Användarmeddelande (januari 2012) Ny programversion. FLEX Reseräkning. Version 12.1a

Transkript

1 Användarmeddelande (januari 2012) Ny programversion FLEX Reseräkning Version 12.1a Bäste Kund! På följande sidor kan du läsa om de nyheter som tillkommit under 2011 i FLEX Reseräkning. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 2 Nyheter FLEX Reseräkning För att komma åt funktioner markerade med texten tilläggsmodul krävs att du som kund uppdaterar din licens. Kontakta vår support för mer information. Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Reseräkning flik Menyer så att nya funktioner blir tillgängliga.

3 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 3 Elektronisk körjournal (tilläggsmodul) För att underlätta registrering av körjournal finns nu en tilläggsmodul som möjliggör en integration mellan FLEX Reseräkning och system för elektroniskt registrerade körsträckor. Integrationen har idag stöd för att användas med det finska företaget Helptens system för elektronisk körjournal. Så här fungerar det: En utrustning bestående av enkel mobil handenhet innehållande en GPSmottagare tilldelas medarbetaren. När medarbetaren reser med sitt fordon anger han eller hon genom val på enhetens manöverpanel om det är en privat- eller tjänsteresa. Med hjälp av GPS-enheten registreras resornas längd samt avrese- och destinationsorter. Informationen om resorna sänds till körjournalssystemets servrar för bearbetning, därefter importeras den per automatik till FLEX Reseräkning. I FLEX Reseräkning hämtar medarbetaren in körjournalsinformationen till FLEX egen körjournal där beräkning av eventuella ersättningar och förmåner sker. Om ditt företag är intresserade av att använda funktionen med andra system än Helpten är du välkommen att kontakta oss, angående en utvecklingsförfrågan av en integration med det system du avser att använda.

4 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 4 Egen rapport - Antal körda mil per anställd och period En ny standardrapport har tillkommit under noden Egna rapporter. Rapporten 9913 Antal körda mil per anställd används för att per utbetalningsperiod få en sammafattning av hur många privat- respektive tjänstemil en anställd kört. Urvalet datum avser utbetalningsdatum.

5 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 5 Utsläpp av CO 2 vid bil- och flygresor (tilläggsmodul) Denna funktion gör det möjligt att använda FLEX Reseräkning för att beräkna och redovisa koldioxidutsläpp i samband med flyg- och bilresor. I samband med att den anställde registrerar sina resor på reseräkningens flik Resor anges även eventuella flygresor i en separat registreringsfunktion. Genom att ange flygplats för avresa och destination räknar systemet ut hur långt du rest och hur stort koldioxidutsläpp resan medfört. Värden som används för beräkning är Naturvårdsverkets schablonvärden. Utsläpp gällande bilresor registrerade på reseräkningens flik Körjournal beräknas enligt angivna sträckor och det värde för genomsnittligt utsläpp av koldioxid som angivits i personregistret. När du vill ta ut en rapport avseende koldioxidutsläppen hittar du denna under menyn Arbeta med Rapporter. Här kan du göra flera urval och även välja hur rapportinnehållet ska grupperas.

6 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 6 FLEX Reseräkning & Eurocard i samtliga nordiska länder Integrationen mot Eurocard har nu anpassats så att den kan användas i samtliga nordiska länder.

7 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 7 Rapport gällande utlägg och representation Under menyn Arbeta med Rapporter hittar du en ny standardrapport för utskrift av utlägg och representation. Du kan till stora delar själv styra över rapportens innehåll genom omfattande urval.

8 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 8 Egna rapporter i FLEX Service Nu finns möjligheten att använda FLEX Service för att schemalagt skapa rapportfiler enligt Egna rapporter. Du måste ha tilläggsmodulen FLEX Service för att kunna använda denna funktion. Tryck på knappen Inställningar under Arbeta med Rapportredigeraren för att göra inställningar för hur exportfilen ska se ut.

9 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 9 Valbar sortering vid bläddring mellan anställda Nu kan du välja vad du vill sortera på när du bläddrar mellan anställda i personregistret, löneberedningen och kalendariet. Du kan spara vad du har sorterat på. Du kan sortera på Anställningsnummer (startvärdet), Namn, Personnummer, Hemkostnadsställe och Personalkategori Lön. I personregistret, löneberedningen och i kalendariet får du vid högerklick på bläddringsknapparna upp en popup-meny där du kan välja vad bläddringen ska sortera på. Sparar senaste sorteringsordningen i söklistan Numera sparar systemet dina val för sorteringsordningen på olika kolumner i söklistan för anställda. Nästa gång du går in i programmet kommer dina inställningar för sökordningen att vara samma som sist. Olika användare önskar sortering på olika kolumner i söklistor. Om du ändrar sortering vill du att programmet kommer ihåg användarens valda sortering till nästa gång. För att söka på till exempel kolumnen anställningsnummer måste du klicka på Anstnr-fältet överst i tabellen, därefter går det bra att skriva in önskat anställningsnummer och klicka på OK knappen för att få fram sökresultatet. Genom att klicka på Anstnr-kolumnen sorterar du även söklistan utifrån anställningsnummer.

10 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 10 Personnummer som valbart fält i söklista för anställda Nu kan du även söka på personnummer i söklistan. Genom att högerklicka i söklistan för anställda kan du välja att visa kolumn för personnummer. Vid klick på kolumnhuvudet kan du sortera på personnummer samt att du kan söka på personnummer. Under menyn Inställningar Representation Koder finns motsvarande inställning för representationsmoms.

11 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 11 Avdragsgill moms För de kunder som inte har full avdragsrätt för ingående moms finns nu möjligheten att låta FLEX Reseräkning beräkna hur stor del av den faktiska momsen (på kvittot) som är avdragsgill. Under menyn Inställningar Styruppgifter Registrering aktiveras funktionen genom att man väljer Fördelning av moms enligt utlägg/representation. Programmet har här förberetts för en eventuell framtida utbyggnad där man kan låta andra faktorer styra momsberäkningen, t ex vilket kostnadsställe kostnaden konterats på. Under menyn Inställningar Utlägg/avdrag Koder kan du för varje kostnadstyp ange hur stor del av momsen som är avdragsgill samt hur ej avdragsgill moms ska konteras (löneart och konto).

12 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 12 Anpassning enligt danska skatteregler för avdragsgill moms Beräkningen av utlägg har anpassats enligt danska skatteregler för avdragsgill moms. Enligt danska skatteregler förekommer skillnader i hur stor del av momsen som är avdragsgill beroende på kostnadstyp. Under menyn Inställningar Utlägg/avdrag Koder kan du för varje kostnadstyp ange hur stor del av momsen som är avdragsgill samt hur ej avdragsgill moms ska konteras (löneart och konto).

13 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 13 Massbyte av anställningsnummer via textfil Denna funktion gör det möjligt att på ett smidigt sätt byta anställningsnummer för ett flertal anställda istället för att manuellt ändra ett i taget. För att använda denna funktion tryck på knappen Byte av anstnr under Register Personuppgifter, flik Allmänt. När du trycker på knappen Byte av anstnr visas följande fönster. Du måste ha administratörsrättigheter för att kunna göra detta. Du kan välja att byta anställningsnummer för en enskild användare som tidigare. För att byta anställningsnummer för alla på en gång markerar du Byt anstnr via

14 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 14 importfil samt anger sökvägen till filen. Importfilen måste innehålla det gamla anställningsnumret samt det nya separerade med semikolon (;) eller tab. Exempel vid byte av anställningsnummer. Det gamla anställningsnumret 1 byts till det nya 101. Det gamla anställningsnumret 2 byts mot det nya ;101 2;102 När du har valt sökväg till importfilen trycker du på OK-knappen för att genomföra massbytet. Nya fält för information om närmast anhörig i personregistret Det finns ett nytt fält i personregistret för att skriva in kontaktinformation om närmast anhörig. Du kan skriva in namn, relation samt kontaktuppgifter för önskat antal anhöriga. Vid fler än tre stycken visas dessa i en rullista. Det går bra att skriva in längre text än vad fälten är breda, då hela texten visas i en mindre ruta när du håller muspekaren över fältet. Kontaktinformationsfälten finns under Register Personuppgifter, flik Allmänt. I Register Importmallar har personuppgiftsimporten (11 Personuppgifter) kompletterats med val för att lägga till anhörigfält. Det finns möjlighet att importera tre stycken anhörigafält.

15 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 15 Närmast anhöriga i Rapportredigeraren För att få med fälten Närmast anhöriga på en rapport går du in under Arbeta med Rapportredigeraren, tabell Personregistret. Här kan du välja att ta med fälten för närmast anhöriga på rapporten samt på vilken plats de ska hamna. Närmast anhöriga i FLEX Portal Nu finns fältet för att skriva in kontaktinformation om närmast anhörig även i FLEX Portal. Du kan skriva in namn, relation samt kontaktuppgifter för önskat antal anhöriga. Vid fler än tre stycken visas dessa i en rullista. Det går bra att skriva in längre text än vad fälten är breda, då hela texten visas i en mindre ruta när du håller muspekaren över fältet. I FLEX Portal hittar du fälten för Närmast anhöriga under Startsida Mina uppgifter, Kontakt.

16 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 16 Lönekoppling Huldt och Lillevik Vi har nu byggt ut lönekopplingen mot det norska lönesystemet Huldt & Lillevik så att den även fungerar för reseräkningar. Tidigare fanns endast stöd för att hämta använda kopplingen i FLEX Tidredovisning. Kopplingen har byggts enligt Lønn 5.0 Recordbeskrivelse, Import av Reiseregning. Söklista med anställda som slutat i FLEX Portal Nu finns även inställningen för om anställda som slutat ska visas eller ej i söklistan på FLEX Portal. Den fungerar på samma sätt som i Windows-systemet. Pilar för att bläddra mellan anställda i FLEX Portal Knappar för att bläddra mellan anställda man som användare är behörig till finns nu även i FLEX Portal. Tilläggsmodulen FLEX API Import av personuppgifter Produkten FLEX API har vidareutvecklats för att erbjuda fler möjligheter att använda webb service istället för textfiler vid integration mellan FLEX och andra system.

17 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 17 FLEX App för iphone En första version av FLEX App har nu släppts för iphone. I appen kan medarbetare se hur de är schemalagda att arbeta enligt FLEX Tidredovisning samt sina lönespecifikationer från FLEX Lön. Appen laddas ned gratis från AppStore. För att kunna köra FLEX App krävs att tillvalsmodulen FLEX API finns i din programlicens.

18 FLEX Reseräkning - Användarmeddelande (januari 2012) 18 Utskriftsproblem - FLEX Client Setup P g a att flera kunder fått problem med att vissa nyare skrivare inte kunnat användas för att skriva ut från FLEX Reseräkning har vi byggt om utskriftsrutinen. Symptomen för problemen är att programmet kraschar och att man inte kan skriva ut mer än ett exemplar trots att man valt fler kopior. För att åtgärda problemen ska FLEX Client Setup köras på de datorer där problemet förekommer. FLEX Client Setup finns tillgänglig för nerladdning från vår hemsidas kundszon. Anrop till webb service från FLEX Service/Portal via proxy P g a att flera kunder fått problem med att FLEX Service inte har kunnat hämta valutakurser från FLEX Online då servern använt en proxy för internetaccess har vi byggt om funktionen samt kompletterarat Systeminställningar med ett nytt fält för att peka ut vilken proxyserver som används.