Semesterskuld Intjänandeår = Föregående år

Transkript

1 Semesterskuld Intjänandeår = Föregående år Företagets semesterskuld till personalen måste enligt bokföringslagen redovisas i årsbokslutet. Många företag väljer dock att bokföra semesterskulden en gång i månaden för att ha en löpande uppföljning. Den semesterskuld ett företag har, är i korta ordalag så mycket pengar som företaget skulle vara tvunget att betala sina anställda i semesterersättning om företaget upphörde med sin verksamhet eller om samtliga anställda sade upp sig. Till årsbokslutet ska även sociala avgifter beräknas på semesterskulden och föras till balansräkningen. Semesterskulden beräknas på: Vad som håller på att tjänas in i semesterlön för kommande semesterår. Vad som eventuellt kvarstår av semesterlönen för innevarande semesterår. Ersättning för kvarstående sparad semester. Programmet går in och läser hur många kvarvarande och sparade dagar som finns i anställdaregistret för de anställda just vid framtagandet av listan. Du kan med andra ord aldrig återskapa en semesterskuldslista bakåt i tiden efter att du definitivavräknat uttag av semester oavsett om du använder dig av samma intjänande och läs transaktionsdatum som tidigare. Det är därför viktigt att du skriver ut och sparar resultatet av beräknad semesterskuld. Om du däremot har innevarande år som intjänande år kan du ta ut semesterskuldslistan i efterhand, då är det viktigt att du är noga med vilka datum du tar ut rapporten för samt att du markerar Summera uttagna semdagar ur transaktionshistoriken (intj-år=innev år). 1

2 Intjänande år Markerar du föregående år som intjänandeår innebär det att de anställda tjänar in sin semester året innan den kan tas ut. Semesterskulden beräknas enligt semesterlagen då intjänandeperioden är från 1 april ett år till 31 mars året därpå. Kontrollera vilket avtal du följer på ditt företag och vilken intjänandeperiod som är rätt för dig. Ta med anställda som har slutat Om du har anställda som har slutat men som ännu inte har fått sin slutlön utbetalad kan du välja att ta med dem i semesterskuldlistan genom att markera fältet Tag med anställda som slutat. Anställda som har fått sin slutlön utbetald genom rutinen slutlön i löneberedningen är nollställda i anställdaregistret och kommer inte med. Urval av anställda Här kan du göra ditt urval av anställda. Intjänandeperiod Ange perioden som semesterskulden ska beräknas för. Vid beräkning av den anställdes intjänade semesterdagar utgår programmet från intjänandeperiod för semester samt tar hänsyn till personens semestergrundande anställningstid samt ej semestergrundande frånvaro, t ex. tjänstledighet och semestergrundande frånvaro över gräns exempelvis sjukfrånvaro i mer än 180 dagar. Detta sker med hjälp av frånvarolönearternas inställning på fliken semester. Datum för intjänande perioden är till Detta gäller när intjänande år är lika med föregående år. Observera att transaktioner med lönearter som har inställningen Semestergrundande frånvarotimmar kontrolleras mot det datumintervall du fyllt i här under Intjänandeperiod. Läs transaktioner Fyll i för vilken period du vill att programmet ska använda transaktioner från historiken för sina beräkningar. Dessa transaktioner används bl.a. för att beräkna fram intjänat belopp. Datum som vanligen anges under Läs transaktioner är samma som för intjänande perioden. Vid beräkning av tid, använder sig programmet i första hand av inmatat datum på transaktionerna (löneraderna) i löneberedningen. Om du inte löneberett avvikelser/lönearter med datum, delar programmet istället in dessa efter vilken löneperiod de tillhör. Belopp beräknas utifrån vilket löneperiodsdatum transaktionen har. Löneperiod anges i samband med definitiv avräkning. Utbetalningsdatum spelar ingen roll. 2

3 Önskar du istället att programmet ska göra beräkningen med hänsyn tagen till angivet transaktionsdatum markerar du i alternativet Läs transaktioner i första hand på from/tom datum. Använder du dig av bruten löneperiod? Om du använder dig av avräkning på brutna löneperioder som inte överensstämmer med intjänande året, måste du justera intjänandeperiodens datum så att det överensstämmer med löneperioderna. Exempel Ett företag använder sig av bruten löneperiod t ex och vill få med de avvikelser för semesterlönegrundande frånvarotimmar som löneberetts inom den perioden. För att få med avvikelserna för semesterlönegrundande frånvarotransaktioner måste du ändra även datum i fältet Läs transaktioner till Då får du med semesterlönegrundande frånvarotransaktioner. Tips Första gången du tar ut semesterskuldlistan efter semesterårsskiftet är det viktigt att du tänker på att förändra datumintervallen. Skriv då Intjänande period från Förändra även datumen för läs transaktioner så att det stämmer överens med att du har bytt semesterår. Månadslön heltid finns i personligt fält Leta upp det P-fält i listan som du vill att programmet ska använda sig av vid sina beräkningar där månadslönen heltid ligger som grund. Semesterlön (alt rörlig lön)/dag finns i personligt fält Ange det p-fält där du har uppgift om semesterlön/dag. Markera om semesterlönen/rörlig lön utbetalas som semesterlön per dag eller vid ett tillfälle. Anställningsdagar under semesteråret Programmet räknar ut antal kalenderdagar som intjänade perioden består av. Dessa dagar kan sedan variera från person till person med tanke på deras frånvaro och anställningsdatum. Om ditt avtal har gränser för lägsta semesterlön per dag, branschvana m m kan du göra de inställningarna här. 3

4 Alla dessa inställningar är viktiga och kommer att påverka hur programmet genomför sin beräkning. Kontrollera noga med ditt avtal så att du har rätt uppgifter. Visa ber-underlag (beräkningsunderlag) Om du markerar fältet Visa ber-underlag, kan du se de lönearter som ligger till grund för dina semesterberäkningsrutiner. Lönearterna visar sig här genom att du gjort vissa inställningar i ditt löneartsregister i fliken Semester. Du kan välja att markera Arbetad tid och semestergrundande frånvarotid ska hämtas från kalendariet om du har schema för dina anställda. Har du löneberett med datum kan programmet med hjälp av datumangivelserna samt korrekt enhet på lönearten gå in i schemat och hämta de uppgifter den behöver för att kunna genomföra semesterskuldens beräkning. Då du valt föregående eller innevarande år och fyllt i intjänandeperiod och transaktionsdatum samt fyllt i övriga inställningar så att det stämmer med ditt avtal klickar du på OK. I nästa bild anger du de procentsatser som krävs för att programmet ska kunna räkna ut semesterskulden. Du ska bara fylla i de rutorna som krävs för ditt kollektivavtal. 4

5 Komptid m m Om du vill att värdet av de anställdas innestående komptid eller saldot på arbetstidskonto ska komma med på semesterskuldlistan väljer du här de ackumulatorer du använder dig av. Du kan ange upp till tre olika ackumulatorer och varje ackumulatorvärde kan prissättas både för timanställda och för månadsanställda. Om ackumulatorn är en beloppsackumulator och du vill redovisa värdet utan omräkning ska fälten för prisberäkning vara blanka. Du kan ange konton för varje ackumulator. Klicka på knappen Kontering och ange de konton du vill styra beloppen till på bokföringsordern. Om du inte anger separata konton för ackumulatorerna redovisas de på de konton som du angett under Arkiv/Inställningar/Bokföringsorder/Bokföringsorder Semesterskuld. Särredovisa ackumulatorer och förskottssemester (liggande utskrift) Markera denna ruta om du vill att alla ackumulatorer ska särredovisas, semesterskuldlistan skriver då ut en kolumn per ackumulator och förskottssemestern har även den en egen kolumn. Om du inte sätter en bock i rutan kommer värdet i ackumulatorerna att summeras och summan av de och värdet av förskottssemestern att redovisas i en kolumn. 5

6 Sysselsättningsgrad% Programmet räknar fram en genomsnittlig sysselsättningsgrad efter de uppgifter som finns i personalhistoriken för angiven intjänandeperiod. Semesterersättning på fast månadslön, intjänande dagar Används för tjänstemän som har avtal där den anställde får en procentsats på sin månadslön i semesterersättning. Procentsatsen används för att räkna fram skulden för de semesterdagar den anställde håller på att tjäna in. Det vanligaste procenttalet i denna ruta, om du inte följer den nya semesterlagen, är 5,4 %. Värdet består av ett semestertillägg per dag på 0,8 % och dagslönen utgörs av 4,6 % av en månadslön. Detta tillsammans blir 5,4 % (0,8 % + 4,6 % = 5,4 %) Har du ett annat semestertillägg fyller du i den procentsatsen. Semesterersättning på fast månadslön, kvarvarande dagar I denna ruta anger du vad de dagar är värda som den anställde tjänat in men inte tagit ut under semesteråret. Vanligtvis är dagarna värda 5,4 % av en månadslön. Betalar företaget ut semesterersättningen en gång om året har man redan betalat ut semestertillägget på 0,8 % per semesterdag och då blir värdet av en semesterdag 4,6 % av månadslönen. D.v.s. kvar blir ersättningen som en semesterdag är värd per dag utan semestertillägget (5,4 % - 0,8 % = 4,6 %). Detta multipliceras sedan med antal kvarvarande dagar i anställdaregistret. Semesterersättning på fast månadslön, sparade dagar Här anger du i procent vad de sparade dagarna är värda. Vanligtvis brukar semesterersättningen för sparade dagar vara lika som för intjänade dagar, dvs. 5,4 %. Men om semestertillägget betalas ut som en klumpsumma, blir de sparade dagarna värda 4,6 %. Detta värde multipliceras med antal sparade semesterdagar i anställdaregistret. Semesterersättning på intjänad lön Semesterersättningen är lägst 12 % enligt semesterlagen. Kontrollera i ditt företags avtal för att se vilka procentsatser som ska användas i just ditt företag. Denna procentsats kommer sedan att multipliceras med den anställdes semesterlönegrundande inkomst. Semesterersättning på rörliga lönedelar/dag (Tjm-avtal) Används för de tjänstemannaavtal som har rörliga lönedelar som bonus, provision, ob-ersättning och beredskapsersättning. Skriv in procentsats för rörlig lön, denna multipliceras sedan med rörliga delar enligt formeln för personens semesteravtal. Semesterersättning på rörliga lönedelar Används till semesteravtal 8, 10, 11, 12, 13, 14 och 17. Uppräkning motsvarande helglön (Teknikavtalet-medeltimlön) Är enbart till för de företag som följer Teknikavtalet Metalls avtal med beräkning på medeltimlön, semesteravtal 12 i programmet. Arbetsgivaravgift Arbetsgivaravgiften kommer automatiskt med på semesterskuldslistan om du har angivit procentsats för arbetsgivaravgift under Arkiv/Inställningar. 6

7 Utskrift Du har möjlighet att påverka hur utskriften ska se ut. Sortering kan ske på anställningsnummer, här kan du få med delsummor per sida, sortering på resultatenhet 1, summor per resultatenhet, här kan du välja att ta med en specifikation per anställd. Bokföringsorder semesterskuld Om du vill ta ut en bokföringsorder på semesterskulden måste du börja med att ange kostnads- och skuldkonto för upplupen semesterskuld och arbetsgivaravgift under Arkiv/Inställningar/Bokföringsorder. Om du klickar på knappen Utökad kontering får du upp nedanstående bild. I detta fall kommer alla anställda som tillhör urvalskategori Kollektiv och Tjänsteman att konteras enligt de inställningar som är gjorda under Utökad kontering. Övriga anställda konteras efter inställningarna i den första bilden. När du tar ut en bokföringsorder Förändring kan du spara rapporten genom att namnge den. Det viktiga är att du namnger rapporten så att du vet vilket urval av anställda som rapporten avser. Observera! För att kunna ta ut Förändring av semesterskuld måste du första gången spara ned en Total semesterskuld för att nästa månad ha en total att jämföra mot. 7

8 Om du inte har en tidigare bokföringsorder att jämföra mot eller att du vill spara en ny total, väljer du Total. När semesterskulden är beräknad och klar får du frågan om du vill spara den nya totala bokföringsordern. Om du svarar Ja, får du möjlighet att namnge den sparade semesterskuldsberäkningen. Programmet visar nu namn på den tidigare sparade bokföringsordern. Du ställer markören i raden för namn och skriver i det namn du önskar. Markera rutan Spara total semesterskuld och klicka på Utför. Har du inställning under Arkiv/Inställningar/Avancerade inställningar/säkerhetskopiering att en säkerhetskopia ska tas vid Semesterskuld får du en fråga om den ska tas nu. Stäng. Nästa gång du beställer semesterskuld bokföringsorder och väljer Förändring får du möjlighet att ange vilken tidigare bokföringsorder du vill jämföra mot. 8

9 Programmet skriver ut vilken period som den sparade semesterskulden avser. Observera att om du anger samma namn på rapporten så skrivs den tidigare rapporten över. Om du vill spara varje månads semesterskuld måste du varje gång ändra namnet på den sparade semesterskulden. Du kan exempelvis ange år och månad i rapportnamnet så att du i slutet av året har 12 bokföringsordrar. Justering för enskilda anställda Det du kan justera är antalet anställningsdagar, semesterrätten, medeltimlön samt komp. Om du missat att lönebereda in viktiga frånvarohändelser för någon anställd som påverkar antalet anställningsdagar kan du använda dig av detta alternativ. Observera att du måste genomföra denna korrigering varje tillfälle du tar fram semesterskuldlistan. Avrunda intjänade dagar uppåt till närmaste heltal Om du enbart vill redovisa semesterdagar i heltal och låta programmet avrunda dagarna uppåt ska du fylla i detta alternativ. Avrunda intjänade brutto dagar uppåt till närmaste heltal Om du vill redovisa antalet bruttosemesterdagar i heltal och låta programmet avrunda dagarna uppåt ska du fylla i detta alternativ. Summera uttagna dagar ur transaktionshistoriken (intj år = innev år) Om du har innevarande år som intjänandeår kan ovanstående alternativ markeras. Då räknar programmet fram hur många dagar den anställde har tjänat in med hjälp av intjänandeperiodens datum samt minskar det med uttagna semesterdagar och ej semestergrundande frånvaro ur transaktionshistoriken. Rutan ska alltid vara markerad om du har använt programmet under hela intjänandeperioden för semester. Har du däremot inte använt dig av HogiaLön Plus hela året ska inte Summera uttagna semesterdagar ur transaktionshistoriken vara markerad. Saknar programmet historik beräknas de anställdas uttagna semesterdagar enligt följande. 9

10 Semesterrätt * (personens semestergrundande anställningstid under intjänandeåret för semester/365 (alt. 366)) kvarvarande Betalda dagar. De anställdas semesterrätt samt kvarvarande betalda semesterdagar hämtas från anställdaregistret. Reducera semesterskulden med tidigare utbetald semestertillägg Om du betalar ut semestertillägget för en del av de betalda semesterdagarna vid ett tillfälle och har använt dig av rutinen Fast utbetalning av semestertillägg under Verktyg/Semesterrutiner kan du här få programmet att reducera semesterskulden med tidigare utbetalt semestertillägg. Vanligt är att företag betalar ut semestertillägget för exempelvis 20 dagar med junilönen, för resterande dagar betalas semestertillägget ut vid uttagstillfället. Då kan du via denna rutin få hjälp av programmet att reducera skulden med redan utbetald semestertillägg. Räkna om sem-lön för sparade sem-dagar (avtal 14 och 17) Om du vill att programmet ska räkna om värdet på de sparade dagarna markerar du här. Kontrollera noga med ditt avtal om så ska vara fallet. Sparad semester beräknas som betald semester (Avtal 1-17) Om du önskar att semesterskulden ska beräkna värdet på de anställdas sparade semester till samma värde som deras nu intjänade betalda semesterdagar är värda så kan du markera denna ruta. Ingen förändring sker av uppgifterna i anställdaregistret utan beräkningen görs enbart på semesterskulden. Semesterlönetillägg enligt formel, upp till 25 intj sem-dagar (avtal 6-7) Används för kunder med AB-avtalen. Semesterskulden påföres med ett semesterlönetillägg, ett så kallat balkongtillägg per intjänad semesterdag. Förskottssemester hämtas från anställdaregistret, ack tid ingår När du tar fram bokföringsorder på semesterskulden så kan programmet hämta uppgifter från anställdaregistret om den anställdes skuld till företaget efter uttagen förskottssemester. I denna summa ingår värdet av all uttagen förskottssemester d v s det ackumulerade värdet. Förskottssemester beräknas på periodens semesteruttag ack tid ingår ej Till bokföringsordern hämtar programmet uppgifter om den anställdes uttagna förskottssemester från det som är löneberett under angiven period. I denna summa ingår enbart värdet av den löneberedda uttagna förskottssemestern från angiven period. Den tar inte med tidigare ackumulerat värde. När du fyllt i semesterskuldsberäkningsbilden klickar du på OK. Du får upp semesterskulden på skärmen och kan klicka på Skriv ut för att få rapporten på papper. Rapporten kan även exporteras till RTF-format, PDF-format eller HTML-format. Du kan även öppna listan i Word eller Excel för vidare bearbetning. Sökvägen till respektive program måste vara ifyllt under Rapporter/Inställningar för att HogiaLön Plus ska hitta till programmen och klara av att öppna dem. Du kan även sända listan via e-post. Då måste du ha fyllt i namnet på server för utgående e-post. Den uppgiften fyller du i under Arkiv/Företagsuppgifter. Vad betyder kolumnerna på semesterskuldslistan? Listan består av fem kolumner; den anställdes anställningsnummer, namn och sysselsättningsgrad, intjänade dagar, belopp, intjänade dagar rörlig del, kvarvarande dagar belopp, kvarvarande dagar rörlig 10

11 del samt förskottssemester- och kompbelopp. Om du väljer att särredovisa ackumulatorer och förskottssemester, tillkommer en kolumn för varje vald ackumulator samt en kolumn som summerar värdet av dessa ackumulatorer. Kolumnen för förskottssemester ändras och innehåller enbart förskottsdagarnas värde. Intjänade dagar och belopp I denna kolumn står den semesterersättning den anställde har tjänat ihop sedan förra semesterberäkningen. Det är alltså dagar och belopp som den anställde har tjänat in men inte har rätt att ta ut i form av semester före intjänande periodens slut. Intjänade dagar rörliga delar Denna kolumn lämnas tom om inga lönearter angivits i fältet för rörliga lönedelar. Om lönearter har angivits syns dagar och belopp på samma sätt här som i den förra kolumnen. Kvarvarande dagar belopp I denna kolumn syns kvarvarande betalda dagar samt hur många sparade dagar den anställde har kvar att ta ut under semesteråret. Under dagarna syns hur mycket dessa dagar är värda tillsammans. Kvarvarande dagar rörlig del Om den anställde har månadslön och tjänat in rörliga delar ska detta läggas i anställdaregistret som en semesterlön per dag (rörlig del). Antal kvarvarande betalda dagar kommer att multipliceras med semesterlönen per dag och värdet anges under kvarvarande dagar rörlig del. Om du betalat ut hela semesterlönen alternativt den rörliga delen som ett engångsbelopp, kommer beloppet ligga kvar i anställdaregistret. För att beloppet inte ska komma med på semesterskulden måste du antingen ta bort beloppet från anställdaregistret eller ta bort P-fältet i beställningsbilden av semesterskulden. Förskottssemester och komptid I kolumnen syns hur mycket den anställde eventuellt är skyldig företaget i uttagen förskottssemester. I raden under redovisas hur mycket den anställde har tillgodo i eventuella innestående komptimmar. För att den sista uppgiften ska komma med på listan krävs att ackumulatorn för kompsaldo och ett genomsnittsvärde för komptimmarna finns på sidan 2 när du gör inställningarna för semesterskulden. Kontrollera med ditt kollektivavtal hur värdet av komptimmarna ska beräknas. 11

12 12