Användarmeddelande (november 2014) Ny programversion. Version 14.3a

Transkript

1 Användarmeddelande (november 2014) Ny programversion FLEX Tidredovisning Version 14.3a Bäste kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Tidredovisning under i version 14.3a. Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att koppla en fast tidkod till ett visst projekt och en förenklad hantering av anställda med flera anställningsnummer. En annan nyhet är att tidrapporteringen i FLEX WebApp har utökats med möjligheten att registrera ersättningar. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (november 2014) 2 Innehåll Nyheter FLEX Tidredovisning... 3 Tidkod på projekt... 3 Anpassning SIE-4-fil... 5 Anpassning händelse... 6 Personregistret Anställda med flera anställningsnummer... 7 Skyddad identitet... 7 Fria register... 8 Nyheter FLEX WebApp Rapportera ersättningar... 11

3 FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (november 2014) 3 Nyheter FLEX Tidredovisning Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Tidredovisning, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. Tidkod på projekt Om du vill att en viss tidkod ska läggas ut för ett visst projekt finns nu den möjligheten. För att aktivera funktionen behöver du markera inställningen Använd tidkod på projekt, som du hittar under Inställningar Styruppgifter, flik Konteringsuppg.

4 FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (november 2014) 4 Då visas fältet Fast tidkod under Register Projekt (utökad) Flik Allmänt. När du sedan stämplar eller registrerar på det projektet kommer tidkoden att ändras till det du har ställt in, i detta fall ARBT.

5 FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (november 2014) 5 Anpassning SIE-4-fil Filen som överför fakturaunderlag i SIE-4 format har anpassats för att bli mer flexibel beroende på hur FLEX Tidredovisning är uppsatt. Under Inställningar Styruppgifter, flik Kommunikation, finns nu knappen Inställningar. Klickar du på den så får du upp ett fönster där du kan ställa in vilka begrepp i FLEX Tidredovisning som ska matcha de olika begreppen i SIE.

6 FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (november 2014) 6 Anpassning händelse Händelsen Lägg ut tidkod på ers.flik (projektknutet) som man tidigare kunde lägga på projekt kan numera även läggas per personalkategori. Det innebär att den händelsen kommer att köras för alla anställda i den personalkategorin för alla projekt.

7 FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (november 2014) 7 Personregistret Anställda med flera anställningsnummer För att du enklare ska kunna se om en anställd har flera anställningsnummer har vi kompletterat personregistret med en lista som visar alla anställningsnummer som är kopplade till samma personnummer. Du kan enkelt gå till ett annat anställningsnummer genom att klicka på det i listan. Skyddad identitet Skyddad identitet är egentligen ett samlingsnamn för tre olika typer av sekretesskydd, nämligen sekretessmarkering, kvarskrivning och fingerade personuppgifter. Alla tre typer är till för att skydda personer som riskerar att råka illa ut om uppgifter om t.ex. adress lämnas ut. Läs gärna mer om dessa sekretesskydd på Skatteverkets hemsida. För att förenkla hantering av anställda med skyddad identitet i FLEX har vi kompletterat personregistret med en markering om den anställde har en skyddad identitet. På så sätt kan administratören enkelt hålla koll på vilka som har en skyddad identitet. För att en skyddad adress inte ska komma med på rapporter i systemet har vi lagt till en knapp för skyddad adress där du på ett separat ställe kan lägga in känsliga uppgifter, såsom skyddad adress och andra kontaktuppgifter. De uppgifter som sparas här kommer inte att komma med på några rapporter eller exponeras på något annat ställe i systemet. Uppgifterna krypteras också innan de lagras i databasen, så det går inte heller att koppla något tredjepartsverktyg till FLEX databas för att hitta dessa uppgifter.

8 FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (november 2014) 8 För att kunna se och ändra uppgifter under skyddad adress krävs det att användaren har en speciell behörighet för detta. Behörigheten ställs in på användaren (Arkiv Användare, flik Behörigheter) eller på behörighetsgruppen (Arkiv- Behörighetsgrupper, flik Övrigt). Hur man väljer att hantera anställda med skyddad identitet i FLEX beror främst på vilken typ av sekretesskydd den anställde ska ha. Ett generellt råd är dock att alla uppgifter som ska skyddas bör läggas under skyddad adress. Ett problem kan dock vara skydd av personnummer som ju krävs för många funktioner i systemet (t.ex. beräkning av arbetsgivaravgifter, KU, utbetalning via bankfil m.fl.). Här kan man behöva se över för vilka i företaget ett personnummer kan bli exponerat, eller möjligen om man kan använda sig av ett fiktivt personnummer i vissa sammanhang. Fria register Det finns nu möjlighet att skapa egna register som sedan kopplas till anställda och/eller projektregistret. Det kan vara användbart om antalet tecken för konteringarna redan är förbrukade. Det första du gör är att under Register Fria begrepp definiera de begrepp du vill skapa. I exemplet nedan skapar vi begreppen Region och Kön. Begreppet Region kan användas i både personregistret och i projektregistret. Kön kan endast användas i personregistret.

9 FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (november 2014) 9 Under Register Fria register lägger du sedan upp registren i de olika begreppen. I detta exempel lägger vi upp fyra regioner och två kön. Eftersom både region och kön kunde kopplas till personregistret så finns de begreppen synliga under Register Personuppgifter, flik Kontering.

10 FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (november 2014) 10 I projektregistret (Register Projekt (utökad), flik Fria register) visas endast de begrepp som används där, i detta fall Region: Förutom att visa de fria begreppen som information kan du även göra urval på dem i rapporten Fördelning av tid och kostnad. I detta exempel kan du då t.ex. få ut hur mycket tid som är nedlagt på alla projekt i region södra fördelat på kvinnor och män.

11 FLEX Tidredovisning Användarmeddelande (november 2014) 11 Nyheter FLEX WebApp Nedan beskrivs de nyheter som har tillkommit i FLEX WebApp. Rapportera ersättningar Tidrapporteringen i FLEX WebApp har utökats med möjligheten att registrera ersättningar. Endast användare som är behöriga att registrera ersättningar i FLEX Tidredovisning kommer åt den funktionen i FLEX WebApp. För att lägga in en ersättning trycker du på Meny och väljer sedan Ersättningar.