Omfattning Denna handbok omfattar samtliga administratörer, både biståndshandläggare inom Uppsala kommun och administratörer inom hemvården.

Transkript

1 för Phoniro Care - Webgränssnitt Syfte Detta dokument är en handbok för hur en administratör ska utföra olika moment i Phoniro Care. Administratör är de personer hos hemvårdsutföraren som gör korrigeringar eller registreringar i et samt biståndshandläggare. en omfattar registreringar och avregistreringar av kunduppgifter, lås- och blåtandsknappsuppgifter (kvittensenhetsuppgifter), mobiltelefoner, användare samt tidsregistreringar och godkännande av arbetspass. I slutet av dokumentet finns kortfattad förklaring gällande de rapporter som finns i Phoniro Care. Detta dokument ersätter de tidigare dokument som funnits gällande handhavande i Phoniro Care samt Phoniro Phone. Omfattning Denna handbok omfattar samtliga administratörer, både biståndshandläggare inom Uppsala kommun och administratörer inom hemvården. Ansvar Varje verksamhetschef ansvarar för att administratörer har god kunskap om och följer detta dokument. Redovisande dokument Processbeskrivning Phoniro samt rutiner Phoniro.

2 Innehållsförteckning Användare... 4 Registrera ny användare... 4 Sök användare... 6 Byta eget lösenord... 7 Byta någon annans lösenord... 8 Avsluta användare Registrera eller ändra behörighet användare Kund Söka kund Registrering av kunduppgifter ny kund (biståndshandläggare) Ändra kunduppgifter på befintlig kund(biståndshandläggare) Avsluta kund(biståndshandläggare) Beställning Skapa beställning (biståndshandläggare) Hämta inkommen beställning (utförare) Fördela beställning(utförare) Kvittera beställning (utförare) Avsluta beställning(biståndshandläggare) Personallås (biståndshandläggare) Koppla lås till kund Koppla bort kund från lås Koppla kund till plats Blåtandsknapp (utförare) Koppla kund till blåtandsknapp Koppla bort Blåtandsknapp från kunden Söka Blåtandsid för blåtandsknapp med hjälp av mobiltelefon Söka blåtands-id för blåtandsknapp med hjälp av bärbar dator Fästkuddar till blåtandsknappar Utförd tid Skapa ett arbetspass/besök manuellt i webbgränssnittet Fördela utförd tid till annan kund (sammanboende) Specificera utförd tid till annan insats (delegerad HSL) Specificera avböjd tid Fördela tid Gruppaktivitet Godkänn arbetspass Mobiltelefon Koppla telefon till fältgrupp... 63

3 Rapporter Kundspecifika rapporter Summerad tid per personal Filter Sortering Kolumner RUT för resultatenhet Filter Sortering Urval RUT för fältgrupp Filter Sortering Urval Utförarrapport för RUT-jämförelse Summerad tid per kund För avstämning mot biståndsbeslut... 73

4 Användare Registrera ny användare 1. Logga in i Phoniro Care på den enheten som användaren ska arbeta i. Om användaren ska arbeta och redovisa tid med mobiltelefon måste de vara knutna till fältgruppen. 2. Klicka på administration 3. Klicka på personal 4. Klicka på Ny personal 5. Fyll i Personnummer, enligt beskrivning inom parentesen. Klicka på Gå vidare.

5 6. Fyll i samtliga fält, samt ange kön. Personuppgifter: Ange Förnamn, Efternamn samt kön. Adresser: Här finns möjlighet att registrera användarens adresser. Dessa sparas endast i Phoniro. Möjliga adresstyper: Telefonnummer: Här finns möjlighet att registrera användarens telefonnummer. Dessa sparas endast i Phoniro. Möjliga typer av telefonnummer: E-postadresser: Här finns möjlighet att registrera användarens e-postadresser. Dessa sparas endast i Phoniro. Möjliga typer av e-postadresser: Uppgifter: Här anger du användarens användarnamn. En användare inom hemvården ska skapas efter följande regelverk: två första bokstäverna i förnamner, två första bokstäverna i efternamnet samt de

6 fyra sista siffrorna i personnumret. Tex Anna Jansson = anja1404 Lösenord: Lösenordet får endast innehålla siffror och måste bestå av minst 5 siffror. Om användaren ska byta lösenord vid nästa inloggning ska rutan vara ibockad. Lösenord kan endast bytas vid inloggning i en dator, det går inte att göra det i en mobiltelefon. Om användaren endast kommer att använda mobiltelefon i sitt arbete i Phoniro bör användaren välja lösenord själv vid nyregistreringen. 7. Klicka på spara 8. Ange vilken Fältgrupp som användaren ska arbeta i. 9. Ange vilken roll som användaren ska ha: Hemvård Bas: Hemtjänstpersonal eller legitimerad personal som endast ska registrera tid med mobiltelefon ska ha behörigheten Hemvård Bas. Hemvård admin: De användare (hemtjänst eller legitimerad personal) som ska arbeta i et, exempelvis registrera besök/arbetspass, godkänna arbetspass, fördela och kvittera beställningar osv ska ha behörigheten Hemvård admin. Biståndshandläggare: den rollen har endast biståndshandläggare. Hur du lägger till en roll eller ändrar rollen beskrivs i avsnittet Registrera eller ändra behörighet användare. Sök användare 1. Logga in i Phoniro Care på resultatenheten eller fältgruppen beroende på var personalen är användare. Om du inte vet vilken enhet som personalen varit registrerad på kan du behöva söka på både resultatenheten och fältgruppen. 2. Klicka på administration

7 3. Klicka på personal 4. Skriv in något av följande: Förnamn, Efternamn eller personnummer. Det räcker att skriva del av namn. Du får då träff på de användare som matchar sökningen och är registrerade på den resultatenheten eller fältgruppen som du är inloggad på. Byta eget lösenord På startsidan kan användare själva byta sitt lösenord. För att kunna byta lösenord behöver du vara inloggad. 1. Uppge ditt nuvarande lösenord 2. Uppge ditt nya lösenord. Lösenordet ska bestå av minst 5 tecken och bör bestå av enbart siffror så att det går enkelt att logga in i telefonen. 3. Spara.

8 Byta någon annans lösenord 1. Klicka på Administration 2. Klicka på Personal 3. Sök fram aktuell personal.

9 4. Klicka på inloggningsuppgifter 5. Här kan du redigera personalens lösenord. Uppge ett nytt lösenord två gånger. Ska personalen logga in själva och byta lösenord så kan ni ha kryssboxen Användaren ska byta lösenord vid nästa inloggning ifylld. Observera att personalen då måste logga in i gränssnittet och byta lösenord innan de kan logga in i telefonen. Det går inte att byta lösenord när man är inloggad i telefonen utan detta går endast att göra i et. 6. Spara

10 Avsluta användare När en användare slutar att arbeta hos dig ska du avsluta dennes behörighet. Om personalen börjar arbeta hos dig igen kan du ta bort avslutsdatumet genom att trycka på rensa vid rutan slutdatum. Att avsluta en personal på din enhet avslutar inte personalens hela behörighet ifall denne arbetar hos någon annan, avslutet gäller enbart den enhet som du är inloggad på när du avslutar användaren. 1. Klicka på Administration 2. Klicka på Personal 3. Sök fram aktuell personal genom att skriva in förnamn, efternamn, personnummer eller delar av dessa. Klicka på Sök.

11 4. Klicka på personalens namn i sökresultatet. 5. Klicka på inloggningsuppgifter 6. Fyll i datum för när personalen inte ska kunna logga in i telefon eller webbgränssnitt längre. a. Klicka på välj b. Klicka på det datum som behörigeten ska avslutas från.

12 7. Spara Registrera eller ändra behörighet användare 1. Klicka på Administration 2. Klicka på Personal 3. Sök fram aktuell personal.

13 4. Klicka på inloggningsuppgifter 5. Här kan du ändra personalens behörighet. 6. Spara.

14 Kund Under kund hittar du personuppgifter om kunden samt kan se om kunden har ett lås eller en blåtandsknapp samt kopplar samman kunden och blåtandsknappen. Vid integration mellan Phoniro och Siebel kommer all kundinformation automatiskt att överföras från Siebel till Phoniro, även skapande av ny kund. Det är Siebel som är informationskällan och det är där som ändringar ska ske. Fältet adresser att uppdateras automatiskt i Phoniro när det uppdaterats i Siebel. Söka kund 1. Logga in i Phoniro Care på resultatenheten eller fältgruppen. 2. Klicka på Kund 3. Skriv in något av följande: Förnamn, Efternamn, Personnummer eller Phonirokundnummer. Det räcker att skriva del av namn. Du får då träff på de kunder som har beställning till den resultatenheten eller fältgruppen som du är inloggad på och som matchar sökningen. Om du vet att du ska ha tillgång till kunden men denne inte kommer upp beror det troligtvis på att kundens beställning inte är giltig längre alternativt inte fördelad till den fältgruppen som du är inloggad på.

15 Registrering av kunduppgifter ny kund (biståndshandläggare) Innan integration mellan Siebel och Phoniro Registrering av kunduppgifter för nya kunder görs av de som har behörighet till, den global administration. 1. Klicka på Global Administration. 2. Klicka på kund 3. Klicka på Ny kund

16 4. Fyll i kundens personnummer Om kundens unika personnummer redan finns registrerat i Phoniro Care får du upp de registrerade personuppgifterna i en ny ruta. Du kan inte registrera samma unika personnummer flera gånger. 5. Fyll i Förnamn, eventuellt mellannamn, Efternamn samt ange kön. 6. Ange om kunden bor i tätort eller på landsbygd. 7. Ange vilken servicetyp kunden är. Vilken typ kunden är registrerad som har betydelse för ersättning till utföraren så det är viktigt att detta blir korrekt. 8. Ange vilken kundtyp. Generellt gäller att alla kunder ska registreras som Kund

17 9. Lägg till kundens adress genom att klicka på lägg till adresser. 10. Skriv in adressen så som den står i folkbokföringen/skatteverkets register över adresser. Ändra kunduppgifter på befintlig kund(biståndshandläggare) Om en kunds uppgifter förändras, tex kunden flyttar eller byter telefonnummer eller servicetyp behöver detta ändras. 1. Klicka på global administration 2. Klicka på kund 4. Sök fram aktuell kund genom att skriva in något av följande: Förnamn, Efternamn, Personnummer eller Phonirokund-nummer. Det räcker att skriva del av namn. Du får då träff på de kunder som har beställning till den resultatenheten eller fältgruppen som du är inloggad på och som matchar sökningen. 3. Klicka på aktuell kund i sökresultatet för att komma öppna kundens sida.

18 4. Klicka på personuppgifter 5. Gör ändringarna. 6. Spara Avsluta kund(biståndshandläggare) När en kund inte längre är aktuell avslutas kunden inte, utan utförarens behörighet/tillgång till kunden och kunden uppgifter styrs genom beställningens giltighetsdatum och till vilken utförare den är ställd till.

19 Beställning För att en utförare ska få tillgång till kunden krävs det en beställning till utförarens resultatenhet. Utföraren måste sedan fördela denna till de fältgrupper (FG) som ska hjälpa kunden för att de ska få tillgång till kunden och kunna öppna dörren, registrera tid osv. Vid integration mellan Phoniro och Siebel kommer all beställningsinformation automatiskt att överföras från Siebel till Phoniro, även skapande av ny beställning, ändring av beställningsdatum samt avslut av beställningar. Det är Siebel som är informationskällan och det är där som ändringar ska ske. Skapa beställning (biståndshandläggare) 1. Klicka på Global administration 2. Klicka på kund 3. Sök fram aktuell kund genom att skriva in något av följande: Förnamn, Efternamn, Personnummer eller Phonirokund-nummer. Det räcker att skriva del av namn. Du får då träff på de kunder som har beställning till den resultatenheten eller fältgruppen som du är inloggad på och som matchar sökningen. 4. Klicka på aktuell kund i sökresultatet för att komma öppna kundens sida. 5. Klicka på beställningar

20 6. Klicka på ny beställning 7. Registrera beställningsuppgifter a. Organisation: uppge den resultatenhet som ska få beställningen genom att välja i rullisten. Resultatenhet är den gruppen som inte har FG efter namnet. b. Uppge startdatum för när beställningen ska börja gälla genom att klicka på välj och markera beställningens startdatum.

21 Utföraren får inte tillgång till kunden och kan inte registrera utförd tid eller använda låset före detta datum. 8. Markera de insatser som är aktuella för utföraren att utföra. Omvårdnadsutförare ska ha samtliga insatser markerade. 9. Spara

22 10. Du tas automatiskt till nästa bild där du ser att beställningen är sparad.

23 Hämta inkommen beställning (utförare) Utföraren måste hämta nya beställningar och hantera dessa för att de ska vara tillgängliga för personalen. Som inkommen beställning räknas även de beställningar som det skett någon förändring i exempelvis beställningen har fått ett avslutsdatum, insatserna är förändrade mm. 1. Gå på startsidan 2. Klicka på beställningar 3. Status ej Kvitterade visar nya beställningar till Resultatenheten. 4. Klicka på datumet för beställnigen för att öppna den.

24 Fördela beställning(utförare) För att personalen i fältgruppen ska få tillgång till kunden och därigenom kunna öppna/stänga dörren med personallåset samt registrera utförd tid hos kunden måste beställningen fördelas till de fältgrupper som besöker kunden. Ersättning utgår till den resultatenhet som beställningen är gjord till. Ska ersättning utgå direkt till exempelvis nattpatrull måste de ha separat beställning. 1. Klicka på fördela längst ned på bilden 2. Fördela beställningen: a. Fördela till de fältgrupper som är underliggande Resultatenheten. Bocken ska då vara kvar i visa endast underorganisationer till beställningens

25 organisation. i. Välj fältgrupp som ska ha tillgång till kunden genom att klicka i rutan vid namnet. ii. Klicka på spara längst ned på sidan. b. Fördela till annan enhet som inte är underliggande resultatenheten, exempelvis nattpatrull. i. Ta bort bocken vid visa endast underorganisationer till beställningens organisation. Då visas samtliga enheter som finns inlagda i Phoniro. ii. Välj fältgrupp (FG) som ska ha tillgång till kunden genom att klicka i rutan framför namnet på fältgruppen.

26 iii. Klicka på spara längst ned på sidan. iv. Efter att du fördelat beställningen tas du automatiskt tillbaka till grundbeställningen. Kvittera beställning (utförare) När en beställning är fördelad ska den kvitteras. Beställningar som är avslutade ska även de kvitteras av utföraren för att visa att de sett att den avslutats. 1. Klicka på kvittera. 2. Kontrollera att du fördelat den till rätt fältgrupper och att du inte glömt någon fältgrupp. Om allt är korrekt klicka på Ja. Om något behöver ändras, klicka på Nej så tas du tillbaka till grundbeställningen och kan ändra fördelning. 3. När du kvitterat beställningen tas du automatiskt tillbaka till beställningar. Beställningen finns inte längra kvar i listan på Ej Kvitterade. Om du önskar söka efter beställningen ändra status till Pågående. Beställningarna sorteras där i äldst beställning överst. Avsluta beställning(biståndshandläggare) En beställning som inte ska vara pågående längre ska avslutas. Det kan vara för att kunden bytt utförare eller kundens behov har upphört. 1. Gå på startsidan. 2. Klicka på Global administration

27 3. Klicka på Kund 5. Sök fram aktuell kund. Skriv in något av följande: Förnamn, Efternamn, Personnummer eller Phonirokund-nummer. Det räcker att skriva del av namn eller personnummer. 4. Klicka på kundens namn 5. Klicka på beställningar 6. Klicka på den beställning som du ska avsluta 7. Välj datum för avslut genom att klicka på välj

28 8. Klicka på det datum som beställningen ska sluta gälla från. 9. Klicka på spara längst ned på sidan.

29 Personallås (biståndshandläggare) Kunder som har hemvård omvårdnad eller HSL-insatser och/eller trygghetslarm har ett personallås installerat på sin ytterdörr. Med hjälp av personallåset och mobiltelefonen med Phoniroprogramvaran installerad kan den behörige personalen låsa upp och låsa dörren utan att använda nyckel. Ett personallås kan kopplas till flera kunder om dessa är sammanboende. En kund kan endast ha en kvittensenhet kopplad till sig. Om kunden haft blåtandsknapp innan låset installerades måste denna kopplas bort innan personallåset kan kopplas till kunden. Installering av personallås sker av låssmed, beställning av upp- och nedmontering av lås ansvarar utföraren för. När ett personallås är installerat ska detta kopplas till kunden för att det ska fungera, detta görs av biståndshandläggaren. Koppla lås till kund 1. Gå på startsidan. 2. Klicka på global administration 3. Klicka på lås 4. Skriv in låsets KE-nummer i rutan Serienummer. KE-numret uppges av låssmed vid installering. Om KE-numret behöver kontrolleras kan personal med Phonirotelefon söka KE-numret genom att aktivera låset genom knackning och söka efter lås. Exempel på KE-nummer: KE

30 5. Klicka på Sök 6. Låset ska komma upp som okopplat (annars har någon annan kunde detta lås kopplat till sig redan och du får upp den kundens namn istället.) 7. Klicka på låsnumret 8. Klicka på kund 9. Klicka på lägg till kund

31 10. Skriv in kunduppgifter. Skriv in något av följande: Förnamn, Efternamn eller Personnummer. Det räcker att skriva del av namn eller personnummer. 11. Kontrollera att det är rätt kund och bocka sedan i rutan som finns före kundnamnet. 12. Klicka på Lägg till kund 13. Kunden är nu kopplad till låset. Koppla bort kund från lås 1. Gå på startsidan.

32 2. Klicka på global administration 3. Klicka på lås 4. Skriv in låsets KE-nummer i rutan Serienummer eller kundens namn i rutan Kund 5. Klicka på Sök 6. De lås som har en kund som stämmer in på de sökvariabler som du skrivit in kommer upp. Välj den kund som du ska koppla bort från låset.

33 7. Klicka på låsnumret 8. Klicka på kund 9. Klicka på kundens namn 10. Du får nu en kontrollfråga Vill du verkligen ta bort kunden från låset?, Klicka på JA 11. Kunden är nu borttagen från låset och låset kan användas till andra kunder.

34 Koppla kund till plats 1. Gå på startsidan. 2. Klicka på global administration 3. Klicka på platser 4. Skriv in kundens adress (skriv början av namnen på vägen då den kan vara inlagd med annan stavning än du har framför dig, exempelvis Grönagatan Gröna gatan, väg vägen osv) 5. Klicka på sök 6. Om du får upp flera adresser i sökresultatet, välj den som är den adress som kunden bor på. Klicka på gatunamnet för att komma in på den platsen

35 7. Klicka på kunder 8. Klicka på Lägg till kund 9. Skriv in gatuadressen i fältet Postadress 10. Bocka i rutan vid Visa endast kunder med lås 11. Klicka på sök Nu får du upp alla kunder som har ett lås och bor på den adressen. Om du sökt på del av adressen får du upp alla som bor på en adress som matchar sökningen. 12. Bocka i rutan före namnet på de kunder som bor på den adressen. 13. Klicka på Lägg till kund nederst på sidan. 14. Nu är kunden kopplad till platsen. Blåtandsknapp (utförare) En kund som har hemtjänst men inte har ett personallås ska ha en blåtandsknapp uppsatt i bostaden. Blåtandsknappen ska kopplas till kunden för att personalen ska kunna registrera besökstiden hos kunden.

36 Koppla kund till blåtandsknapp 1. Logga in på den resultatenhet (eller fältgrupp) som kunden som ska kopplas till BT-knappen tillhör. 2. Klicka på Administration 3. Klicka på Kund 4. Sök fram kunden genom att ange personnummer, namn eller del av något/några av dessa. 5. Om du får fram flera kunder, klicka på den kunden som är aktuell för att koppla en blåtandsknapp till för att markera kunden. 6. Klicka på Kvittensknappar 7. Klicka på Ny ID-tagg.

37 8. Klicka på Välj 9. Skriv in Blåtandsknappens BK-nummer i rutan för Namn. Exempel på BK-nummer: BK OBS! Dessa nummer registreras i Phoniro av central administratör och får ej ändras av den lokala administratören. Om du inte får upp någon blåtandsknapp, sök igen och ta bort någon/några siffror i slutet av BK-numret. 10. Kontrollera att Blåtandsadressen i Phoniro är överensstämmande med den Blåtandsadress som står på baksidan av Blåtandsknappen. Exempel på Blåtandsadress: 000BCE063EC7. OBS! Dessa nummer registreras i Phoniro av central administratör och får ej ändras av den lokala administratören. Om numren inte överensstämmer kontakta snarast itförvaltningen på HVK.

38 11. Klicka på BK-numret för den blåtandsknappen som du ska koppla. 12. Klicka på Välj 13. Klicka på Spara 14. Blåtandsknappen BK är nu kopplad till kunden.

39 Koppla bort Blåtandsknapp från kunden När en kund inte har blåtandsknappen längre på grund av ändrat behov eller att kunden har fått ett personallås installerat ska blåtandsknappen kopplas bort från kunden. Personallåset kan inte kopplas till kunden så länge kunden är kopplad till en blåtandsknapp. 1. Logga in på den resultatenhet som kunden tillhör. 2. Klicka på Administration 3. Klicka på Kund 4. Sök fram kunden genom att ange personnummer, namn eller del av något/några av dessa. 5. Klicka på Kvittensknappar 6. Klicka på kvittensknappens BK-nummer

40 7. Vid frågan Vill du verkligen ta bort kvittensknappen? Klicka på Ja 8. Nu är blåtandsknappen inte kopplad till kunden längre och kan användas till andra kunder. Söka Blåtandsid för blåtandsknapp med hjälp av mobiltelefon. Om den identifieringsmärkning som finns på baksidan inte är läslig behöver man söka efter blåtandsid på knappen för att kunna använda denna. 1. Sätt på mobiltelefonen för Phoniro och var inloggad. 2. Kontrollera att blåtandsknappen är okopplad i Phoniro Care alternativt är kopplad till kund i samma fältgrupp som telefonen tillhör (kunden som knappen är kopplad till har en giltig beställning till samma fältgrupp som telefonen är kopplad till). 3. Aktivera blåtandsknappen genom att trycka på någon av de blå knapparna. 4. Sök efter lås/knapp 5. Aktiv blåtandsknapp kommer att komma upp på telefonens skärm när knappen är aktiverad. Söka blåtands-id för blåtandsknapp med hjälp av bärbar dator Om du inte har en mobiltelefon kan du söka efter en knapps blåtandsid med hjälp av en bärbar dator. 1. Gå till Kontrollpanelen 2. Välj "Lägg till enhet" 3. Aktivera kvittensknappen genom att trycka på någon av de blå knapparna 4. Högerklicka på namnet "Free2move WU" när det visas 5. Välj egenskaper blåtands-id visas under namnet "Unik identifierare".

41 Fästkuddar till blåtandsknappar Phoniro systems rekommenderar häftkuddar enligt bilden nedan för att ersätta de gamla vid återanvändning av kvittensknappen.

42 Utförd tid Skapa ett arbetspass/besök manuellt i webbgränssnittet När ett besök har utförts av personal men inte registrerats med hjälp av mobiltelefon mot kvittensenhet kan detta besök registreras manuellt i webbgränssnittet. En förutsättning är att det finns ett arbetspass för den personalen som har gjort besöket. Om arbetspass saknas måste detta skapas, se instruktion för detta under rubriken Skapa arbetspass/besök manuellt i webbgränssnittet. 1. Gå på startsidan. 2. Klicka på Inkorg 3. Klicka på Godkänn Arbetspass 4. Klicka på Nytt arbetspass. 5. Välj personal i rullisten.

43 6. Klicka på Gå vidare. 7. Välj kund genom att klicka på Välj 8. Sök kunden genom att ange Förnamn, Efternamn, Personnummer eller Kundnummer. Klicka på Sök.

44 9. Klicka på kundens namn så att det blir blåmarkerat. Klicka sedan på Välj. 10. Kontrollera att det är rätt organisation som besöket kommer att registreras på. 11. Ange datum för när besöket utfördes genom att klicka på Välj och sedan klicka på det korrekta datumet i kalendern som kommer upp.

45 12. Ange klockslag för när besöket utfördes genom att klicka i rullisten vid start- och slut. Start- och sluttimme anges i den första kolumnen och minuter i den andra kolumnen. I exemplet nedan har besöket startat kl och avslutats kl den 4 april Ange vilka insatser som utförts, tiden ska anges som normal. OBS! Det endast går att registrera tid på de insatser som finns i kundens beställning i Phoniro. 14. Om besöket har omfattat delegerad HSL ska detta anges, se kapitel Specificera tid till annan insats 15. Klicka på Spara

46 Fördela utförd tid till annan kund (sammanboende) Om en kund är sammanboende med en annan kund och båda får insatser utförda vid samma besök kan tiden fördelas mellan dem i webbgränssnittet efter att besöket registrerats med mobiltelefon mot kvittensenhet på den ena kunden. Var inloggad på fältgruppen (FG) 1. Gå på startsidan. 2. Klicka på Inkorg 3. Klicka på Godkänn Arbetspass 4. Välj den personal som har utfört besöket du ska registrera. Det är då den valda personalens arbetspass som är sökresultat. Du kan även välja att leta efter besöket i den lista på besök som ska godkännas.

47 5. Klicka på det arbetspasset som du vill fördela tid till annan kund inom. 6. Klicka på besöket. 7. Klicka på dela upp

48 8. Hjälptext på sidan: 9. Registrera uppgifter på den nya kunden som tid ska fördelas till. 10. Välj kund genom att klicka på välj, samt söka efter kunden genom att ange Förnamn, efternamn, personnummer eller kundnummer i Phoniro. Klicka sedan på sök. Klicka på kunden så den blir blåmarkerad, klicka sedan på välj.

49 11. Välj starttid för besöken. Ändra de tider som finns registrerade så att de inte löper i varandra. Före delning av tid: Efter delning av tid: 12. Ta bort de insatser som inte ska vara kvar på besöket, lägg till de insatser som saknas.

50 13. Klicka på Spara för att bekräfta uppdelningen av besöket. Specificera utförd tid till annan insats (delegerad HSL) Om en kund har fått både hemtjänst och HSL-insatser utförda ska den tid som omfattar HSLinsatserna registreras som detta. I de fall som personalen inte har registrerat detta när de registrerade besöket hos kunden kan administratör specificera tiden för respektive insats. Var inloggad på fältgruppen (FG) 1. Gå på startsidan. 2. Klicka på Inkorg 3. Klicka på Godkänn Arbetspass 4. Välj den personal som har utfört besöket du ska registrera. Det är då den valda personalens arbetspass som är sökresultat. Du kan även välja att leta efter besöket i den lista på besök som ska godkännas.

51 5. Klicka på det arbetspasset som du vill fördela tid till annan kund inom. 6. Klicka på besöket. 7. Klicka i rutan för delegerad HSL under specificerad tidsåtgång. 8. Ange hur stor del tid av besöket som personalen har utfört delegerad HSL-insatser.

52 9. Klicka på spara 10. Du ser nu på besökets specifikation att den specificerade tiden finns med. Specificera avböjd tid Om en kund har haft besök inplanerade men dessa har avböjts i enlighet med det regelverk som HVK fastställt ska detta registreras i Phoniro. Det första besöket ska registreras med mobiltelefon och de efterföljande besöken ska registreras i et. Var inloggad på fältgruppen (FG) 1. Gå på startsidan. 2. Klicka på Inkorg 3. Klicka på Godkänn Arbetspass 4. Välj den personal som har utfört besöket du ska registrera. Det är då den valda personalens arbetspass som är sökresultat. Du kan även välja att leta efter besöket i den lista på besök som ska godkännas.

53 5. Klicka på det arbetspasset som du vill registrera avböjd tid inom. 6. Klicka på besöket. 7. Klicka i rutan för Avböjd tid under specificerad tidsåtgång.

54 8. Ange tidsomfattning på det avböjda besöket. 9. Registrera även vilka insatser som är avböjda 10. Välja avböjd i rullisten 11. Klicka på spara 12. Du ser nu på besökets specifikation att den specificerade tiden finns med.

55 Fördela tid Gruppaktivitet Om en personal utför insatser mot flera kunder samtidigt, exempelvis medicindelning, gruppträning eller liknande kan denna tid registreras på en av kunderna och sedan fördelas till de andra. Den totala tiden som utförts fördelas jämnt mellan kunderna av systemet. Om man tittar på kundernas specifika besök och utförd tid framgår det dock inte att det är gruppaktivitet som tiden avser. Detta ersätter den tidigare registreringen på fiktiv kund för HSL-personal. Var inloggad på fältgruppen (FG) 1. Gå på startsidan. 2. Om besöket är godkänt: a. Klicka på Arbetspass b. Klicka på arbetspasset c. Klicka på Ångra godkännande d. Gå vidare enligt punkt 3 nedan.

56 3. Om besöket inte är godkänt: a. Klicka på Inkorg b. Klicka på Godkänn Arbetspass 4. Välj den personal som har utfört besöket du ska registrera. Det är då den valda personalens arbetspass som är sökresultat. Du kan även välja att leta efter besöket i den lista på besök som ska godkännas.

57 5. Klicka på det arbetspasset som du vill registrera gruppaktivetet tid inom. 6. Klicka på Ny gruppaktivtet 7. Klicka på Välj. 8. Skriv in Förnamn, Efternamn, Personnummer eller Kundnummer på de kunder som deltagit i gruppaktiviteten.

58 9. Klicka på Sök 10. Markera den aktuella kunden i sökresultatet 11. Klicka på Lägg till (mittemellan de två rutorna) 12. Den markerade kunden flyttas nu över till rutan till höger.

59 13. Repetera punkt 8-12 för resterande kunder som deltagit i gruppaktiviteten. 14. Om du lägger till en kund som inte varit med på gruppaktiveteten, ta bort denne genom att markera kunden i den högra rutan och klicka på Ta bort 15. Klicka på Välj 16. De valda kunderna syns nu i fältet Avser. Konrollera att det är rätt kunder som visas samt att det är rätt organisation, ska vara fältgrupp (FG) Om du upptäcker att du valt en kund som inte varit aktuell, se punkt Ange starttid och sluttid för gruppaktiveteten.

60 18. Ange vilken typ av insats som utförts (ska vara Normal) 19. Klicka på spara 20. Du ser nu på arbetspassets specifikation att den fördelade tiden för gruppaktivitet finns med. Den har fördelats mellan de deltagande kunderna, men det framgår inte att det är en gruppaktivitet på besöket. 21. Klicka på Godkänn

61 22. Du får en kontrollfråga om du verkligen vill godkänna arbetspasset. Om du vill det klicka på ja, om du vill ändra något, klicka på nej. Godkänn arbetspass Alla arbetspass som har utförts och som du som utförare ska få ersättning för måste vara godkända innan fastställda stoppdatum för att de ska komma med på ersättningsunderlaget. Godkända arbetspass ligger även till grund för kundens hemtjänstavgift. För att kunna godkänna arbetspasset ska du vara inloggad på fältgruppen (FG) 1. Gå på startsidan. 2. Klicka på Inkorg 3. Klicka på Godkänn Arbetspass 4. Klicka på det arbetspass som du ska godkänna. De är sorterade utifrån personal samt de nyaste arbetspassen kommer nederst i listan.

62 5. Personalens samtliga besök som är registrerade på det arbetspasset kommer att visas här. I detta fall fanns det ett registrerat besök. 6. Klicka på godkänn 7. Du får en kontrollfråga om du verkligen vill godkänna arbetspasset. Om du vill det klicka på ja, om du vill ändra något, klicka på nej.

63 Mobiltelefon För att kunna registrera den utförda tiden hos en kund mot en kvittensenhet behöver en mobiltelefon vara kopplad till aktuell fältgrupp. För att hitta telefonen i Phoniro care och sen koppla den till fältgruppen behöver du först installera programvaran. Instruktion för detta får du från Phoniros support, du behöver även en nedladdningsid och licensnyckel som även de fås av supporten. När du installerat programvaran i telefonen kopplar du telefonen till fältgruppen. Koppla telefon till fältgrupp 1. Logga in på fältgruppen 2. Klicka på Administration 3. Klicka på Mobiltelefoner 4. Fyll i telefonens namn (som du gav den när du installerade programvaran), telefonnummer eller telefonens blåtandsadress. Läge: Både kopplade och okopplade Status: Både aktiverade och inaktiverade

64 5. Klicka på sök 6. Du ser nu vad telefonen heter, vilket telefonnummer, vilket blåtandsadress, vilken version av programvara som telefonen hade vid senaste kontakten med servern samt till vilken organisation som den aktuella telefonen är kopplad till. Om telefonen är helt ny så är det tomt i fältet organisation. 7. Klicka på namnet på den aktuella telefonen. 8. Välj organisation i rullisten Tillhör organisation. Du har endast möjlighet att koppla telefoner till eller från de enheter som du själv har administrationsbehörighet till. Kontrollera att övriga uppgifter stämmer samt att rutan Aktiv är ibockad.

65 9. Klicka på Spara 10. Nu är telefonen kopplad till fältgruppen. Rapporter Phoniro har en mängd rapporter i vilka man kan se sin enhets inregistrerade besök, vem som gjort besöken med mera. Du finner de olika rapporterna under ikonen Uppföljning En kort beskrivning av respektive rapport finns direkt under rapportens namn i listan.

66 Om du vill se utförligare information välj först vilken rapport du vill se information om genom att klicka på rapportens namn i listan. Exempel på information om en rapport.

67 När du läst klart informationen om rapporten, klicka på Dölj hjälp nederst i textfältet.

68 Kundspecifika rapporter Det finns sex kundspecifika rapporter i Uppsala: Summerad tid per personal RUT för resultatenhet RUT för fältgrupp Utförarrapport för RUT-jämförelse Summerad tid per kund För avstämning mot biståndsbeslut Summerad tid per personal Rapport som visar summerad utförd tid per personal och vald organisation. Besöken som visas är inte beroende av om det finns en gällande beställning för utförarorganisationen eller ej. Alltså är detta inte en rapport för ersättning, t.ex. visar denna rapport hur mycket tid en personal utfört i den valda fältgruppen. I de fall den valda fältgruppen också gör arbete åt en annan resultatenhet så räknas inte den tiden bort i denna rapport. Denna rapport visar alltså total tid för vald fältgrupp oavsett om fältgruppen utfört tid åt olika resultatenheter. Filter Rapporter filtreras på: Idag Igår Denna vecka Föregående vecka Denna månad Föregående månad Alla fältgrupper, samt möjlighet att välja en fältgrupp som har koppling till organisationen. (Man har tillgång till de organisationer som man har behörighet till.) Sortering Rapporter sorteras efter: Efternamn (default) Personal med mest tid visas överst

69 Personal med flest besök visas överst Kolumner Kolumn Efternamn Förnamn Besökstid (ej godkänd) Besökstid (godkänd) Avböjd tid (ej godkänd) Avböjd tid (godkänd) Avböjd tid (total) Schablontid (ej godkänd) Schablontid(godkänd) Schablontid (total) Tid(Totalt) Antal besök Beskrivning Personalens efternamn Personalens förnamn Besökstid om besöket saknar avböjd tid och insatser Tvätt hel, tvätt halv och inköp inte är solitära eller enbart med varandra. Beräknas på ej godkända besök. Samma som ovan, men beräknas på godkända besök. Specificerad avböjd tid. Beräknas på ej godkända besök. Samma som ovan, men beräknas på godkända besök. Summering av ej godkända och godkända besök med avböjd tid enligt ovan. Sammanräknad tid för alla insatser som har schblontid(inköp, halv- och hel tvätt). Beräknas på ej godkända besök. Avböjda insatser med schablontid (inköp, halv- och hel tvätt) räknas inte med här. Samma som ovan men, beräknas på godkända besök. Summering av ej godkända och godkända besök med fasta tider enligt ovan. En summering av total besökstid, total avböjd tid samt total schablon tid. Total antal utförda besök.

70 RUT för resultatenhet Visar data utifrån RUT regelverket som beskrivs i denna tillämpningsmanual för vald månad/år och aktuell resultatenhet. D.v.s. hur mycket tid som kommer att ge ersättning till min resultatenhet. Uppdelning av tid utifrån dag/natt, insatskategori och insats. Summeras utifrån varje fältgrupp som har utfört tid till resultatenheten. Det går sedan att gå in på en fältgrupp för att se fördjupad information om varje kund. Man måste vara inloggad som resultatenhet. Filter Rapporten filtreras på: Månad eller år Sortering Rapporten sorteras på: Nivå 1. Fältgrupp o Område (Tätort/Landsbygd) o Servicetyp (Omvårdnad/Service, Service) Nivå 2. Personnummer på kund Urval Kunder som har en pågående beställning till inloggad/vald resultatenhet Rapporten tar endast upp besök från godkända arbetspass

71 RUT för fältgrupp Visar hur mycket tid som min fältgrupp har utfört och hur denna ger ersättning till olika resultatenheter, för vald månad/år, utifrån RUT regelverket som beskrivs i denna tillämpningsmanual. Uppdelning av tid utifrån dag/natt, insatskategori och insats. Summeras utifrån varje resultatenhet som fältgruppen har utfört tid åt. Det går sedan att gå in på en resultatenhet för att se fördjupad information om varje kund. Man måste vara inloggad som fältgrupp. Filter Rapporten filtreras på: Månad eller år Sortering Rapporten sorteras på: Nivå 1. Resultatenhet o Område (Tätort/Landsbygd) o Servicetyp (Omvårdnad/Service, Service) Nivå 2. Personnummer på kund Urval Kunder som har en pågående beställning till inloggad/vald fältgrupp Rapporten tar endast upp besök från godkända arbetspass Utförarrapport för RUT-jämförelse Rapport för fältgrupp i Phoniro Care. Rapportens innehåll Rapporten visar de, senast föregående dag godkända, besök som inte helt kan återrapporteras till en resultatenhet. Det kan vara hela besök eller bara vissa delar av besök som visas. Visas inget kan samtliga för perioden redovisade besök återrapporteras till en resultatenhet.

72 Hemtjänst Bomtid Kund Namn Datum Starttid Sluttid Personal Totalt Besök Del. HSL Besök TF03 Inaktiv ID tagg :51 19:57 AM 00:06 00:00 00:06 00: TF03 Inaktiv ID tagg :37 14:38 KF 00:00 00:00 00:00 00: Test Testsson :51 12:51 PA 00:01 00:00 00:00 00: AL :37 07:42 CA 00:04 00:00 00:04 00: IN :48 09:11 CH 00:22 00:22 00:00 00: IN :45 09:15 FH 00:30 00:30 00:00 00:00 Total 01:04 00:52 00:11 00:01 Exempel på Utförarrapport för RUTjämförelse Orsaker till rapportens innehåll De vanligaste orsakerna till att besök inte kan återrapporteras är Huvudbeställningen är inte fördelad till aktuell fältgrupp Insatser i beställningen matchar inte de redovisade Besöken är redovisade tidigare än beställningens startdatum Besöken är redovisade senare än beställningens slutdatum Kontroller av beställning och besök Undersök om beställningens start och slutdatum sträcker sig över besökets tidpunkt. Kontrollera vilka insatser som finns i beställningen och jämför dessa med de i besöket redovisade insatserna. Saknas beställning i fältgruppen saknas troligen fördelning till gruppen. Hitta aktuell beställning Välj Beställningar Ändra Status till pågående Klicka på Sök Sök efter aktuell beställning (Använd webbläsarens sökfunktion ctrl+f och sök på personnummer) Hitta aktuellt besök Välj Kund Sök upp kunden och klicka på kundens namn Välj Besök Sök med Fr.o.m. T.o.m. datum Välj rätt besök med hjälp av start och sluttid

73 Åtgärder för att rätta fel Fördelning av beställning gör ni själva genom att söka upp huvudbeställningen från aktuell resultatenhet (kvitterade beställningar går också fördela). Fördelning får aldrig tas bort, endast läggas till. Fel insatslista kan vara inställd i telefonen, vilket ni ändrar under Om och Inställningar i telefonen. Beställningens datum eller insatser stämmer inte. Kontrollera att ni har rätt att utföra besök och redovisad insats hos kunden vid tidpunkten, samt att redovisningen är korrekt gjord. Kontakta biståndshandläggare på informationsgruppen för att korrigera beställningens insatser, start och slutdatum. Kontrollera alltid nya beställningar innan ni fördelar och kvitterar dem! Summerad tid per kund Rapport som visar summerad utförd tid per kund och vald organisation. (Mer hjälp) Besökstid: Tid för utförda besök. Besök där avböjd tid är specificerad räknas inte med. Besök där enbart någon eller några av insatserna "Tvätt hel", "Tvätt halv" eller "Inköp" har utförts räknas inte heller med. Avböjd tid: Tid för avböjda besök. Denna tid specificeras på det enskilda besöket. Schablontid: Sammanräknad schablontid för insatserna "Tvätt hel", "Tvätt halv" och "inköp". Insatserna räknas inte med om de är markerade som avböjda. Tid (totalt): En summering av besökstid, avböjd tid och schablontid. Antal besök (totalt): Totalt antal utförda besök. Observera att detta inte är en rapport för ersättning. T.ex. visar denna rapport hur mycket tid en personal utfört i den valda fältgruppen. I de fall den valda fältgruppen också gör arbete åt en annan resultatenhet så räknas inte den tiden bort i denna rapport. Denna rapport visar alltså total tid för vald fältgrupp oavsett om fältgruppen utfört tid åt olika resultatenheter. För avstämning mot biståndsbeslut Visar all tid som är redovisad mot kundens huvudbeställning. (Mer hjälp) "För avstämning mot biståndsbeslut" visar all tid som är redovisad mot kundens huvudbeställning, avseende insatskategorierna "Hemtjänst" samt schablontiderna ("Tvätt hel", "Tvätt halv", "Inköp"), samt dubbelbemanning dagtid (07-22) för dessa insatser. Rapporten visar redovisad tid för godkända och ej godkända besök. Rapporten används av

74 resultatenheterna för att jämföra redovisad tid & beställd tid. Beställd tid ligger inte idag i Phoniro Care utan måste sökas fram av användaren internt. Utförd tid: Total summa av godkända och ej godkända antal timmar som utförts avseende insatserna Hemtjänst, Tvätt hel, Tvätt halv, Inköp samt antal timmar som utförts avseende dubbelbemanning dagtid (07-22) avseende insatserna Hemtjänst, Tvätt hel, Tvätt halv, Inköp. Tid för dubbelbemanning nattetid (22-07), HSL & avböjd tid räknas inte in. Varav godkänd: Summa antal godkända timmar som utförts avseende insatserna Hemtjänst, Tvätt hel, Tvätt halv, Inköp samt antal timmar som utförts avseende dubbelbemanning dagtid (07-22) avsende insatserna Hemtjänst, Tvätt hel, Tvätt halv, Inköp. Varav ej godkänd: Summa antal ej godkända timmar som utförts avseende insatserna Hemtjänst, Tvätt hel, Tvätt halv, Inköp samt antal timmar som utförts avseende dubbelbemanning dagtid (07-22) avsende insatserna Hemtjänst, Tvätt hel, Tvätt halv, Inköp. Varav hemtjänst: Antal timmar som utförts avseende insatsen Hemtjänst. Varav tvätt hel: Antal timmar som utförts avseende insatsen Tvätt hel. Varav tvätt halv: Antal timmar som utförts avseende insatsen Tvätt halv. Varav inköp: Antal timmar som utförts avseende insatsen Inköp. Varav dubbelbemanning: Antal timmar som utförts avseende dubbelbemanning dagtid (07-22) avseende insatserna Hemtjänst, Tvätt hel, Tvätt halv, Inköp.