Användarmeddelande (januari 2013) Ny programversion. Version 13.1a

Transkript

1 Användarmeddelande (januari 2013) Ny programversion FLEX Reseräkning Version 13.1a Bäste Kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Reseräkning under Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att koppla dokumentbilagor till personkortet och en kontrollfunktion för att säkerställa att rätt moms registreras i reseräkningen. Nu finns även möjligheten att använda FLEX Reseräkning tillsammans med kontokort från Danske Bank, en ny rapport för sammanställning av de mest relevanta person- och användaruppgifterna samt en ombyggd integration med Eurocard för en smidigare och tryggare kontokortshantering. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 2 Innehåll Skattepliktiga traktamenten vid förrättning med övernattning 3 Trängselskatter i Göteborg fr o m 1:a januari Moms vid representation 5 Kräv moms 5 Varning vid högt momsbelopp 7 Konteringar på reseräkningsspecifikation 7 Elektroniska bilagor i personuppgifter 8 FLEX Reseräkning och Eurocard 9 Genvägar till Flex kundzon 10 Integration med Danske Bank 11 Inställningar för CO2-beräkning 12 Ny rapport Inaktuella användare 12 Ny rapport Personregistret och användare 13 Skattedeklaration blir Arbetsgivardeklaration 14 Anställningsnummer som spec.nr på KU 14 Särskild löneskatt 14 FLEX HR (tilläggsmodul) 16 Chefsstöd (tilläggsmodul) 17 Single Sign-On FLEX Portal 18 Förbättrad säkerhet i FLEX Portal 18 FLEX App för iphone 19

3 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 3 Nyheter FLEX Reseräkning Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Reseräkning flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. För att komma åt funktioner markerade med texten tilläggsmodul krävs att du som kund uppdaterar din licens. Kontakta vår support för mer information. Skattepliktiga traktamenten vid förrättning med övernattning För att kunna konfigurera regler för skattepliktiga traktamenten enligt fler lokala avtal har en förändring gjorts i programmet gällande hantering av avresedagen. Förändringen innebär att om ni använder skattepliktiga traktamenten för förrättningar med övernattning måste regeln för avresedagen eventuellt justeras. Programmet fungerade tidigare så att även om regeln var inställd att gälla för avresor från kl 06:00 gällde den även om avresan skedde mellan 00:00 och 05:59 men fr o m version 12.3a/13.1a är det istället den tid som angivits som gäller. Justeringen som ska göras om traktamentet ska falla ut på avresedagen vid avresa mellan 00:00 och 06:00 är att ändra Klockslag fr o m (markerat i bilden nedan) från 06:00 till 00:00.

4 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 4 Trängselskatter i Göteborg fr o m 1:a januari 2013 Från och med den 1 januari 2013 tas trängselskatt ut för svenskregistrerade fordon som körs in i och ut ur de centrala delarna av Göteborg måndag till fredag mellan och Om FLEX Reseräkning ska användas för ersättning av trängselskatteutlägg vid resor i tjänsten rekommenderar vi att man skapar en utläggskod med följande egenskaper: Lönearten ska givetvis vara den ni själva föredrar. Om ni vill att era medarbetare registrerar ett utlägg per dag och att de då inte ska kunna registrera ett belopp som överskrider maximalt 60:- per dag kan ni komplettera med en registreringsregel för den aktuella koden:

5 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 5 Vill du ha mer information om ersättningar, avdrag och beskattning gällande trängselskatt rekommenderar vi Skatteverkets sida: vanliga frågor gällande trängselskatt. Moms vid representation Den 1:a januari 2012 sänktes restaurangmomsen för mat till 12 % medan momsen för alkohol fortfarande är 25 %. För att förenkla hanteringen och beräkning av avdragsgill moms vid representation med både mat och alkohol har Skatteverket tagit fram en rekommendation. Enligt Skatteverket kan den avdragsgilla momsen endera beräknas genom proportionering mellan kostnad för mat och alkohol eller genom att man använder ett schablonbelopp om 14: -/person. I FLEX Reseräkning kan du nu tillämpa principen för att använda schablonbelopp då momsen är blandad. När du för en representationskod aktiverar funktionen för beräkning enligt schablonbelopp kommer programmet automatiskt att göra så att schablonbeloppet används om det på reseräkningen angivna beloppet inte är enligt 6, 12 eller 25 % momssats utan istället blandad. OBS! Den momssats som eventuellt finns angiven på en representationskod används endast till att föreslå ett momsbelopp vid registreringen av en reseräkning. Detta gäller oavsett vilken version av FLEX som du idag använder dig av! Kräv moms För att ändå underlätta att rätt moms, d v s den från kvittot, anges vid registreringen har vi kompletterat systemet med en ny kontrollfunktion Kräv moms. Kontrollfunktionen gör det möjligt att tvinga användaren att ange moms för att överhuvudtaget kunna spara reseräkningen. Genom att använda den tvingande funktionen kombinerat med att ta bort den momssats som används för att föreslå

6 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 6 moms vid registrering är chansen större att momsen blir korrekt registrerad redan från början. Ta bort värdet i fältet under Moms (%) och markera Kräv moms för de representationskoder som används för restaurangbesök: Not. Om utläggskoden tillåter och användaren registrerar ett belopp i utländsk valuta kommer programmet inte att kräva moms för detta belopp även om utlägget har Kräv moms markerad.

7 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 7 Möjligheten att kräva att moms anges finns även för utläggs-/avdragskoder: Varning vid högt momsbelopp För att undvika felaktigt registrerade momsbelopp har programmet kompletterats med en kontroll som medför att en varning visas om beloppet överstiger 25 % av totalbeloppet. Denna kontroll är särskilt användbar för de representationskoder där du har tagit bort momssatsen som används för att föreslå moms vid registrering och istället markerat alternativet Kräv moms. Konteringar på reseräkningsspecifikation Rapporten Reseräkningsspecifikation har byggts om så att samtliga konteringar från reseräkningens huvuduppgifter kommer med i rapporthuvudet. Tidigare skrevs endast konteringar på nivå 2-4 ut på rapporten.

8 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 8 Elektroniska bilagor i personuppgifter Elektroniska bilagor kan nu användas för att koppla viktiga dokument till en person i FLEX personregister. Tänk på att det är viktigt att reglera behörigheter så att endast de användare som ska kunna se bilagorna kan göra det. Behörighet till funktionen styrs per behörighetsgrupp under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Reseräkning.

9 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 9 FLEX Reseräkning och Eurocard Funktionen för import av transaktionsfiler har delvis byggts om och kompletterats med nya funktioner för att öka säkerheten kring kontokortsnummerhantering och för att minska risken för problem vid drift. En ny funktion innebär att eventuella felaktiga radbrytningstecken automatiskt konverteras till rätt tecken vid import. Felaktiga radbrytningstecken kan ibland uppkomma vid själva överföringen av filer från Eurocard till den server där FLEX är installerat. En annan funktion innebär att transaktionsfiler äldre än tre månader och som inte kunnat läsas in utan fel automatiskt flyttas från inläsningskatalogen till den oldkatalog som finns som en underkatalog till inläsningskatalogen. Orsaken till att filer inte kunnat läsas in kan vara att de innehåller transaktioner tillhörande någon med ett kort som inte finns kopplat till en person i FLEX och en stor mängd gamla filer i inläsningskatalogen medför att inläsningen tar onödigt lång tid. Om man vill läsa in en fil som flyttats till old-katalogen ska filen flyttas tillbaka till inläsningskatalogen och importeras manuellt från FLEX Reseräkning. Den största och viktigaste förändringen som ombyggnaden för med sig är att kortinnehavar-id används istället för fullständiga kontokortsnummer för att knyta en person i FLEX till transaktioner gjorda med kontokort från Eurocard. Fördelarna med detta är bland annat att eventuella kortbyten underlättas samt att risken för missbruk av kortnummer minskas. Den nya lösningen bygger på import av kontokortstransaktioner med Eurocards senaste filformat EC600 men är även bakåtkompatibel för att hantera äldre filformat. Flex Datasystem kommer tillsammans med Eurocard i samband med årsskiftet 2012/2013 att kontakta samtliga berörda kunder för att erbjuda hjälp att övergå till EC600-formatet. I samband med översynen av filformat kommer vi också att se över vilka transmissionsmetoder som används och erbjuda hjälp att förbättra dessa.

10 Användarmeddelande (januari 2013) 10 När du som kund har övergått till det nya filformatet kommer programmet successivt per automatik att ersätta kortnumret med kortinnehavar-id i FLEX personregister. Att kortnummer ersätts successivt beror på att det sker först efter det att en kortinnehavare har gjort ett köp med sitt kort och transaktionen har importerats. Ytterligare en förbättring som gjorts i integrationen med Eurocard är utökat stöd för att importera transaktioner till flera olika företag i FLEX samtidigt från en och samma transaktionsfil. Den huvudsakliga skillnaden är att importfunktionen nu säkrare kan identifiera vilket företag transaktioner tillhör med hjälp av organisationsnummer. Detta bidrar i sin tur till att funktionen för att automatiskt koppla ihop ett kort med en person även den blir mer exakt. Viktiga förutsättningar för detta är att organisationsnumret finns registrerat i FLEX (Register - Företagsuppgifter) och att Eurocard känner till medarbetarens anställningsnummer, så att denna information följer med i transaktionsfilen. Genvägar till Flex kundzon Under menyalternativet? hittar du nu flera olika genvägar till Flex kundzon. Startsida Genom att klicka på detta alternativ hamnar du direkt på kundzonens Startsida, alltså den sida du hamnade på när det endast fanns en länk till kundzonen i programmet.

11 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 11 Åtgärdslista Genom att klicka på detta alternativ hamnar du direkt på kundzonens Åtgärdslista. Listan visar i detta läge de åtgärder som gjorts i senare versioner av programmet än den du för tillfället använder. Om du vill uppdatera din version till den senaste ska du ladda ner uppdateringsprogram och anvisningar för dessa från kundzonens sida Nerladdningar. Mina ärenden Genom att klicka på detta alternativ hamnar du direkt på kundzonens sida Mina ärenden där du kan följa de ärenden du rapporterat till vår support. Fördelen med att använda genvägarna är att du inte behöver veta ert kundnummer och lösenord för att komma in på kundzonen, utan inloggningen sker per automatik. Integration med Danske Bank FLEX Reseräkning kan fr.o.m. version 12.3a användas tillsammans med kontokort från Danske Bank. Funktionen är densamma som för övriga kontokortsintegrationer, vilket innebär att transaktioner gällande köp (utlägg) gjorda med kontokort kan importertas till FLEX och att medarbetaren sedan själv kan hämta in dessa transaktioner till reseräkningar. Efter det att transaktionsfiler laddats ner från Danske Bank till den lokala servern kan de importeras i FLEX. Register Kontokortskopplingar kan användas för att ge en överblick över vilka kontokort som finns i systemet samt vem de är kopplade till. Transaktioner kan inte importeras i de fall där koppling saknas mellan transaktionens kortinnehavar-id och en person i FLEX.

12 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 12 Inställningar för CO2-beräkning Vissa förändringar har skett i de inställningar som rör beräkning och rapportering av CO2-utsläpp vid tjänsteresor (tilläggsmodul). Du kan nu med separata inställningar välja om utsläppsberäkning ska ske vid flyg- respektive bilresor. Tidigare fanns endast en gemensam inställning för båda typerna av resor. Om du sedan tidigare hade inställningen för CO2-beräkning aktiverad kommer du automatiskt efter uppdatering till version 12.3a att få båda inställningarna aktiverade. Ny rapport Inaktuella användare En ny rapport för att lista information om användare som inte skrivit reseräkning efter ett visst datum har nu tillkommit i gruppen Egna rapporter. Syftet med

13 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 13 rapporten är att kunna se vill se vilka användare som kan anses inaktuella och som därför bör kunna tas bort för att därmed undvika onödiga licenskostnader. Rapporten är mycket enkel i sin utformning och det enda urval du behöver göra är att sätta ett datum: Ny rapport Personregistret och användare En ny rapport för att lista information om person- och användaruppgifter har nu tillkommit i gruppen Egna rapporter. Syftet med rapporten är att erbjuda en sammanställning av de mest intressanta person- och användaruppgifterna.

14 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 14 Följande urval kan göras för rapporten: Skattedeklaration blir Arbetsgivardeklaration Rapporten Skattedeklaration har bytt namn till Arbetsgivardeklaration. Anställningsnummer som spec.nr på KU Möjlighet finns nu att använda anställningsnummer som specifikationsnummer på kontrolluppgiften (KU). För att göra detta markerar du kryssrutan Använd anstnr som spec.nr när du skriver ut kontrolluppgifterna under Årsrutiner Skriv ut kontrolluppgifter. Särskild löneskatt Vi har nu byggt stöd för att beräkna arbetsgivaravgifter för dem med särskild löneskatt som ska redovisas i ruta 65/66 på skattedeklarationen. I personregistret, flik Skatt, väljer du Särskild löneskatt för de anställda som ska ha särskild löneskatt på utbetald lön. För 2012 ligger särskild löneskatt på 24,26%. Detta värde måste du lägga in under Inställningar Belopp och procent. Du kan även hämta värdet via FLEX Online genom att klicka på knappen Uppdatera.

15 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 15

16 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 16 FLEX HR (tilläggsmodul) En ny flik har tillkommit i FLEX Portal för de kunder som använder tillvalsprodukten FLEX HR. För att aktivera funktionen ställer du under Inställningar Styruppgifter, flik Kommunikation, in sökvägen (URL) till FLEX HR webbapplikation samt aktiverar behörighet till fliken under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Portal.

17 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 17 Chefsstöd (tilläggsmodul) En ny flik har tillkommit i FLEX Portal för de kunder som använder tillvalsprodukten FLEX Chefsstöd som är en tredjepartprodukt från vår partner HR Fokus. För att aktivera funktionen ställer du under Inställningar Styruppgifter FLEX Portal in sökvägen till HR Fokus webbservice.

18 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 18 Du måste även aktivera behörighet till fliken under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Portal. Single Sign-On FLEX Portal FLEX Portal har kompletterats med en ny metod för att integrera produkten i en befintlig miljö med hjälp av Single Sign-On. För instruktioner om tillämpning kontakta oss. Förbättrad säkerhet i FLEX Portal För att höja säkerheten i FLEX Portal har sessionshanteringen för användares inloggningar byggts om. Ombyggnaden medför att om du tar bort en post i användarloggen så kommer sessionen att avbrytas för användaren. Detta bör förstås göras med försiktighet eftersom all data som användaren har registrerat och som ännu inte har sparats kommer att gå förlorad.

19 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 19 FLEX App för iphone En ny version av FLEX App för iphone har nu släppts. I den senaste versionen av appen kan användare nu också arbeta med inrapportering av tid direkt mot FLEX Tidredovisning. Medarbetare kan även använda appen för att se sina lönespecifikationer från FLEX Lön.

20 FLEX Reseräkning Användarmeddelande (januari 2013) 20 Vill du veta mer om FLEX App? En längre presentation i pdf-format finner du här: På AppStore kan du ladda ner appen kostnadsfritt för att prova hur den fungerar.