Nyheter & info. Har du testat Supportklienten i Entré?

Transkript

1 Nyheter & info FRÅN HANTVERKSDATA NR 02:2014 MAJ Har du testat Supportklienten i Entré? Med de senaste versionerna av Entré finns vår nya supportklient tillgänglig som ett hjälpmedel till våra användare. I supportklienten kan man hitta vanliga frågor och svar samt handböckerna för Entrés olika moduler. Det går även att skicka in frågor för vidare handläggning av vår supportavdelning. Frågor & Svar För att starta supportklienten trycker man på F11 på tangentbordet. Om man vill leta bland befintliga Frågor och Svar måste man först ange vilken modul frågan rör. När man gjort detta kommer man hitta både Frågor och svar samt modulens handbok på högersidan. Skicka fråga till supporten Om man inte hittar svaret på sin fråga varken i Frågor och Svar eller i handboken kan man fortsätta genom att skriva in sin fråga i rutan Beskrivning/Fråga/Bilder. Notera att här kan man även klistra in bilder från eventuella skärmdumpar för att underlätta i kommunikationen med vår supportavdelning. Det krävs även att man anger sin e-postadress så att vi kan återkoppla på ett enkelt sätt. Om man vill kan man i användarregistret i Entré ange e-postadressen för att få denna förifylld i supportklienten. Klicka sedan på skicka för att skicka in frågan till supporten. Välj vilken modul du vill se Frågor & Svar för. Hittar du inte din fråga så finns även hela Handboken för modulen under sökresultatet. Hittar du inte svaret via Frågor & Svar eller Handboken så kan du enkelt skicka frågor till supporten. Det går även bra att klistra in bilder i beskrivningen. NYHETER & INFO UTGES AV HANTVERKSDATA, VENDEVÄGEN 85 B, 4 TR, DANDERYD TEL: FAX: E-POST: info@hantverksdata.se. HEMSIDA:

2 Entré Xmail - Ny enkel och billig skanning Nu kan du skanna dina pappersfakturor själv och ändå få dem tolkade på ett billigt sätt via Opus Capita (fd Itella). Entré Xmail kan användas på två sätt, antingen med egen skanning eller via PDF mejl från leverantörerna. Egen skanning Om du vill skanna dina leverantörsfakturor själv och få dem tolkade, tecknar du ett avtal med oss på Hantverksdata gällande Xmail. Xmail fungerar så att du skannar leverantörsfakturan själv och sedan mejlar du filerna till vår skannercentral. Skannercentralen tolkar PDF filen och skickar tillbaka alla reskontrauppgifter samt bilden på fakturan för automatisk inläsning i Entré. Du kan använda vilken skanner som helst som har ett bra skannerprogram som skapar en ny fil för varje faktura. PDF Fakturor Xmail kan du också använda om dina leverantörer kan skicka fakturor i PDF format. Vi sätter upp en e-postadress som alla leverantörer kan mejla sina PDF fakturor till. Skannercentralen tolkar PDF filen och skickar tillbaka bilden och alla reskontrauppgifter för automatisk inläsning i Entré. Kostnader Startkostnaden för Xmail via Opus Capita är kr inkl installation. Tickkostnaden per tolkad faktura är 5:90 kr. Faktureras kvartalsvis i efterhand. Om du inte har EDI modulen sedan tidigare tillkommer licenskostnad för EDI växeln med kr samt 168 kr/mån i underhållsavgift. Alla priser är exkl moms. Nyheter i patch i Entré Under april har vi publicerat en ny uppdatering av Entré version 5.1. En anledning är bland annat en ny rapportering till Svenskt Näringsliv. Nyheterna för att hjälpa till med den nya rapporteringen är: Ny knapp Byt kod i rutin Skapa/Ändra befattningskoder som byter befattningskod i samtliga register i Entré. Registret för SSYK-koder har bytts ut mot de nya koder som gäller från och med 2014 ( SSYK 2012 ). Observera att ni själva måste koppla om befattningskoder mot de nya SSYK-koderna (Lön Register och Löneinställningar Löneinställningar Skapa/Ändra avtal- och befattningskoder). Regelstyrd tidsattest ersätter den gamla attestrutinen i Entré I version 4.8 av Entré så introducerade vi en förbättrad hantering av attestering av tid. Den nya attesteringen går även att arbeta med webbaserat i Entré Portal. För oss var det första gången som funktionalitet utvecklades för att samtidigt, och med samma funktionalitet, fungera i webben och inne i Entré. Från och med uppdateringen till version 5.2 i höst så kommer vi att ta bort den äldre varianten av attestering av tid och bara ha kvar den nya. För de som ännu inte har gått över till den nya varianten av tidsattestering så rekommenderar vi att man gör det innan uppdateringen till version 5.2. Då kan man lättare planera in övergången. Hur man gör kan man läsa om via supportklienten i Entré (F11). Välj modulen Tid så finns en kortfattad beskrivning Hur attesterar man tid i Entré?. Mer utförlig information finns i systemets handbok som du hittar på samma ställe. Mer info om supportklienten hittar du på första sidan i det här nyhetsbrevet. Vid behov ställer självfallet Hantverksdatas konsulter upp och hjälper till med övergången. Kontakta i så fall vår säljavdelning för mer info och priser.

3 Frågor & Svar i nya Elkalkylen Fråga: Varför visas inte normtiden för en artikel? Svar: Det beror på att Artikeln inte är tidsatt. För att tidsätta en artikel gör man så här: Välj Tidssättning av materiel i menyträdet under Sidoregister och inställningar. Markera den artikel som ska tidsättas. Ange vilke Materialklass och Dimension och vikt som den tillhör. Spara tidsättningen. Orsaken till att normtiden inte syns är att Artikeln inte är prissatt. Om man registrerar artikeln på nytt efter att Materialklass och Dimension och vikt har angivits så visas normtiden.

4 NYHETSBREV NR 02:2014 MAJ Hur skapar man en E-faktura i Bilanco? I Bilanco finns det en möjlighet att skapa elektroniska fakturor till kunder under förutsättning att kunden har en e-postadress. Det behövs en kostnadsfri licens som supporten kan hjälpa till med. Man behöver även göra en del inställningar i systemet. Inställningar Välj Registervård Kundregister. Välj kund antingen genom att ange kundens kundnummer eller sök fram kunden med hjälp av förstoringsglaset (bild 1). Ange e-postadress och markera Elektronisk faktura samt välj i vilket format fakturan ska skapas. Gå sedan vidare till Arkiv Företagsinställningar Generella. Fyll i E-postserver under E-postuppgifterna (bild 2). Eventuellt behövs även Användarnamn, Lösenord, Port och en markering i SSL-rutan. Kontrollera med den eller de som har installerat e-postprogrammet. Om man även vill skriva ut en papperskopia av fakturan innan man skickar den så ska rutan under efaktura markeras. Under knappen Ändra e-fakuratext, kan man skriva in en text. När man sedan skickar e-fakturan kommer det att stå E-faktura i rubriken och texten du skriver in här visas i meddelandet på mejlet. Skicka e-faktura Vid faktuering godkänner man som vanligt fakturan. En fråga kommer upp om man vill skicka E-fakturor nu. Svarar man ja får man upp dialogrutan som visar vilka fakturor som ska skickas med e-post (bild 3). Tryck Skicka för att de ska gå iväg till kundens e-post. Vill man skicka en gammal faktura igen går man in under Fakturering Skicka E-fakturor. De fakturor som fortfarande inte är ivägskickade visas här. Klicka på Historik och markera de fakturor som ska skickas på nytt (bild 4). Klicka därefter på OK. Bild 1 - Bocka i Elektronisk faktura och välj format som du vill att fakturan ska skapas i. Ange även e-postadress dit fakturorna ska skickas. Bild 2 - Fyll i de nödvändiga uppgifterna om E-postservern som behövs för att fakturor ska kunna skickas elektroniskt via ert e-postprogram. Bocka i om du vill skriva ut en papperskopia av fakturan. Det är även här du lägger in en fakturatext som visas i meddelandet i mejlet. Bild 3 - E-fakturorna går iväg till kund först då man trycker Skicka i denna dialog. Bild 4 - Markera under Historik de fakturor du vill skicka igen och klicka på OK.

5 Hur registrerar man ett personligt respektive generellt lönepris i Entré? För att registrera ett nytt lönepris välj Lön Register och löneinställningar Personer Skapa/ändra prissättning. Rutinen används när du t ex vill ändra månadslönen på en person (personligt lönepris) eller om priset t ex ska gälla för alla inom en specifik befattningskod och ett specifikt avtalsområde (generellt lönepris). Personligt lönepris Ange personens anställningsid, klicka sedan på Uppdatera. Om du vill registrera en ny månadslön på personen, klicka på Skapa nytt. Det är viktigt att man inte väljer att ändra befintligt lönepris, då försvinner lönehistoriken och systemet kan bl a inte beräkna retroaktiv lön på personen. Bild 1 visar ett exempel på hur man registrerar en ny månadslön på en specifik person. Anställningsid, Från datum, Lönepris och Pris fylls i. Generellt lönepris För att registera ett nytt generellt lönepris ska befattningskod, avtalsområde och lönepris fyllas i. Klicka sedan på Uppdatera och därefter på Skapa nytt. Fyll i det nya priset och klicka OK. Bild 1 - Exempel på hur man registrerar nytt personligt lönepris/ny månadslön på en person. Bild 2 - Exempel på hur man registrerar nytt generellt lönepris. I det här fallet restid utanför arbetet för servicemontörer enligt elavtalet. OBS! Oavsett om du ska registrera ett personligt eller generellt lönepris är det viktigt att inte villkorssätta priset till Resultatenhet, Projekt eller Objekt såvida inte det ska styra prissättningen. Efter ändringen visas den nya lönen. Om du vill se historiken, ta bort bocken i Visa endast aktuella. Bild 3 visar lönehistoriken för personen i exempel 1. Bild 3 - Vill man se lönehistoriken ska bocken i Visa endast aktuella tas bort.

6 Vårens sista kurser Passa på att gå en kurs innan sommaren. Vi lämnar rabatt om fler anmäler sig från samma företag. Gå in på och anmäl dig under fliken kurser/seminarier Danderyd Entré Projektstyrning (grund, 1 dag) Det finns platser kvar på kursen. Mejla kurs@hantverksdata.se om du vill delta Webb Entré Redovisning/Reskontra (grund, webb) Det finns platser kvar på kursen. Mejla kurs@hantverksdata.se om du vill delta Danderyd Entré Lön (forts, 1 dag) Sista anm.dag Nu kan vi erbjuda redovisningstjänster och löneoutsourcing! Nu lanserar vi en redovisningstjänst där du som kund kan ta hjälp av oss för löpande redovisning, månadsbokslut och lönekörningar i Entré. Du kan teckna ett avtal som bygger på ett visst antal timmar per månad eller så betalar du per lönespecifikation. Vi kommer även att kunna erbjuda kortare uppdrag när t ex den löneansvarige eller ekonomichefen har blivit sjuk för en tillfällig stöttning av redovisningen. Alternativ 1 Vi tar tillsammans fram en timbudget per månad där Hantverksdata hjälper till med redovisningen varje månad. Det kan vara allt från hela administrationen till endast månadsbokslut som skall tas fram och stämmas av. I detta alternativ debiterar vi per timma enligt tecknat avtal. Alternativ 2 Vi hjälper till med att endast genomföra lönekörningar varje månad där vi sammanställer inkommen tid för löneunderlag, frånvaro och semester. I tjänsten ingår det dessutom att vi tar fram kontrolluppgifter för alla anställda. I detta alternativ debiterar vi en fast avgift per lönespecifikation med en extra för varje kontrolluppgift. Ta kontakt med din säljare så berättar vi mer om priser och hur vi kan hjälpa dig på bästa sätt. Vi tar fram ett unikt kostnadsförslag för dig som motsvarar dina behov av redovisningstjänster och lönehantering. Nu är det dags att anmäla sig till årets Entrédag för glasbranschen Nu ska alla glasföretag ha fått inbjudan till Glasdagen på Ballbreaker i Stockholm. Onsdag 21 maj träffas vi på eftermiddagen och går igenom nyheter och utveckling i Entré Bilglas och Planglas. I år kommer fokus naturligtvis att ligga på integrationen mellan Entré Bilglas och CABAS. På kvällen stannar de som vill kvar för bowling och middag. Vi hoppas att årets träff blir lika givande som förra årets. Anmäl dig via vår hemsida under fliken Kurser/Seminarier, rubriken Seminarier. Senast måndag 12 maj vill vi ha din anmälan. Nästa nummer av Nyheter & info kommer i september Vår tryckta Kundkontakten kommer lagom till midsommar