7. Skapa kontrolluppgiftsregister

Transkript

1 7. Skapa kontrolluppgiftsregister VÄLJ ATT ARBETA I FÖREGÅENDE ÅR DATABASEN FÖR INKOMSTÅR Löneprogrammet hanterar kontrolluppgift KU10. Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har lön, arvode eller andra ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst. Information om kontrolluppgiften och dess rutor finns på Skatteverkets hemsida Ladda ner broschyren SKV 304, Kontrolluppgifter, lön, förmåner m.m. Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om värden finns i rutorna Uppgiften bearbetas dock inte av Skatteverket. Kontrolluppgifterna ska lämnas till Skatteverket senast 2 februari Programmets kontrolluppgiftsrutin har uppdaterats för rapportering av kontrolluppgifter för inkomstår Förändring gällande hantering av specifikationsnummer På de anställdas kontrolluppgift ska specifikationsnummer anges i ruta 570. I tidigare versioner av löneprogrammet användes den anställdes anställningsnummer som specifikationsnummer. I löneprogrammet går det att ange 13 tecken i anställningsnummer, men till SKV får det endast redovisas 10 tecken i ett specifikationsnummer. I registret Anställda går det numera att ange ett eget unikt specifikationsnummer för personen. När du uppdaterat till version och öppnar ditt företag kommer alla anställda att automatiskt tilldelas specifikationsnummer 1. När du skapar register för kontrolluppgifter under menyn Verktyg- Kontrolluppgifter kommer du att få ett textmeddelande om en person finns på flera anställningsnummer med samma personnummer. Om det är fallet kommer det ena anställningsnumret få ett nytt unikt specifikationsnummer i rapporteringen till SKV och anställdaregistret uppdateras. Det finns inget krav från SKV hur specifikationsnumret ska se ut mer än att det ska vara unikt för den anställde och kontrolluppgiften. Observera att om du skapat register för kontrolluppgifter för inkomstår 2014 i version a eller tidigare, måste du skapa om registret när du uppdaterat till för att korrekt specifikationsnummer ska komma med på kontrolluppgiften. Du hittar kontrolluppgifterna under menyn Verktyg - Kontrolluppgifter. Funktionen för kontrolluppgifter är uppdelad i 3 arbetssteg. Steg 1 Skapa register för kontrolluppgifter Du inleder arbetet med steg 1 och skapar register för kontrolluppgifter. Får du meddelandet Register för kontrolluppgifter finns redan, vill du ta bort detta? svarar du JA. Om du när du skapar kontrolluppgiftsregistret exempelvis angivit

2 fel ackumulator för någon ruta, kan du ta bort kontrolluppgiftsregistret genom att skapa ett nytt. Observera att om du har redigerat i det första kontrolluppgiftsregistret försvinner denna redigering om du skapar registret på nytt. Kontrollera vilket inkomstår som anges högst upp till vänster i bilden. Står det 2014 så vet du att du arbetar i rätt databas. Står det 2015, befinner du dig i innevarande års databas och måste byta till föregående år, detta gör du i listan över upplagda företag under menyn Arkiv - Företag. De ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter och som innehåller ett värde/belopp föreslås automatiskt för respektive ruta på KU10. Om dina anställda har värden i ruta 47 (+12) eller 37 måste du specificera med text i rutorna 65 och 70 vad som avses. Genom att klicka på knappen Spara mall sparar du inställningarna så att det blir enklare att skapa om ditt register för kontrolluppgifter om det skulle behövas. Har du idrottsutövare med ett 1/2 prisbasbelopp som gräns för arbetsgivaravgift? Om ersättningen (lön + förmån) under året uppgår till ett ½ prisbasbelopp eller mer i ackumulator 131 Andra skattepliktiga ersättningar, styrs hela ersättningen från ruta 31 Andra skattepliktiga ersättningar till ruta 11 Kontant bruttolön på kontrolluppgiften i samband med att du skapar registret för kontrolluppgifter. Förmånerna specificeras i rutorna och 18. Gränsvärdeskontrollen sker på de personer som ligger kodade med Gräns arbetsgivaravgift ½ prisbasbelopp i registret Anställda. Om ersättningen under året understiger ett ½ prisbasbelopp ska hela ersättningen och förmåner redovisas till ruta 31 Andra skattepliktiga ersättningar. Har du anställda födda 1937 eller tidigare? Har du löneberett ersättning till anställda födda 1937 eller tidigare på en löneart kopplad till ackumulator 111 Kontant bruttolön, flyttar programmet värdet automatiskt från ruta 11 på kontrolluppgiften till ruta 31. Du får frågan i samband med att du skapar registret för kontrolluppgifter. Kontrollen sker på de anställda som är födda 1937 eller tidigare. Värden i ruta 12, 13 och 18 redovisas i ruta 31. Ändra/komplettera Om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas, går du in i rutinen Ändra/komplettera. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor och fält som finns där. Sammanställning Sammanställningen ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister, uppdelat per anställd. Här ser du bruttolön, skatt, förmåner och eventuellt inlagt rättelsedatum, samt en total summering av övriga ersättningar. Rapporten kan tas ut både på bildskärm och skrivare. Steg 2 Utskrift av kontrolluppgifter Gå vidare till arbetssteg 2 för att skriva ut kontrolluppgifter till de anställda. Om du vill kan du först få upp kontrolluppgifterna på bildskärm innan du väljer att skriva ut dem på skrivaren.

3 Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd blankettypen för Laserpost/MonoMail. Du kan med fördel välja blankettypen A4 Grafisk för en snygg utskrift enligt mallen för KU10 på vanligt papper. Skicka kontrolluppgifterna via e-post till de anställda Vid e-post är det blankett med utseende A4 Grafisk som skickas till de anställda. För att underlätta när du skickar kontolluppgifter via e-post går det att göra urval enbart på anställda som har en e-postadress inlagd i registret Anställda. Ska du skriva ut kontrolluppgift på papper kan du istället göra urval på Alla utom e- post. För att skicka e-post via löneprogrammet behöver du fylla i uppgifter gällande e-post under menyn Arkiv- Inställningar fliken Internet. Vid utskrift kan du välja om du vill sortera bort anställda som tjänat under 100 kronor. En markering här gör att endast kontrolluppgifter för anställda som tjänat mer än 100 kronor (d v s värdet i ruta 11 är mer än 100 kronor) skrivs ut på skrivaren. Bocka inte i den här rutan om du även har ersättningar i ruta 31. Förtryckta blanketter från Skatteverket kan inte användas vid utskriften. Steg 3 Kontrolluppgifter på fil till Skatteverket Sista arbetssteget är att skapa kontrolluppgiftsfiler (KU-filer) till Skatteverket. Det är två filer som skapas (INFO.KU och KURED). Fyll i alla uppgifter avseende medielämnare. Med medielämnare avses det företag som skapar och skickar in KU-filer. Är du en redovisningsbyrå är det byråns namn som ska fyllas i, annars är det ditt företagsnamn. Om uppgifterna inte stämmer kan du justera direkt i fälten. Välj var du vill spara ner filerna, tänk på att spara ner dem någonstans på din dator där du har behörighet (t ex under Mina dokument), klicka därefter på OK. Ska du skicka kontrolluppgifterna på CD måste du först spara ner filerna på din dator till en plats där du har full behörighet (t ex under Mina dokument), och sedan bränna över filerna till en CD med hjälp av ett CDbrännarprogram. Tänk på att filerna ska ligga direkt på CD:n och inte i någon mapp. Om kontrolluppgifterna ska skickas via diskett sparar du ner filerna på en tom formaterad diskett. Har du redan lagrat en fil i en mapp på din dator för att sedan bränna ut den på en CD-skiva, får du frågan om du vill ha kvar samma medielämnare (eftersom det bara får finnas en medielämnare per inskickad fil). Samtidigt som filerna sparas får du upp ett etikettunderlag. Om du ska redovisa dina kontrolluppgifter på CD-skiva, diskett eller annat datamedium ska du skriva ut dessa uppgifter och använda som underlag när du märker ditt medie. Etikettunderlaget ska inte bifogas med filen till Skatteverket. Observera att du inte får döpa om filerna efter det att de har skapats, då kommer inte överföringen att fungera. Följande två filer ska föras över: INFO.KU och KURED. Kontrollista från fil till Skatteverket När du har sparat KU-filerna kan du ta ut en kontrollista av innehållet, den innehåller en sammanställning av värden från kontrolluppgifterna. Du kan ta fram utskriften på bildskärm eller skrivare för att kontrollera innehållet.

4 Var och hur ska kontrolluppgifterna lämnas? Kontrolluppgifterna ska lämnas till Skatteverket senast 2 februari Skicka kontrolluppgifterna via internet med e-legitimation. Du bör i första hand skicka dina filer med kontrolluppgifter via Skatteverkets filöverföringstjänst. Då får du omgående en kvittens på att dina filer kommit fram. Om du inte har möjlighet att använda filöverföringstjänsten, kan du istället lägga filerna på en cd eller diskett som du skickar till Skatteverkets inläsningscentral. Ska du skicka kontrolluppgifterna på fil via internet behöver du en e-legitimation. Hur du skaffar en e- legitimation kan du läsa mer om på Du för över dina kontrolluppgifter via Skicka kontrolluppgifterna på CD-skiva, diskett m.m. Ska du skicka kontolluppgifterna på cd, diskett eller annat datamedium skickar du detta till Skatteverkets Inläsningscentral i Östersund oavsett var i landet du bor. Du ska förse datamediet med information om: Att innehållet är kontrolluppgifter (KU) Produktion eller test (Produktion) Namn, adress och telefonnummer till kontaktperson Person eller organisationsnummer för medielämnaren När Skatteverket har läst in uppgifterna kommer en bekräftelse. Det är viktigt att kontrollera följande uppgifter: Är antalet kontrolluppgifter korrekt? Är organisationsnummer på uppgiftslämnaren är korrekt? Om du inte har fått någon bekräftelse inom 10 dagar ska du kontakta ditt skattekontor. Datamediet skickas till: Skatteverkets Inläsningscenteral Enhet Östersund Meddelanden till Skatteverket kan inte lämnas på kontrolluppgiften. Upplysningar och frågor måste du skicka separat till ditt skattekontor. Rättelsedatum om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter Behöver du ändra i en redan inskickad kontrolluppgift så måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på de anställda som berörs. Det gör du i kontrolluppgiftsfunktionen under Steg 1 Ändra/komplettera. Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift. Vid utskrift kan du välja rättelsedatum i rullisten. När du sedan väljer att skapa Kontrolluppgift på fil till Skatteverket under Steg 3 har rutan Urval utökats med alla rättelsedatum.

5 Om du gjort flera justeringar så att det finns flera olika rättelsedatum, får du spara ner ett rättelsedatum i taget när du skapar nya filer till Skatteverket. Välj alternativet Fyll på om du vill lägga flera rättelser i samma fil. Det är bara de anställda med rättelsedatum som kommer med. Märk etiketten med uppgifterna från etikettunderlaget samt ange rättelsedatum. Skatteverket tar emot rättade kontrolluppgifter t o m 1 mars 2015.