GODKÄND AV Förvaltningschef, Annmarie Sandberg

Transkript

1 AV 1 (5) Bakgrund Insatsregistreringen i verksamhetssystemet TES och fyller flera syften. Huvudsakligen ska den ske via en RFID-tag hos kund som då visar att insatsen utförts, när det skett och av vem. Registreringen ligger även till grund för resursfördelningen av ersättning till respektive utförare. Denna rutin gäller för Insatsregistreringen ska ske hos kunder inom hemtjänsten (inklusive s.k. vistelsekommun-kund) med anhöriganställning vid kompletterande insatser av hemtjänsten med nattinsatser av nattpatrull (men ligger ej som grund för resursfördelning) med trygghetstelefon (men ligger ej som grund för resursfördelning) Hur ska genomförandet ske Denna överskådliga tabell förklaras mer under respektive kapitel nedan. Mobil med CareApp och RFID-tag (vem, var och när) Insatser som börjar och slutar hos kund Mobil med CareApp (vem och när) Inköp startar utanför hemmet Apoteksärende som startar utanför hemmet Ledsagning som startar el slutar utanför hemmet Tvätt utförs i gemensam tvättstuga Telefontillsyn Verksamhetssystem TES i dator på kontoret Manuell efterregistrering Fönsterputs med leverantör 1,5 tim/kund/år Samordnade inköp 30 min/kund Samordnad tvätt 60 min/kund Tekniska fel med mobil/tes eller mänskliga fel. Genomförandeplan 45 min/ upprättande och uppföljning

2 AV 2 (5) 1. Installation av RFID-tag och CareApp Utföraren ansvarar för att hämta ut RFID-tagar hos IT-Omvårdnad. En RFID-tag ska fästas på insidan av kundens ytterdörr och utföraren ansvarar för detta i samband med första besöket hos kunden. Utföraren ansvarar för att varje personal har en uppdaterad smartphone med NFC-funktion. Innan utföraren registrerar en insatstyp för första gången måste applikationen CareApp installeras i telefonen. Utföraren ansvarar för att informera kunden om varför det är viktigt att utföraren kan registrera insatser och på vilket sätt informationen hanteras. När kund avslutas ansvarar utföraren för att RFID-tagen avregistreras i systemet och meddelar kunden att RFID-tagen ska tas bort. Om en kund byter hemtjänstutförare ska samma RFID-tag användas av nya utföraren då RFID-tagen är knuten till kunden och inte till utföraren. 2. Insatsregistrering via CareApp och RFID-tag Med hjälp av CareApp i telefonen och scanningen mot RFID-tagen registreras vilken kund som avses, tidpunkt för besöket, vilken insatstyp eller vilka insatstyper som utförts samt vem som utfört insatsen. När insatsen påbörjas ska man scanna mobiltelefonen mot RFID-tagen (tagga in), innan man avslutar besöket ska man scanna mot RFID-tagen (tagga ut) markera utförd insatstyp/er och avsluta besöket i CareApp. 2.1 Fönsterputs Om utföraren själv utför fönsterputs används insatstypen fönsterputs. När utföraren plockar i och ur fönster i samband med att fönsterputs ska utföras av Omvårdnad Gävles upphandlade leverantör av fönsterputs används insatstypen fönsterputs. 2.2 Dubbelbemanning Personal som utför insatsen ska via RFID-tagen använda den aktuella insatstypen samt även insatstypen dubbelbemanning. Den personal som kompletterar med dubbelbemanning ska via RFID-tagen använda insatstypen dubbelbemanning. 2.3 Sammanboende kunder När insatstypen personlig omvårdnad utförs ska den enskilt registreras på respektive kund via RFID-tagen i den turordning man stödjer kunden. Ska man i samband med besöket även utföra

3 AV 3 (5) serviceinsats till båda kunderna väljer man den eller de gemensamma insatstyperna när man avslutar tiden på den senast registrerade kunden. 2.4 Genomförandeplan Vid upprättande och uppföljning av genomförandeplan hemma hos kund ska max 45 minuter per tillfälle registreras via RFID-tag. Övrigt administrativt arbete med genomförandeplanen ingår i timersättningen. 2.5 Stöd vid årlig munhälsobedömning Om utföraren stödjer kunden i samband med att tandvården utför en årlig munhälsobedömning hos kund ska man via RFID-tag scanna insatstypen Personlig omvårdnad. 3. Tillåtna undantag från start och/eller stopp via RFID-tag Tillåtna undantag, från regeln att scanna via RFID-tag vid start och/eller stopp, får ske om besöket delvis eller helt utförs utanför kundens hem och gäller då: 3.1 Apoteksärende med start utanför hemmet Om man vid ett tidigare besök fått receptet startas insatstypen apoteksärende via mobilen på apoteket när man hämtar ut medicin och avslutas då vid leverans via RFID-tagen hemma hos kund. 3.2 Apodos till annan verksamhet Om utföraren i en akut situation behöver leverera kundens Apodos till korttidsenhet eller avlösningsvistelseenhet ska man: om man först hämtar Apodos hos kund, scanna via RFID-tagen för att sedan avsluta insatsen via mobilen då man levererat Apodos. om man levererar Apodos från hemtjänstlokalen, både starta och stoppa insatsen i mobilen. 3.3 Ledsagning med start eller stopp utanför hemmet Start av insatstypen ledsagning scannas via RFID-tag då man sen med kund väntar utomhus på taxi eller ledsagar kund och lämnar denne på annan plats och då stoppar insatstypen via mobilen. Om man startat aktuell insatstypen via mobilen då man väntat utomhus för att ta emot kund som anländer med taxi eller ledsagar kund hem från annan plats ska man sedan stoppa genom att scanna via RFID-tag då man lämnar kunden i dennes hem.

4 AV 4 (5) 3.4 Inköp med start utanför hemmet Om man vid ett tidigare besök fått notan startas insatstypen inköp via mobilen i affären när man handlar till en enstaka kund och avslutas då vid leverans via RFID-tagen hemma hos kund. 3.5 Tvätt i gemensam tvättstuga Scanna via RFID-tagen då du hämtar tvätt hos kund och stoppa insatstypen tvätt via mobilen då maskinen körts igång i tvättstugan. Vid de eventuella besök som sker i tvättstugan däremellan, för att hänga tvätt eller ladda ny maskin osv, starta och stoppa insatstypen tvätt via mobilen. Starta insatstypen tvätt via mobilen, vid sista besöket i tvättstugan för att hämta tvätten, och scanna slutligen via RFID-tagen vid leverans av tvätten hos kund. 3.6 Telefontillsyn När det framgår av biståndsbeslutet att en tillsyn skall utföras som telefontillsyn, dvs. att man ringer till kund, startas insatstypen personlig omvårdnad via mobilen och avslutas när telefonsamtalet är avslutat. Utföraren ansvarar då för att det vid varje tillfälle sker en notering i TES om telefontillsyn. 4. Manuell efterregistrering i dator Manuell efterregistrering ska bara ske i undantagsfall. En manuell efterregistrering sker direkt i verksamhetsprogrammet i TES via en dator på kontor/arbetsplatsen. Vid varje tillfälle av manuell efterregistrering ska en kommentar i TES skrivas för att förklara anledningen till att den skett. Det är endast tillåtet att manuellt efterregistrera följande: 4.1 Vid akuta tekniska händelser Vid tekniskt strul såsom att mobiltelefonen går sönder under pågående arbetspass eller verksamhetssystemet ligger nere ska alla insatser manuellt efter registreras. 4.2 Fönsterputs Om insatsen fönsterputs utförs av en annan leverantör får man manuellt efterregistrera totalt 1, 5 timme i TES per hushåll, för att få ersättning som beräknas täcka fakturan från leverantören. 4.3 Samordnad tvätt Om tvätten hämtas hos kund för att, vid senare tillfälle lämnas tillbaka tvättad får man manuellt efterregistrera totalt 60 minuter per hushåll oavsett hur lång tid som gått åt till hanteringen.

5 AV 5 (5) 4.4 Samordnade inköp Om insatstypen inköp utförs genom en samordnad inköpsrunda ska man efterregistrera totalt 30 minuter per hushåll oavsett hur lång tid som gått åt till inköp och leverans. 5 Kontroll Den första vardagen varje månad ska utföraren förvissa sig om att all insatsregistrering är korrekt innan verksamhetssystemet omvandlar fördelad tid och utförd tid inför fakturering av ersättning. 6 Granskning Beställaren gör regelbundet stickprov i den registrering som skett via mobil utan RFID-tag samt den manuellt efterregistrerade tiden i verksamhetssystemet TES. Uppföljning av rutinen Planerings- och Utvecklingsenheten bevakar och initierar vid behov en revidering. En gång per år (registrerad bevakningsmånad i verksamhetssystemet) kontrolleras innehållet av upprättare och granskare. Revideringsdatum ändras därefter oavsett om förändringar i texten skett. Granskare Biträdande förvaltningschef Verksamhetschef, Verksamhetsstöd Stödjande dokument Manual Installation av CareApp i mobil Manual Registrering av RFID-tag Lathund för tekniska hanteringen i verksamhetssystemet