Välkomna The Capital of Scandinavia

Transkript

1 Välkomna The Capital of Scandinavia

2 Nytt tidregistrerings- och ersättningssystem Utförare Hemtjänst Utbildning del 2 The Capital of Scandinavia

3 Agendan för dagen Uppföljning av hur förberedelsearbetet har gått Presentation av administrativa systemet ParaGå Web (Phoniro) Fikapaus ca 14:30 Nya insatser i ParaGå Webbaserad utbildning Paraplysystemet Ersättning för utbildningen Support och stöd Avslut 16:30 Sida 3

4 Hur uppfattar du det nya tidregistrering- och ersättningssystemet? Beställarchefer & Paraplysamordnare Utmanande 25% Bra 53% Spännande 27% Nödvändigt 53% Utvecklande 50% Onödigt 0% Komplicerat 5% Sida 4

5 Hur uppfattar du det nya tidregistrering- och ersättningssystemet? Utförare Utmanande 63% Bra 33% Spännande 43% Nödvändigt 46% Utvecklande 56% Onödigt 0% Komplicerat 23% Roligt 40% Sida 5

6 Hur går det?? Sida 6

7 Flöde - beslut till ersättning Paraplyet -Biståndshandläggare skickar beställning ParaSol - Beställningen accepteras och aktiveras av utförare. Genomförandeplan upprättas och godkänns. ParaSol - Dokumentation från ParaGå ParaGå - Tidsregistrering och dokumentation Paraplyet - Biståndshandläggare hanterar tid som överskrider bevakningsgränsen. Räkning till kund och ersättning till utförare. ParaGå web - Administrativt system där arbetsledare granskar, justerar och godkänner arbetspass som kommer från ParaGå Sida 7

8 ParaGå web (Phoniro) Webgränssnitt mellan ParaGå och Paraplyet I ParaGå web kan behörig administratör/arbetsledare: Granska registrerade arbetspass och besök Justera tid, insatser, besök etc. Skapa och ta bort besök Registrera frånvaroperioder Ta fram rapporter över enskild kund och personalens kontinuitet och tider Sida 8

9 ParaGå web ParaGå Web finns som en Paraplyapplikation Sida 9

10 ParaGå Web På startsidan av ParaGå Web finns ikoner för de olika huvudfunktionerna Sida 10

11 Fikapaus Sida 11

12 Regelverk Tillämpningsanvisningar för Ersättning- och tidsregistreringssystem i hemtjänsten Nytt regelverk kring insatser och ersättning Finns på Sida 12

13 Nya insatser i ParaGå Nya insatser: Dubbelbemanning Kollektiva insatser Avböjt besök Sida 13

14 Webbaserad utbildning Sida 14

15 Paraplysystemet Godkända arbetspass från ParaGå Web exporteras till Paraplysystemet. Tiden som registrerats i arbetspassen blir underlag för ersättning till utföraren och räkning till kund I Paraplysystemet kommer ni att arbeta med: Fakturaunderlag -utförare, för privata utförare Interndebitering-utförare, för kommunala utförare Hantera tid och besök över bevakningsgräns Sida 15

16 Rapporter för uppföljning Biståndshandläggare kan se följande: Tidpunkt för KOM och GICK samt besökets längd Personal som utfört besöket Tid för dubbelbemanning, kollektiva insatser Antal nattbesök samt tid för dessa Avböjt besök och frånvaroperiod Rapportering via mobil alternativt efterjustering Sida 16

17 Bevakningsgränser Bevakningsgränsen är beviljad tid per månad plus ett antal timmar extra. Det är en kontrollfunktion som beräknas på total tid per månad. Bevakningsgränserna beräknas på följande sätt: Beslutat tid/beställning Bevakningsgräns 0,5 2,0 tim Beställd tid + 2,0 tim 2,5 100,0 tim Beställd tid + 10 % 100,5 tim Beställd tid + 10 tim Nattinsatser Beställd tid + 10 % Sida 17

18 Bevakningsgränser Utföraren ska förklara varför bevakningsgränsen överskridits Biståndshandläggarna kommer i bevakningslistan se ärenden där bevakningsgränsen överskridits Biståndshandläggaren har möjlighet att godkänna, delvis godkänna eller helt avslå tiden som överskrider bevakningsgränsen. Vid avslag får utföraren betalt upp till bevakningsgränsen Utbetalningen för det som godkänts över bevakningsgränsen sker nästkommande månad Sida 18

19 Införandeplan Huvudaktivitet Nytt ersättningssystem införs Etapp, beställare Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb M ar Apr M aj Jun Nytt ersättningssystem gäller Etapp 1, utförare Västra söderort D el 1 D el 2 Etapp 2, utförare Östra söderort D el 1 D el 2 Etapp 3, utförare Innerstaden D el 1 D el 2 Etapp 4, utförare Västerort D el 1 D el 2 Stöd, support, uppföljning Förberedelser och inkörning Tidregistrering i mobiltelefon Support, stöd och uppföljning Total ra pporteri ng Utbildning Sida 19

20 Aktiviteter inför skarpt läge All personal ska kunna hitta information, trycka Kom och Gick, bocka i rätt insatser samt dokumentera i telefonerna All personal ska göra webbaserade utbildningen del 2 Kunna registrera dubbelbemanning, kollektiva insatser samt avböjda besök Totalrapportera från och med 1 januari tills enheten ska tidsregistrera i telefonerna, Skarpt läge Sida 20

21 Ersättning för utbildning Ni debiterar äldreförvaltningen Blankett för ersättning kr/person för två ½ dagar (Del 1 och Del 2) Ersättningen gäller för max två personer per enhet Sida 21

22 Information Alla mallar, manualer, dokumentation inkl. den webbaserade utbildningen och aktuell information finns att hämta på För support kring lösenord (utöver kontorstid), installation och registrering av ParaGå i telefoner, stadens IT-system, och förlustanmälan av telefon kontakta: Servicecentrum på (support för ParaGå ange alternativ 2, Data) Vid frågor kring tids- och ersättningssystemet, dess regelverk, införandeplan eller aktiviteter kontakta: Äldreförvaltningen på support.tidreg@stockholm.se eller / / Sida 22

23 Tack för er uppmärksamhet The Capital of Scandinavia Sida 23

24 Dubbelbemanning Vid dubbelbemanning ska båda personerna tidsregistrera, KOM och GICK. Den person som är extraresurs/dubbelbemanning registrerar tiden och endast insatsen Dubbelbemanning. Den som är grundbemanning registrerar tid som vanligt och registrerar även de insatser som utförts ex Personlig omvårdad. När man registrerar insatsen Dubbelbemanning genererar det ersättning till utförare men inte räkning till kund då kunden endast betalar för enkelbemanning. Sida 24

25 Kollektiva insatser Vissa insatser kan vara svåra att tidsregistrera då de utförs åt flera kunder samtidigt eller av underleverantör. Insatserna tvätt, inköp och ärende kan utföras som kollektiva insatser och ersätts då automatiskt utifrån schablontid. Matdistribution registreras alltid som kollektiv insats. Exempel, Inköp åt fyra kunder utförs samtidigt och delas sen ut. När man lämnar matkassen gör man en tidsregistrering med Kom, insatsen kollektiv insats Inköp samt Gick. Sida 25

26 Avböjda besök Avböjt besök ersätts med planerad tid. Med avböjt besök menas besök där den enskilde tackar nej till besök i dörren. Det avböjda besöket registreras på plats hos kund i telefonen via ParaGå. När man registrerar ett avböjt besök ska man först skriva orsak till det avböjda besöket, den noteringen är till biståndshandläggaren men ses även av arbetsledare. Utöver denna notering ska man självklart alltid skriva en journalanteckning, social dokumentation som går till ParaSol. Sida 26

27 ParaGå Web För att komma till arbetspass tryck på ikonen Godkänn arbetspass Sida 27

28 ParaGå Web Godkänn arbetspass Här ser du de arbetspass som medarbetarna har registrerat i ParaGå Sida 28

29 ParaGå Web Granska arbetspass Ett arbetspass innehåller de besök som personalen har registrerat under en arbetsdag Sida 29

30 ParaGå Web Redigera besök Genom att klicka på ett besök kommer du till detaljbilden för besöket. Här finns det möjlighet att redigera eventuella felaktigheter, lägga till eller ta bort insatser för att sedan spara besöket. Sida 30

31 ParaGå Web Godkänna arbetspass Ett arbetspass godkänns genom att klicka på Godkänn under arbetspasset Godkända arbetspass exporteras till Paraplysystemet Tiden som registrerats i arbetspassen blir underlag för ersättning till utföraren och räkning till kund Bör göras varje dag (vardag) för snabb uppföljning Arbetspass som inte godkänts innan körning blir värdelösa Sida 31

32 ParaGå Web Nytt arbetspass Ett arbetspass kan registreras genom att klicka på Nytt arbetspass Detta görs om tidsregistreringen inte kunnat utföras i ParaGå När arbetet utförts av underleverantör Sida 32

33 Phoniro Nytt arbetspass Här väljer du den personal som utfört arbetspasset som ska efterregistreras Om arbetspasset utförts av underleverantör ska chefen stå som personal Sida 33

34 Phoniro Nytt besök När du skapat ett arbetspass börjar du efterregistrera utförda besök Biståndshandläggare och Äldreförvaltningen kan se om ett arbetspass eller besök är efterregistrerat eller justerat Sida 34

35 ParaGå Web Nytt besök Här söker du fram kunden Fyller i datum och besökets tid Väljer insatstyp Bockar i insatser som utförts Sida 35

36 ParaGå Web - Arbetspass Här kan man se godkända och pågående arbetspass Pågående arbetspass kan avslutas Man kan söka fram arbetspass bakåt i tiden Ett godkänt arbetspass kan inte redigeras Sida 36

37 ParaGå Web Avsluta arbetspass Om en medarbetare missat att avsluta sitt arbetspass i ParaGå kan administratör/ arbetsledare göra det i ParaGå Web. Gå in på det aktuella arbetspasset och klicka på Avsluta arbetspass Sida 37

38 ParaGå Web - Beställningar Här kan du se Fr.o.m- och T.o.m datum för alla pågående beställningar Sida 38

39 ParaGå Web - Kund Sök upp kund med hjälp av namn eller personnummer Tryck på Sök När du hittat rätt, klicka på personens namn för att komma vidare Sida 39

40 ParaGå Web - Kund Här kan man se information om varje enskild kund Informationen kan inte redigeras Sida 40

41 ParaGå Web - Uppföljning Rapporterna har stora variationsmöjligheter och är väldigt detaljerade Klicka på den rapport som ni vill se för verksamhetsuppföljning Sida 41

42 ParaGå Web - Uppföljning Detaljerad besöksrapport Tidpunkt för Kom och Gick samt besökets längd Personal som utfört besöket Tid/tidpunkt för dubbelbemanning, kollektiva insatser Avböjt besök och frånvaroperiod Antal nattbesök samt tid för dessa Rapportering via mobil alternativt efterjustering Antal larminsatser samt längd för dessa Besökets GPS-position Sida 42

43 ParaGå web - Uppföljning Detaljerad Besöksrapport Sida 43

44 ParaGå Web - Administration Under administration kan du registrera frånvaroperiod Tryck på ikonen Kund Sida 44

45 ParaGå Web Registrera frånvaro Sök upp rätt kund med hjälp av namn eller personnummer. Sida 45

46 ParaGå Web - Administration Välj Frånvaroperioder Sida 46

47 ParaGå Web - Administration Klicka på Ny frånvaroperiod Sida 47

48 ParaGå Web - Administration Här kan du registrera en ny frånvaroperiod genom att fylla i Anmälningsdatum och hur lång frånvaron beräknas vara (fr.o.m t.o.m). och beskriver orsaken till frånvaroperioden, ex sjukhusvistelse eller resa Sida 48

49 Hittas i ParaSol under bevakningslista Sida 49

50 Hittas i ParaSol under menyfliken Arbetsplats Sida 50