Att komma igång med funktionen Arbetstidskonto

Transkript

1 Att komma igång med funktionen Arbetstidskonto Inledning Avsättning till arbetstidskontot (Livsarbetstidspension samt Arbetstidspension) kan göras på två sätt, antingen görs en årlig avsättning med en viss procentsats av löneunderlaget som är kopplat till ordinarie arbetstid eller så sker avsättning genom att tid avsätts till en tidbank löpande under året som sedan kan disponeras i form av betald ledighet eller pensionspremie. Av kollektivavtalen framgår hur avsättning ska göras, vilka lönearter som ska ingå i löneunderlaget, vilken procentsats som gäller och vilka valmöjligheter medarbetarna har. För medarbetare som väljer att utnyttja arbetstidskontot som betald ledig tid framgår också hur många ledighetstimmar alternativt ledighetsdagar som avsättningen innebär. Inställningar... 2 Importera Lönearter... 3 Frånvaroregler för Arbetstidskonto... 5 Programrutinen Arbetstidskonto... 6 Avsättning sker med procentsats på löneunderlaget... 8 Avsättning sker utifrån tidbank Skapa fil till Fora Kontroll av fil Skicka fil

2 Inställningar För att du ska kunna använda funktionen Arbetstidskonto måste du markera detta under Arkiv > Inställningar > flik Allmänt. Denna markering ger dig valet Arbetstidskonto under Årsrutiner i menyraden. Den skapar också två saldon (Arbetstidskonto) i Personalregistret på flik Löner. Saldot till vänster kommer att lagra det totala värdet för Arbetstidskonto som den anställde har tjänat in, och saldot till höger lagrar antal intjänade timmar eller dagar. Saldona kommer att användas om avsättning till Arbetstidskonto beräknas med procentsats på löneunderlaget (och den anställde väljer att spara som betald ledighet). Även Ingående värden som finns under Arkiv i menyraden kompletteras med fält för att kunna lagra uppgifter för beräkning av Arbetstidskonto. Ingående värden används endast om du nyligen har börjat med vårt löneprogram och därmed inte har registrerat alla löner som berörs i programmet. 2

3 Importera Lönearter Lönearter för hantering av Arbetstidskonto importeras via register Lönearter. Under Menyknappen väljer du Importera lönearter. Välj Övriga exempel, och markera de lönearter som du behöver. Lönearterna för Arbetstidskonto sträcker sig från nummer Används om avsättning till arbetstidskonto sker med procentsats på löneunderlaget. 930 och 938 Används om avsättning till arbetstidskonto sker utifrån tidbank. 3

4 Kontrollera inställning på lönearten för pensionspremie (930) Det är reglerna i ert avtal som avgör om uppräkning av pensionspremien ska göras eller inte. Inställning för hur lönearten ska hanteras görs i lönetypens tredje val. Kontrollera beräkningsformler på lönearterna som gör avdrag (932, 933, 934, 935) så att avdrag görs enligt ert kollektivavtal. Kontrollera om lönearterna är korrekt markerade som Semesterlönegrundande, Medeltimlönegrundande och Arbetstidskontogrundande enligt ert kollektivavtal. Kontrollera lönearten för uttag tidbank (938) som används för nedräkning av tidssaldo (kontrollera att rätt tidssaldo påverkas). Det är lönetypens andra val som styr vilket tidssaldo som ska räknas ner. 4

5 Frånvaroregler för Arbetstidskonto Om du brukar registrera frånvaro via Frånvaroknappen i löneberäkningen, eller om du importerar frånvaro från ett försystem, ska du komplettera dina Frånvaroregler för frånvaro orsak Arbetstidskonto. Att registrera Arbetstidskonto som frånvaro blir endast aktuellt då Arbetstidskonto beräknas med procentsats på löneunderlaget och de anställda har valt att spara som betald ledighet. Frånvaroregler hittar du i Löneartsregistret under Menyknappen. Välj Frånvaro orsak Arbetstidskonto (i listan till höger) samt den Frånvarogrupp du avser att lägga in frånvaroregeln för. Via den röda pilen vid Inställning för grupp & orsak vald ovan, når du följande formulär. I vårt exempel är frånvaroregel inlagd för Frånvarogrupp Timavlönad då avsättning görs i timmar. Lägg in frånvaroregler för de Frånvarogrupper som är berörda. Följande lönearter gäller enligt Konteks standard: - Timavlönad med avsättn. i timmar= 932, Dagintervall, Fr o m 1 - Timavlönad med avsättn. i dagar= 933, Dagintervall, Fr o m 1 - Månadsavlönad med avsättn. i timmar= 934, Dagintervall, Fr o m 1 - Månadsavlönad med avsättn. i dagar= 935, Dagintervall, Fr o m 1 5

6 Programrutinen Arbetstidskonto Under Årsrutiner finns rutinen Arbetstidskonto, välj Avsättning arbetstidskonto. Om du aldrig har använt dig av den här rutinen tidigare är formuläret tomt. Klicka på Ny beräkningsunderlag. för att skapa ett Benämning Här anger du ett namn på din arbetstidskontoberäkning. Om ni har flera avtal på företaget som innehåller olika regler för arbetstidskonto lägger du upp så många varianter som krävs. Benämningen på ditt arbetstidskontoupplägg måste vara unikt. 6

7 Avsättning till arbetstidskonto Det första du måste bestämma utifrån ditt kollektivavtal är om avsättning ska ske med procentsats på löneunderlaget eller utifrån ett saldo i en tidbank. Urval Standardurvalet är enligt nedan. Har du egna kategorier som omfattas av arbetstidskonto markerar du dessa. Vill du använda annat urval än kategorier kan du göra det. På nästa sida följer en beskrivning av hur du lägger upp arbetstidskonto då Avsättning sker med procentsats på löneunderlaget. Längre fram i dokumentationen kommer motsvarande beskrivning då Avsättning sker utifrån tidbank. 7

8 Avsättning sker med procentsats på löneunderlaget Steg 1 Här görs beräkning samt utskrift av besked till medarbetarna. 8

9 Uttagsmöjligheter på besked I kollektivavtalet framgår vilka uttagsmöjligheter de anställda ska kunna välja mellan. Markera de uttagsmöjligheter som är aktuella för ert avtal. I programmet finns följande uttagsmöjligheter. Pengarna tas ut: som pensionspremie som betald ledighet betalas ut kontant Avsättning i % av underlaget Här anger du den procentsats som ska gälla för beräkning av den summa pengar som ska sättas av. Procentsatsen är vanligtvis samma för de olika uttagsmöjligheterna, men kan vara olika, kontrollera vad ditt kollektivavtal anger. Tidpunkter När du har markerat vilka uttagsmöjligheter som gäller för ditt företag går du till rutan Tidpunkter och fyller i vilka datum som gäller för ert företag. Det är obligatoriskt att fylla i när man senast ska meddela sitt val. Betald ledighet ska tas ut före respektive Kontant ersättning utbetalas senast är endast aktuella om du har markerat dessa uttagsmöjligheter. Underlag för avsättning till arbetstidskonto Beräkningsperiod Kontrollera vad ditt kollektivavtal anger om beräkningsperiod, dvs för vilken period arbetstidskonto ska beräknas. Datumintervallet för beräkningsperioden anger du i datumfälten. Ledig tid i timmar Om de anställda enligt kollektivavtalet har möjlighet att få arbetstidskonto som betald ledighet ska du ange om den lediga tiden ska beräknas i timmar eller i dagar. Om du markerar timmar ska följande formulär fyllas i: 9

10 Här anger du hur många timmar per vecka som motsvarar heltidsarbete (Normalarbetstid/vecka) och hur många timmar som ska avsättas till arbetstidskonto (Avsättning i timmar). Om skiftarbete inte förekommer på arbetsplatsen kan dessa värden utelämnas. Det som avgör om en anställd ska beräknas enligt Dagtidsarbete, Tvåskiftsarbete eller Annat skiftarbete är uppgiften för Arbetstidsart. Den här uppgiften finns i Personalregistret, flik Årsuppgifter m.m. Ledig tid i - dagar Om de anställda enligt kollektivavtalet har möjlighet att få arbetstidskonto som betald ledighet ska du ange om den lediga tiden ska beräknas i timmar eller i dagar. Om du markerar dagar ska efterkommande fält fyllas i med det antal dagar som ska erhållas: Lönearter som påverkar löneunderlag Av kollektivavtalen framgår vilka lönedelar som ska ingå i löneunderlaget, i normalfallet lönearter för arbetad tid. Tänk på att om månadslön markeras som arbetstidskontogrundande ska även lönearter för frånvaro i många fall ligga till grund för beräkningen, i annat fall kan löneunderlaget bli för högt. De lönearter som ska påverka löneunderlaget markerar du i listan som finns under knappen med röd pil. 10

11 Markering av lönearter som är Arbetstidskontogrundande kan även göras direkt på lönearten i Löneartsregistret. Fria textrader meddelande till den anställde I textrutan har du möjlighet att skriva ett meddelande till de anställda. Texten skrivs ut på valbeskeden (precis ovanför den streckade linjen). Omräkning av ledig tid med hänsyn till aktuell sysselsättningsgrad Markering är endast möjlig då ledig tid avsätts i timmar (inte i dagar). En markering här innebär att anställda med lägre sysselsättningsgrad än 100% får färre antal timmar. Om en heltidsanställd får t ex 40 timmar, får en anställd som arbetar 50% endast 20 timmar. Antal timmar anpassas till aktuell sysselsättningsgrad (den som gäller per dagens datum). För anställda med lägre sysselsättningsgrad än 100%, beräknar programmet fram antal timmar genom uppgiften Veckoarbetstid enl avtal, som finns i Personalregistret. Det är endast antal timmar som reduceras. Det totala intjänade värdet påverkas inte. Resultatet blir att de reducerade timmarna får ett högre värde per timma. Omräkning av ledig tid med hänsyn till aktuell timlön/daglön Genom att markera detta alternativ görs en jämförelse mellan värdet av en arbetstidskontotimma/dag och normal ersättning per timma/dag. Om du har avsättning i timmar Ange en formel för anställda med Timlön ersättning per timme (normalt endast [Timlön]). Ange en formel för anställda med Månadslön ersättning per timme (här måste du kontrollera i kollektivavtalet hur en timlön räknas fram för anställda med månadslön). Programmet kan nu jämföra normal ersättning per timma med värdet per timma för arbetstidskonto. Om det krävs, görs en 11

12 reducering av antalet arbetstidskontotimmar, så att värdet per timma aldrig är lägre än normal ersättning per timma. Exempel: Axel har tjänat 40 timmar till arbetstidskontot med ett värde på 135:- /timma. Totalt värde för arbetstidskonto är 40 x 135 = 5400:-. Hans normala timlön är 150:-/timma. Eftersom hans normala timlön är högre än 135:- kommer en reducering av antal arbetstidskontotimmar göras, så att en arbetstidskontotimma blir lika mycket värd som normal timlön. Omräkningen kommer att ge honom endast 36 arbetstidskontotimmar fast med ett värde av 150:-/timma. (5400:- / 150 = 36 timmar). Om du har avsättning i dagar Ange en formel för anställda med Timlön ersättning per dag. Formeln ska beräkna normal lön per dag. Ange en formel för anställda med Månadslön ersättning per dag (här måste du kontrollera i kollektivavtalet hur en dagslön räknas fram för anställda med månadslön). Programmet kan nu jämföra normal ersättning per dag med värdet per dag för arbetstidskonto. Om det krävs, görs en reducering av antalet arbetstidskontodagar, så att värdet per dag aldrig är lägre än normal ersättning per dag. Procentuell uppräkning av pensionspremie Det är reglerna i kollektivavtalet som avgör om uppräkning av pensionspremie ska göras eller inte. I programmet finns två val för hur uppräkning kan göras: 12

13 Om du väljer Enl. standard, kommer intjänat värde till pension räknas upp med mellanskillnaden av arbetsgivaravgift och särskild löneskatt. Om du väljer det andra alternativet anger du själv vilken procentsats som pensionspremien ska räknas upp med. Det är först vid inläsning (steg 3) som uppräkningen sker. Kontrollera inställning på den löneart som används för pensionspremie (vår standard 930). Det är lönetypens sista val som styr om uppräkning ska göras eller inte. Mer information om inställning av löneart 930 finns på sidan 4 i denna dokumentation. Utskrift Besked till den anställde kan skrivas ut på: Blankt papper Limspec Det är även möjligt att spara utskriften som pdf-fil för senare utskrift. Om du brukar skicka lönespecifikationer via e-post är det även möjligt att skicka beskeden för arbetstidskonto via e-post. Du skickar beskeden som e-post via knappen som finns överst i formuläret. Vid utskrift av besked till de anställda finns möjlighet att ta med e- postmottagare. En markering vid innebär att även de anställda som normalt får sin lönespecifikation via e-post kommer med vid utskriften. Sammandrag skriver du lämpligen ut på blankt papper. 13

14 Exempel på besked till den anställde. 14

15 Steg 2 Här registrerar du medarbetarnas val. När valet är gjort ska kolumnen Klar för inläsning markeras. Använd knappen (markera alla) som har gjort ett val. så får du en markering för alla anställda Det går att komma vidare i rutinen Arbetstidskonto även om alla anställda ännu inte har meddelat sitt val. Man kan göra en inläsning (steg 3) för ett antal anställda och senare, vid ett annat tillfälle, läsa in resultatet för resterande. I kolumnen Inläst, kommer datum att lagras för de som har lästs in (steg 3). Det går bara att läsa in en gång per anställd. Om du vill återanvända ditt upplägg för Arbetstidskonto även nästa år, raderar du de tidigare datumen för inläsning genom att klicka på papperskorgen ovanför kolumnen Inläst. I steg 2 finns utskriftsmöjlighet av de anställdas val. Via knappen för utskrift finns följande listor: Listorna skrivs ut med sidbrytning mellan de olika valalternativen (Pension, Tid, Kontant). På alla listor finns en summering av den totala kostnaden. Om Summera per kostnadsställe markeras, redovisar listan även en summering per kostnadsställe. 15

16 Steg 3 Här väljer du lönearter för inläsning samt läser in resultatet i löneberäkningen. I det sista steget ska löneart för avsättning till pensionspremie (vår standard 930) och löneart för kontant ersättning (vår standard 931) anges. Mer information om inställning av löneart 930 finns på sidan 4 i denna dokumentation. Välj i vilken löneperiod du vill göra inläsningen (om du har flera perioder uppstartade). Om ingen löneperiod är startad är knappen Läs in gråad. Inläsning kan då inte göras förrän löneperioden har startats upp. 16

17 Vi rekommenderar att du tar en vanlig säkerhetskopia före inläsning. Då har du möjlighet att backa inläsningen och göra om den om det skulle behövas. Vid inläsning erhålls en sammanfattning (lista) som visar för vilka anställda det har lästs in transaktioner. Du får även en kontrollista som i detalj redovisar vad som har lästs in för respektive person. De anställda som har valt pensionspremie eller kontant ersättning har nu fått in en lönerad för sitt val i löneberäkningen. De som har valt ledighet har fått en informationsrad i löneberäkningen som redovisar totalt värde och antal timmar/dagar. Dessutom har saldon för Arbetstidskonto uppdaterats i register Personal flik Löner. Pensionspremie: Kontant ersättning: Ledig tid: Ledig tid uppdaterad i Personalregistret på flik Löner i fälten för Arbetstidskonto (belopp till vänster, timmar till höger): 17

18 Avsättning sker utifrån tidbank Steg 1 Här görs beräkning samt utskrift av besked till medarbetarna. Kontek Lön stödjer endast uttag från en tidbank men vid beräkningen är det möjligt att addera flera tidbanker. 18

19 Uttagsmöjligheter på besked Kontrollera i kollektivavtalet vilka val medarbetarna ska ges och markera dessa. Tidpunkt Ange datum för när medarbetarna senast ska meddela sitt val. Underlag för avsättning till pensionspremie Inställningarna ändrar du genom att trycka på knappen bakom respektive fält. Välj vilket eller vilka tidssaldon som ska användas för avsättning till pensionspremie. Ange också formel för värdet av en timma (normalt [Timlön] för timavlönade). För månadsavlönade ska formel anges för hur en timlön beräknas enligt ert kollektivavtal. Programmet behöver formlerna för ersättning per timme (vid Timlön och vid Månadslön) för att kunna beräkna värdet av de timmar som de anställda vill avsätta till pensionspremie. Lönearter Ange vilka lönearter som ska användas vid inläsning av uppgifter. Om du ännu inte har importerat lönearter för Arbetstidskonto görs detta i register Lönearter under Övriga exempel: 930 för avsättning till pension (kontrollera inställning på lönearten). Mer information om inställning av löneart 930 finns på sidan 4 i denna dokumentation. 938 för nedräkning av tidssaldo (kontrollera på lönearten att rätt tidssaldo påverkas). Det är lönetypens andra val som styr vilket tidssaldo som ska räknas ner. 19

20 Procentuell uppräkning av pensionspremie Det är reglerna i kollektivavtalet som avgör om uppräkning av pensionspremie ska göras eller inte. I programmet finns två val för hur uppräkning kan göras: Om du väljer Enl. standard, kommer intjänat värde till pension räknas upp med mellanskillnaden av arbetsgivaravgift och särskild löneskatt. Om du väljer det andra alternativet anger du själv vilken procentsats som pensionspremien ska räknas upp med. Det är först vid inläsning (steg 3) som uppräkningen sker. Kontrollera inställning på den löneart som används för pensionspremie (vår standard 930). Det är lönetypens sista val som styr om uppräkning ska göras eller inte. Mer information om inställning av löneart 930 finns på sidan 4 i denna dokumentation. Utskrift Besked till den anställde kan skrivas ut på blankt papper. Det är även möjligt att spara utskriften som pdf-fil för senare utskrift. Om du brukar skicka lönespecifikationer via e-post är det även möjligt att skicka beskeden för arbetstidskonto via e-post. Du skickar beskeden som e-post via knappen som finns överst i formuläret. Vid utskrift av besked till de anställda finns möjlighet att ta med e- postmottagare. En markering vid innebär att även de anställda som normalt får sin lönespecifikation via e-post kommer med vid utskriften. Vid utskrift erhålls ett sammandrag som redovisar en rad per anställd samt ett totalbelopp. 20

21 Exempel på besked till den anställde. 21

22 Steg 2 Här registrerar du medarbetarnas val. När valet är gjort ska kolumnen Klar för inläsning markeras. Använd knappen (markera alla) som har gjort ett val. så får du en markering för alla anställda Det går att komma vidare i rutinen Arbetstidskonto även om alla anställda ännu inte har meddelat sitt val. Man kan göra en inläsning (steg 3) för ett antal anställda och senare, vid ett annat tillfälle, läsa in resultatet för resterande. I kolumnen Inläst, kommer datum att lagras för de som har lästs in (steg 3). Det går bara att läsa in en gång per anställd. Om du vill återanvända ditt upplägg för Arbetstidskonto även nästa år, raderar du de tidigare datumen för inläsning genom att klicka på papperskorgen ovanför kolumnen Inläst. Steg 3 Här läser du in resultatet i löneberäkningen. Välj i vilken löneperiod du vill göra inläsningen (om du har flera perioder uppstartade). Om ingen löneperiod är startad är knappen Läs in gråad. Inläsning kan då inte göras förrän löneperioden har startats upp. 22

23 Vi rekommenderar att du tar en vanlig säkerhetskopia före inläsning. Då har du möjlighet att backa inläsningen och göra om den om det skulle behövas. Vid inläsning erhålls en sammanfattning (lista) som visar för vilka anställda det har lästs in transaktioner. Du får även en kontrollista som i detalj redovisar vad som har lästs in för respektive person. De anställda som har valt att avsätta timmar till pensionspremie har nu fått in lönerader för sitt val i löneberäkningen. Den ena löneraden (930) redovisar vilket belopp som har avsatts till pensionspremie och den andra löneraden (938) räknar ner timmar från det tidssaldo som du valde på lönearten. Exempel: 27,38 timmar har avsatts till pensionspremie. 23

24 Skapa fil till Fora Under Årsrutiner > Arbetstidskonto > Skapa fil, kan du skapa fil för redovisning av pensionspremier till Fora. Fil kan skapas först efter att inläsning till löneberäkningen är gjord och lönen är fastställd. Om fler inläsningar har gjorts under året för samma Arbetstidskontoberäkning, fast till olika löner, kommer samtliga inlästa transaktioner att summeras i samma fil. OBS! Det är endast möjligt att skapa fil för transaktioner som har lästs in via rutinen Arbetstidskonto. Om du har gjort manuella registreringar direkt i löneberäkningen kommer dessa inte att medtas när fil skapas. Arbetstidspension Årets intjänade värde i Arbetstidskontot kan beroende på avtal betalas ut i pengar, ledighet eller som arbetstidspension. Det som ska redovisas till Fora är uppgifter för de personer som har valt pension. Redovisning görs en gång per år. Fora tillhandahåller information om detta. Denna premie ska inte förväxlas med Extra premierapportering - informationen i filerna är olika. 24

25 Extra premierapportering Tillfällig pensionsöverenskommelse kan undantagsvis förekomma. För att beräkna detta extra belopp används funktionen Arbetstidskonto i Kontek Lön. Du väljer själv när redovisning av Extra pensionsavsättning ska göras till Fora. Denna extra premie ska inte förväxlas med Arbetstidspension - informationen i filerna är olika. Uppgifter till Fora/Företagets kontakt Ange vilken Pensionsöverenskommelse (avtal) som företaget tillhör, vilket Intjänandeår som avses samt företagets Försäkringsnummer. Du ska även uppge en Kontaktperson och Telefonnr. OBS! Vid Extra premierapportering anges inte Pensionsöverenskommelse. Fältet byter namn till Extra premie (produkt+kod) och programmet anger automatiskt nummer Mapp där filen skrivs Om du väljer aktuell företagsmapp anger programmet automatiskt en sökväg som filen kommer att skapas på. Om du vill att filen skapas på annan plats ska du välja valfri mapp och ange sökvägen via knappen. När filen är skapad erhålls en fråga om du vill kontrollera filen. Du väljer själv om du vill kontrollera filen nu, annars finns det möjlighet att göra en kontroll senare. Se nästa sida. 25

26 Kontroll av fil När filen skapas får du en fråga om filen ska kontrolleras. Om du valde att inte kontrollera filen då, har du möjlighet att kontrollera filen senare via Kontroll av fil. Gå till Årsrutiner > Arbetstidskonto > Kontroll av fil. Mapp Ange sökvägen till filen som du har skapat för rapportering till Fora. Skriv ut till skärm eller skrivare. Filkontrollen ger en lista på de anställda som ingår i filen. Du ser de anställdas namn, personnummer samt den totala summan för pensionspremie som finns i filen. 26

27 Skicka fil Gå till Årsrutiner > Arbetstidskonto > Skicka fil. För att skicka fil till Fora klickar du på knappen Internet, som tar dig till Foras hemsida där filöverföringen ska göras. Mapp Ange sökvägen till filen som du har skapat för rapportering till Fora. Sökvägen kopieras till klippbordet när du klickar på knappen Internet. När du befinner dig på Foras hemsida och ska leta upp din fil, kan du trycka Ctrl+v för att klistra in sökvägen och på så sätt enkelt hitta rätt fil. 27