Utbetalning av semesterersättning

Transkript

1 Utbetalning av semesterersättning Om du betalar ut semestertillägg en gång per år (oftast i juni) alternativt vid flera tillfällen per år till anställda med fast månadslön, kan du använda dig av funktionen Utbetalning av semesterersättning under menyn Verktyg Semesterrutiner. Observera att innan du påbörjar rutinen är det några saker som är viktiga att tänka på/göra: Funktionen kan inte användas om du har gjort manuella ändringar i anställdaregistret efter semesterberäkningen gällande semesterdagar och till vilken sysselsättningsgrad de är intjänade. Detsamma gäller om du manuellt har ändrat den rörliga semesterlönen i P5 eller i det fält där du sparat det i. Funktionen gör en ny semesterberäkning och kommer inte ta hänsyn till manuella ändringar. Har du Innevarande år som intjänandeår kommer ersättningen för de intjänade semesterdagarna att reduceras med redan utbetalt semestertillägg (se sida 6). Har du betalat ut semestertillägg innan du gör Utbetalning av semesterersättning kommer programmet inte känna av detta då programmet inte tittar på transaktioner utan gör en ny semesterberäkning. Funktionen kan inte användas på följande semesteravtal: Avtal 8 - Procent på intjänad lön Avtal 11 - Procent på intjänad lön, dagar beräknas ej Avtal 12 Teknikavtalet Metall, beräkning på medeltimlön Avtal 14 - Detaljhandelsavtalet, procent på intjänad lön, månadslön Avtal 18 Sammalöneprincipen Avtal 19 Sammalöneprincipen + rörliga lönedelar Inställningar Det är viktigt att du tar en säkerhetskopia innan du påbörjar rutinen Utbetalning av semesterersättning. Börja med att gå in under menyn Arkiv Inställningar, knappen Avancerade inställningar, fliken Säkerhetskopiering för att kontrollera att rutan Jag vill använda automatisk säkerhetskopiering är markerad. Är den det kontrollerar du även att rutan Fast utbet sem ersättning är markerad, vilket innebär att en automatisk säkerhetskopia kommer att tas innan du påbörjar rutinen Utbetalning av semesterersättning. 1

2 För att kunna använda funktionen Utbetalning av semesterersättning måste du göra inställningar under menyn Arkiv - Inställningar, fliken Semester. Du markerar rutan Vi tillämpar fast eng. utbet. av semestertillägg. En fast engångsutbetalning av semestertillägg för 20 semesterdagar ligger som standard i programmet. Övningsföretagets Löneart 501 Uttag betald semester används vid semesteruttag upp till 20 dagar för att räkna ner de anställdas betalda dagar i anställdaregistret. Löneart 510 Semestertillägg 0,8 % används för att reducera semesterdagarna samt betala ut semestertillägget för dagarna som ligger utöver den fasta utbetalningen, det vill säga de återstående fem dagarna vid en semesterrätt på 25 dagar. I Övningsföretaget finns även en löneart 512 Semtillägg 0,8 %, eng-utbet, som du kan använda dig av vid utbetalning av semestertillägget. Den löneart som du använder får inte räkna ner betalda dagar. Lönearten får inte heller ha någon formel eftersom själva funktionen räknar fram vad som ska utbetalas. Om du har en formel på lönearten, kommer programmet att säga ifrån. Betalar du även ut rörliga lönedelar kan du använda dig av Övningsföretagets löneart 513 Rörlig del engutb. När det är dags att betala ut det fasta semestertillägget går du in under menyn Verktyg - Semesterrutiner och väljer Utbetalning av semesterersättning. 2

3 Generella inställningar Under menyn Verktyg Semesterrutiner Utbetalning av semesterersättning får du först göra de generella inställningarna: Urval av anställda Här kan du göra ditt urval av anställda. Ta med anställda som har slutat Om du har anställda som har slutat men som ännu inte har fått sin slutlön utbetalad, kan du välja att ta med dem i semesterskuldlistan genom att markera fältet Tag med anställda som slutat. Anställda som har fått sin slutlön utbetald genom rutinen slutlön i löneberedningen är nollställda i anställdaregistret och kommer inte med. Visa ber-underlag (beräkningsunderlag) Om du markerar Visa ber-underlag kan du se de lönearter som ligger till grund för dina semesterberäkningsrutiner. Lönearterna visar sig här genom att du gjort vissa inställningar i ditt löneartsregister på fliken Semester. Du kan välja att markera Arbetad tid och semestergrundande frånvarotid ska hämtas från kalendariet om du har schema för dina anställda. Har du löneberett med datum kan programmet med hjälp av datumangivelserna samt korrekt enhet på lönearten gå in i schemat och hämta de uppgifter den behöver för att kunna genomföra semesterskuldens beräkning. 3

4 Urval på semesteravtal Om du vill ta ut en semesterskuld för respektive semesteravtal eller göra ett urval på de semesteravtal de anställda är kopplade till trycker du på fördjupningsknappen och gör ditt urval. Välj vilket eller vilka semesteravtal du vill beräkna och semesterskulden kommer då att visa anställda som tillhör valda semesteravtal. I urvalsrutan visas endast de semesteravtal som de anställda är kopplade till i anställdaregistret. Väljer du ett eller flera avtal blir urvalstexten i rapportformuläret röd och i huvudet på rapportformuläret visas vilka avtal som kommer beräknas. En eller flera utbetalningar Välj om du ska göra en engångsutbetalning eller flera utbetalningar (gäller främst avtal 25). Utbetalning till löneart Semesterersättning - ange vilken löneart som ska användas för utbetalningen. Lönearten får inte räkna ner Betalda dagar i anställdaregistret och inte heller ha någon formel eftersom själva funktionen räknar fram vad som ska utbetalas. Rörlig semesterlön - betalar du även ut rörliga lönedelar anger du en löneart för denna engångsutbetalning. Anger du samma löneart för semestertillägg och rörlig lön kommer beloppet att slås ihop och hamna på en rad i löneberedningen. Om du inte anger någon löneart för rörlig lön kommer enbart semestertillägg på fast månadslön att betalas ut och redovisas på en rapport som skrivs ut. Utskrift Du har möjlighet att påverka hur utskriften ska se ut. Sortering kan ske på anställningsnummer, semesteravtal och här kan du få med delsummor per sida. Månadslön heltid finns i personligt fält Leta upp det P-fält i listan som du vill att programmet ska använda sig av vid sina beräkningar där månadslönen heltid ligger som grund. Använd lagstadgade arbetsgivaravgifter Den procentsats som angavs under menyn Arkiv - Inställningar kommer automatiskt fram men genom att avmarkera rutan Använd lagstadgade arbetsgivaravgifter kan procentsatserna ändras om du exempelvis vill öka procentsatsen för att ta hänsyn till andra avgifter. Sysselsättningsgrad, antal decimaler Ange hur många decimaler du vill ska anges för sysselsättningsgraden på semesterskuldslistan. Inställningar per semesteravtal När du gjort dina val i första bilden, de generella inställningarna, och klickar på OK kommer du till de inställningar du ska göra per semesteravtal. Här visas de semesteravtal som det finns anställda kopplade till i anställdaregistret och det är här du anger de inställningar som gäller för respektive semesteravtal. Programmet sparar dina inställningar till nästa gång du tar ut rapporten. Det som ändrar sig är datumet i rutan Till, för varje månad som går förlängs perioden med en månad på samma sätt som det gjort tidigare. 4

5 Programmet är anpassat så att varje val av ett semesteravtal endast visar de inställningar som hör ihop med just det semesteravtalet. De inställningar som inte används på det valda semesteravtalet är utgråat. Det finns två inställningsvyer. En för de avtal som endast beräknar semesterdagar och dess värde, och en för de avtal som beräknar semesterdagar, dess värde samt semesterlön/dag alternativt rörliga lönedelar. Observera att första gången du tar ut semesterskulden efter att du uppdaterat till version 17.2 är det viktigt att du går igenom dina olika semesteravtal och kontrollerar att det är rätt inställningar på respektive avtal och sparar inställningarna, de kommer då att finnas kvar till nästa gång du tar ut semesterskulden. Välj ett semesteravtal i taget, gör inställningar för respektive avtal och klicka på Spara för att spara inställningarna. När du gjort inställningar för varje semesteravtal klickar du på Skriv ut för att skriva ut semesterskuldslistan för alla semesteravtal. Vyn för de semesteravtal som endast beräknar semesterdagar och dess värde: Vyn för de avtal som beräknar semesterdagar, dess värde samt semesterlön/dag alternativt rörliga lönedelar: 5

6 Intjänandeperiod Funktionen Utbetalning av semesterersättning kontrollerar hur många semesterdagar som den anställde har tjänat in under angiven period. Läs transaktioner Om du beräknar själva semesterersättningen efter annan tidsperiod än intjänade semesterdagar anger du dessa datum här. Läs transaktioner i första hand på from/tom datum Önskar du istället att programmet ska göra beräkningen med hänsyn tagen till angivet transaktionsdatum markerar du detta alternativ. Anställningsdagar under semesteråret Programmet räknar ut antal kalenderdagar som intjänandeperioden består av. Dessa dagar kan sedan variera från person till person med tanke på deras frånvaro och anställningsdatum. Sem-ers på fast månadslön, intjänade dagar Ange vilket procenttal som gäller för det fasta semestertillägget (0,8 %). Sem-ersättning på rörliga lönedelar (Tjm-avtal) Ange procentsatsen för rörliga delar baserat per semesterdag (0,5 %). Justering för enskilda anställda Det du kan justera är antalet anställningsdagar, semesterrätten, medeltimlön samt komp. Om du missat att lönebereda in viktiga frånvarohändelser för någon anställd som påverkar antalet anställningsdagar kan du använda dig av detta alternativ. Observera att du måste genomföra denna korrigering varje tillfälle. 6

7 Avrunda intjänade dagar uppåt till närmaste heltal Om du enbart vill redovisa semesterdagar i heltal och låta programmet avrunda dagarna uppåt ska du fylla i detta alternativ. Avrunda intjänade bruttodagar uppåt till närmaste heltal Om du vill redovisa antalet bruttosemesterdagar i heltal och låta programmet avrunda dagarna uppåt ska du fylla i detta alternativ. Rörlig lön/dag finns i personligt fält Ange det P-fält där du har uppgift om rörlig lön/dag. Semesterlön utbetalas Markera om semesterlönen ska utbetalas vid olika tillfällen, vilket kan vara som rörlig lön/dag, som semesterlön/dag eller som semesterlön/tim (beroende på vilket semesteravtal du valt längst upp) eller vid ett tillfälle. Lägsta semesterlön/dag, Lägsta rörlig lön/dag, Lägsta semesterlön/tim Om ditt avtal har gränser för lägsta semesterlön/rörlig lön per dag alternativt semesterlön/tim, kan du göra tillhörande inställningar här. Skriva ut rapporten När du fyllt i både de generella inställningarna samt inställningarna per semesteravtal och klickat på knappen Spara klickar du på Skriv ut och får ut en rapport över själva beräkningen. Exempel: Erik Åkerlund har en månadslön på kr. Den rörliga semesterlönen per dag är enligt den gjorda semesterberäkningen 16,10 kr. Rapporten räknar enligt formeln (-(P1-P6)*0.046)+((P2-P6)*0.054*SB). Semestertillägget för 20 dagar blir 20 * 199,20 = 3984 kr. Den rörliga delen blir 20 * 16,10 = 322 kr. 7

8 Om du vill kan du skriva ut listan. När du klickar på Stäng i ovanstående bild, visas följande fråga: Väljer du att uppdatera löneberedningen kommer ersättningarna att löneberedas per automatik. Hur påverkar fast utbetalning av semestertillägg övriga semesterrutiner? Efter att du har genomfört rutinen Utbetalning av semesterersättning och uppdaterat löneberedningen kommer informationen att lagras i databasen och användas av funktionerna Semesterskuld, Slutlön och Utbetalning av överskriden semester i samband med semesterberäkningen. Om du har Föregående år som intjänandeår för semester kommer ersättningen för betalda dagar i anställdaregistret att reduceras med den redan fast utbetalda semesterersättningen när du använder funktionerna Semesterskuld och Slutlön. Även funktionen Utbetalning av överskriden semester som kan användas i samband med semesterberäkning, kommer att kontrollera den anställdes överskridna kvarvarande dagar mot databasen för att stämma av om fast utbetalning har skett. Observera att det, efter att du kört funktionen Utbetalning av semesterersättning, ska stå 5,4 % i de två översta fälten samt att du ska du markera rutan Reducera semesterskulden med tidigare utbetald semesterersättning om den fasta utbetalningen av semestertillägget har skett. Denna reducering visas på loggen enligt nedan bild. 8

9 Har du däremot Innevarande år som intjänandeår kommer ersättningen för de intjänade semesterdagarna att reduceras med redan utbetald semesterersättningh när du använder funktionerna Semesterskuld och Slutlön. Hur håller jag reda på personalens uttagna semesterdagar? I samband med uttag av semester använder du löneart 501 Uttag betald semester för att räkna ner betalda dagar i anställdaregistret. 9