TES web användarmanual

Transkript

1 1 Omsorg och äldreförvaltningen Enheten för IT och ehälsa Senast uppdaterad: TES web användarmanual Logga in på TES-Webb Instruktion för att logga in i TES-Web s. 2 Beskrivning av flikarna s. 3 Besök Insatser/Besök s. 4-5 Korrigera ett utfört besök s. 5-6 Registrera utfört besök s. 7-8 Attestera besök (chef) s Loggar/Rapporter/Statistik Aktivitetsloggar s Rapporter och statistik s Behörigheter Kontrollera behörigheter s Kontaktuppgifter Användarstöd Övrig information s Kontaktuppgifter Användarstöd s. 18

2 2 Adress till TES: Om du arbetar inom Leanlink kopierar du ovanstående och klistrar in på en ny flik. Arbetar du för en extern (privat) utförare gör du som följer: 1) Kontakta LKDATA på och be dem lägga upp Internet Explorer-ikonen på Citrix. 2) När ikonen är installerad, klicka på den och öppna upp en ny flik. 3) Kopiera ovan TES-adress och klistra in. Du bör lägga upp sidan som en favorit då det blir lättare att söka upp den nästa gång. Nu är du på första sidan och kan logga in i TES

3 3 Beskrivning av flikarna När du loggat in kommer du till fliken Hem som är systemets första sida. Härifrån navigerar du dig till de övriga flikarna: Planering denna funktion används ej inom Linköpings kommun Insatser - där ser du insatser som är registrerade. Det är även här du kan redigera och registrera besök Care lock där ser du antal lås som är installerade i de områden du har behörighet till Kontrollpanelen där kan du söka efter t.ex. kunder/brukare, medarbetare, ta fram statistik

4 4 Insatser/Besök För att komma till vyn för registrerade besök klickar du på Insatser och sedan Besök Härifrån kan du sedan söka efter ett flertal olika parametrar: Brukare Personal Status (ska alltid stå Alla ) Från och med och Tid från samt Tid till Planerade besök (ska alltid stå Alla ) Avdelning, dvs. den grupp du vill se Besök Längre än och kortare än, här anger du tid i minuter Mobiltid ändrad om denna bockas i och du får ett resultat så innebär det att medarbetaren har ändrat klockan i telefonen, detta resulterar i att det ser ut som om insatserna är registrerade och medarbetaren varit hos kund på tider som denne inte varit där. Observera! Det finns ingen anledning för medarbetaren att ändra klockan i mobiltelefonen då man redigerar insatserna i TES. Visa godkännande/attestering visar om besöket är godkänt och/eller attesterat Visa insatser visar vilken insats som medarbetaren har registrerat Förklaring av symboler du kan se: = medarbetaren har ändrat klockan i mobiltelefonen

5 5 = insatsen är kvalitetssäkrad, mot lås eller RFID-tagg = insatsen är ändrad/redigerad i telefonen = insatsen är uppdaterad från TES Web = insatsen är registrerad i efterhand Utifrån de val du gör får du sedan fram en lista: Om det står Påbörjat innebär det att insatsen pågår. Längden på insatsen blir inte registrerad förrän besöket avslutas av medarbetaren Korrigera ett utfört besök Klicka på upp i en ny ruta på den insatsen du vill korrigera. Den aktuella insatsen kommer I denna ruta kan du ändra startiden, datum, tidsåtgången eller utföraren d.v.s medarbetaren Under Avvikelse och Avvikelseanteckning skriver du om du anser det nödvändigt

6 6 För att ändra/kontrollera vilka insatser som blivit registrerade klickar du på Välj insatser I denna ruta kan du ändra insats, genom att bocka ur den, och välja en annan insats. Om insatsen är beviljad finner du den under Beviljade insatser. Är den inte ännu beviljad finner du den under Icke beviljade insatser

7 7 Registrera utfört besök Klicka på rutan Registrera utfört besök En ny ruta kommer upp. Fyll i de uppgifter som du fått från medarbetaren Välj kunden som insatsen utförts hos Välj starttid samt datum Fyll i tidsåtgång och utförare d.v.s medarbetare. Säkerställ att Avdelning blir korrekt Klicka på Välj insatser och klicka på den insats som blivit utförd. Tidsåtgången syns inte förrän du sparat. Notera! 1) Du kan aldrig registrera ett utfört besök i förtid. Klockslaget för sluttiden av insatsen måste alltså har passerat. Endast medarbetare kan göra detta i Tes App 2) De ändringar du gör i Tes Web syns inte i statistiken förrän dagen efter

8 8 Attestera besök Varje månad ska du som chef, eller annan delegerad person, attestera samtliga insatser som medarbetare genomfört. Senast datum för attest står angivet på samma dokument som debiteringsskörningen för Treserva (Användarstöds hemsida) Bocka i Visa godkännande attestering I nästa steg kan du välja att attestera ett besök i taget eller attestera samtliga på samma gång genom att bocka i Markera alla icke-attesterade

9 9 Observera: - om du väljer att attestera samtliga icke- attesterad på samma gång, säkerställ att alla insatser är korrekta innan attest - när en insats är attesterad går det inte att bocka ur attestbocken och tiden återläses till Treserva. Användarstöd kan inte heller låsa upp den så det är av största vikt att du som chef har kontrollerat insatsen och den utförda tiden. - att medarbetaren ska godkänna samtliga sina besök innan de avslutar sitt arbetspass - du som chef kan attestera ej godkända besök - du som chef kan redigera insatser upp till åtta dagar efter registrering men därefter är insatsen låst Du måste ange ditt lösenord, samma som när du loggar in i TES, för att kunna attestera Aktivitetslogg Under denna flik kan du se samtliga besök som är gjorda under den valda tidsperioden. Kvalitetssäkrade besök Med begreppet kvalitetssäkrat besök avses ett besök som registrerats mot kunds lås eller RFID-tagg. För att se om ett besök är kvalitetssäkrat gör du som följer: Fyll i de sökparametrar du behöver, t.ex. avdelning och datum. Du kan även söka på specifik kund eller medarbetare (utförare).

10 10 Nedan ser du att Viktor Vikarie kommit till Anna Ansgarsdottir kl och låst hennes dörr kl Att Viktor använt låset ser du för att det står Lock under kolumnen Information. Används inte låset står det None. Nedan ser du ett besök som är registrerat mot en RFID-tagg. Logga nycklar Om du vill logga en brukares nyckel, kan du söka på aktuell brukare och datumintervall i aktivitetsloggen. I kolumnen utförare ser du aktuell medarbetare och i kolumnen information ser du om nyckeln använts eller ej. Besök med fördröjning Ibland kan det stå tid under kolumnen Fördröjning. Detta innebär att insatser blivit ändrad på något sätt. Exempelvis: För att se vad som inträffat söker du upp besöket i besöksvyn och klickar på utfört. På den nya rutan som kommer upp klickar du på Historik och då ser du följande: Viktor Vikarie har efterregistrerat en starttid kl och besöket varade i 20 minuter. Detta gjorde han kl

11 11 Rapporter För att säkerställa att kund fått den tid som han/hon är beviljad användes statistikrapport. I TES finns flera rapporter men den som är kvalitetssäkrad och anpassad till Linköpings kommun är rapporten Statistik. Exempel på rapporter som inte används är Nyttjandegrad sammanfattning Klicka på Kontrollpanelen Därefter väljer du Rapporter Under Statistik kan på olika sätt se vad som är utfört Välj den grupp du vill titta på. Välj Debiteringsrapport, Standard (Excel) samt datum. Klicka på Skapa Observera! - När du sökt på en intervall t.ex till visas påföljande datum efter slutdatumet på intervallen. Se intervall ovan efter texten Billing report Det är dock intervallen till som visas i statistiken

12 12 - Om du söker på annan intervall än en månad visas kundens beviljad tid för just den intervallen Klicka på den blå texten Billing Report. och sedan Öppna Klicka på Aktivera redigering Klicka på Aktivera innehåll Slutligen klickar du på Översikt i det nedre vänstra hörnet Under rubriken Skapa debiteringsrapport ser du en sammanställning av kunders beviljade tider/registreringar under vald period

13 13 Under Skapa debiteringsrapport per månad ser du kunders beviljade tider/registringar, per insats, under vald period Beviljad tid: Är den tid som kund är beviljad i Treserva under vald intervall Extra beviljad tid: Används ej Utförd tid: Är den tid som är registrerad i TES App eller TES Web under vald intervall. Justeringar gjorda i TES Web läses över till rapporten varje natt och blir således synliga i rapporten dagen efter justeringen blivit gjord Dbl tid: Används ej

14 14 Vilande tid: Här visas den tid som kund legat/ligger under planerad/oplanerad frånvaro i Treserva Bom-tid: Används ej Avbokad tid: Används ej Statistik över styckerapporterade insatser Istället för att välja Debiteringsrapport standard som visas ovan, så väljer du Debiteringsrapport, Utbrutna insatser Klicka på den aktuella rapporten Klicka på Översikt Och därefter på Skapa debiteringsrapport Nu ser du de insatser som är styckerapporterade på valda kunder under vald period

15 15 Behörigheter För att en medarbetare, oavsett roll, ska få tillgång till TES krävs att verksamhetsombudet på arbetsplatsen lagt på korrekt behörighet i Treserva. Verksamhetsombudet ska lägga på Omvårdnadspersonal/TES på PERSONAL(Utförarens namn), se nedan: Det är av största vikt att huvudrollen aldrig är Omvårdnadspersonal/TES! För att kontrollera att medarbetare har rätt behörighet klicka på Kontrollpanelen Välj därefter Personalregister under Personal Skriv in för- och efternamn samt den aktuella enheten, klicka sedan på sök.

16 16 Klicka på personens namn och ny ruta öppnas. I den nya rutan väljer du Schema/Roller Nu ser du vilken/vilka enheter personen har tillgång till. Saknas någon måste en behörighetsansökan skickas till Användarstöd När en medarbetare ej längre ska ha behörighet till din verksamhet måste en avslutsblankett skickas till Användarstöd, du finner den på hemsidan, se adress sist i denna manual Övrig information Planerad/oplanerad frånvaro: Registreras som vanligt i Treserva. I TES används begreppet Vilande Schablontider: När fler än en insats utförs på samma gång av en medarbetare fördelas den utförda tiden enligt schablon på de olika insatserna. Schablontiderna är framtagna utifrån hur lång tid ett genomsnittsbesök, t.ex. morgonhjälp, tar. Om man som utförare vill registrera den exakta tiden så måste man instruera medarbetare att rapportera insatserna var för sig Tidsgräns: I TES App ligger den en maxtid på 12 timmar för medarbetares möjlighet att korrigera och godkänna sina insatser, efter det försvinner insatserna och det är chef eller annan delegerad personal som korrigerar/registrerar Tillsyn, tillsyn natt och telefonservice: Insatserna är förinställda på 5 minuter, oavsett hur mycket tid som är registrerat av personal. De behövs således inte korrigeras i efterhand. I besöksvyn står den faktiska tiden, exempelvis 2 minuter, men i debiteringsrapporten viktas insatsen om till 5 minuter.

17 17 Överläsning från Treserva: Detta sker varje natt så ändringar som görs i Treserva syns påföljande dag i TES Bom-tid: Efter önskemål från utförare togs funktionen Bom-tid bort Om en kund avsäger sig en insats eller tackar nej i dörren ska således ingen tid registreras. Kontaktuppgifter Användarstöd Telefon: , telefontid helgfria vardagar Användarstöds hemsida, där du kan skapa ett ärende: