 2. Ändamål: sök fram möte, konferens eller liknande. För att se alla alternativ tryck sök utan att skriva något i rutan. 3. Egen text (31 tecken): Är den text som kommer att bli synlig på info-skärmar i de fall det finns sådana. Denna text syns även i bokningsschemat. 4. Kommentar (255 tecken): Möjlighet att skriva längre text. Kommentar syns i schemat men inte på infoskärmar. 5. Välj Boka för att komma till steg 3. Steg 3: Bokningsbekräftelse Du ser nu bokningsbekräftelsen på skärmen. Välj skicka bokningsbekräftelse om du vill eller fortsätt boka för att komma tillbaka till steg 1. Mina bokningar Under mina bokningar kan du se de senaste bokningarna som du har gjort. Du kan klicka på visa mer för att se alla dina bokningar. För att ändra eller avboka en bokning, klicka på den. Boka utrustning via TimeEdit Web Logga in i TimeEdit och välj ingången för medarbetare och boka utrustning. Steg 1: Välj datum och utrustning 1. Datum: Dagens datum visas som standard, välj aktuellt datum. Tryck sök utrustning direkt för att se all utrustning du är behörig till eller välj Institution/Enhet och/eller Utrustningstyp och tryck sök. 2. Under schemat syns information om utrustningen och eventuella kommentarer. 3. Klicka i kalendern för att välja tid och välj ok för att komma till steg 2. Gäller bokningen för flera dagar fyll i starttiden under detta steg och lägg sedan till sluttiden när du kommit till steg 2. 9 (10)

10 Steg 2: Lägg till övriga objekt Du väljer antingen organisation (till exempel Doktorandrådet ) eller person som ska använda utrustningen. 1. Person: Sök fram ditt eget namn. Finns du inte är du antingen upptagen eller måste läggas till i databasen. Kontakta TimeEdit via formulär på webben om du inte finns i databasen. 2. Organisation. Sök fram din organisation. Har du valt person är inte organisation nödvändig. 3. Kommentar (255 tecken): Möjlighet att skriva längre text. Kommentar syns i schemat men inte på infoskärmar. 4. Välj Boka för att komma till steg 3. Steg 3: Bokningsbekräftelse Du ser nu bokningsbekräftelsen på skärmen. Välj skicka bokningsbekräftelse om du vill ha en sådan eller fortsätt boka för att komma tillbaka till steg 1. Mina bokningar Under mina bokningar kan du se de senaste bokningarna du har gjort. Du kan klicka på visa mer för att se alla dina bokningar. För att ändra eller avboka en bokning, klicka på den. Redigera schemakommentarer 1. Logga in i TimeEdit web. 2. Gå in på sidan Kursschema redigera schemakommentarer. 3. Sök fram det aktuella schemat. 4. Klicka på en bokning för att få upp bokningsinformationen. 5. Använd knappen Ändra. 6. Skriv in en ny kommentar, egen text eller länk (URL). 7. Spara. 10 (10)