Användarmeddelande (september 2014) Ny programversion. Flex HRM Time. Version 14.2

Transkript

1 Användarmeddelande (september 2014) Ny programversion Flex HRM Time Bäste kund! Version 14.2 På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX HRM Time i version Bland nyheterna kan nämnas möjligheten till inrapportering av fakturerbar tid, en ny rapport för att följa upp rapporterad tid samt en förenklad hantering av avvikelsedagar. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 Flex HRM Time Användarmeddelande (september 2014) 2 Innehåll Nyheter Flex HRM Time..3 Ändrade schemabegrepp... 3 Kopiera personliga scheman... 3 Fakturering... 4 Rapport: Fördelning av tid... 7 Avvikelsedagar med fasta dagar... 8 Spärra schemaändringar på låsta dagar... 8 Ny rapport Personalliggare... 8 Uppdelade registreringsregler för konteringar i Tid och Res... 9 Lönespecifikationer och kontrolluppgifter från FLEX Lön... 10

3 Flex HRM Time Användarmeddelande (september 2014) 3 Nyheter Flex HRM Time Ändrade schemabegrepp För att göra systemet mer användarvänligt och lättförståeligt har Personliga schemacykler och Personliga bemanningscykler slagits ihop och heter nu Personligt schema. Personliga scheman hittar du under Register Anställda, flik Anställning, samt i vyn Grundschema i bemanningen. Det som tidigare hette Årsscheman heter nu Publika scheman. Publika scheman hittar du under Inställningar Scheman Publika scheman. Kopiera personliga scheman Det finns nu möjlighet att kopiera personliga scheman, antingen till samma anställd eller till andra anställda. Kopieringsfunktionen når du via en ikon i Personligt schema eller i Grundschema. När du har valt vilket personligt schema du vill kopiera får du välja vilka anställda det ska kopieras till samt vad schemat ska få för kod och namn. Skulle koden redan finnas för någon anställd kommer systemet att lägga till en siffra på den.

4 Flex HRM Time Användarmeddelande (september 2014) 4 Fakturering Flex HRM Time har nu stöd för inrapportering av fakturerbar tid. Under Inställningar Fakturering görs grundinställningar för hur systemet ska fungera. Under prioritetsordning anger du vilka konteringsdimensioner/anställd som ska användas för fakturering samt vilken prioritetsordning de ska ha vid prisberäkning. Här görs även inställningar för vad rapporten Fakturaunderlag ska grupperas på. Vidare kan du ställa in hur fakturaunderlaget ska summeras, vilken momssats fakturerbar tid ska ha samt vilken granskningsnivå som krävs för att tidrapporten ska frisläppas till fakturering. Prissättning Flex HRM Time har stöd för följande prissättning: Pris per timme Pris per heldag Pris per halvdag Prispåslag/avdrag i procent Prispåslag/avdrag med belopp Fast pris för projekt Priset kan kombineras på en mängd olika sätt, exempelvis enligt nedan: Aktiviteten projektledning kostar kr/timme och kr/heldag. En senior projektledare har ett högre pris 1400 kr/timme och kr/heldag. En viss kund har avtalad rabatt 15 % på all projektledning. Projektledning för ett visst projekt har ett fast pris på kr. Extern kommentar Om de anställda ska kommentera arbetet som ska faktureras så ska externa kommentarer användas. Under Inställningar Tidrapporter väljer du om externa kommentarer ska visas i

5 Flex HRM Time Användarmeddelande (september 2014) 5 tidrapporten. Observera att motsvarande inställning även finns under Inställningar Tidgrupper Flik Tid samt under Register Anställda Flik Tid. Frisläpp till fakturering Rutinen som låser tidrapporterna och skapar ett fakturaunderlag heter Frisläpp till fakturering. Den hittar du under Bearbetningar Frisläpp till fakturering.

6 Flex HRM Time Användarmeddelande (september 2014) 6 Rapport: Fakturaunderlag För att du ska kunna skriva ut fakturaunderlaget har vi byggt en rapport för detta. Den summerar per kund och övriga begrepp (som är inställt under Inställningar Fakturering) vilket belopp som ska faktureras. Eventuell extern kommentar skrivs också ut.

7 Flex HRM Time Användarmeddelande (september 2014) 7 Rapport: Fördelning av tid En användbar rapport för att följa upp rapporterad tid har tillkommit. Med denna rapport kan du välja upp till fyra grupperingsnivåer som du vill följa upp nedlagd tid på. Dessa begrepp går att gruppera på: Alla konteringsdimensioner Anställd Tidkod Månad Vecka Dag Vidare kan du även välja om faktureringsbelopp och/eller schematid ska visas för att kunna jämföras med registrerad tid.

8 Flex HRM Time Användarmeddelande (september 2014) 8 Avvikelsedagar med fasta dagar Hanteringen av avvikelsedagar (Inställningar Scheman - Avvikelsedagar) har underlättats på så sätt att du nu kan lägga in fasta avvikande dagar, såsom påskafton, julafton etc. Systemet kommer då av sig självt räkna ut vilket datum t.ex. påskafton är varje år. Det innebär att det i de flesta fall blir ett engångsjobb att lägga upp avvikelsedagar istället för att du behöver uppdatera dem varje år. Spärra schemaändringar på låsta dagar Spärrar har byggts in för att förhindra att du av misstag ändrar scheman som används i tidrapporter som är granskade eller överförda till lön. Schemarader som inte går att ändra blir gråmarkerade i Register Anställda. Ny rapport Personalliggare Företag inom restaurang-, frisör- och tvätteribranschen måste enligt lag föra personalliggare, d.v.s. anteckna vilka som är verksamma och när. Denna rapport uppfyller Skatteverkets krav och kan enkelt skrivas ut om Skatteverket kommer och gör kontroll.

9 Flex HRM Time Användarmeddelande (september 2014) 9 Uppdelade registreringsregler för konteringar i Tid och Res Reglerna för konteringar har delats upp till separata regelverk för HRM Time och HRM Travel. Inställningarna hittas nu under fliken för respektive system under Inställningar Konteringsdimensioner.

10 Flex HRM Time Användarmeddelande (september 2014) 10 Lönespecifikationer och kontrolluppgifter från FLEX Lön Om du använder FLEX Lön kan du nu välja att visa lönespecifikationer och kontrolluppgifter på startsidan i Flex HRM. För att detta ska fungera krävs det att du har FLEX Lön samt FLEX API. Under Administration Inställningar Programlänkar lägger du upp en programlänk till FLEX API. Detta krävs för att Flex HRM ska kunna kommunicera med FLEX Lön. Du anger här vilken URL som FLEX API är installerad på samt användare och lösenord för FLEX API (det du har angivit i FLEX Lön under Arkiv Systeminställningar). För att du ska kunna se lönespecifikationer och kontrolluppgifter behöver du också behörighet till detta. Under Allmänt Roller anger du vilka roller som ska ha behörigheten att se lönespecifikationer enligt bilden. När du för en användare sätter denna roll på en eller flera anställda kommer denna användare att få behörighet att se lönespecifikationer och kontrolluppgifter för den eller de anställda.