Årsskiftesrutiner för Kontek Travel 1 (8) Kontek Travel

Transkript

1 1 (8) Kontek Travel Årsskiftesrutiner 2017

2 2 (8) Det börjar närma sig årsbyte i Kontek Travel. Här finner du instruktioner om hur du förbereder programmet för det nya året och hur du genomför årsbytet. Allmän information och rekommendationer Årsbyte Årsbyte i Kontek Travel görs efter uppdatering av årsversionen(17.1a). Notera dock att inga anställda kan göra reseräkningar på 2017 innan årsbytet har skett! Om du använder delsystemen Kontek Travel och Kontek Time, ska du endast göra Årsbyte i Kontek Travel, då årsbytet får genomslag i båda delsystemen. Hemsida På vår hemsida under Mina sidor hittar du alltid den senaste informationen om Kontek Travel. Preliminärt releasedatum för Kontek Travel programversion 17.1a Kontek Travel programversion 17.1a kommer preliminärt att finnas tillgänglig från mitten av december. Förberedelser Följande förberedelser och planering inför årsbytet bör utföras i god tid innan programuppdatering och årsbytet ska göras. Detta görs vanligtvis av en administratör. Inloggningsuppgifter till För att kunna ladda ner installationsprogram och anvisningar för nya programversioner av Kontek Time måste du logga in på vår hemsida, under menyvalet Mina sidor. Saknar du inloggningsuppgifter bör du i god tid innan årsskiftet kontakta oss. Kontakta er IT-avdelning För att kunna uppdatera Kontek Travel till kan ni eventuellt behöva ta hjälp ert företags IT-avdelning. Tänk på att planera i god tid tillsammans med IT-avdelningen. Kontakta Kontek Behöver ni hjälp med uppdateringen av Kontek Travel kan ni kontakta Konteks IT-konsult, itkonsult@kontek.se, för att få hjälp. Tänk på att göra detta i god tid. Informera användare Informera dina användare i god tid om vad de behöver tänka på gällande Kontek Travel i samband med årsskiftet. Resenärer kommer t ex inte att kunna registrera resor gjorda under 2017 i Kontek Travel förrän årsbytet genomförts.

3 3 (8) Du informerar användarna genom att skapa ett så kallat Systemmeddelande. Du skriver själv din meddelandetext och väljer vilken eller vilka användare som det ska visas för. Systemmeddelanden visas för användare då de loggar in i Kontek Travel. Funktionen för att skapa meddelanden hittar du under menyn Arkiv Meddelanden. Se exempel. Meddelande som visas då en användare loggar in i Kontek Travel:

4 4 (8) Uppdatering av Kontek Travels databas För att kunna uppdatera Kontek Travels databas måste du logga in med en användare som har administratörsbehörighet enligt behörighetssystemet eller med det systemfasta användarkontot ADMIN. Inställningen för administratörsbehörighet finns i Kontek Travels behörighetssystem (behörighetsgrupper) och i användarregistret. Om du ska använda ADMIN men inte vet lösenordet kan du själv åtgärda detta genom att i Kontek Travels användarregister tilldela ADMIN ett nytt lösenord. Välj först ADMIN i listan till vänster och klicka därefter på knappen Lösenord under fliken Säkerhet.

5 5 (8) Uppdatering av Kontek Travel årsversion 17.1a Uppdateringen bör göras under andra halvan av december eller i början på det nya året. Detta görs vanligtvis av ditt företags IT-avdelning, alt med hjälp av Konteks IT-konsult. Se Uppdateringar kring instruktioner för hur ni uppdaterar ert system. Årsbyte Årsbytet ska göras innan du påbörjar registrering av uppgifter på det nya året. Detta görs vanligtvis av en administratör. Lås systemet för användare Innan årsbytet görs rekommenderar vi att du låser Kontek Travel för alla användare förutom för den användare ni som administratör använder. Använd återigen funktionen för att skapa systemmeddelanden men markera denna gång Lås systemet för användare(funktionen för att skapa meddelanden hittar du under menyn Arkiv Meddelanden). Om du vill kan du genom att klicka på knappen Schema ange när systemmeddelandet ska visas och låsa systemet. Om du använder denna funktion behöver du alltså inte tänka på att aktivera och avaktivera meddelandet då meddelandet endast visas enligt schemat du lagt in.

6 6 (8) Förvissa dig om att användare inte arbetar i systemet genom att granska Kontek Travel Användarlogg som du hittar under menyn Arkiv. Säkerhetskopiera Innan årsbytet rekommenderar vi att ni tar säkerhetskopior i Kontek Travel. Under menyn Arkiv finns funktionen för att säkerhetskopiera systeminformation och under Servicerutiner finns funktionen för att säkerhetskopiera företagsinformation. Säkerhetskopiering under Servicerutiner ska köras på alla företag som finns i er aktuella databas.

7 7 (8) Årsbyte Kontrollera först att funktionen för automatisk uppdatering av utlandstabell vid årsbyte är aktiverad under Inställningar- Styruppgifter, flik Allmänt. Kontek Travel använder som standard först FLEX Online uppdateringstjänst via Internet för att hämta nya värden men om Kontek Travel körs på en dator som av någon anledning inte kan använda tjänsten används istället värden från filer som följde med installationsprogrammet för programuppdateringen. Du kan själv testa om Kontek Travel kan använda FLEX Online uppdateringstjänst genom att under Arkiv Systeminställningar klicka på knappen Test. Om programmet inte kommer i kontakt med FLEX Online bör du först kontrollera med er IT-avdelning om detta kan avhjälpas och om det inte är möjligt bör du avaktivera inställningen. Läs mer om hur FLEX Online fungerar i användarmeddelande och handbok. Om du inte kan utnyttja tjänsten Flex Online så ber vi dig kontakta Kontek IT-konsult för att få tillgång till aktuella värden. Kör sedan funktionen Årsbyte under menyn Årsrutiner. Om du får ett meddelande om att värden för det kommande året inte kan läsas in bör årsbytet avbrytas och problemet åtgärdas för att du ska slippa manuell justering av värden i efterhand. Kontek Travel är integrerat med Kontek Time så funktionen Årsbyte ska därför endast köras i ett av programmen. Om du gjort årsbytet i en äldre programversion ska du inte köra funktionen igen i den nya.

8 8 (8) Initiera reseräkningsnummer Om du vill att samtliga reseräkningar som registreras på det nya året ska börja med en ny nummerserie, t ex 2017xx, ska en initiering göras med funktionen Initiera reseräkningsnummer under menyn Årsrutiner. Då programmet alltid räknar upp reseräkningsnumret med 1 vid registrering ska initieringsvärdet vara om den första reseräkningen efter årsbytet ska få nummer Kontroller och justeringar Görs årsbyte i årsskiftesversionen dvs. Kontek Travel 17.1a har anpassningar och justeringar gjorts med automatik. Vi rekommenderar ändå att du kontrollerar att alla ändringar är korrekta. Kontrollera traktamente samt belopp och procent. Görs årsbyte i den gamla versionen måste ni manuellt göra nödvändiga justeringar. Upprepa i alla företag Upprepa rutinerna för årsbyte i alla företag som finns i er Kontek Travel-databas.