Användarmanual Phoniro Care 3.13

Transkript

1 Användarmanual Phoniro Care 3.13

2 Innehållsförteckning Innehåll Innehållsförteckning Phoniro Care - en IT-plattform inom vård och omsorg Webbgränssnittet Att hitta i systemet Hjälptexter Inloggning i webbgränssnittet De mobila verktygen Låsenheter för digital nyckelhantering I vårdtagarens bostad och övriga utrymmen I huvudentréer Mobiltelefonen Mobiltelefoner Kvittensknappar och RFID-etiketter Fjärrkontroll för personal Den digitala pennan Digital penna Ett speciellt mönster trycks på papperet Blanketter Handskriftstolkning Modulen - Digital nyckelhantering I hemtjänsten med mobiltelefon Vid arbetspassets start Vid huvudentrén Hemma hos vårdtagaren Vid arbetspassets slut I hemtjänsten med fjärrkontroll Rapporter Modulen - Kvittens & uppföljning Grundläggande begrepp Besök Version (99)

3 5.1.2 Arbetspass och aktiviteter Olika mobila verktyg för att passa olika verksamhetsområden I hemtjänsten - med mobiltelefon som verktyg Vid arbetspassets start Hemma hos vårdtagare med digital låsenhet Hemma hos en vårdtagare utan digital låsenhet Vid arbetspassets slut Specialfall - besök som startar eller slutar utanför bostaden I hemtjänsten - med digital penna som verktyg Vid arbetspassets start Hemma hos vårdtagaren Vid arbetspassets slut Specialfall - besök som startar eller slutar utanför bostaden Kvittens & uppföljning inom övriga verksamheter På boende - med digital penna som verktyg Inom funktionshinderområdet med mobiltelefon som verktyg Kvittens & uppföljning för tidmätningar Att granska och godkänna registrerad information Granska och redigera arbetspass Registrera besök och/eller kringtidsaktiviteter manuellt i efterhand Registrera gruppaktiviteter Registrera avböjda besök Godkänna arbetspass Ångra godkännande Spärrdatum Okopplade arbetspass (endast digital penna) Överlagring (endast digital penna) Koppling av besök till organisationsenhet Regelverk för registrering av besök och kringtidsaktiviteter Regler för besöksregistrering avseende tid Regler för besöksregistrering avseende insatser Övriga regler för besöksregistrering Version (99)

4 5.9.4 Specificerad tidsåtgång Rapporter Rapporter på lokal nivå Utförda besök Produktivitet Avvikelser Utförda insatser per vårdtagare Utförda insatser per personal Kontinuitet Grafisk översikt, besök/ kringtid Besökslängd och kvittenser Enskild insats över dygn Besökslängd utifrån kombination av insatser Personalkontinuitet för besök Grafisk frånvarorapport Rapporter på central nivå Besökslängd och kvittenser Utförda besök Personalkontinuitet för besök Rapporter på vårdtagarnivå Utförda besök Avvikelser Grafisk översikt över vårdtagarens besök Kundspecifika rapporter Modulen - Dokumentation Grundläggande begrepp Anteckningstyper I hemtjänsten eller på ett boende med digital penna som verktyg Att skriva dokumentation Att granska och godkänna dokumentation Dokumentera hos vårdtagare med kvittensetikett Dokumentera hos vårdtagare utan kvittensetikett Att läsa dokumentation Lägga till en anteckning direkt i webbgränssnittet Version (99)

5 6.4 Print on demand Att använda Phoniro Care inom hemsjukvård Modulen - Integration Vilka uppgifter lagras om vårdtagaren? Personuppgifter Besök Anteckningar Blanketter Kvittensetiketter/kvittensknappar Beställningar Relationer Frånvaroperioder Platser Lås Administration Grundläggande begrepp i systemet Vårdtagare Personal Användarkonto Organisation Beställning Administration av grundinformation Vårdtagare Vårdtagarlistor (endast central) Beställningar Personal Administration av mobila verktyg Administration av mobiltelefoner Administration av fjärrkontroll samt router Router Fjärrkontroll Administration av digitala pennor Administration av modulen Digital nyckelhantering Låsenheter till vårdtagarens bostad Version (99)

6 9.5.2 Låsenheter till huvudentréer och andra platser Administration av modulen Kvittens & uppföljning Kvittensetiketter för digital penna (endast lokal) Personalkort för digital penna (endast lokal) Kvittensknappar och RFID-etiketter för mobiltelefon Spärrdatum (endast central) Administration av modulen Dokumentation Blanketter (endast lokal) Blankettyper (endast central) Mönsterlicenser (endast central) Övrig administration Yubikey Administrativa rapporter Överblick användare Överblick lås Loggböcker Åtkomst (endast central) Inskick (endast central) Integration Lås Mobiltelefon Säkerhet och behörighetshantering Centrala och lokala funktioner Behörighetsroller Organisationsroller och applikationsroller Anhörigvårdare Inloggning och lösenord Tvåfaktorsinloggning Installation och drift Version (99)

7 1 Phoniro Care - en IT-plattform inom vård och omsorg Phoniro Care är en IT-plattform med verktyg för att öka kvalitet och effektivitet inom vård och omsorg. Plattformen beskrivs närmare i våra produktblad. Denna manual beskriver nedanstående moduler, men är strukturerad på ett sätt så att ni lätt ska ta till er informationen även om bara använder vissa av plattformens moduler. Digital nyckelhantering Nyckelfri hemtjänst, passage för tryggt kvarboende samt säker låshantering i äldreboende. Kvittens & uppföljning Uppföljning av utförda besök och utförda insatser. Personalen använder en mobiltelefon eller en digital penna för att registrera besök och insatser. Dokumentation Stöd för personalens dokumentation i både hemtjänst och äldreboenden, där personalen kan använda den digitala pennan som dokumentationsverktyg. Modulen har även stöd för hemsjukvård där patienten kommunicerar med vårdgivaren genom att skriva i en hälsodagbok med den digitala pennan. Integration En väl utbyggd integrationsmodul med integration till de flesta på marknaden förekommande verksamhetssystem. Rapporter Att jobba utifrån en gemensam IT-plattform som Phoniro Care har många fördelar. Kostnader för support, drift och förvaltning minskar och det kräver mindre utbildningsinsatser för personalen. Det är även en trygghet för verksamheten att det redan är säkerställt att alla funktioner fungerar tillsammans utan obehagliga överraskningar. Plattformen har ett webbaserat användargränssnitt och lagrar all data i en gemensam databas. Phoniro Care erbjuds även som en tjänst via Internet. Phoniro Care har stöd för flera olika mobila verktyg som personalen kan använda för att låsa upp dörrar, läsa dokumentation, skriva dokumentation och registrera data för uppföljning. Version (99)

8 2 Webbgränssnittet 2.1 Att hitta i systemet I Phoniro Care finns en Navigeringsmeny överst på sidan. Med hjälp av denna meny kan personalen se var i systemet de befinner sig. De kan alltid klicka på vald del i flödet för att komma tillbaka till denna sida. Navigeringsmenyn överst på sidan visar var i systemet man befinner sig. Övriga Phoniro Care är uppbyggt av pedagogiska ikoner och symboler för att enkelt guida användaren. De ikoner som syns på startsidan är beroende av vilken behörighet användaren har. Klicka på önskad ikon för att komma vidare i systemet. Startsidan är uppbyggd av ikoner. 2.2 Hjälptexter I systemet finns det hjälptexter inlagda för att underlätta arbetet. Det finns en kortare beskrivning av sidans funktioner direkt under rubriken. På vissa sidor finns även möjlighet att klicka fram en mer utförlig hjälp (se exempel nedan). Klicka på Mer hjälp för att se den mer utförliga hjälptexten. Klicka på Dölj hjälp för att dölja texten igen. Det finns två olika typer av hjälptexter i systemet. En kortare beskrivning av sidan finns alltid framme att läsa. Det finns även en mer utförlig hjälptext att klicka fram. Version (99)

9 2.3 Inloggning i webbgränssnittet För att personal skall kunna logga in i Phoniro Care måste de vara registrerade som personal med användarnamn och lösenord. För att logga in i webbgränssnittet fyller de i användarnamn och lösenord och klickar på Start. Första gången de loggar in i Phoniro Care kommer de att uppmanas att byta lösenord. Version (99)

10 3 De mobila verktygen 3.1 Låsenheter för digital nyckelhantering Med digital nyckelhantering i hemtjänsten är det möjligt att använda mobiltelefonen som nyckel. Om personalen har behörighet till vårdtagaren i fråga så kan han/hon öppna låset med hjälp av mobiltelefonen. Phoniro Care uppnår en mycket hög säkerhet i den digitala nyckelhanteringen genom att använda s.k. nyckellistor i låsenheterna. Låsenheten avgör alltså passage, inte mobiltelefonen. Detta medför en betydligt högre säkerhet än lösningar där mobiltelefonen, oavsett metod, ger sig själv access. Nyckellistorna skapar en mycket hög säkerhet, men kräver samtidigt att låsenheten på ett smidigt sätt kan uppdateras med nya nyckellistor, t.ex. om nya mobiltelefoner köps in. Detta hanteras i Phoniro Care genom att låsenheten automatiskt hämtar uppdaterade nyckellistor via mobiltelefonen i samband med upplåsningen I vårdtagarens bostad och övriga utrymmen Ett fjärrstyrt motordrivet låsvred (s.k. låsenhet) ersätter det vanliga låsvredet på dörrens insida. Vid låsöppning skickas en signal från personalens mobiltelefon till låsenheten (via Bluetooth). Låsenheten genomför en säkerhetskontroll, och öppnar sedan låset med hjälp av motorn. Ovan nämnda låsenhet kan även monteras på t.ex. medicinskåp för att uppnå nyckelfri tillgänglighet I huvudentréer Phoniro Care har stöd för nyckelfri tillgänglighet även till huvudentréer. I huvudentréer med elslutbleck (vilket gäller för de flesta huvudentréer) monteras enheten som visas på bilden till höger. För huvudentréer som saknar elslutbleck kan Phoniros motordrivna låsvred användas. På samma sätt som vid vårdtagarens dörr så kan personalen öppna huvudentrén med mobiltelefonen om han/hon har behörighet till en vårdtagare som bor i trappuppgången. Version (99)

11 3.2 Mobiltelefonen Mobiltelefoner Phoniro Care har stöd för att använda mobiltelefon som verktyg både för upplåsning/låsning av dörrar samt för att registrera utförda besök. I mobiltelefonen installeras en speciell applikation. Detta innebär att det finns vissa krav på vilken modell av mobiltelefon som kan användas. Leverantören för en kontinuerligt uppdaterad lista över de mobiltelefoner som har stöd för applikationen Kvittensknappar och RFID-etiketter När mobiltelefonen används för kvittens och uppföljning av utförda besök så kan kvittering av start- och sluttid i vårdtagarens bostad ske via den digitala låsenheten, i de fall vårdtagaren har en sådan. I de fall vårdtagaren inte har en digital låsenhet så är det möjligt att endera använda en s.k. RFID-etikett eller också använda en s.k. kvittensknapp. RFID-etiketten kräver att mobiltelefonen har stöd för s.k. NFC, dvs. funktionalitet för att läsa av RFID-etiketten. Kvittensknappen använder s.k. Bluetooth-teknik vilket finns i det flesta av dagens mobiltelefoner. Version (99)

12 3.3 Fjärrkontroll för personal I modulen digital nyckelhantering är det även möjligt för viss personal att använda en fjärrkontroll som nyckel istället för mobiltelefonen. Fjärrkontrollen är personligt kopplad till en viss personal. Personalen aktiverar fjärrkontrollen vid arbetspassets start. Fjärrkontrollen laddas då med nycklar till de vårdtagare som personalen har behörighet till. Vid arbetspassets slut inaktiverar personalen fjärrkontrollen. Fjärrkontrollen har en viss giltighetstid, t.ex. 10 timmar. Efter denna tid inaktiveras fjärrkontrollen automatiskt. 3.4 Den digitala pennan Digital penna Den digitala pennan (nedan kallad penna) registrerar det som skrivs genom en videokamera som läser in mönstret på pappret. Informationen överförs sedan till IT-systemet Phoniro Care då pennan sätts i en dockningsstation kopplad till en dator. Den digitala pennans olika delar Ett speciellt mönster trycks på papperet De blanketter som används i Phoniro Care är försedda med ett speciellt mönster. Den digitala pennan kan läsa mönstret på blanketterna och då spara de streck som skrivs på papperet, sedan överföra dessa streck till datorn Blanketter Phoniro Care har standardiserade blanketter, etiketter och kort. Nedan finns en beskrivning på dessa. Kvittensetikett Kvittensetiketten är en etikett på unikt mönster som sätts upp i vårdtagarens bostad. Vid första besöket hemma hos vårdtagaren sätts etiketten upp för att sedan dra loss delen med personuppgifter, kvar blir delen med Start - och Version (99)

13 Slut -rutorna. Denna kan fästas i t.ex. dörrkarmen hemma hos vårdtagaren. Personalen registrerar ett besök hos vårdtagaren genom att markera Start - rutan vid ankomst och Slut -rutan vid avfärd. Detta är en standardetikett som inte kundanpassas. Kvittensetikettens del med Start - och Slut -ruta sitter uppe hemma hos vårdtagaren. Personalkort och tidkort Personalkortet är ett kort på unikt mönster som används av personal för att kunna koppla pennan till sig själv under ett arbetspass. Varje personal ansvarar för sitt eget personalkort. Tidkortet är till för att kunna starta eller sluta en insats utanför bostaden, t ex tvätt eller inköp. Personal- och tidkort lamineras ihop till ett dubbelsidigt kort. Detta är ett standardkort som inte kundanpassas. Personal- och tidkort, dessa är standardkort som inte kundanpassas. Insatsetikett Insatsetiketten är ett ark som består av 12 stycken etiketter på unikt mönster. En etikett sätts upp i vårdtagarens bostad med en skyddsfilm över, resterande sparas i vårdtagarpärmen och byts ut vid behov. Varje etikett har plats för 5 valfria insatser. Vanligt är att insatsetiketten innehåller insatser som utförs flera gånger per dag och/eller insatser där signering i pärm inte passar, t ex tillsyn, larm och dubbelbemanning. Version (99)

14 Ett ark med insatsetiketter samt en lös insatsetikett. Kringtidskort Kringtidskortet används för att mäta kringtid som t.ex. resor. Kortet är dubbelsidigt och innehåller då totalt åtta stycken insatser. Insatserna på kortet är kategoriserade efter Indirekt vårdtagartid och Annan tid. Annan tid består av insatserna Möte, APT, konferens, Kompetensutveckling, Bilvård och Övrigt medan Indirekt vårdtagartid består av insatserna Kontakt, förberedelse, Dokumentation, Planering, möten och Resor. Kortet är standardiserat, men kan om önskas kundanpassas. Kringtidskort, används för att mäta kringtid som t.ex. Resor. Avprickningsblankett Avprickningsblanketten är en dubbelsidig blankett för signering av insatser. Blanketten kundanpassas, kunden väljer själv vilka insatser blanketten skall innehålla samt antalet rader per insats. Utnyttjas en rad per insats rymmer blanketten maximalt 18 eller 29 insatser beroende av om den är liggande eller stående. Kunden kan beställa flera olika avprickningsblanketter, t.ex. en för omvårdnad och en för service. Version (99)

15 Den stående avprickningsblanketten rymmer 29 insatser och den liggande avprickningsblanketten 18 insatser. Anteckningsblankett Anteckningsblanketten används för daganteckningar, händelser av vikt etc. Blanketten kundanpassas, du kan beställa flera olika anteckningsblanketter, t.ex. en för omvårdnad och en för service. Blanketten är dubbelsidig. Anteckningsblanketten är dubbelsidig och rymmer totalt 60 rader för anteckningar. Övriga blanketter Det finns flera övriga blanketter som kan användas i Phoniro Care, t.ex. genomförandeplan, olika blanketter för tidsuppskattning samt blanketter för medicinsignering. Kontakta vår support så får du hjälp av en konsult att specificera era behov och önskemål. Version (99)

16 3.4.4 Handskriftstolkning Här beskriver vi vad en pennanvändare bör tänka på för att det som dokumenteras på Phoniro Cares etiketter och blanketter ska kunna handskriftstolkas på bästa möjliga sätt. Vad är nyttan med handskriftstolkning? Handskriftstolkning erbjuder hemtjänstverksamheten att dra full nytta av ITsystemens effektivitet och samtidigt behålla den vanliga handskriften som används i det dagliga livet. Fyll naturligt i blanketter med penna och papper, handskriftstolken i Phoniro Care omvandlar det som skrivits till ett digitalt textformat som kan användas i systemet. Det blir möjligt att redigera texten i datorn samt överföra information mellan Phoniro Care och ett annat IT-baserat verksamhetssystem. Version (99)

17 Vad bör jag tänkta på när jag skriver? Det är viktigt att om möjligt anpassa handskriften till vissa av de begränsningar som trots allt finns. Två olika skrivsätt Dokumentera med skrivstil eller textad text. Phoniro Care har lättare att tolka skrivstil än textad text Skriv helst varje ord i ett enda penndrag Skriv bokstäverna tätt och gör tydliga mellanrum mellan orden Versaler eller gemena bokstäver Phoniro Care klarar normalt dessa varianter: Observera att det inte sker någon automatisk översättning från versaler till gemener och vice versa. Om du skrivit med versaler på pappersblanketten blir det också versaler i Phoniro Care. Olika handstilar Phoniro Care klarar normalt de flesta handstilar, MEN försök att undvika detta: Extrem lutning åt vänster Luft mellan bokstäver (inom ett ord) Litet i med ring i stället för prick och liknande sätt att skriva Version (99)

18 Inringade eller understrukna ord Särskrivning av ord ( vård tagare i stället för vårdtagare ) Ovanliga förkortningar ( toal. istället för toa ) Tänk på! I svenskan kan långa ord sättas samman av flera kortare, t.ex. sjuksköterska (EJ sjuk sköterska ). Detta innebär en riktig utmaning för handskriftstolken när den ska känna igen längre svenska ord. Jämför t.ex. med engelskan som inte har samma problem: home care, mobile phone osv. Tänk därför på att hålla ihop bokstäverna i längre ord. Använd gärna skrivstil och skriv helst orden i ett enda penndrag. Tolkning av anteckningar För att tolka löpande besöksanteckningar använder Phoniro Care ett svenskt standardlexikon för fritext i kombination med verksamhetsanpassade ordlistor. Phoniro Care standardlexikon bygger på följande: En omfattande svensk ordlista Svenska texter ur tidningar och böcker Vanliga ordkombinationer av 2 3 ord ( varit på toaletten, hade ätit mat och liknande) Det finns även en verksamhetsanpassad ordlista som kompletterar standardlexikonet och ger en betydligt högre kvalitet i handskriftstolkningen: Ordlistan innehåller fackord och förkortningar som används inom hemtjänstverksamhet, men som saknas i svenskt standardlexikon. Ordlistan stödjer förkortningar. Phoniro skapar en specialordlista med vanliga förkortningar som används i verksamheten. Använd endast dessa förkortningar och inga andra. Hur sker uppslag mot lexikon/ordlista? Om ett tolkat ord saknas i ordlistan kan följande ske: Version (99)

19 Phoniro Care väljer ett liknande ord: Kat Kal För att undvika detta bör ordlistan successivt kompletteras med de förkortningar och specialuttryck som är vanligt använda i verksamheten. Phoniro Care tolkar bokstav för bokstav HSL HSL Hur kan handskriftstolkningen i Phoniro Care förbättras? Det går att skriva på ett sätt som gör det lättare för Phoniro Care. Dels kan Phoniro trimma in Phoniro Care mot de ord som är vanliga i just din verksamhet för att det ska fungera optimalt. Exempelvis: Tillägg av verksamhetens fackord och förkortningar i specialordlistor Borttag av ej använda tecken ur alfabetet Handskriftstolkens alfabet Det är viktigt att känna till att vissa specialtecken INTE ingår i Phoniro Carealfabetet. Dessa specialtecken ingår exempelvis inte: (gradertecken). Skriv istället: 38 grader C ½ ⅓ ⅔ ¼ ¾ (dock går 1/2 bra osv.) cm³ m² (upphöjda siffror) Observera att det alltså inte går att använda andra tecken än de som finns i alfabetet! Skrivs t.ex. 38 C kommer gradertecknet felaktigt att tolkas som ett litet o eller 0 (en nolla). Detta går givetvis att leva med om texten alltid kontrolleras och korrigeras i efterhand i Phoniro Care. Dessa tecken ingår normalt i alfabetet: a b c d e é f g h i j k l m n o p q r s t u ü v w x y z å ä ö A B C D E É F G H I J K L M N O P Q R S T U Ü V W X Y Z Å Ä Ö ! % ( ) +, -. / : < = " µ Vanligtvis används inte samtliga tecken. Genom att plocka bort vissa tecken och på så sätt begränsa alfabetet till endast de tecken som används, uppnås en högre kvalitet i handskriftstolkningen. Version (99)

20 4 Modulen - Digital nyckelhantering 4.1 I hemtjänsten med mobiltelefon Med digital nyckelhantering i hemtjänsten är det möjligt att använda mobiltelefonen som nyckel. Ett fjärrstyrt motordrivet låsvred (s.k. låsenhet) ersätter det vanliga låsvredet på dörrens insida. Om personalen har behörighet till vårdtagaren i fråga så kan han/hon öppna låset med hjälp av mobiltelefonen Vid arbetspassets start När mobiltelefonerna inte används står de normalt anslutna till laddare på kontoret. Innan personalen ger sig av hem till en vårdtagare tar de en ledig mobiltelefon. Det spelar ingen roll vilken mobiltelefon de tar så länge det är en mobiltelefon som är ansluten till deras egen organisationsenhet. Personalen startar telefonen och sätter därefter igång applikationen i telefonen. När applikationen är startad loggar personalen in med användar-id och lösenord. Systemet verifierar användar-id och lösenord, samt kontrollerar att personalen är kopplad till den aktuella organisationsenheten. Nu kan personalen använda mobiltelefonen för att låsa upp dörrarna till de vårdtagare som är kopplade till den organisationsenheten som mobiltelefonen är kopplad till Vid huvudentrén Om huvudentrén är utrustad med låsenhet för digital nyckelhantering så är det även här möjligt att använda mobiltelefonen som nyckel. När personalen väljer Lås upp i mobiltelefonen skickas en signal från telefonen till låsenheten som verifierar att personalen har tillträde till entrén, och därefter låser upp Hemma hos vårdtagaren Låsa upp dörren När låsenheten inte används befinner den sig i ett viloläge för att inte dra onödigt mycket ström. Innan upplåsning måste därför personalen väcka låsenheten, endera genom att knacka på dörren eller också genom att trycka ned dörrhandtaget. Ljudet fortplantas till låsenheten som automatiskt aktiveras. När personalen väljer Lås upp i mobiltelefonen skickas en signal från telefonen till låsenheten som verifierar att personalen har tillträde till entrén, och därefter låser upp. Varje upplåsning lagras i det centrala systemet med uppgift om tidpunkt och personal. Version (99)

21 Låsa dörren När personalen lämnar vårdtagaren använder de mobiltelefonen för att låsa dörren. Låsenheten aktiveras normalt när dörren stängs, men om dörren ska stängas tyst (t.ex. vid nattbesök) så kan det vara en god idé att knacka lite lätt på låsenheten för att aktivera den innan dörren stängs. En liten lampa på låsenheten lyser när låsenheten aktiveras. Den aktuella vårdtagaren behöver inte sökas fram eftersom den har valts i samband med upplåsningen. Varje låsning lagras i det centrala systemet med uppgift om tidpunkt och personal Vid arbetspassets slut Vid arbetspassets slut loggar personalen ut från mobiltelefonen och ansluter den till en ledig laddare. 4.2 I hemtjänsten med fjärrkontroll I modulen Digital nyckelhantering är det även möjligt för personalen att använda en fjärrkontroll som nyckel. Fjärrkontrollen är personlig för personalen, dvs. den är kopplad till en viss personal och det går inte att låna ut den till någon annan utan att koppla om fjärrkontrollen i det administrativa gränssnittet. Eftersom fjärrkontrollen är personlig så måste den också förvaras på ett säkert sätt när den inte används, t.ex. inlåst i grupplokalen. Personalen aktiverar fjärrkontrollen vid arbetspassets start. Detta sker genom att personalen trycker på en knapp på fjärrkontrollen (se nedanstående tabell). Vid aktiveringen sker trådlös kontakt mellan fjärrkontrollen och en mobiltelefon/surfplatta i lokalen (den s.k. routern). Routern kontrollerar rättigheterna i centrala systemet och laddar sedan fjärrkontrollen med nycklar till de vårdtagare som personalen har behörighet till. Upplåsning och låsning av huvudentréer och bostadsdörrar sker genom att trycka på grön respektive röd knapp på fjärrkontrollen. Vid arbetspassets slut inaktiverar personalen fjärrkontrollen. Fjärrkontrollen har en viss giltighetstid, t.ex. 10 timmar. Efter denna tid inaktiveras fjärrkontrollen automatiskt. Nedanstående tabell visar hur personalen ska trycka på fjärrkontrollens knappar för att utföra olika moment. Vad vill du göra? Hur trycker du på Hur signalerar lamporna på Version (99)

22 Aktivera fjärrkontroll vid arbetspassets start. Lås upp huvudentré. fjärrkontrollen? Håll inne den gröna knappen till dess att en gul lampa på knappen har tänts och sedan släckts. Håll inne den gröna knappen till dess att en gul lampa på knappen har tänts. fjärrkontrollen? När fjärrkontrollen är aktiverad så blinkar grön knapp var 10:e sekund. När knappen släpps börjar grön knapp att blinka. När fjärrkontrollen fått kontakt med låsenheten börjar den blinka snabbare. Lås upp bostadsdörr. Tryck på den gröna knappen. Samma som ovan. Lås bostadsdörr. Tryck på den röda knappen. Samma som ovan men röd knapp blinkar istället för grön. Slå på knapplås 1 under pågående arbetspass. Slå av knapplås. Inaktivera fjärrkontroll vid arbetspassets slut. Håll inne både grön och röd knapp under en kort stund. Tryck på knapparna i den ordningen som ställts in i det centrala systemet, t.ex. höger, vänster, höger, vänster. Håll inne den röda knappen till dess att en gul lampa på knappen har tänts och sedan släckts. Vid påslaget knapplås blinkar röd knapp i 5 sekunder när du trycker på någon av knapparna. Efter den sista knapptryckningen blinkar grön knapp i 5 sekunder. Samma som vid påslaget knapplås. 1 Knapplås innebär att fjärrkontrollen är låst för att låsa upp och låsa dörrar Version (99)

23 4.3 Rapporter Rapporten Låshändelser visar vilka vårdtagare som en viss personal låst upp dörren hos. I den administrativa rapporten Överblick lås, är det möjligt att söka fram lås baserat på valbara kriterier. Här är det t.ex. möjligt att söka fram de lås som har låg batterinivå. Version (99)

24 5 Modulen - Kvittens & uppföljning 5.1 Grundläggande begrepp I modulen Kvittens & uppföljning registrerar personalen information om de besök som utförs hemma hos vårdtagarna Besök Det som registreras om ett utfört besök är: Personal Vårdtagare Besökets starttid Besökets sluttid Utförda insatser under besöket, t.ex. dusch och städning (beroende på vilka insatser som kommunen använder sig av) Arbetspass och aktiviteter Personalen registrerar besöken kopplat till sitt pågående arbetspass. I systemet är det möjligt att se utförda arbetspass och de besök som registrerats under arbetspasset. Version (99)

25 5.2 Olika mobila verktyg för att passa olika verksamhetsområden Phoniro Care har stöd för att, inom flera olika verksamhetsområden, använda såväl mobiltelefon som digital penna som verktyg för att registrera utförd tid och utförda insatser. I följande avsnitt beskrivs de arbetssätt som vi rekommenderar inom olika verksamhetsområden, beroende på vilken registreringsenhet som används. 5.3 I hemtjänsten - med mobiltelefon som verktyg När mobiltelefonen används som verktyg sker det ofta i kombination med digital nyckelhantering. Därför kommer det i nedanstående beskrivning göras frekventa hänvisningar till avsnittet om digital nyckelhantering Vid arbetspassets start När mobiltelefonerna inte används står de normalt anslutna till laddare på kontoret. Innan personalen ger sig av hem till en vårdtagare tar de en ledig mobiltelefon. Det spelar ingen roll vilken mobiltelefon de tar så länge det är en mobiltelefon som är ansluten till deras egen organisationsenhet. Personalen startar telefonen och sätter därefter igång applikationen i telefonen. När applikationen är startad loggar personalen in med användar-id och lösenord. Systemet verifierar användar-id och lösenord, samt kontrollerar att personalen är kopplad till den aktuella organisationsenheten. Nu ska ett arbetspass startas i telefonen. I vissa versioner av mobilapplikationen startas ett arbetspass med automatik vid inloggning, medan vissa andra versioner kräver att personalen manuellt anger att arbetspasset startas Hemma hos vårdtagare med digital låsenhet Hemma hos vårdtagaren ska ett besök registreras. Om vårdtagaren har en digital låsenhet så görs detta i samband med upplåsning/låsning. Då registreras start av besöket samtidigt som låset öppnas. Om dörren är upplåst vid ankomsten så kan starttiden kvitteras mot låset. Personalen aktiverar då låset genom att trycka på knappen på låsets insida och därefter i telefonen välja att kvittera ankomsten mot låset Hemma hos en vårdtagare utan digital låsenhet Om vårdtagaren inte har en digital låsenhet så har han/hon oftast istället en s.k. kvittensknapp alternativt en s.k. RFID-etikett som kan användas för att kvittera start- och sluttid på besöket. Om det är en RFID-etikett så kvitterar personalen ankomsten genom att hålla telefonen mot etiketten. Om det är en kvittensknapp så kan personalen kvittera ankomsten genom att först välja vårdtagaren i telefonen och därefter trycka på någon av knapparna på Version (99)

26 kvittensknappen. Då skickas en signal till telefonen som kvittens på ankomsten. Förfarandet är lika vid avfärd Vid arbetspassets slut När personalen kommer tillbaka till grupplokalen så är det dags att avsluta och godkänna arbetspasset. Personalen kan granska, redigera och godkänna arbetspasset direkt i mobiltelefonen eller också välja att enbart avsluta arbetspasset i mobiltelefonen och istället granska och godkänna arbetspasset i Phoniro Cares webbgränssnitt. När användaren har loggat ut från mobiltelefonen så ansluts den till en ledig laddare Specialfall - besök som startar eller slutar utanför bostaden I telefonen är det möjligt att starta respektive avsluta besök utanför bostaden. På så vis är det möjligt att mäta exakt tid för de besök som startar eller slutar utanför bostaden (t.ex. ledsagning från eller till vårdcentralen). Phoniro Care håller dock reda på att det inte finns någon kvittens för startrespektive sluttider. Menyvalet i telefonen för att starta och avsluta besök utanför bostad heter i vissa versioner av mobilprogramvaran Starta manuellt och Avsluta manuellt. Version (99)

27 5.4 I hemtjänsten - med digital penna som verktyg Vid arbetspassets start När pennorna inte används står de i dockningsstationer på kontoret. Innan personalen ger sig av hem till en vårdtagare tar de en penna från någon av dockningsstationerna. Det spelar ingen roll vilken penna de tar. Pennor placerade i dockningsstationer för laddning. En pennas laddning kontrolleras på en blankett för batteritest. Innan pennan börjar användas måste den kontrolleras så att den är tillräckligt laddad, detta görs genom att använda blanketten för batteritest. När pennan dras på någon av de linjer som finns på blanketten (se nedanstående bild) kommer pennan att darra till för att visa hur många procents laddning den har. Om pennan darrar innan den sträckande linjen behöver den laddas ytterligare. En del av den laminerade batteritestblanketten. När en penna valts måste användaren tala om för pennan vem man är. Det görs genom att markera med pennan i rutan på personalkortet. Varje personal har ett eget personalkort (se bild nedan). Det räcker att vidröra i rutan med spetsen på pennan. Pennan visar att den registrerat personalen genom att lysa grönt under tiden rutan på kortet markeras och darrar lätt två gånger när pennan lyfts från kortet. Om det känns osäkert om pennan registrerat personalkortet kan registreringen göras igen. Ett personalkort, kortet används för att personal skall kopplas till sina arbetspass. Version (99)

28 5.4.2 Hemma hos vårdtagaren Hemma hos varje vårdtagare sitter en kvittensetikett. Det är en personlig etikett som vanligtvis sitter i dörrkarmen och talar om för pennan vilken vårdtagare den kommit hem till. Etiketten har två rutor, Start och Slut. Kvittensetikettens Start - och Slut -ruta. Kvittensetiketten sitter i vårdtagarens bostad och är unik för denna vårdtagare. När personalen kommer till vårdtagaren markerar de med pennan i Start - rutan. Det krävs inget hårt tryck eller kryss för att pennan skall registrera etiketten, det räcker att vidröra Start -rutan på kvittensetiketten med spetsen på pennan. Pennan visar att den registrerat ankomsten genom att lysa grönt under tiden den vidrör Start - rutan och darrar lätt två gånger när den sedan lyfts från etiketten. Någon gång under besöket markerar personalen vilka insatser som utförts under besöket. Detta kan ske på en blankett i vårdtagarens pärm och/eller på en insatsetikett (se avsnitt Blanketter3.4.3) som sitter i vårdtagarens dörrkarm. När personalen lämnar vårdtagaren markerar de med pennan i Slut -rutan på kvittensetiketten. Nu har pennan lagrat information om vem som har varit hemma hos vårdtagaren, vad du gjort samt när du kom och gick Vid arbetspassets slut När personalen kommer tillbaka till grupplokalen så är det dags att skicka in den registrerade informationen i pennan till Phoniro Care. Detta görs genom att placera pennan i en dockningsstation som är ansluten till en dator. Tänk på att inte sätta ned pennan snett. Det finns risk att informationen inte överförs om pennan inte kommer ända ned i dockningsstationen. Innan pennan placeras i dockningsstationen måste någon vara inloggad på datorn. Datorn får inte vara låst. En dockningsstation, denna används vid laddning av pennan samt vid inskick av arbetspass. Version (99)

29 När pennan placerats i dockningsstationen skall nedanstående meddelande komma upp på skärmen. Detta talar om att överföringen är lyckad och slutförd. Pennan får inte tas ur innan meddelandet kommit upp. Meddelande som visas vid lyckad överföring. När personalen är klar sätter de tillbaka pennan i någon av de lediga dockningsstationerna. Kontrollera att batterilampan på pennan börjar blinka, denna talar om att pennan laddas Specialfall - besök som startar eller slutar utanför bostaden På baksidan av personalkortet finns ett tidkort med en Start - och Slut -ruta. Med detta tidkort är det möjligt att mäta exakt tid för de besök som startar eller slutar utanför bostaden (t.ex. ledsagning från eller till vårdcentralen). Phoniro Care håller dock reda på att det inte finns någon kvittens för startrespektive sluttider. Om besöket avslutas i tvättstugan så registrerar personalen sin ankomst till vårdtagaren genom att markera med pennan på kvittensetiketten i bostaden. När de är färdiga i tvättstugan registrerar de slut på besöket genom att markera med pennan i tidkortets Slut -ruta. Ett tidkort, kortet gör det möjligt att mäta tiden på besök som startar/slutar utanför bostaden. Version (99)

30 5.5 Kvittens & uppföljning inom övriga verksamheter På boende - med digital penna som verktyg Modulen Kvittens & uppföljning kan med fördel även användas på boenden. Uppföljningen kan t.ex. handla om att kvalitetssäkra nattbesök eller att följa upp måltidernas fördelning över dygnet. Normalt brukar den digitala pennan vara det bästa verktyget för uppföljning på boenden, och används då på samma sätt som beskrivs i ovanstående avsnitt Inom funktionshinderområdet med mobiltelefon som verktyg På samma sätt som i hemtjänsten och inom särskilda boenden så används Phoniro Care inom personlig assistans för att kvittera utförda besök och följa upp utförd tid och utförda insatser. Inom personlig assistans används i regel mobiltelefon som inrapporteringsverktyg. Eftersom mobiltelefonen rapporterar in i realtid så är det då möjligt att centralt säkerställa att besöken hos brukarna påbörjas besök i enlighet med vad som är planerat. Användningen är samma som beskrivs i ovanstående avsnitt, men det är vanligast att mobiltelefonen ligger kvar hemma hos brukaren. 5.6 Kvittens & uppföljning för tidmätningar Phoniro Care har stöd för tidmätningar. Detta görs genom att personalen registrerar s.k. kringtid, dvs. icke vårdtagarrelaterade aktiviteter. Vilka typer av kringtidsaktiviteter (t.ex. restid, dokumentation etc.) som ska kunna rapporteras är möjligt att konfigurera i systemet. Mätningarna görs med hjälp av digital penna genom att kombinera tidkortet och ett s.k. kringtidskort. Personalen markerar Start -/ Slut -rutan för kringtidsaktiviteten på tidkortet och markerar sedan vilken typ av kringtidsaktivitet som avses (t.ex. restid eller möten) på kringtidskortet. Version (99)

31 Tidmätningar görs lämpligen under begränsade tidsperioder, men det är även möjligt att kontinuerligt mäta en viss typ av kringtid, t.ex. resor. Kringtidsaktiviteterna syns i arbetspasset. Om Phoniro Care är integrerat till något verksamhetssystem så överförs normalt inte kringtidsaktiviteterna dit. Att använda Phoniro Care för att mäta den totala arbetstidens fördelning Phoniro Care har ett inbyggt stöd för att mäta s.k. direkt och indirekt vårdtagartid, dvs: Direkt vårdtagartid: andel av arbetstiden personalen utför aktiviteter tillsammans med vårdtagaren. Indirekt vårdtagartid: andel av arbetstiden personalen utför aktiviteter som har att göra med vårdtagaren, t.ex. resa till vårdtagare. Annan tid: andel av arbetstiden personalen utför övriga aktiviteter som inte har att göra med vårdtagaren, t.ex. interna möten. Om det finns intresse av att få fram denna typ av statistik är det viktigt att personalen direkt vid starten av arbetspasset registrerar en kringtidsaktivitet (för att markera starten på arbetspasset) och på samma sätt registrerar en kringtidsaktivitet i slutet av arbetspasset för att markera arbetspassets slut. På detta sätt får Phoniro Care information om den totala arbetstiden och kan automatiskt räkna fram statistiken. Detta visas t.ex. i uppföljningsrapporten Produktivitet. Version (99)

32 5.7 Att granska och godkänna registrerad information Informationen som registreras av personalen ska många gånger användas som underlag för både ekonomiska transaktioner och verksamhetsbeslut. Det är därför viktigt att informationen är korrekt. Av den anledningen ska därför personalen godkänna informationen som registrerats under arbetspasset. Det gör man genom att godkänna själva arbetspasset. Om personalen använder en mobiltelefon så kan de granska och godkänna arbetspasset direkt i mobiltelefonen. Om personalen använder en digital penna, eller om personalen känner sig obekväm med att granska och godkänna informationen i mobiltelefonen, så kan de istället granska och godkänna informationen i webbgränssnittet. Version (99)

33 5.7.1 Granska och redigera arbetspass När informationen skickats in till Phoniro Care är det möjligt att titta på den och rätta eventuella felaktigheter i arbetspassen. De individuella arbetspassen nås genom att på startsidan klicka på ikonen Inkorg och därefter på ikonen Godkänn arbetspass. Om någon saknar inloggning till Phoniro Care kan denna fås via en superanvändare i respektive organisation. Siffran (i blå färg) på klossen Godkänn arbetspass visar antal arbetspass som ska godkännas. De användare som har utökad behörighet (t.ex. samordnare) kan även godkänna arbetspass för sina kollegor. I detta fall visas ett filter ovanför listan (se bilden nedan), där det t.ex. är möjligt att välja för vilken personal som du vill se arbetspass. Denna typ av användare har även möjlighet att fånga upp arbetspass som någon i personalen glömt att godkänna. Om en viss tid förlöpt utan att ett registrerat arbetspass har godkänts av personalen så visas detta arbetspass automatiskt i samordnarens lista. Grundinställningen är 72 timmar men tiden kan konfigureras i systemet. På startsidan klickar du på ikonen Inkorg och därefter på ikonen Godkänn arbetspass för att se och godkänna dina arbetspass. Version (99)

34 Ett arbetspass innehåller de aktiviteter som personalen har registrerat, t.ex. besök och kringtid (t.ex. restid). För att titta på ett arbetspass klicka på länken i listan med dess tid och datum. En bild öppnas där de aktiviteter som är utförda under arbetspasset visas. Ett arbetspass med olika aktiviteter (besök och kringtid). Dubbelbemannade besök visas med ikonen Om arbetspasset inte innehåller några felaktigheter kan det godkännas direkt genom att klicka på Godkänn. När ett arbetspass är godkänt markeras det med symbolen och kan inte längre redigeras. I arbetspasset ser man tydligt i listan av aktiviteter om någon av dessa innehåller fel eller om något måste kompletteras. Regelverket i Phoniro Care kan t.ex. vara konfigurerat så att tid måste specificeras om en viss insats har registrerats. I ett sådant fall är besöket markerat med symbolen, och måste kompletteras med nödvändig information innan arbetspasset kan godkännas. Version (99)

35 Redigera besök Genom att klicka på länken till ett besök i arbetspasset kommer du till detaljbilden för besöket. På detaljbilden för besöket kan du se vad som registrerats. Här finns det möjlighet att redigera eventuella felaktigheter, lägga till/ta bort insatser för att sedan spara besöket. Detaljbild för ett specifikt besök. Om det registrerade besöket av någon anledning saknar uppgift om vårdtagare, eller har registrerats på fel vårdtagare, så kan detta ändras. Du kan välja vårdtagare genom att klicka på Välj till höger om fältet. Sök fram rätt vårdtagare och Välj denna. Välj den organisation som besöket skall tillhöra. Om tiderna av någon anledning blivit felaktiga kan detta redigeras i fälten Start och Slut. Om du har glömt att kvittera ankomst eller avfärd är det Version (99)

36 möjligt att systemet varnar genom att meddela att start- och/eller sluttiden bör kontrolleras. Dessa varningar anses som kontrollerade och försvinner när man sparar besöket, oavsett om tiden är ändrad eller inte. Om du har markerat fel insats under besöket kan detta korrigeras genom att du avmarkerar insatsen i listan. Du kan även lägga till nya insatser samt ändra insatsens status från Normal till Avböjd eller Extra. I Phoniro Care är det möjligt att konfigurera en insats så att användaren kan registrera tid för en eller flera specifika insatser. Detta görs i så fall i en separat ruta bredvid insatsen ifråga. Det är även möjligt att konfigurera en insats som artikel, vilket gör det möjligt att ange antal levererade artiklar under besöket. Detta görs i så fall i en separat ruta bredvid insatsen ifråga. I Phoniro Care är det även möjligt att låta användaren specificera tidsåtgång för en del av besöket. Exempel på när detta kan användas är för att specificera hur stor del av besöket som rör service, för att kunna skilja ut denna tid från levererad omsorg. Besökets egenskaper (t.ex. dubbelbemanning) kan redigeras i fältet Egenskaper. Där kan du markera eller avmarkera egenskaperna i listan. När du redigerat klart klickar du på Spara. Besöket sparas och du kommer tillbaka till listan med aktiviteter för det valda arbetspasset. Besökens revisionslista Besöken har en revisionslista som visar när besöket skapades, vem som skapade besöket, vilken mobil enhet som användes för att skapa besöket, om besöket har kvittens för start-/sluttider, om förändringar på start- eller sluttiden gjorts, om besöket har godkänts samt om besöket är exporterat till externt system. Revisionslistan visas endast för den organisation som utfört besöket, om det finns övriga organisationer som också utfört besök på samma vårdtagare syns inte någon revisionslista Registrera besök och/eller kringtidsaktiviteter manuellt i efterhand Om något glömts av eller inte kunnat registreras under ett arbetspass kan detta göras manuellt i efterhand. Ett nytt besök eller en ny kringtid kan registreras genom att klicka på Nytt besök eller Ny kringtid längst upp i arbetspasset. Om ett helt arbetspass ska registreras i webbgränssnittet så görs detta genom att klicka på Nytt arbetspass längst upp på sidan Godkänn arbetspass. Version (99)

37 5.7.3 Registrera gruppaktiviteter I webbgränssnittet är det möjligt att registrera s.k. gruppaktiviteter, dvs. aktiviteter som avser flera vårdtagare. På så vis är det enkelt att registrera t.ex. ett inköp som avser flera vårdtagare. Välj Ny gruppaktivitet i arbetspasset. Välj vilka vårdtagare som ska omfattas av aktiviteten genom att klicka på Välj i rutan för vårdtagare. Besökslängd och eventuella specificerade tider delas upp mellan aktivitetens valda vårdtagare Registrera avböjda besök Om du vill lägga till ett avböjt besök för en vårdtagare gör du det direkt på vårdtagaren. Version (99)

38 Det avböjda besöket kommer nu upp i vårdtagarens lista över besök och markeras med symbolen. Observera: Det är skillnad på att lägga till ett avböjt besök direkt på vårdtagaren och att registrera avböjda insatser på ett besök i ett arbetspass. Ett avböjt besök som registreras direkt på vårdtagaren har aldrig ägt rum, medan besök som registreras på ett arbetspass faktiskt måste ägt rum, även om alla insatser avböjts Godkänna arbetspass Ett arbetspass godkänns genom att klicka på Godkänn under arbetspasset. Godkända arbetspass exporteras under nästa natt till systemets rapporttabeller. Det är alltså först nästa dag som ett godkänt arbetspass används som underlag i systemets rapporter. Godkända arbetspass kommer också, till skillnad från ej godkända arbetspass, att exporteras till andra system via eventuella integrationer Ångra godkännande Det är möjligt att ångra godkännande (dvs. låsa upp) ett godkänt arbetspass. Denna funktion finns på sidan Arbetspass som hittas direkt på startsidan. Klicka på Ångra godkännande längst ned i ett låst arbetspass för att låsa upp det. Arbetspasset kan nu återigen redigeras på sidan Godkänn arbetspass i Inkorgen. Förutsättningen är att besök eller anteckningar inom arbetspasset inte får ha exporterats till externt system. Ett upplåst arbetspass försvinner i rapporterna, och kommer med i rapporterna igen dagen efter. Detta beror på att arbetspassen exporteras till de underliggande rapporttabellerna en gång per natt. Behörigheten att kunna Ångra godkännande går att styra till olika behörighetsroller. På så vis är den också möjlig att stänga av helt Spärrdatum Den centrala administratören av systemet har möjlighet att lägga ett spärrdatum som förhindrar nyregistrering eller förändring av besök och kringtider innan angivet datum. Detta är t.ex. användbart i samband med ersättningshantering då ett spärrdatum kan sättas i samband med att underlaget för ersättningen tas ut från Phoniro Care. I detalj stoppar ett spärrdatum nyregistrering eller redigering av besök, kringtider och avböjda besök som har ett startdatum tidigare än angivet spärrdatum. Avböjda besök kan inte heller tas bort. Det går inte heller att ångra godkännandet av arbetspass med starttid innan senaste spärrdatum. Version (99)

39 5.7.8 Okopplade arbetspass (endast digital penna) Vid användning av digital penna kan ett arbetspass bli okopplat om personalen missat att markera med pennan på personalkortet. Arbetspasset hamnar då på sidan Koppla arbetspass i Inkorgen. Där kan arbetspasset enkelt kopplas till rätt personal Överlagring (endast digital penna) Vid användning av den digitala pennan kan två olika besök registreras som ett enda besök, om personalen missar att avsluta besök nr 1 och därefter missar att starta besök nr 2. Pennan förstår inte att ett nytt besök har påbörjats eftersom ingen kvittensetikett separerat det ena besöket från det andra. Detta resulterar i att det som skrevs vid första besöket slås ihop med det som skrevs vid det efterföljande. Ett överlagrat besök känns igen då systemet med röd text meddelar att överlagring och vårdtagare bör kontrolleras. Så här rättar du ett överlagrat besök: Klicka på det besök som är överlagrat. Du får nu upp en sida där du kan redigera ditt överlagrade besök. Välj Dela upp längst ned på sidan för att dela upp besöket på flera vårdtagare. Sidan delas upp i två delar, Befintligt besök och Nytt besök. Du skall fördela informationen under Befintligt besök över de båda delarna så att det finns två korrekta besök. Lägg eventuellt till och ta bort information. Det överlagrade besöket delas upp på sidan Dela upp besök. Så här delar du upp det överlagrade besöket: Version (99)

40 1. Markera de blanketter och etiketter som skall tillhöra det nya besöket. För att välja en blankett markerar du i rutan ovanför denna. 2. Välj vårdtagare för de båda besöken. Klicka på Välj och en sökruta kommer upp där du kan söka efter din vårdtagare med hjälp av förnamn, efternamn, personnummer och/eller vårdtagarnummer. Klicka på Välj när du hittat och markerat vårdtagaren. Välj den organisation som besöket skall tillhöra. 3. Välj datum för besöken. Klicka på Välj och en kalender kommer upp där du kan välja det datum respektive besök utfördes. Välj även start- och sluttid för de två besöken i listorna. 4. Lägg till och ta bort insatser och egenskaper i besöken så att de stämmer överens med dina utförda besök. Markera de egenskaper och insatser som skall tillhöra det nya besöket under Nytt besök. Avmarkera de egenskaper och insatser som inte hör till det befintliga besöket under Befintligt besök. Ange respektive insats eventuell status (Avböjd, Extra, Normal). 5. Lägg till och ta bort anteckningar på besöken. Ett besök kan ha flera anteckningar. Lägg till en anteckning genom att klicka på Ny anteckning. Ta bort en anteckning genom att klicka på Ta bort anteckning. Ge anteckningen en typ, exempelvis Arbetsanteckning, genom att välja i listan ovanför textfältet. Du kan även markera i rutan Händelse av vikt om anteckningen innehåller just detta. 6. Du skall nu ha två besök med rätt personal, vårdtagare, tid, insatser och egenskaper samt anteckningar. Klicka på Spara för att bekräfta uppdelningen av besöket. Besöken kommer nu upp i listan för det valda arbetspasset. Om det överlagrade besöket innehåller besök hos fler än två vårdtagare måste besöket delas upp i flera omgångar till dess att det finns ett besök hos varje vårdtagare. Version (99)

41 5.8 Koppling av besök till organisationsenhet När ett besök registreras så kopplas det automatiskt till en organisationsenhet. Detta är en central del i Phoniro Care eftersom t.ex. många rapporter utgår från denna koppling. Phoniro Care använder en prioriteringsordning för att räkna ut vilken organisationsenhet som det registrerade besöket ska kopplas till: 1. Besöket kopplas till den organisation som pennan/mobiltelefonen är kopplad till, förutsatt att vårdtagaren har en aktiv beställning till denna organisation. 2. Om ovanstående villkor ej gäller så kopplas besöket till den organisation som både vårdtagaren och personalen är kopplad till, dvs. en gemensam nämnare mellan vårdtagare och utförande personal. 3. Om inget av ovanstående villkor gäller så kopplas besöket till den organisation dit pennan/mobiltelefonen är kopplad. Ovanstående prioriteringsordning kan konfigureras om annan ordning önskas. 5.9 Regelverk för registrering av besök och kringtidsaktiviteter Den utförda tiden och de utförda insatserna ligger ofta till grund för ersättning till utförarna av hemtjänsten. Phoniro Care har ett starkt regelverk som kan ge stöd till personalen vid registreringen av besöken, så att all nödvändig information rapporteras in på rätt sätt. Detta är till nytta om t.ex. ersättningsmodellen kräver kompletterande information om insatser av olika slag blandas under besöken. Regelverket konfigureras helt efter kundens önskemål och kan förändras om behov uppstår. Kontakta vår support så får du hjälp av en konsult att specificera era behov och önskemål. Nedanstående regler är möjliga att använda Regler för besöksregistrering avseende tid För hantering av tid finns följande regler som styr så att: Starttiden för ett besök inte är för långt bakåt i tiden från det datum besöket skapades. Starttiden för ett besök inte är för långt framåt i tiden från det datum besöket skapades. Besökstiden inte överstiger ett visst värde. Besökstiden inte understiger ett visst värde. Denna regel fungerar enbart vid registrering med mobiltelefon. Tiden för en kringtidsaktivitet inte överstiger ett visst värde. Version (99)

42 Dubbelbemannade besök med avprickade insatser har specificerad tid för den dubbelbemannade tiden. Det finns specificerad total tid för avböjda insatser om någon av de konfigurerade insatserna är avböjda. Det finns specificerad tid av typen "Total tid för ej utförda insatser", om det finns någon avböjd insats inom besök. Om en viss (parameterstyrd) insatskategori är blandad med andra insatskategorier så är det tvingande att ange en specificerad tid av typen "Total tid för en viss insatskategori". Det är möjligt att undanta vissa andra (parameterstyrda) insatskategorier. Avböjda insatser samt insatser av typen "Skattad tid utöver besökstiden" är också undantagna. En speciell, parameterstyrd, insats inte får förekomma tillsammans med insatser som tillhör någon annan insatskategori än den själv tillhör, utan att det är angivet en specificerad tidsåtgång av typen "Total tid för en viss utförd insats". Detta gäller dock ej om insatsen är avböjd. Om det finns någon avböjd insats inom besök så är det tvingande att ange en specificerad tidsåtgång av typen "Total tid för ej utförda insatser". Denna regel gäller inte om alla insatser på ett besök är avböjda. Avböjda insatser krävs för att avböjd tid ska få specificeras Regler för besöksregistrering avseende insatser För hantering av insatser finns följande regler som styr så att: Besök med blandade insatskategorier inte tillåts. Denna regel gäller normala och avböjda besök. Besök måste innehålla avprickade insatser med två inställningsmöjligheter: o o Om man vill att dubbelbemannade besök ska omfattas av regeln Om man vill att avböjda insatser ska omfattas av regeln En insats inte får utföras (normal eller extra) tillsammans med andra insatser. Avböjda besök måste innehålla avböjda insatser En viss insats inte får utföras tillsammans med andra insatser, förutom vissa undantagna insatser. Insatser i en eller flera utvalda (s.k. solitära) insatskategorier inte får registreras tillsammans med insatser från andra insatskategorier. Avböjda besök måste innehålla avböjda insatser eller dubbelbemanning Version (99)

43 Insatser i ett utfört besök måste finnas i en aktiv beställning till organisationen. Om det på besöket finns en specificerad tidsåtgång av en viss kategori så måste besöket också innehålla en avprickad insats av en viss kategori Övriga regler för besöksregistrering Det finns även regler som styr så att: Besök inte får registreras under frånvaroperiod, förutom besök med vissa undantagna insatser. Besök och kringtid får inte överlappa varandra i ett arbetspass. Ett dubbelbemannat besök inte får innehålla några utförda insatser. Pågående arbetspass får inte avslutas inom en viss tid från sista aktiviteten. Beställningar måste innehålla insatser. OBS! Detta påverkar även befintliga beställningar som därför bör justeras. Beställda insatser endast får förekomma 1 gång per vårdtagare, organisation och period. OBS! Detta påverkar även befintliga beställningar som därför bör justeras. Denna regel bör även kombineras med ovanstående regel avseende beställningar. Vårdtagarens frånvaroperioder inte får överlappa varandra. Det finns fyra regler som kan användas tillsammans om kunden använder sig av spärrdatum: Specificerad tidsåtgång o o o o Regel som stoppar redigering och upplägg av besök och kringtid som avser datum innan senaste spärrdatum. Regel som stoppar redigering och upplägg av avböjda besök som avser datum innan senaste spärrdatum. Regel som stoppar radering av avböjda besök som avser datum innan senaste spärrdatum. Regel som inte tillåter ångrande av ett godkänt arbetspass som innehåller besök eller kringtid som avser datum innan senaste spärrdatum. Ett besök kan innehålla en eller flera typer av specificerad tidsåtgång som styr hur personalen måste fördela besökstiden. Total tid för en viss insatskategori Specificera tidsåtgången för ex. serviceinsatser i ett besök som innehåller både service- och omvårdnadsinsatser Version (99)

44 Total tid för en viss insats Specificera tidsåtgången för en viss insats i ett besök som också innehåller insats av annan kategori, ex. Delegerad HSL Total tid för avböjda insatser Specificera tidsåtgången för avböjda insatser i ett besök Total tid för dubbelbemanning Specificera tidsåtgången för dubbelbemannade insatser i ett besök Version (99)

45 5.10 Rapporter Den information som lagras om vårdtagaren i Phoniro Care är möjlig att använda för uppföljning av många olika slag. Det kan handla om uppföljning av ett biståndsbeslut, allmänna kvalitetsuppföljningar eller underlag för ekonomiska avgiftstransaktioner. Nedan visas en sammanställning över standardrapporterna i modulen Kvittens & Uppföljning. På följande sidor ges en kort beskrivning av varje rapport och det finns även med en bild av rapporten. Observera att varje rapport endast innehåller demonstrationsdata Rapporter på lokal nivå Rapporter på lokal nivå visar data för den organisationsenhet som användaren loggat in på. Normalt används dessa rapporter av utförarorganisationen. Version (99)

46 Phoniro Care har ett antal standardiserade rapporter. Dessa visas i listan under Standardrapporter. Det är även möjligt att ta fram kundspecifika rapporter i Phoniro Care. Dessa visas i listan under Kundspecifika rapporter. Nedan beskrivs de standardrapporter som finns i Phoniro Care Utförda besök Utförda besök visar en summering av de besök som aktuell organisationsenhet har utfört hos organisationens vårdtagare. Listan har en sorteringsfunktion som t.ex. gör det möjligt att snabbt söka fram de vårdtagare som har mindre besökstid än vad som är beställt. I listan visas de vårdtagare som personal på organisationsenheten har utfört besök hos. Om personal har utfört besök hos vårdtagare som inte har beställning till organisationsenheten så kommer dessa vårdtagare m.a.o. ändå att finnas med i listan. Besök som utförts av andra organisationsenheter finns inte med i summeringen för respektive vårdtagare. En summering av samtliga besök hemma hos vårdtagaren (även de som utförts av andra organisationsenheter) återfinns på Uppföljning för respektive vårdtagare (se kapitel 8.8). Kolumnbeskrivning: Tid (timmar & minuter) Besök Insatser Utförd: totalt sammanlagd besökstid Varav skattad: tid av "Utförd" som är skattad Varav dubbel: tid av "Utförd" som är dubbelbemannad Beställd: Beställd tid/månad som är inlagd i Phoniro Care Utförda: totalt antal besök Varav dubbel: antal av "Utförda" som är dubbelbemannade Avböjda: antal av "Utförda" som är avböjda Utförda: totalt antal rapporterade insatser Varav extra: antal av "Utförda" som är extrainsatser Avböjda: antal avböjda insatser Version (99)

47 Det är möjligt att välja år och månad samt att sortera listan på olika sätt. I listboxen kan man sortera på t.ex. mer utförd tid än beställd eller på mindre utförd tid än beställt. Det är även möjligt att exportera informationen till Excel Produktivitet Produktivitet visar hur personalens arbetstid fördelar sig på s.k. direkt och indirekt vårdtagartid samt övrig tid. Kringtider är sådana insatser som ej är direkt vårdtagartid. Vilka dessa kringtider ska vara kan man själv välja. Exempel på kringtider kan vara restid, dokumentation, planering mm. Nedan beskrivs de kolumner som ingår i rapporten: Version (99)

48 Besökstid: andel av arbetstiden där personalen utför aktiviteter tillsammans med vårdtagaren (% av arbetspassens tid). Detta brukar ofta kallas för direkt vårdtagartid. Övriga kolumner är tid som registrerats med det s.k. kringtidskortet (% av arbetspassens tid). Dessa aktiviteter kan endera vara indirekt kopplade till en vårdtagare, t.ex. resor, eller också helt utan koppling till vårdtagare, t.ex. ATP. Kolumnen Ej redovisad summerar den del av arbetstiden som varken registrerats på besök eller på kringtidsaktiviteter (% av arbetspassens tid). Denna tid är förstås inte relaterad till vårdtagaren. Total tid är den sammanlagda tid som personalen registrerat i sina arbetspass (från starttiden vid första registreringen till sluttiden vid sista registreringen). Som visas i bilden ovan så summeras tiden för den organisationsenhet som jag valt samt denna enhets eventuella underliggande enheter. Om enheten har underliggande enheter så visas dessa också i rapporten. I exemplet ovan så är Centrums tider summan av de tider som registrerats av personalen på Fågelvägen och Solrosen. Om Centrum skulle ha egen personal som är direkt kopplad till Centrum så skulle denna tid också ligga med i summeringen för Centrum Avvikelser Avvikelser visar avvikelser från alla besök som utförts av samtliga organisationer hos vårdtagaren. I listan visas de vårdtagare som personal på organisationsenheten har rätt att se, dvs. de vårdtagare som har en gällande beställning till organisationsenheten För att göra det möjligt att snabbt se en tendens så visas avvikelser för både den valda månaden och de tre föregående månaderna. I denna rapport är det möjligt att följa upp avvikelser i verksamheten. Här visas avvikelser i form av antal avböjda besök och insatser samt antal anteckningar som är markerade med "Händelse av vikt". Rapporten visar även antal extra insatser som blivit utförda hos respektive vårdtagare. Det är sedan möjligt att sortera listan så att man enkelt kan se vilka vårdtagare har många avvikelser. Version (99)

49 Utförda insatser per vårdtagare Rapporten visar antalet utförda insatser för vald organisation och period grupperat på vårdtagare. Håller man muspekaren över kolumnen så ser man vilken insats som avses. Rapporten är nedan uppdelad i två delar för att den ska bli tydligare i detta dokument. Version (99)

50 Utförda insatser per personal Rapporten visar antalet utförda insatser för vald organisation och period grupperat på personal. Håller man muspekaren över kolumnen så ser man vilken insats som avses. Rapporten är nedan uppdelad i två delar för att den ska bli tydligare i detta dokument. Version (99)

51 Version (99)

52 Kontinuitet Här visas personalkontinuitet baserad på en statistisk teori där antal olika personal står i relation till antal omsorgstimmar. Ange en målsättning för hur många olika personer ("Norm antal personal") ur personalen som en brukare rimligen ska träffa under en viss mängd omsorgstimmar ("Norm antal timmar"). Exempel: Målet är att en brukare under 10 omsorgstimmar inte ska behöva träffa mer än 3 olika personer (värden: "Norm antal personal" = 3 och "Norm antal timmar" = 10). Rapporten listar då brukarna och visar i procent hur många personer ur personalen som besökt brukarna med utgångspunkt från de angivna förutsättningarna. En låg procentsats visar på en god personalkontinuitet och en hög procentsats på en sämre personalkontinuitet. Tid visas i timmar och minuter. Version (99)

53 Grafisk översikt, besök/ kringtid Grafisk översikt över personalens besök och eventuella kringtider. Rapporten visar en översikt över personalens besök och eventuella kringtider. Grön: Besök Rosa: Besök med blandade insatskategorier Gul: Kringtid Version (99)

54 Besökslängd och kvittenser Rapporten visar mängden korrigeringar som gjorts på organisationsenhetens besök och även hur stor andel av besöken som har kvittens (dvs. som startat respektive slutat i bostaden). Rapporten visar informationen uppdelad på organisationsenhetens personal Enskild insats över dygn Rapporten visar hur en viss insats har levererats över dygnet. PÅ så vis är det t.ex. möjligt att följa upp när på natten som en vårdtagare får nattillsyn. Version (99)

55 Besökslängd utifrån kombination av insatser Denna rapport visar genomsnittstider för besök där vissa insatser har utförts. Rapporten kan användas för att t.ex. räkna fram schablontider. Version (99)

56 Personalkontinuitet för besök Denna kontinuitetsrapport visar hur personalkontinuiteten fördelar sig, genom att lista antalet vårdtagare som haft besök av ett visst antal personal. Rapporten kan filtreras på flera olika sätt för att t.ex. se kontinuitet för vissa insatser eller under en viss period på dygnet. Version (99)

57 Grafisk frånvarorapport Rapporten visar en grafisk översikt över frånvaroperioder, i en vald period, för vårdtagare som har beställning, under perioden, till vald organisation. Frånvaroperioder indikeras med grön färg och extra information kan fås från varje frånvaro genom att hålla muspekaren över de gröna cellerna. Dagens datum visas med en ljusbeige bakgrundsfärg och söndagar, inte alla helgdagar, visas med ljusröd bakgrundsfärg. Rapporten är begränsad, av utrymmesskäl, till att maximalt visa en period om 40 dagar. Snabbsökningarna "Nästa"- och "Föregående månad" utgår från startdatumets månad. Version (99)

58 5.12 Rapporter på central nivå Rapporter på central nivå visar data för samtliga vårdtagare och samtliga utförarorganisationer i kommunen Besökslängd och kvittenser Rapporten visar mängden korrigeringar som gjorts av kommunens olika utförare, och även hur stor andel av besöken som har kvittens (dvs. som startat respektive slutat i bostaden). Version (99)

59 Utförda besök Rapporten utförda besök på central nivå fungerar på exakt samma sätt som på lokal nivå, med den skillnaden att samtliga vårdtagare visas i listan. Det är också möjligt att sortera rapporten på vårdtagarlistor, för att t.ex. visa vårdtagare för en viss biståndshandläggare Personalkontinuitet för besök Rapporten fungerar på samma sätt som motsvarande rapport på lokal nivå. Version (99)

60 5.13 Rapporter på vårdtagarnivå Även på en enskild vårdtagare finns det rapporter att tillgå Utförda besök Utförda besök visar en summering av alla besök som utförts av samtliga organisationer hos vårdtagaren. Om det är fler än en organisation som utfört besök hos vårdtagaren så kommer rapporten att ha flera rader, en för varje organisation. Rapporten Utförda besök under vårdtagaren. Version (99)

61 Avvikelser Avvikelser visar avvikelser från alla besök som utförts av samtliga organisationer hos vårdtagaren. För att göra det möjligt att snabbt se en tendens så visas avvikelser för både den valda månaden och de tre föregående månaderna Grafisk översikt över vårdtagarens besök Rapporten visar en grafisk översikt över vårdtagarens utförda besök för en period på sju dagar. Det är möjligt att ställa in hur stor del av dygnet som ska visas Kundspecifika rapporter I Phoniro Care finns det stöd för att utveckla kundspecifika rapporter. Det är mycket vanligt eftersom nästan alla kunder har specifika informationsbehov samt att avgifts- och ersättningsmodeller nästan alltid är olika hos respektive kommun. Kontakta Phoniros support så får du hjälp av en konsult att specificera era behov och önskemål. Version (99)

62 6 Modulen - Dokumentation I dokumentationsmodulen använder personalen den digitala pennan för att dokumentera hos vårdtagaren. Det kan handla om allt från att skriva daganteckningar till att upprätta en genomförandeplan. 6.1 Grundläggande begrepp Anteckningstyper Anteckningar i Phoniro Care kopplas alltid till en viss anteckningstyp. Anteckningstyperna kan konfigureras enligt önskemål för att t.ex. kunna hålla reda på anteckningar av olika typer eller anteckningar inom olika lagrum. 6.2 I hemtjänsten eller på ett boende med digital penna som verktyg Att skriva dokumentation Personalen dokumenterar med den digitala pennan på blanketter som är försedda med det mönster som beskrivs i tidigare avsnitt. Hanteringen av pennan är precis samma som beskrivs avseende modulen Uppföljning & kvittens med digital penna som verktyg. I slutet på arbetspasset placerar personalen den digitala pennan i en dockningsenhet varpå den skrivna informationen överförs via den lokala datorn till Phoniro Care. Phoniro Care tolkar den handskrivna informationen och omvandlar den till digitala kopior av blanketterna samt handskriftstolkad data. Version (99)

63 6.2.2 Att granska och godkänna dokumentation För att säkerställa att dokumentation är korrekt måste alla anteckningar (precis som den registrerade besöksinformationen) granskas och godkännas av personalen. Detta sker i Inkorgen. Godkännandet sker på två olika sätt beroende på om dokumentationen gjorts hos en vårdtagare med kvittensetikett, eller om den skett hos en vårdtagare utan kvittensetikett. Se nedan för beskrivning av de två olika varianterna Dokumentera hos vårdtagare med kvittensetikett Det är mycket vanligt att använda den digitala pennan för att både registrera besök (modulen Kvittens & uppföljning) och för att dokumentera. Personalen registrerar då start och slut av besöket på en kvittensetikett. Med hjälp av kvittensetiketten kan Phoniro Care automatiskt koppla de anteckningar som personalen skriver under besöket till rätt vårdtagare, även om anteckningarna skrivs på en helt ny blankett. Dessa anteckningar godkänns tillsammans med de registrerade besöken på sidan Godkänn arbetspass, i Inkorgen (se avsnittet om Kvittens & Uppföljning) Dokumentera hos vårdtagare utan kvittensetikett Det är även möjligt att använda den digitala pennan för dokumentation utan kvittensetikett. Detta är t.ex. fallet då personalen använder en mobiltelefon i kombination med den digitala pennan, där mobiltelefon används för upplåsning/besöksregistring och den digitala pennan används för dokumentation. Detta är också fallet om modulen Dokumentation används separat utan modulen Kvittens & uppföljning, vilket t.ex. kan vara intressant på ett äldreboende där man vill använda pennan för dokumentation men inte är intresserade av tid- och insatsuppföljning. Version (99)

64 Dokumentation som skrivits utan kvittensetikett godkänns på sidan Godkänn anteckningar, i Inkorgen. Samtliga anteckningar som skrivits under ett arbetspass kan granskas och redigeras på en och samma gång. Vid dokumentation utan kvittensetikett kopplas anteckningen till rätt vårdtagare tack vare att varje blankett kopplas till en specifik vårdtagare. Nya blanketter måste alltså kopplas till rätt vårdtagare för att anteckningarna ska hamna rätt. Detta görs på sidan Koppla manuellt. Blanketter som ska användas utan kvittensetikett måste konfigureras för detta. Kontakta er verksamhetskonsult för mer information. Version (99)

65 6.2.5 Att läsa dokumentation För enskild vårdtagare Dokumentation för den enskilda vårdtagaren finns i en överskådlig vy under vårdtagaren. Översiktsbild istället för loggbok Dokumentationsmodulen har funktionalitet för att visa en översiktsbild för alla vårdtagare som är kopplade till organisationsenheten. Denna funktion ersätter den loggbok som ofta används i t.ex. grupplokalen för att notera om det finns dokumentation att läsa för några vårdtagare. För att snabbt uppdatera sig om läget för organisationsenhetens vårdtagare har dokumentationsmodulen en funktion för att visa anteckningar för vårdtagarna samlade på ett och samma ställe. För att nå dessa från startsidan klickar du på ikonen Anteckningar. Version (99)

66 En anteckning kännetecknas av symbolen. Anteckningarna är sorterade på vårdtagare. Du ser anteckningar för de vårdtagare som har en beställning till den/de organisationer du har behörighet till. Anteckningar som exporterats till ett extern system markeras med symbolen, symbolen talar om att anteckningen är låst för redigering. 6.3 Lägga till en anteckning direkt i webbgränssnittet Du kan enkelt lägga till en anteckning som inte är kopplad till någon aktivitet under Anteckningar för vårdtagaren ifråga. En sådan manuellt upplagd anteckning är direkt kopplad till vårdtagaren, utan koppling till besök eller arbetspass. Så här lägger du till en anteckning direkt på vårdtagaren: På startsidan klickar du på ikonen Vårdtagare, och söker där fram vårdtagaren ifråga. Markera vårdtagaren i listan, sedan klickar du på ikonen Anteckningar. För att lägga till en anteckning direkt på vårdtagaren klickar du på Ny anteckning. Version (99)

67 Vårdtagarens anteckningar är samlade på sidan Anteckningar under vårdtagaren. På sidan Ny anteckning lägger du till datum, tid, anteckningstyp och skriver in din anteckning. Välj datum och tid för anteckningen. Välj en anteckningstyp i listan och skriv in din anteckning i rutan. För att godkänna och låsa anteckningen markeras rutan Jag vill godkänna och låsa anteckningen. Detta innebär att anteckningen blir låst för redigering och (vid integration) är klar för att överföras till externt system. Anteckningen finns nu med i listan över vårdtagarens anteckningar. 6.4 Print on demand Phoniro Care har stöd för s.k. Print on demand, vilket gör det möjligt att skriva ut nya blanketter (för användning med digital penna) direkt på en skrivare i nätverket. För att detta ska vara möjligt så måste ni som kund först köpa s.k. mönsterlicenser från Phoniro. Dessa licenser innehåller det mönster som trycks Version (99)

68 på blanketterna. Mönsterlicenserna skickas som filer och kan laddas upp i systemet via webbgränssnittet. När blanketter skrivs ut på skrivaren hämtas mönster till blanketterna från licensfilen. Kontakta vår support för mer information. 6.5 Att använda Phoniro Care inom hemsjukvård Eftersom Phoniro Care har stöd för all typ av pappersdokumentation så passar förstås även lösningen inom hemsjukvård, genom att personalen helt enkelt dokumenterar med den digitala pennan. Phoniro Care har även en tilläggsmodul som gör det möjligt att låta patienten själv använda den digitala pennan för att föra en s.k. Hälsodagbok. I Hälsodagboken kan vårdtagaren uppskatta subjektiva upplevelser, som t.ex. andfåddhet eller smärta. Informationen skickas från pennan, via en kommunikationsenhet, till den centrala servern där den kan läsas av vårdgivaren. Lösningen har inbyggda larmfunktioner som skickar SMS till larmtelefon om vårdtagaren t.ex. inrapporterar värden som överstiger individuellt anpassade gränser. Hälsodagboken kan även användas för att skriva meddelanden till vårdgivaren. 7 Modulen - Integration Phoniro Care har en väl utbyggd integrationsmodul med färdiga integrationer till de flesta på marknaden förekommande verksamhetssystem. Detta gör det möjligt att överföra information om vårdtagare från verksamhetssystemet till Phoniro Care samt information om besök och dokumentation från Phoniro Care till verksamhetssystemet. Modulen har också generella informationsgränssnitt som gör det möjligt för externa system att hämta information från Phoniro Care. Integrationerna fungerar på lite olika sätt beroende på verksamhetssystem. Kontakta Phoniros support så får du hjälp av en konsult att specificera era behov och önskemål. Version (99)

69 8 Vilka uppgifter lagras om vårdtagaren? Det finns en mängd uppgifter om vårdtagaren på sidan Uppgifter om vårdtagare. Beroende på vilka moduler som används i Phoniro Care kan du här söka information om personuppgifter, besök, anteckningar, blanketter, kvittensetiketter/kvittensknappar, beställningar, relationer, frånvaroperioder och uppföljning. Du når vårdtagarinformationen genom att på startsidan klicka på ikonen Vårdtagare. På sidan Vårdtagare söker du fram vårdtagare genom att fylla i för-, efternamn, personnummer och/eller vårdtagarnummer. Klicka på Sök. Välj där efter vårdtagare genom att klicka på denne i listan. Sökväg: Startsida/Vårdtagare / Vårdtagarens namn. Alla uppgifter om vårdtagaren finns på sidan Uppgifter om vårdtagaren. Nedan följer en kort förklaring av varje uppgiftsområde: 8.1 Personuppgifter Här visas vårdtagarens personuppgifter, adresser, telefonnummer och E- postadresser. Här finns även information om anhöriga under kommentarer. Version (99)

70 Det går att skapa egna listor med egenskaper som syns här, t.ex. om personen bor i tätort eller på landsbygd. 8.2 Besök Här visas besök hos vårdtagaren. Du kan söka fram ett besök genom att ange datum och/eller personal och sedan klicka på Sök. Besök som innehåller bilder på blanketter markeras med symbolen. För att se dessa klicka på symbolen. Du kan registrera ett avböjt besök genom att klicka på Nytt avböjt besök. Se vidare avsnitt 4.4 Manuellt registrerad information. 8.3 Anteckningar Här visas vårdtagarens anteckningar. Du kan söka fram en anteckning genom att ange datum och/eller markera "Endast händelse av vikt" och sedan klicka på Sök. För att redigera en tidigare registrerad anteckning klicka på anteckningen i listan, se avsnitt Besök. Anteckningar skrivna av annan organisation, i samband med en aktivitet eller som exporterats till ett externt system kan inte redigeras. Dessa är markerade med symbolen. Du kan registrera en anteckning för vårdtagaren genom att klicka på "Ny anteckning". Se vidare avsnitt 4.4 Manuellt registrerad information. 8.4 Blanketter Här visas de blanketter som är kopplade till vårdtagaren. Du kan söka på blankettyp genom att välja i listan och klicka på "Sök". Klicka på en blankett i listan för att få upp en större bild av den. Du kan i listan se blankettens datum för första respektive senaste användning. 8.5 Kvittensetiketter/kvittensknappar Här visas kvittensetiketter/kvittensknappar som är kopplade till vårdtagaren. 8.6 Beställningar Här visas vårdtagarens beställningar för organisationen. Du kan se kommande, pågående och avslutade beställningar. 8.7 Relationer Här visas vårdtagarens relationer till personal inom organisationen. I listan syns namn på exempelvis kontaktman eller biståndshandläggare. 8.8 Frånvaroperioder Här visas en lista på vårdtagarens frånvaroperioder som registrerats i Phoniro Care. Om man klickar på en frånvaroperiod får man utförligare information och man kan bl.a. se vem och när frånvaroperioden har registrerats eller ändrats. Version (99)

71 8.9 Platser 8.10 Lås Här visas om vårdtagaren är kopplad till en huvudentré som kan öppnas med Phoniros lösning för digital nyckelhantering. Här visas om vårdtagaren har en digital låsenhet. 9 Administration 9.1 Grundläggande begrepp i systemet Vårdtagare Ett grundläggande begrepp i systemet är förstås vårdtagare. Varje vårdtagare i systemet måste ha information om personnummer, förnamn och efternamn, men även andra uppgifter som adress och telefonnummer är möjliga att lagra Personal Även personal är ett grundläggande begrepp och på samma sätt som vårdtagare måste varje personal i systemet ha personnummer, förnamn och efternamn. Anledningen till systemet måste lagra personnummer för personalen är för att undvika dubbletter Användarkonto Varje personal som registreras i systemet erhåller också ett användarkonto för att logga in i systemet Organisation Systemet lagrar en organisationsstruktur som speglar verksamheten. Såväl vårdtagare som personal kan kopplas till flera olika organisationer i systemet. En personal kan via sitt användarkonto ha behörighet att logga in på en eller flera organisationsenheter. Det är dock möjligt att ha olika hög behörighet (dvs. tillhöra olika behörighetsroller) på olika organisationsenheter. Exempel: Vårdtagare Agda Andersson har hjälp av både Näckrosens hemtjänst och Solrosens hemtjänst och kopplas därför till bägge dessa organisationsenheter. Personalen Berit Jonsson arbetar på Näckrosens hemtjänst men rycker ibland in som vikarie på Solrosens hemtjänst. Hon kopplas därför till bägge dessa organisationsenheter. Personalen Berit Jonsson har ett användarkonto som ger henne behörighet att logga in med rollen Enhetschef på Näckrosens hemtjänst. Version (99)

72 På Solrosens hemtjänst har hon dock bara behörigheten Användare, eftersom hon bara är vikarie där. Om en personal har behörighet till flera olika organisationer får han/hon i samband med inloggningen välja vilken organisation som man vill arbeta med. Längst upp till höger i webbgränssnittet finns menyvalet Välj organisation som gör det möjligt att växla mellan de olika organisationer som personalen har behörighet till Beställning Beställningen är det som kopplar samman en vårdtagare med en organisationsenhet. En beställning innehåller information om: Vilken vårdtagare som avses Vilken organisationsenhet som ska utföra arbetet Startdatum för beställningen och ev. även slutdatum. Vilka insatser som ska utföras En vårdtagare kan ha flera beställningar till olika organisationsenheter. 9.2 Administration av grundinformation Vårdtagare En vårdtagare kopplas till en eller flera organisationer genom s.k. beställningar. En beställning innehåller information om vårdtagare, organisation, startdatum, ev. slutdatum samt ev. även information om vilka insatser som ska utföras. Om ni som kund har integration behöver ni aldrig registrera nya vårdtagare i Phoniro Care då de förs över från ert verksamhetssystem med automatik. Om detta ej är fallet så måste administrationen ske i Phoniro Care. I Phoniro Care kan vårdtagare administreras lokalt eller centralt. Den centrala administrationen är märkt med en jordglob. Vid lokal administration kan t.ex. en enhetschef (som enbart har behörighet att se information som är kopplat till den lokala enheten) själv registrera nya vårdtagare. När en ny vårdtagare registreras via den lokala administrationen så skapas med automatik en beställning som kopplar ihop vårdtagaren och den aktuella utförarenheten. Version (99)

73 Vid central administration är det möjligt att se och administrera alla kommunens vårdtagare. Registrering av ny vårdtagare Nedan beskrivs registrering av nya vårdtagare. Den administration som beskrivs är lokal administration. Den centrala administrationen är snarlik förutom att beställningar till organisationer görs som ett separat steg efter registreringen av vårdtagare. Så här registrerar du en vårdtagare: 1. På startsidan klickar du på ikonen Administration, sedan på ikonen Vårdtagare. 2. Klicka på Ny vårdtagare. Ange vårdtagarens personnummer med tolv siffror (ååååmmdd-nnnn). Klicka på Gå vidare. Om vårdtagaren redan finns registrerad i Phoniro Care uppmärksammar systemet detta och meddelar dig att endast en ny beställning för organisation behöver göras. 3. På sidan Ny vårdtagare anger du vårdtagarens personuppgifter. Systemet kräver att minst förnamn, efternamn och personnummer är ifyllt. Du kan även lägga till adresser, telefonnummer och e-postadresser genom att klicka på länkarna till höger på sidan. Via länken kommentarer kan du lägga till information om t.ex. anhöriga till vårdtagaren. Phoniro Care har även stöd för kundanpassade egenskapslistor om det är någon speciell information som man vill hålla reda på, t.ex. om vårdtagaren bor på landsbygd eller i tätort. Version (99)

74 4. Ange startdatum, eventuellt slutdatum och beviljad tid för den beställning som vårdtagaren skall ha till organisationen. 5. Markera de insatser som beställningen skall innehålla. Beroende på hur insatserna är konfigurerade kan du behöva ange: - Beställd tid för insatsen alt. beställd nivå (t.ex. liten eller stor städning) - Frekvens för hur ofta insatsen ska utföras hantera tid är konfigurerade 6. Klicka på Spara längst ned på sidan när alla uppgifter fyllts i. Redigera befintlig vårdtagare Under lokal respektive central administration är det möjligt att söka fram en viss vårdtagare och redigera informationen för denne. Om ni som kund har integration ska ni aldrig redigera vårdtagare i Phoniro Care då förändringarna går förlorade så fort det kommer uppdateringar från ert verksamhetssystem. Under Personuppgifter kan du redigera vårdtagarens personuppgifter. Under Beställningar kan du redigera en befintlig beställning genom att klicka på den i listan. Du kan även registrera en helt ny, detta gör du genom att klicka på Ny beställning. Under Relationer kan du registrera en relation mellan vårdtagare och personal. Du kan exempelvis ange en kontaktman eller en biståndshandläggare. Dessa kan du redigera genom att klicka på dem i listan. För att registrera en ny relation klicka på Ny relation. Vid redigering eller registrering av ny relation väljer du relationstyp och personal, klicka därefter på Spara. Under Frånvaroperioder kan du registrera en frånvaroperiod om en vårdtagare är borta under en längre tid t.ex. vid sjukhusvistelse eller resa. Vårdtagares frånvaroperioder har en revisionslista som visar när och av vem som perioden skapades och om förändringar på start- eller sluttiden gjorts. Frånvaroperioder kan systemet sedan ta hänsyn till vid olika beräkningar för t ex ersättning och avgifter. Systemets standardrapporter tar dock inte hänsyn till frånvaroperioder. Inaktivering av vårdtagare En vårdtagare avslutas genom att sätta ett slutdatum på den eller de beställningar som finns för vårdtagaren. Vårdtagaren kommer att vara synlig en viss (konfigurerbar) tid efter slutdatumet för att eventuell rättning av besök eller sökning av information skall hinnas med. Version (99)

75 9.2.2 Vårdtagarlistor (endast central) Vårdtagarlistor kan användas för att gruppera vårdtagare i olika grupper. Detta kan t.ex. användas av biståndshandläggare för att sortera fram just sina vårdtagare Beställningar Nya beställningar för en vårdtagare kan skapas under central administration. På denna sida kan även befintliga beställningar redigeras. Det finns möjlighet att även ange insatser på beställningen, med tid, nivåer eller frekvenser. Man kan markera för varje insats var den ska synas. De olika varianter som finns är: Visa insatsen på besök i webbgränssnitt Visa insatsen på beställning i webbgränssnitt Om t.ex. beslutet av insatser inte sker så detaljerat kan man ändå följa upp mer detaljerat. Kvittering av beställningar Nya eller uppdaterade beställningar, som skapats av beställaren i Phoniro Care eller som överförts från verksamhetssystemet via integration, kan kvitteras av den mottagande organisationsenheten, dvs. den organisationsenhet som ska utföra uppdraget. Version (99)

76 Organisationsenheten ser inkomna beställningar genom att klicka på Beställningar på startsidan. Siffran 7 markerar att det finns 7 st. beställningar som behöver kvitteras. Fördelning av beställningar I samband med att beställningen kvitteras så kan den även fördelas till andra organisationer som ska ha tillgång till vårdtagaren. Observera: denna funktion fungerar ännu inte för kunder som har integration med överföring av besök från Phoniro Care till verksamhetssystem, och ska därför inte användas om detta är fallet. Med denna funktion är det t.ex. möjligt för beställaren att lägga beställningar till en huvudorganisation, som i sin tur fördelar ned beställningen till den underliggande organisationsenhet som ska utföra uppdraget. Beställningar kan även fördelas från en huvudorganisation till andra huvudorganisationer. Detta kan exempelvis användas om nattpatrullen är en separat huvudorganisation i Phoniro Care men inte i det verksamhetssystem som beställningarna överförs ifrån. Den organisationsenhet som utför den dagliga hjälpen kan då fördela beställningen vidare till nattpatrullen, så att de får tillgång till vårdtagaren i systemet. Om huvudbeställningen redigeras så ändras även eventuella nerfördelade beställningar. En nerfördelad beställning kan inte redigeras utan är låst. Version (99)

77 9.2.4 Personal Personal kan administreras centralt och lokalt. Den administration som beskrivs nedan är lokal administration. Den centrala administrationen är snarlik förutom att personalens koppling till en eller flera organisationsenheter görs som ett separat steg efter registreringen av personal. I den centrala administrationen är det även möjligt att koppla personalens användarkonto till s.k. applikationsroller, medan den lokala administrationen alltid kopplar personalens användarkonto till s.k. organisationsroller (se avsnittet om behörighetsroller). Registrering av ny personal Så här registrerar du personal: 1. För att registrera en personal klickar du på Ny personal. 2. Börja med att fylla i personnumret med tolv siffror (ååååmmdd-nnnn) och klicka på "Gå vidare". 3. På sidan Ny personal anger du personuppgifter, ev. titel, inloggningsuppgifter samt vilka behörighetsroller som personalen ska ha på den aktuella organisationsenheten. För att välja fler behörighetsroller för en personal trycker du ner shift -tangenten samtidigt som du markerar rollerna i listan. Genom att kryssa i Användaren ska byta lösenord vid nästa inloggning säkerställer du att användaren väljer ett eget lösenord. Version (99)

78 Systemet märker om personalen redan finns registrerad i systemet. I detta fall behöver du endast koppla personalen till organisationsenheten, vilket görs genom att ange vilken/vilka behörighetsroller som personalen ska ha samt när behörigheten ska börja och ev. sluta gälla. Regelverk för användarnamn och lösenord är kundspecifikt. Phoniro Care har stöd för komplexa lösenord, dvs. sammansättningen av antalet versaler, gemener, tecken och siffror. Kontrollera med systemansvarig för Phoniro Care vilka regler som gäller för val av lösenord och behörighetsroller. Redigera befintlig personal Det är möjligt att redigera personalens personuppgifter och inloggningsuppgifter under Administration/Personal: Version (99)

79 Central administration av personal Som nämnts tidigare så är den centrala administration mycket lik den lokala, med skillnaden att det är möjligt att hantera samtlig personal i systemet. Därför är det också möjligt att på en enskild personal administrera samtliga organisationsenheter som personalen ska ha behörighet till. Inaktivering av personal Om en personal inte längre ska ha behörighet till en viss organisation kan denna inaktiveras. Detta kan endera göras i den lokala administrationen genom att klicka på Inaktivera personal, eller också i den centrala administrationen genom att ta bort personalens behörighetsroller i den aktuella organisationsenheten. Personalen finns fortfarande i systemet, men kan inte längre logga in och se arbetspass och vårdtagare för organisationen ifråga. Byte av lösenord och återaktivering av låst konto Om en användare behöver byta lösenord eller om inloggningskontot blivit låst på grund av för många felaktiga inloggningar kan kontot aktiveras igen. Detta kan endast göras av personer med behörighet till ikonen Administration. Sök fram personalen och klicka på namnet i listan. Välj sedan inloggningsuppgifter. Version (99)

80 Om personalen glömt sitt lösenord kan ett temporärt lösenord skrivas in. För att de sedan ska tvingas välja ett eget lösenord nästa gång de loggar in markerar du i rutan Användaren ska byta lösenord vid nästa inloggning. För att låsa upp kontot markerar du i rutan Markera här och klicka på spara för att låsa upp kontot och klicka på spara. Då aktiveras personalens inloggningskonto, med samma behörighet och lösenord som tidigare. Version (99)

81 9.3 Administration av mobila verktyg Administration av mobiltelefoner Registrering För att registrera en ny mobiltelefon måste först applikationen laddas ned. Detta görs via en nerladdningssida och med ett s.k. nerladdnings-id som erhålls från leverantören. När detta görs så registreras mobiltelefonen automatiskt i Phoniro Care. Mobiltelefonen behöver dock kopplas till rätt organisationsenhet. Sök fram mobiltelefonen i administrationsgränssnittet och koppla den till rätt organisationsenhet. Ange även ett namn på mobiltelefonen och märk telefonen med samma namn. Redigering av uppgifter i efterhand I ovanstående bild är det även möjligt att i efterhand byta namn på en mobiltelefon, eller flytta den till en annan organisationsenhet. Avmarkera i rutan "Aktiv" för att inaktivera en mobiltelefon så att den inte visas i listor där du t.ex. kan filtrera på mobiltelefoner. Välj ett datum och skriv en orsak till varför mobiltelefonen inaktiverats. 9.4 Administration av fjärrkontroll samt router Router Den kommunikationsenhet (den s.k. routern) som fjärrkontrollen kontaktar för aktivering/inaktivering laddas ned på samma sätt som mobilapplikationen. Routern registreras dock inte automatiskt utan detta måste ske manuellt i det webbaserade administrationsgränssnittet. Den behöver också kopplas till rätt organisationsenhet. Ge routern ett lämpligt namn. Ta reda på routerns blåtandsadress och skriv in detta. Koppla routern till rätt organisation. I systemet finns förinställda inställningar som kommer att gälla för de fjärrkontroller som aktiveras mot Version (99)

82 routern. Inställningarna styr tid för automatisk inaktivering av fjärrkontrollen och även vilka knappar som ska tryckas för att låsa upp knapplås Fjärrkontroll Vid registrering av fjärrkontrollen är det viktigt att veta fjärrkontrollens blåtandsadress samt serienummer. Märk också fjärrkontrollen med det namn som anges. Firmware är den version av programvara som finns i fjärrkontrollen. Det är alltså möjligt att styra detta från det centrala systemet. Fjärrkontrollen måste kopplas till en viss organisation och en viss personal i den organisationen. En aktiv fjärrkontroll kan inaktiveras från administrationsgränssnittet. En fjärrkontroll kan också spärras, vilket innebär att fjärrkontrollen inte längre kan aktiveras. Version (99)

83 9.4.3 Administration av digitala pennor Sätta på/stänga av Pennan sätts på genom att korken tas av. Vänta med att använda pennan tills den vibrerat en gång och -indikatorn lyser grönt. Pennan stängs av genom att korken sätts på. Ha alltid korken på när pennan inte används för att spara på batteriets laddning och skydda den från smuts. Att skriva När du skriver med pennan på mönster lyser -indikatorn med ett starkt fast grönt sken. Om pennan börjar vibrera när man skriver indikeras det att något är fel. Återställning Skriv där det finns mönster på pappret. Undvik att skriva för nära kanterna (7 mm). Se till att inget skymmer kameran när du skriver. Man kan återställa pennan om den t.ex. har hängt sig och darrar när den inte ska. Allt som är skrivet före återställningen finns kvar i pennan. Så här återställs en penna: 1. Ta av pennans kork. 2. Pressa in ett gem (eller något annat spetsigt föremål) i hålet för återställning (se avsnitt 1.2.2). Pennan vibrerar en gång och -indikatorn lyser med ett fast grönt sken när återställningen är klar. Total återställning Ibland kan det vara nödvändigt att göra en total återställning av pennan till fabriksinställningarna. Detta kan bero på olika saker, t.ex. att pennans programvara på något sätt har hakat upp sig. Observera att all information i pennan försvinner vid en total återställning. Så här görs en total återställning. 1. Ta av pennans kork. 2. Tryck ner pennans spets mot ett papper. 3. Under tiden pennan trycks mot papperet så pressar du in ett gem (eller något annat spetsigt föremål) i det hål som finns på baksidan av pennan. Det räcker att trycka till en gång. Pennans indikatorer börjar blinka grönt. 4. Håll pennan nedtryckt mot papperet i ca 15 sekunder till dess att den övergår till att lysa med fast gult sken på de översta två indikatorerna. Version (99)

84 5. Lyft pennan från papperet och vänta några sekunder tills pennan vibrerar tre gånger och -indikatorn lyser med fast grönt sken. Nu är den totala återställningen slutförd. Placera pennan i en dockningsstation 30 min och kontrollera att -indikatorn börjar blinka, denna indikerar att pennan tar laddning. Gör sedan ett test-inskick för att kontrollera att pennan fungerar som den ska och att pennans klocka fått rätt tid. Klockan i pennan ställer in sig efter tiden på den dator vars dockningsstation den placeras i. Registrering För att kunna använda nya pennor i Phoniro Care måste de först laddas, märkas och registreras. Laddning Pennan laddas genom att du placerar den i en dockningsstation som antingen är ansluten till ett eluttag via en s.k. USB-adapter, eller direkt till en dator. Det tar 2-3 timmar för en oladdad penna att uppnå full strömstyrka. Märkning För att användaren lätt ska kunna skilja på pennorna är det bra att hitta ett system för hur pennorna märks upp. Använd enkla och tydliga namn som t.ex. A1, A2 etc. för organisation A och B1, B2 etc. för organisation B. Pennorna registreras sedan med detta namn i Phoniro Care vilket gör att användaren lätt kan identifiera pennorna i systemet. Använd en tålig tejp vid märkningen då det uppstår slitage vid användning. Koppling i systemet Pennor registreras automatiskt i Phoniro Care när det skickas in information från pennan till systemet. Pennorna behöver dock tilldelas ett namn samt kopplas till rätt organisation. Så här registrerar du en penna: 1. Markera med pennan på personalkortets sida för Personal. Det spelar ingen roll vilket personalkort som används. Phoniro Care använder endast informationen i pennan för att registrera pennan i systemet. 2. Skicka in informationen från pennan till Phoniro Care genom att placera den i en dockningsstation. 3. På startsidan klickar du på ikonen Administration, sedan klicka på ikonen Pennor. 4. Markera Enbart okopplade pennor för att visa de pennor som ännu inte blivit kopplade till någon organisation. Klicka på Sök. 5. I listan visas det serienummer som pennan har. Serienumret finns ingraverat på pennans baksida, exempelvis AJX-AAE-G8H-AS. Leta rätt på pennan i listan och klicka sedan på dess länk för att öppna detaljbilden Version (99)

85 för pennan. På sidan Pennor listas pennor som finns registrerade i din organisation samt de pennor som är okopplade. 6. Fyll i det namn som pennan märkts med. Välj den organisation pennan skall tillhöra. Klicka på Spara. Pennan är nu kopplad till vald organisation. Om du av misstag kopplat fel penna kan denna frikopplas genom att välja Ingen i listan och därefter Spara. Nu tillhör pennan inte längre någon organisation. 9.5 Administration av modulen Digital nyckelhantering Låsenheter till vårdtagarens bostad Nytt lås läggs upp under Administration på sidan Lås. Fyll i Serienummer och Blåtandsadress och spara. Gå sedan in på ikonen Vårdtagare, välj Lägg till vårdtagare och ange den vårdtagare som låset tillhör. Nu är låset kopplat och Vårdtagaren kommer upp i mobiltelefonen nästa gång mobilen uppdaterar sin Vårdtagarlista Låsenheter till huvudentréer och andra platser Vid digital nyckelhantering är det även möjligt att montera digitala lås vid huvudentréer och andra platser som t.ex. medicinskåp. För att registrera ett nytt lås så måste man först registrera den plats där låset ska sättas upp. Detta görs på den administrativa sidan Platser. Välj Ny plats. Namnge, adressera och beskriv platsen tydligt så att det är lätt att hålla reda på Platserna. När platsen har registrerats är det dags att koppla ett lås till platsen. Gå till administration av lås och registrera själva låset. Detta görs enligt ovanstående Version (99)

86 beskrivning, men istället för att välja vårdtagare som låset ska kopplas till så väljs platsen där låset sitter. Därefter måste man ange vilka vårdtagare som hör till den plats där låset är placerat. När det gäller t.ex. en huvudentré så kan det ju vara flera vårdtagare. För att göra detta gå till administration av platser och klicka på platsen i fråga. Gå därefter in på Vårdtagare och lägg till vårdtagare som ska kopplas till platsen. För huvudentréer används normalt en låsenhet som ansluts till dörrens elslutbleck. Men om elslutbleck saknas är det även möjligt att montera ett motorlås (dvs. den låsenhet som normalt monteras på vårdtagarens dörr) på en huvudentré. För att detta ska vara möjligt måste man för ett sådant motorlås, under "Uppgifter" i låsadministrationen, ändra låstyp från Vårdtagare till Plats. 9.6 Administration av modulen Kvittens & uppföljning Kvittensetiketter för digital penna (endast lokal) Kvittensetiketten är en unik etikett som sätts upp i vårdtagarens bostad. Personalen registrerar ett besök hos vårdtagare genom att markera med pennan i Start -rutan vid ankomst och i Slut -rutan vid avfärd. Kvittensetiketten kopplar besök till vårdtagaren. Koppling Kopplingen av etiketten förutsätter att vårdtagaren är registrerad. Så här kopplar du en kvittensetikett: 1. Markera med pennan i Start -rutan. 2. Skriv vårdtagarens personuppgifter på fliken Personuppgifter. Fyll i vårdtagarens för-, efternamn, personnummer samt datum och signatur. Skriv tydligt på etiketten då det är bilden av etiketten som du senare använder dig av för att koppla etiketten till rätt vårdtagare. Det gör ingenting om du skriver fel, stryk i så fall över det felskrivna och börja om där det finns plats. Version (99)

87 3. Markera med pennan i Slut -rutan. 4. Skicka in informationen från pennan till Phoniro Care genom att placera denna i en dockningsstation. 5. På startsidan klickar du på ikonen Administration, sedan på ikonen Kvittensetiketter. 6. Markera Endast okopplade kvittensetiketter för att visa de kvittensetiketter som ännu inte kopplats till någon vårdtagare. Klicka på Sök. Endast de kvittensetiketter som skickats in med pennor kopplade till just denna organisationsenhet visas i listan. 7. Leta rätt på kvittensetiketten i listan och klicka sedan på dess länk för att öppna detaljbilden för etiketten. Detaljbilden visar en bild av kvittensetiketten. Personuppgifterna på bilden visar vilken vårdtagare som kvittensetiketten ska kopplas till. Klicka på Välj för att öppna en sökruta där du kan söka fram den vårdtagare kvittensetiketten skall kopplas till. Sök på för-, efternamn, personnummer och/eller vårdtagarnummer. Markera rätt vårdtagare i listan och klicka på Välj. Klicka sedan på Spara. Kvittensetiketten är nu kopplad till vårdtagaren. Det är på samma sida som ovan möjligt att dölja en kvittensetikett. Detta behov kan uppstå om en kvittensetikett t.ex. blir felaktigt registrerad och därför måste slängas. Kvittensetiketten blir dold genom att markera Dold och klicka på Spara. 8. Om vårdtagaren inte finns med i listan har denna inte registrerats i Phoniro Care Personalkort för digital penna (endast lokal) Personalkortet är ett unikt kort som används för att registrera vilken personal som utfört ett arbetspass. Varje personal ansvarar för sitt eget personalkort. Personalkortet används för att koppla en personal till ett arbetspass. Personalkortet används för att koppla ett arbetspass till en personal. Version (99)

88 Koppling För att ett personalkort skall kunna användas måste det kopplas till en personal. Det är mycket viktigt att den penna som används för att registrera personalkortet är kopplad till den organisationsenhet som användaren som utför administrationen har behörighet till. Så här kopplar du ett personalkort till en personal: 1. Markera på personalkortet med en penna som är kopplad till den organisationen där personalen arbetar. 2. Skicka in informationen från pennan till Phoniro Care genom att placera denna i en dockningsstation. 3. På startsidan klickar du på ikonen Administration, sedan på ikonen Personalkort. 9. Markera Endast okopplade personalkort för att visa de personalkort som ännu inte blivit kopplade till någon personal. Klicka på Sök. 4. Klicka på personalkortet i listan för att öppna en detaljbild. Det kortnummer som står på personalkortet är unikt och identifierar det. 5. Klicka i listan Välj personal för att välja den personal som personalkortet ska kopplas till. Klicka på Spara. Du har nu kopplat personalkortet till vald personal. Version (99)

89 9.6.3 Kvittensknappar och RFID-etiketter för mobiltelefon Kvittensknappar/ RFID-etiketter importeras eller läggs upp manuellt på Kvittensknappar. När en kvittensknapp/rfid-etikett läggs upp manuellt ska följande anges: namn, identifierare (RFID-identitet eller Bluetooth-adress) samt vårdtagare till vilken den ska vara kopplad. Ny kvittensknapp kan också registreras direkt på vårdtagarens administrationssida. Version (99)

90 9.6.4 Spärrdatum (endast central) Spärrdatum administreras under central administration. Ett registrerat spärrdatum kan tas bort och läggas till igen, om det t.ex. är så att någon missat att godkänna ett arbetspass. 9.7 Administration av modulen Dokumentation Blanketter (endast lokal) Koppling av blankett till vårdtagare En ny blankett (och här omfattas även blanketten med insatsetiketter), registreras på vårdtagare med automatik då ett besök utförs hos denna. Detta förutsätter att Start - och Slut -rutan markerats vid besökets start respektive slut. Om personalen skulle missa att markera i kvittensetikettens Start -/ Slut -ruta registreras istället blanketten/etiketten på vårdtagaren vid besöket därefter, förutsatt att kvittensetiketten markerats enligt ovan. Detta förutsätter att kvittensetiketten är registrerad på vårdtagaren (se separat avsnitt om administration). Hantera felaktigt kopplade blanketter/etiketter På sidan Administration av blanketter visas blanketters och etiketters kopplingar till vårdtagare. För att redigera en koppling klickar du på startsidan på ikonen Administration och sedan på ikonen Blanketter. Sökväg: Startsida/Administration/Blanketter. Antal misstänkta" visar på hur många gånger blanketten/etiketten har använts tillsammans med en kvittensetikett som är kopplad till en annan vårdtagare än vad blanketten/etiketten är. Antal misstänka är för ifyllt till 5 då detta är en rimlig gräns för att misstänka att blanketten/etiketten är kopplad till fel vårdtagare. Listan på sidan kan sorteras efter Typ av blankett/etikett. I listan visas vilken typ av blankett/etikett det gäller, vilken vårdtagare denna är Version (99)

91 kopplad till, antalet misstänkta inskick som gjorts med denna samt dess första/senaste användning. Så här redigerar du en koppling av en blankett/etikett: 1. Klicka på blanketten/etiketten. 2. På sidan Redigera koppling av blankett/etikett kan du koppla om eller ange att denna inte är felkopplad. För att koppla blanketten/etiketten till rätt vårdtagare klickar du på "Välj". I sökrutan kan du söka efter din vårdtagare på för-, mellan- och efternamn, personnummer och vårdtagarnummer. Markera vårdtagarens namn i listan och klicka på Välj. Avsluta med att klicka på "Spara". Om du markerar i rutan "Denna blankett är inte felkopplad" och sparar kommer antalet misstänkta inskick med denna blankett att nollställas. Om det i framtiden kommer in fler misstänkta inskick med denna blankett kommer antalet misstänka inskick att börja räknas upp Blankettyper (endast central) Om en ny blankett designas måste den registreras i systemet. Detta görs under menyn Blankettyper Mönsterlicenser (endast central) I systemet ä r det möjligt att skriva ut blanketter, via funktionen Print on demand. Funktionen kan nyttjas genom att ladda upp s.k. mönsterlicensfiler i systemet. Vid utskrift av blanketter används mönster i dessa mönsterlicensfiler. Version (99)

92 9.8 Övrig administration Yubikey Yubikey är en lösning för engångslösenord. Om kommunen använder detta så måste enheterna som används för att generera lösenord (s.k. Yubikey) registreras i systemet. Det är möjligt att koppla en Yubikey till en organisationsenhet för att på så vis verifiera att den användare som loggar in verkligen befinner sig på organisationsenheten i fråga. Det är också möjligt att koppla en Yubikey till en enskild person för att verifiera att den person som loggar in har tillgång till den fysiska Yubikey som han/hon är kopplad till. För att registrera en ny Yubikey gå till Administration och klicka på Yubikey Fyll i namnet på Yubikey förslagsvis Yubikey-löpnummer, välj sedan om den skall kopplas på organisations- eller person-nivå och välj därefter den organisation eller person som Yubikey skall kopplas till i listan. Skriv slutligen i Yubikey id och spara. Version (99)

93 9.9 Administrativa rapporter I Phoniro Care finns ett antal administrativa rapporter som ska förse administratören med information som underlättar det administrativa arbetet Överblick användare Detta är en central rapport där det är möjligt att få en överblick över samtliga användare i systemet. Det är t.ex. möjligt att filtrera fram användare med olika status: aktiva, inaktiverade eller låsta Överblick lås Denna rapport visar kommunens alla lås med möjlighet att filtrera på Batteristatus, Låstyp och Läge (kopplade/okopplade lås). För varje lås är det möjligt att t.ex. se tidpunkt för när någon i personalen senast har kommunicerat med låset. 10 Loggböcker Åtkomst (endast central) Åtkomstloggen visar vilken personal som tittat på information om vilka vårdtagare. Version (99)

94 Inskick (endast central) Inskicksloggen visar information om penninskick. Det är möjligt att sortera fram Integration penninskick som ännu inte har behandlats av systemet penninskick som behandlats av systemet men där man misslyckats penninskick som är dubbletter penninskick som är färdigbehandlade Integrationsloggen visar meddelanden som skickats till och från Phoniro Care vid integration till externa system Lås Låsloggen visar låshändelser, dvs. upplåsningar och låsningar av digitala låsenheter. Det är möjligt att filtrera på personal, handenhet (t.ex. mobiltelefon), vårdtagare, händelse samt lås Mobiltelefon Loggen för mobiltelefoni visar samtliga händelser i mobiltelefonerna, som t.ex. inloggningar, upplåsningar etc. I loggen är det möjligt att filtrera på en viss mobiltelefon eller en viss personal. 11 Säkerhet och behörighetshantering 11.1 Centrala och lokala funktioner I Phoniro Care finns centrala och lokala funktioner. Lokala funktioner hanterar endast information som är kopplat till en viss organisationsenhet. Centrala funktioner hanterar information för samtliga organisationsenheter i systemet. Typiska funktioner är rapporter som sammanställer information från samtliga organisationsenheter, samt administrativa funktioner där samtliga organisationsenheter kan administreras samtidigt, t.ex. administration av personal för samtliga organisationsenheter. En enhetschef på en organisationsenhet har oftast tillgång till lokala funktioner, dvs. hon/han hanterar information för just sin organisationsenhet. En biståndshandläggare har normalt tillgång till centrala rapporter. En systemförvaltare har normalt tillgång till centrala administrativa funktioner. Version (99)

95 Nedanstående ikoner visar t.ex. hur administrationsfunktionen finns tillgänglig såväl på lokal nivå som på central nivå. I den lokala administrationen är det t.ex. endast möjligt att administrera vårdtagare som är kopplade till en viss organisationsenhet, medan det i den centrala administrationen är möjligt att administrera samtliga vårdtagare i systemet. Centrala funktioner är som synes markerade med en jordglob Behörighetsroller Behörighetshanteringen i Phoniro Care baseras på behörighetsroller. En behörighetsroll definierar tillgång till en viss mängd funktioner i systemet. Dessa funktioner kan som tidigare nämnts endera vara på lokal nivå eller på central nivå. En användare kan ges behörighet till en eller flera organisationsenheter och ha olika behörighetsroller i dessa. I exemplet nedan har användaren rollen Användare i en organisationsenhet och rollerna Användare och Superanvändare i den andra. Om användaren har behörighetsroller i flera organisationer så får hon/han vid inloggningen välja vilken organisation som hon/han ska arbeta med. Användaren får då tillgång till de funktioner som hon/han har behörighet till på den aktuella organisationsenheten. En användare måste behörighetsroll(er) i minst en organisationsenhet. Det går att anpassa behörigheterna och lägga till flera olika behörighetsroller. Det går även att begränsa behörigheten på en organisation, vilket innebär att de enbart ser besök och anteckningar som de själva registrerat. Kontakta vår support så får du hjälp av en konsult att specificera era behov och önskemål. Version (99)

96 Organisationsroller och applikationsroller De roller som beskrivs ovan, dvs. när användaren kan ha vissa roller i en organisation och andra roller i en annan organisation, kallas för organisationsroller. Organisationsroller kan användas för att ge en användare tillgång till olika lokala funktioner i olika organisationsenheter. T.ex. om en enhetschef ansvarar för två olika organisationsenheter så kan hon/han ges tillgång till lokala funktioner för dessa båda enheter. Men organisationsroller används även för att ge en användare tillgång till olika centrala funktioner. Biståndshandläggare kopplas t.ex. till organisationsenheten Biståndsavdelningen och har där tillgång till centrala funktioner, oftast rapporter som sammanställer data för samtliga organisationsenheter. Biståndshandläggaren har däremot inte någon behörighet till lokala funktioner i andra organisationsenheter Som nämndes tidigare så måste användaren ha minst en organisationsroll i minst en organisationsenhet. Phoniro Care har även stöd för s.k. applikationsroller. Denna typ av roll ger användaren behörighet till samtliga organisationsenheter. Rolltypen kan t.ex. vara lämplig för användare som ger support till andra organisationsenheter och därför behöver tillgång till lokala funktioner i alla organisationsenheter och kanske också enkelt vill kunna nå centrala funktioner oavsett vilken organisationsenhet som hon/han valt för tillfället. OBS denna rolltyp bör hanteras med försiktighet eftersom den ger användaren tillgång till detaljerad information från samtliga organisationsenheter Anhörigvårdare Phoniro Care har även stöd för att begränsa behörigheten för en personal till någon/några specifika vårdtagare. Detta är t.ex. lämpligt för anhörigvårdare. Version (99)

97 11.4 Inloggning och lösenord Phoniro Care har stöd för en komplex konto- och lösenordshantering som kan anpassas på följande sätt: Komplexitetskrav för sammansättningen av lösenordet, t.ex. krav på att lösenordet måste innehålla gemener, versaler, siffror samt vara minst 6 tecken långt. Krav på att lösenordet måste bytas ut efter en viss tid, t.ex. var 30:e dag. Förhindra återanvändande av tidigare lösenord. Vid byte av lösenord är det inte möjligt att välja lösenord som är identiska med t.ex. de fem senast använda. Kontolåsning efter ett visst antal misslyckade inloggningar. Kontoinaktivering om kontot inte använts under en viss bestämd tid. Kontakta Phoniros support så får du hjälp av en konsult att specificera era behov och önskemål Tvåfaktorsinloggning För tvåfaktorsinloggning används s.k. Yubikey. Användaren stoppar in en s.k. Yubikey i en USB-ingång på datorn, placerar markören i avsett fält och trycker sedan på en liten knapp på Yubikey. Då genereras automatiskt en engångskod. Det är möjligt att koppla en Yubikey till en organisationsenhet för att på så vis verifiera att den användare som loggar in verkligen befinner sig på organisationsenheten i fråga. Det är också möjligt att koppla en Yubikey till en Version (99)