Version Regler för registrering av tid och insatser i Mobipen i Gislaved

Transkript

1 Version Regler för registrering av tid och insatser i Mobipen i Gislaved

2 Innehåll Innehållsförteckning... 2 Inledning Rutin biståndshandläggare Beräkning av ersättning Beräkning av avgifter... 4 Anvisning registreringsteknik Registrering på personalkort, tidkort, kvittensetikett och insatsetikett: Kork = av/på-knapp: Skriva med pennan: Tidsförskjutning: Såhär fungerar det om en penna varit urladdad: Om pennan dockas av, glöms sättas på laddning och laddas ur: Rutin för att pennan alltid ska ha rätt klockslag:... 6 Rutin registrering med Mobipen I lokalen vid arbetspassets start Hemma hos brukaren I lokalen vid arbetspassets slut Granska och godkänna arbetspass Besök som startar/slutar utanför bostaden Besök som slutar utanför bostaden: Besök som startar och slutar utanför bostaden:... 9 Rutin registrering insatsetikett Dubbelbemanning Omvårdnadsinsatser Tillsyn Mat Larm Serviceinsatser Ledsagning Rutin registrering Avprickningsblankett Omvårdnadsinsatser... 12

3 1.1 Morgonstöd Förmiddagsstöd Middagsstöd Eftermiddagsstöd Kvällsstöd Nattbesök Dusch Social aktivering Egenvård Avlösarservice Servicesinsatser Inköp med brukare Hemhandling/inköp utan brukare Städ Tvätt hos vårdtagare Lämna tvätt/schablon Förenklad biståndsbedömning Rutin registrering Tidsuppskattningsblankett HSL Rutin registrering Telefonservice Registrering av speciella/avvikande besök Matsal Sammanboende Avböjda besök Extra insatser Regler för besök... 19

4 Detta dokument anger de rutiner och anvisningar som gäller vid användandet av Mobipen. Det är av stor vikt att biståndsbedömare och utförare följer dessa rutiner för att brukarnas insatser ska registreras korrekt. För att rapporterna i Mobipen ska göra rätt beräkningar behövs korrekt registrering av brukarnas insatser. Vid förändringar av rapporter är det viktigt att analysera om dessa rutiner även behöver förändras. Biståndshandläggaren registrerar nya vårdtagare i verksamhetssystemet Magna Cura. Ersättning till utförare sker för utförd tid. Kommunal hemtjänst utför service och omvårdnad och får en ersättning. Externa utförare utför service och omvårdnad, har en annan ersättning. Utförarna får ersättning för dubbelbemanning Om ersättning baseras på något annat än utförd tid (exempel schablon) anges det speciellt efter aktuell insats. Brukaren betalar hemtjänst utifrån timtaxa från 1 april Brukaren betalar för utförd tid för alla insatser, med undantag för nedan insatser: Dubbelbemanning Avlösarservice Telefonservice Larm Mat (Brukaren betalar ett fast pris per matportion, samt en distributionsavgift per lev matportion). HSL-insatser

5 För att den digitala pennan ska registrera korrekt, följ nedan anvisning: Dra ett diagonalt streck från hörn till hörn i rutan. Pennan ska darra till 2 gånger när du lyfter pennan det betyder att pennan registrerat informationen. Korken fungerar som en av/på-knapp på den digitala pennan. För att pennan ska fungera på bästa sätt, följ nedan anvisning: Undvik att sätta korken som en hatt på baksidan av pennan. Detta kan medföra att korken töjs ut/går sönder och då inte längre fungerar som en av/på-knapp. När du tar av korken och ska skriva med pennan: o Invänta att pennan darrar 2 gånger det är kvittot på att pennan är igång. När du tar av korken börjar en grön lampa på pennan lysa (rund ring med ett streck i på silverranden). När du sätter på korken ska den sättas på rätt håll. Silverranden på korken mot silverranden på pennan. För att den digitala pennan ska registrera korrekt, följ nedan anvisning: När du tagit av korken ska den gröna lampan börja lysa på pennan. När du skriver på blanketter/etiketter/personalkort så ska den gröna lampan lysa starkare - det är tecken på att pennan registrerar vad du skriver. När du skriver med pennan: Håll silverranden uppåt (detta medför att kameran är riktad korrekt mot pappret så kameran kan registrera vad som skrivs). Pennan synkar tiden med hjälp av datorn. Om klockan på era datorer går olika blir det olika tid i pennorna beroende på mot vilken dator den dockas. Titta först så att datorerna ni dockar på har samma klockslag. Om inte klockorna på era datorer synkar, kommer det bli olika tider.

6 Du gör ett besök mellan kl: 9-10 hos en brukare och registrerar det i vanlig ordning med pennan. Kl: 10:01 dör pennan inget batteri kvar, den är urladdad. Kl: 11:00 kommer du in till kontoret och dockar pennan. o Pennan tror att klockan bara är 10:01 eftersom pennan dog 10:01. o Datorn säger till pennan att klockan är 11:00 o Pennan flyttar fram besöket en timme. Om du gjort flera besök och pennan laddas ur, så blir alla besök förskjutna så länge som pennan varit urladdad. Din kollega tar en penna och gör besök o Dockar av pennan och sätter den inte på laddning Pennan laddas ur och dör. Pennan ligger urladdad på kontoret i 3 timmar. En kollega tar den urladdade pennan efter 3 timmar och sätter den på laddning. Du tar pennan när du kommer den är fulladdad när du gör batteritest, men den går fortfarande 3 timmar efter då ni inte synkat pennans klocka med datorns klocka du arbetar en hel dag, dockar pennan = tidsförskjutning på 3 timmar. 1. Jag tar en penna 2. Gör ett batteritest det finns batteri 3. Jag dockar pennan i dockningsstationen för att synka klockan (inte för att skicka in information det finns ju ingen). 4. Efter detta markerar jag på mitt personalkort och går ut och arbetar som vanligt.

7 1. Ta en penna från någon av laddarna 2. Kontrollera att pennan är tillräckligt laddad - batteritest 3. Dockar av pennan i dockningsstation så pennan synkar klockan med datorns klocka 4. Registrera dig som användare av pennan genom att markera med pennan i rutan på ditt personalkort För vissa insatser gäller särskilda instruktioner se avsnitt Registrering av speciella/avvikande besök. Normal registrering hemma hos brukaren sker enligt nedan: 1. Markera med pennan i Start -rutan på kvittensetiketten vid ankomst. a. Utför dina insatser. 2. Dokumentera dina insatser med pennan på avprickningsblanketterna i pärmen. 3. Om besöket består av en/flera insatser som finns med på en insatsetikett vid dörren markerar du även på den. 4. Markera med pennan i Slut -rutan på kvittensetiketten vid avfärd. 1. Logga in på en dator med en dockningsstation. Du behöver inte själv vara inloggad, utan det räcker med att någon är inloggad på datorn. 2. Sätt pennan i dockningsstationen 3. Kontrollera att pennan töms på information. a. Viktigt: Dra ej upp pennan för tidigt innan all information är tömd. Överföringen är färdig när meddelandet Successful. Pen transaction complete kommer upp i informationsbubblan nere till höger, vänta ytterligare lite innan du drar ur pennan 4. Sätt tillbaka pennan i en ledig laddare.

8 5. Lägg korken bredvid i en skål (eller liknande). 1. Logga in i Mobipen 2. Klicka på ikonen Mina arbetspass. a. När du klickar på ett arbetspass kommer du till en sida där alla aktiviteter listas för valt arbetspass. 3. Eventuella fel markeras med röd text: Kontrollera: starttid/sluttid/ vårdtagare/överlagring 4. Kontrollera aktiviteterna och rättat eventuella fel. 5. Godkänn arbetspasset (var säker på att allt är korrekt när du godkänner ditt arbetspass). Godkänt arbetspass går inte att redigera. Informationen från det godkända arbetspasset blir tillgänglig för rapporter. 1. Markera start på Tidkortet (baksidan personalkortet) när besöket påbörjas. 2. Signerar insatsen någon gång under besöket hos Brukaren på insatsetikett eller avprickningsblankett.. 2. Signerar insatsen någon gång under besöket hos brukaren på insatsetikett eller avprickningsblankett. 3. Markerar slut på Tidkortet (baksidan personalkortet) när besöket avslutas

9 1. Markera start på Tidkortet (baksidan personalkortet) när besöket påbörjas 2. Signerar insatsen någon gång under besöket hos Brukaren om möjligt 3. Markerar slut på Tidkortet (baksidan personalkortet) när besöket avslutas Eventuellt kan du behöva koppla besöket till rätt brukare manuellt i gränssnittet om du inte kunnat signera insats hos brukaren.

10 På insatsetiketten finns både service- och omvårdnadsinsatser. Insatsetiketten är normalt belägen vid dörrkarmen hos brukaren. Registrering av insatser på insatsetikett sker enligt nedan. Insatsen finns på insatsetiketten som är placerad i brukarens dörr. Enbart en personal registrerar dubbelbemanning. Den andra personalen registrerar insatserna under besöket. 4. Markera start på kvittensetiketten när besöket påbörjas 5. Signerar de vanliga insatserna någon gång under besöket (inte dubbelbemanning) 6. Markerar slut på kvittensetiketten när besöket avslutas 2. Signerar insatsen Dubbelbemanning på insatsetiketten Om det är totalt tre personal ska en personal registrera insatser (som ovan personal 1) och de andra två personal som agerar dubbelbemanning ska registrera dubbelbemanning (som ovan Personal 2). insatsetiketten insatsetiketten

11 insatsetiketten insatsetiketten

12 På Avprickningsblanketten finns både service- och omvårdnadsinsatser. Avprickningsblanketten är normalt belägen i Brukarens pärm. 1 Markera start på kvittensetiketten när besöket påbörjas 2 Signerar insatsen någon gång under besöket på 3 Markerar slut på kvittensetiketten när besöket avslutas 1 Markera start på kvittensetiketten när besöket påbörjas 2 Signerar insatsen någon gång under besöket på 3 Markerar slut på kvittensetiketten när besöket avslutas

13 Insatsen registreras när Brukaren själv deltar i inköp. insatsetiketten

14 Insatsen registreras när Brukaren själv inte deltar i inköp. Den personal som lämnar varorna registrerar denna insats på. Ersättning sker efter schablon på 45 minuter. Insatsen registreras när tvätten utförs hemma hos Brukaren. All personal som gör något moment i denna insats ska registrera denna insats. insatsetiketten Insatsen registreras när tvätten sker utanför Brukarens bostad. Den personal som lämnar tvätten registrerar denna insats på.

15 Ersättning sker efter schablon på 30 minuter. insatsetiketten

16 Insatsen HSL finns på en Tidsuppskattningsblankett för HSL i brukarens pärm. Denna Tidsuppskattningsblankett används för att urskilja hur stor del av ett besök som består av HSL. Personal uppskattar hur lång tid av ett besök som bestod av HSL och kryssar i bäst motsvarande tid på Tidsuppskattningsblanketten. I och med det registreras att insatsen HSL är utförd. tidsuppskattningsblanketten genom att kryssa i den tid du uppskattat HSL tagit av hela besöket. Telefonservice hör till omvårdnad. Insatsen Telefonservice finns på en Anteckningsblankett för Telefonservice. För att insatsen Telefonservice ska registreras behöver du markera i den lilla fyrkantiga rutan: Tfn* på Anteckningsblanketten för Telefonservice. 1. Ring brukaren 2. Markera start på tidkortet när brukaren svarar a. Signerar insatsen Tfn* i den lilla fyrkantiga rutan på Telefonserviceblanketten. b. Skriv eventuellt en anteckning c. Skriv datum, tid och signatur när du utförde Telefonservice 3. Markerar slut på tidkortet när samtalet avslutas

17 I gemensamma matsalar registreras inte utförd tid på respektive brukare utan på en fiktiv brukare. Dessa fiktiva brukare heter i Mobipen: Matsal eller Värdinna med tillhörande kvittensetikett. 1. Markera Start på kvittensetiketten när hjälpen i matsalen påbörjas. 2. Markera Slut på kvittensetiketten när hjälpen i matsalen avslutas. Den utförda tiden registreras på de fiktiva brukarna samtidigt som utföraren får den registrerade tiden som utförd tid. Dock utan insats. Vardera brukare har var sin kvittensetikett vilka märk med initialer för att skiljas åt. Vardera brukare ska även ha var sin pärm med blanketter. 1. Markera start på vårdtagare A:s kvittensetikett a. Utför samtliga insatser för båda brukarna under besöket b. Signera insatserna som tillhör vårdtagare A i. Markera slut på kvittensetiketten eller på tidkortet. 2. Markera start på brukare B:s kvittensetikett/tidkortet a. Signera insatserna som tillhör vårdtagare B b. Markera slut på B:s kvittensetiketti grupplokalen: I Mobipen kommer det att bli två besök, en hos varje brukare. Ett långt och ett kort besök. Dela upp tiden mellan de sammanboende. Det som ska registreras manuellt som Avböjda besök är enbart: Avböjda besök som avböjs 3 dagar eller färre dagar före planerad insats ska registreras. Dessa registreras som Avböjda upp till och med den 3:e dagen. Personal ansvarar för att detta blir inlagt i Mobipen

18 Planerade besök som inte kan utföras på grund av att brukaren oplanerat/hastigt avlider/läggs in på sjukhus/korttid. Dessa registreras som Avböjda upp till och med den 7e dagen. Detsamma gäller när brukaren avslutar alla insatser Verksamhetsledaren ansvarar för att detta blir inlagt i Mobipen Om beställningen gått till hemtjänstområdet, då brukare ska komma hem från sjukhus, men hemgången skjuts upp, utgår ersättning i ytterligare 3 dagar. Verksamhetsledaren ansvarar för att detta blir inlagt i Mobipen Dessa planerade besök registreras manuellt som ett Avböjt besök i Mobipen. 1. Registrera ett Avböjt besök på aktuell brukare. 2. Registrera planerad start- och sluttid på det Avböjda besöket. 3. Registrera samtliga planerade insatser. Ersättning för planerade besök som avböjs 3 dagar eller färre dagar före planerad insats ersätts om de har registrerats. Brukaren betalar inte för avböjda insatser. Om insatser som inte brukaren har beviljat utförs, ska dessa manuellt markeras i gränssnittet som Extra avser tillfälligt utökat behov under högst 14 dagar

19 Nedan anges de regler som finns i Mobipen för besök och insatser. Ett besök ska innehålla antingen insatser/avböjda insatser eller dubbelbemanning för att kunna godkänna det. Besöket kan inte godkännas om det är tomt. Larm får inte förekomma under ett besök tillsammans med andra insatser. Avlösarservice får inte förekomma under ett besök tillsammans med andra insatser. Telefonservice får inte förekomma under ett besök tillsammans med andra insatser. Förenklat bistånd får inte förekomma under ett besök tillsammans med andra insatser. Matdistribution ska inte förekomma tillsammans med andra insatser Maxlängd på besök: 8 timmar.