Användarmeddelande FLEX Lön

Transkript

1 Användarmeddelande FLEX Lön Bäste kund! Nu är det dags att skicka in lönestrukturstatistik för september 2015 till Svenskt Näringsliv, KFS och SCB. Statistiken ska vara SCB tillhanda senast 30 oktober 2015, Svenskt Näringsliv tillhanda senast 6 november 2015 och KFS tillhanda senast 14 november För att få ut statistiken krävs vissa förberedelser i FLEX Lön. På följande sidor beskrivs de olika punkter du bör kontrollera/åtgärda innan du tar ut statistiken. Med vänlig hälsning Flex Appilcations

2 FLEX Lön - Användarmeddelande Lönestrukturstatistik till SN/SCB Redovisningsperioden för statistik till Svenskt näringsliv och SCB är 1 september 30 september 2015 (eller de löneperioder som närmast ansluter till september). För KFS-medlemmar: se också instruktioner på sidan 7. Rapporteringsperiod Rapporteringsperioden är 1 september 30 september. För att systemet ska veta att lönetransaktion avser denna period behöver du ange datum på transaktioner som är underlag för statistiken (se avsnitt nedan). Om du inte har datum på transaktionen, se Notering angående fält på sidan 4. Om du arbetar med löneperioder som sträcker sig över månadsskiftet (bruten löneperiod) är det några saker som du behöver tänka på. Om du har en transaktion med t.ex. arbetad tid mellan 15/8 14/9 kommer inte dessa timmar med i lönestatistiken när du för rapporten väljer perioden 1/9 30/9. Du har i detta läge två val: 1. Antingen delar du upp transaktionerna per månad så att du får en transaktion med timmar för perioden 15/8 31/8 och en för perioden 1/9-14/9. Detta måste alltså göras i löneberedningen innan lönekörningen avräknas. 2. Du kan även välja att ta ut lönestrukturstatistiken för perioden 15/8 14/9. Dock rekommenderar vi att du kontaktar Svenskt Näringsliv eller SCB innan du rapporterar på detta sätt. Vilka anställda kommer med? Rapporten tar med alla anställda som: 1. är mellan 18 och 67 år (personnummer måste finnas). 2. har en anställning under perioden (personregistret). 3. har arbetad tid under perioden (se nedan hur arbetad tid beräknas). 4. inte är markerad som Anställd redovisas ej i personregistret.

3 FLEX Lön - Användarmeddelande Rapportering till Svenskt Näringsliv (SN) Nedan beskrivs var uppgifter för respektive fält hämtas. Ange i rapportens urval att den avser Svenskt Näringsliv. Personregistret Följande uppgifter hämtas från personregistret: 1. Personnummer Flik Allmänt 2. Personalkategori Flik Statistik. 1 - Arbetare, 2 - Tjänstemän Om företaget tillhör bemanningsbranschen finns det fler olika personalkategorier enligt SNs instruktioner för bemanningsbranschen. För att kunna välja även dessa måste man gå in under Register Företagsuppgifter, flik Lön Medlemsuppgifter, och kryssa i rutan Bemanningsbranschen. 3a. Förbundsnummer Flik Statistik. 3b. Avtalskod Flik Statistik Om förbundsnummer eller avtalskod saknas på personen hämtas uppgifter från företagsregistret, flik Lön Medlemsuppgifter. 4. Yrkeskod (SSYK) Flik Statistik (4 + 2 tecken) 5. Löneform Flik Lön 6. Arbetstidsart Flik Statistik 7. Överenskommen veckoarbetstid: Arbetsmått Faktisk Flik Anställning 8. Veckoarbetstid för motsvarande heltid: Arbetsmått Heltid Flik Anställning 9. Semesterdagar: Semesterrätt Semesteravtalet Flik Semester 10. Fast Lön: Hämtar timlön eller månadslön enligt vald löneform i personregistret för det sista datumet i urvalsperioden. Om månadslön angivits så hämtas faktisk månadslön. Om man har fasta lönetillägg som ska redovisas som fast lön lägger man upp dessa som egna numeriska fält (N-fält). Under Inställningar Egna fält ska de numeriska fälten som avser lönetillägg markeras som lönetillägg enligt bild. Arbetsplatsnummer Arbetsplatsnummer är obligatoriskt vid redovisning till Svenskt Näringsliv och hämtas från fliken Statistik per anställd. Om arbetsplatsnummer saknas på personen hämtas uppgiften från företagsregistret, flik Lön Medlemsuppgifter. Observera att man i rapporten inte ser arbetsplatsnummer per anställd, men den kommer med i filen. Lönetransaktioner Uppgifter för fält hämtas från avräknade lönetransaktioner: 11. Arbetad tid totalt Arbetad tid hämtas från transaktioner utifrån inställning på löneart och datum på transaktionen. Lönearten ska ha inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Avser lön för arbetad tid. Om inga timmar hittades på transaktioner beräknas arbetad tid enligt följande: Överenskommen veckoarbetstid * antal veckor + över-/mertid - frånvaro på ordinarie tid.

4 FLEX Lön - Användarmeddelande Antal veckor beräknas som antal vardagar (måndag fredag) under perioden delat på 5. Timanställda: Timanställda som har en pågående anställning och som saknar transaktioner för närvarotid kommer att få timmar i Arbetad tid totalt enligt följande formel: Överenskommen veckoarbetstid * Antal veckor + övertid/mertid frånvaro på ordinarie tid. OBS! Sätt sysselsättningsgrad till 0 % för att få 0 som överenskommen veckoarbetstid. 12. Prestationslön: Avräknad data hämtas från transaktioner utifrån inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Prestations- eller provisionslön på löneart och datum på transaktionen. 13. Summa tidlön och prestationslön OBS! Fält 13 gäller endast timavlönad. Om uppgift lämnas i fält 13 ska fält 10 och 12 inte användas. Inget stöd för fält 13 finns i systemet. 14. Övertidstimmar: Avräknad data hämtas från transaktioner utifrån inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Övertid (timmar) på löneart och datum på transaktionen. 15. Övertids a) tillägg: Avräknad data hämtas från transaktioner utifrån inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Övertid (tillägg) på löneart och datum på transen. b) ersättning: Avräknad data hämtas från transaktioner utifrån inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Övertid (ersättning) på löneart och datum på transen. 16. OB och skifttillägg: Avräknad data hämtas från transaktioner utifrån inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Skift/OB på löneart och datum på transaktionen. 17. Tillägg för speciella arbetsförhållanden: Avräknad data hämtas från transaktioner utifrån inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Speciella arbetsförhållanden på löneart och datum på transaktionen. 18. Andra förmåner och ersättningar: Avräknad data hämtas från transaktioner utifrån inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Förmåner/ersättningar på löneart och datum på transaktionen. 19. Län och kommun: OBS. Redovisas endast för arbetare inom byggindustrin. Annars är denna ej ifylld. Kod för län och kommun redovisas här. Har den anställda arbetat i flera län och kommuner under perioden så redovisas det län och kommun som den anställda har jobbat flest timmar på. Antal arbetade timmar beräknas för lönearter med inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Avser arbetad tid. Som användare måste man ange kod för län och kommun för projekt där det behövs. Detta görs under fliken Bygglösen i projektregistret.

5 FLEX Lön - Användarmeddelande Jobbstatus. Hämtas från personregistret, flik Statistik. 1 - Chef, 3 - Arbetsledare, 4 - Förman, 5 - Lärling, 0 - Övriga anställda. 21. Traktamente: OBS. Redovisas endast för arbetare inom byggindustrin. Annars är denna ej ifylld. Redovisa utbetalda traktamenten i kronor. Belopp för lönearter med bocken SCB/Svenskt Näringsliv Traktamente bockad summeras. (Löneartsregistret Lön Övrigt) 22. Reskostnadsersättning: OBS. Redovisas endast för arbetare inom byggindustrin. Annars är denna ej ifylld. Redovisa utbetald reskostnadsersättning i kronor vid dagliga resor till och från arbetsplatsen. Belopp för lönearter med bocken SCB/Svenskt Näringsliv Reskostnadsersättning bockad summeras. (Löneartsregistret Lön Övrigt) 23. Förrättningstillägg: OBS. Redovisas endast för arbetare inom byggindustrin. Annars är denna ej ifylld. I förekommande fall redovisas utbetalat förrättningstillägg till traktamentsberättigade. Belopp för lönearter med bocken SCB/Svenskt Näringsliv Förrättningstillägg bockad summeras. (Löneartsregistret Lön Övrigt) Notering angående fält Om datum saknas på transaktionen kan du ändå få med antal timmar/belopp, om du har inställningen Transaktioner utan datum tillhör avvikelser t o m datum. Denna inställning görs under Inställningar Styruppgifter. Se bild nedan:

6 FLEX Lön - Användarmeddelande Exempel på hur lönearterna ska vara inställda för att komma med i rapporten: Fält Löneartsinställningar för fält 21-23:

7 FLEX Lön - Användarmeddelande Varning ges om något av följande fält saknas för den anställde: Rapporten skapas under Arbeta med Rapporter Statistik Lönestrukturstatistik SCB/SN. Du kan välja att skapa en fil eller en rapport. Ska du skapa en rapport måste du rapportera in underlaget manuellt via Ska du skapa en fil måste du ha en sökväg angiven där filen sparas. Filen skickas sedan via Filen till Svenskt näringsliv döper du till Lönestrukturstatistik_SN. För att få ut en korrekt fil av lönestrukturstatistiken för KFS fyller du i medlemsnummer i KFS i fältet Medlemsnummer under Företagsuppgifter Lön

8 FLEX Lön - Användarmeddelande Medlemsuppgifter. När du sedan tar ut rapporten Lönestrukturstatistik SCB/SN får du göra det med valet Svenskt näringsliv. Filen som sparas på angiven sökväg kan sedan skickas in till KFS. Se anvisningar från Svenskt Näringsliv för detaljerad information.

9 FLEX Lön - Användarmeddelande Rapportering till Statistiska Centralbyrån SCB Nedan beskrivs var uppgifter för respektive fält hämtas. Ange i rapportens urval att den avser SCB. Personregistret Följande uppgifter hämtas från personregistret: 1. Personnummer Flik Allmänt 2. Yrkeskod (SSYK) Flik Statistik OBS! Endast de 4 första tecknen! 3. Yrkesbenämning Ej stöd 4. Personalkategori Flik Statistik. 1 - Arbetare, 2 - Tjänstemän, 5. Löneform Flik Lön 6. Fast Lön: Hämtar timlön eller månadslön enligt vald löneform i personregistret för det sista datumet i urvalsperioden. Om månadslön angivits så hämtas faktisk månadslön. Om man har fasta lönetillägg som ska redovisas som fast lön lägger man upp dessa som egna numeriska fält (N-fält). Under Inställningar Egna fält ska de numeriska fälten som avser lönetillägg markeras som lönetillägg enligt bild. 7. Veckoarbetstid faktiskt: Arbetsmått Faktisk Flik Anställning 8. Veckoarbetstid heltid: Arbetsmått Heltid Flik Anställning Arbetsställenummer Arbetsställenummer (CFAR) fylls i under fliken Statistik. Uppgiften är obligatorisk om du skickar lönestatistiken till SCB/KFS. Dessa uppgifter kommer endast med till filen. Lönetransaktioner Uppgifter för fält 9-13 hämtas från avräknade lönetransaktioner: 9. Arbetad tid inkl. övertid Arbetad tid hämtas från transaktioner utifrån inställning på löneart och datum på transaktionen. Lönearten ska ha inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Avser lön för arbetad tid. Om inga timmar hittades på transaktioner beräknas arbetad tid enligt följande: Överenskommen veckoarbetstid * antal veckor + över-/mertid - frånvaro på ordinarie tid. Antal veckor beräknas som antal vardagar (måndag fredag) under perioden delat på 5. Timanställda: Timanställda som har en pågående anställning och som saknar transaktioner för närvarotid kommer att få timmar i Arbetad tid totalt enligt följande formel: Överenskommen veckoarbetstid * Antal veckor + övertid/mertid frånvaro på ordinarie tid. OBS! Sätt sysselsättningsgrad till 0 % för att få 0 som överenskommen veckoarbetstid.

10 FLEX Lön - Användarmeddelande Övertids- Avräknad data hämtas från transaktioner utifrån följande inställningar på lönearterna och datum på transaktioner. a) timmar: SCB/Svenskt Näringsliv Övertid (timmar) b) tillägg: SCB/Svenskt Näringsliv Övertid (tillägg) c) ersättning: SCB/Svenskt Näringsliv Övertid (ersättning) 11. Rörlig lön: Avräknad data hämtas från transaktioner utifrån inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Prestations- eller provisionslön på löneart och datum på transaktionen. 12. Tilläggslön: Avräknad data hämtas från transaktioner utifrån inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Skift/OB och SCB/Svenskt Näringsliv Speciella arbetsförhållanden på löneart och datum på transaktionen. 13. Förmånslön: Avräknad data hämtas från transaktioner utifrån inställningen SCB/Svenskt Näringsliv Förmåner/ersättningar på löneart och datum på transaktionen. 14. Därav förmåner: Värdet av de skattepliktiga förmåner, under september, som ingår i fält 13 ovan. Summering av belopp för de lönearter med löneartstyp: Förmånsart som ingår i fält 13. T.ex. bil, drivmedel, kost, bostadsförmåner, gratifikationer, etc. enligt Skatteverkets (SKV:s) normer. 15. Arbetstidsart Hämtas från personregistret, flik Statistik 16. Antal semesterdagar Den anställdas semesterrätt.

11 FLEX Lön - Användarmeddelande Notering angående fält 9-14 Om datum saknas på transaktionen kan du ändå få med antal timmar/belopp, om du har inställningen Transaktioner utan datum tillhör avvikelser t o m datum. Denna inställning görs under Inställningar Styruppgifter. Se bild nedan: Exempel på hur lönearterna ska vara inställda för att komma med i rapporten:

12 FLEX Lön - Användarmeddelande Fält 14: Exempel på löneart inställd som förmånsart: Varning ges om något av följande fält saknas för den anställde: Rapporten skapas under Arbeta med Rapporter Statistik Lönestrukturstatistik SCB/SN. Du kan välja att skapa en fil och/eller en rapport. Ska du skapa en rapport måste du rapportera in underlaget manuellt till SCB. Ska du skapa en fil måste du ha en sökväg angiven där filen sparas. Filen skickas sedan till SCB. Filen till SCB döps till Lönestrukturstatistik_SCB.