Användarmeddelande (maj 2014) Ny programversion. FLEX Lön. Version 14.2a

Transkript

1 Användarmeddelande (maj 2014) Ny programversion FLEX Lön Bäste kund! Version 14.2a På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX Lön i version 14.2a. Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att beräkna och bokföra skulder på egna saldon, utökad LAS-hantering samt möjligheten att bygga egna lönestatistikrapporter med uppgifter från lönekörningarna. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 2 Innehåll Egna lönestatistikrapporter. 3 Utökad LAS-hantering.. 6 Skuldberäkning på egna saldon. 9 Ändringslogg för lönetransaktioner. 11 Underlag ackordsberäkning. 12 Visa semestersaldon i timmar. 14 Koppling till COINS 14 Valbart bokföringsdatum Collectum Kostnadsställe per anställd 15 Antal timmar i bokföringsfilen med SIE-4-formatet.. 16 FLEX HR Fler fält i integrationen. 16 Övertidsjournal Gränsvärde för återförd övertid 16 Nya möjligheter vid överföring från FLEX Tidredovisning.. 18 Export av personuppgifter till Quinyx FlexForce.. 18 Säkerhetsförbättringar.. 19

3 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 3 Nyheter FLEX Lön Tänk på att du kan behöva göra inställningar under Arkiv Behörighetsgrupper FLEX Lön, flik Menyer, så att nya funktioner blir tillgängliga. Egna lönestatistikrapporter I lönesystemet finns ofta värdefulla uppgifter att följa upp för företaget. Det kan handla om frånvarostatistik, som exempelvis antal sjuktimmar/sjukdagar och antal sjuktillfällen, eller kostnadsstatistik för övertid, OB, semesterlön m.m. Som ett steg att förbättra möjligheterna att ta ut sådan statistik per anställd har vi nu gjort en ny funktion för att kunna skapa egna lönestatistikrapporter i FLEX Lön. För att skapa dina egna lönestatistikrapporter går du in under Arbeta med Egna lönestatistikrapporter. Du definierar här dina rapporter som sedan visas i listan till vänster. Layout för exportfil Rapporten du skapar kan exporteras till en textfil om du så önskar. Under Layout för exportfil ställer du in hur filen ska vara strukturerad. Skapa ingen exportfil Väljs om du inte vill skapa en textfil, utan endast ta ut rapporten till Excel. Rapporten kan alltid tas ut till Excel, även då du inte väljer detta alternativ. Använd fältavgränsare Innebär att filen är uppbyggd med fältavgränsare. Välj under inställningen till höger vilken fältavgränsare som ska användas. Använd fast fältlängd Detta alternativ ska du välja om filen ska ha ett fast antal tecken per fält i filen. Du anger då för varje fält i filen dels hur många tecken långt fältet ska

4 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 4 vara, om värdet ska vara justerat till höger eller vänster, samt om en utfyllnad ska göras med ett fyllnadstecken (filler). Decimalavskiljare Här anger du om decimalpunkt eller decimalkomma ska användas i filen. Sökväg Du kan även ange en standardsökväg som föreslås när filen skapas. Du kan alltid ange en annan sökväg när du tar ut rapporten om så önskas. Skriv rubrikrad till fil Kryssa i denna om du vill att första raden i filen ska innehålla en rubrikrad för respektive fält. Fält i rapporten Här definierar du vilka uppgifter som ska komma med i rapporten. Fältnamn Här anger du ett namn för fältet som kommer att användas som rubrik i Excel. Typ Ange typ av innehåll i fältet. Följande typer finns: o o o o o Företagsuppgift Företagsuppgift, som t.ex. företagsnummer. Välj typ av fält i kolumnen för fält. Personuppgift Personuppgift, som t.ex. anställningsnummer, namn, månadslön. Välj typ av fält i kolumnen för fält. Löneartssummering Används för att summera uppgifter från lönetransaktioner i lönekörningar. För detta alternativ behöver du också fylla i kolumnerna Lönearter, Invertera och Summering. Fast värde Används om du vill ha ett fast värde i filen. Ange då det fasta värdet under kolumnen Fast värde. Tomt fält Används om du vill ha ett tomt fält i filen. Fält Används tillsammans med typerna Företagsuppgift och Personuppgift. Du väljer här vilken typ av fält som ska komma med i filen.

5 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 5 Fast värde Används med typen Fast värde. Ange här det fasta värdet som ska komma med i filen. Lönearter Används med typen Löneartssummering. Ange här vilka lönearter som ska summeras. Invertera Används med typen Löneartssummering. Kryssa i denna om du vill vända på det summerade värdet. Det kan t.ex. vara användbart om du vill summera skatt som då blir ett negativt belopp, men vill se det som ett positivt belopp i filen. Summering Används med typen Löneartssummering. Ange vad som ska summeras på lönetransaktionerna. o o o o o Belopp Summerar belopp från lönetransaktionerna. Antal Summerar antal från lönetransaktionerna. Observera att du då bör välja lönearter med samma enhet. Antal timmar Summerar antal timmar från lönetransaktionerna. Detta kräver att lönearten har en tidsenhet (tim, dgr, kdgr). Antal kalenderdagar Summerar antal kalenderdagar mellan lönetransaktionernas angivna datum. Antal förekomster av löneart Summerar antal lönetransaktioner med vald löneart. Om du vill att anställda som har slutat (men som finns med i lönekörningen som du tar ut denna rapport för), ska komma med kryssar du i Ta även med anställda som slutat. Importera och exportera Du kan även exportera och importera definierade rapporter via fil.

6 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 6 Rapporten För att ta ut rapporten går du in under Arbeta med Rapporter. Du hittar de egendefinierade rapporterna under noden Egna lönestatistikrapporter. När du tar ut rapporten måste du ange för vilken datumperiod lönetransaktioner ska summeras. Rapporten kommer då att summera alla lönekörningar med utbetalningsdatum i valt datumintervall. Om du inte vill få med alla anställda kan du även göra ett urval på anställningsnummer, personalkategori samt hemkostnadsställe. Längst ner anger du önskad sökväg om fil ska skapas. Utökad LAS-hantering I version 14.2a har vi byggt in ytterligare funktioner för att förenkla hanteringen av olika regler i Lagen om anställningsskydd (LAS). Kompletterande LAS-grundande anställningstid Oftast när man beräknar anställningstid vid uppsägning av anställda (turordningslistan) räcker det med att beräkna anställningstid för de anställningsperioder som finns upplagda i FLEX Lön. Ibland kan det dock vara svårt att ha en komplett historik med anställningsperioder, eller om man behöver räkna antal anställningsdagar. Man kan även vilja skilja mellan tid som man har arbetat i aktuellt företag och tid som man har arbetat i ett annat företag inom samma koncern som också ska tillgodoräknas.

7 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 7 För att man ska kunna komplettera anställningshistoriken med anställningsdagar som ska tillgodoräknas har vi lagt till ytterligare fält i personregistret, flik Anställning. Här anger du anställningsperiod samt anställningsdagar för den kompletterande anställningstiden. För den angivna perioden kommer systemet då räkna det antal anställningsdagar du har angivit. Beräkna anställningstid för arbetsdagar Det finns vissa kollektivavtal där man för en anställningsperiod inte ska räkna anställningstiden som antalet kalenderdagar, utan istället räkna antal arbetsdagar. Innan du börjar använda denna funktion är det viktigt att ta reda på vad som gäller i era avtal. Det du gör är att skapa en speciell anställningsform som du använder för de anställningsperioder för vilka du vill räkna arbetsdagar. Under Inställningar Anställningsformer markerar du LAS beräkna arbetsdagar för de anställningsformer som du önskar denna beräkning för. För att systemet sedan ska kunna summera antalet arbetsdagar som gjorts under perioden krävs det att du på en löneart kontinuerligt rapporterat antalet arbetsdagar. Lönearten ska även ställas in i löneartsregistret, under fliken Lön Övrigt, med inställningen LAS Räkna som anställningsdagar (gäller valda anställningsformer). När du tar ut turordningslistan eller beräknar rätt till tillsvidareanställning enligt nedan kommer systemet att för den angivna anställningsperioden summera antalet arbetsdagar från lönetransaktionerna. Det är därför viktigt att ange datum på

8 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 8 transaktionerna för att beräkningen ska kunna veta vilken period arbetsdagarna avser och därmed kunna göra en korrekt summering. Rätt till tillsvidareanställning I Lagen om anställningsskydd (LAS) är det reglerat att om en anställd under en femårsperiod (1825 dagar) har haft en anställning med anställningsformen Allmän visstidsanställning (AVA) eller Vikariat (VIK) på mer än två år (730 dagar) ska arbetsgivaren erbjuda den anställde en tillsvidareanställning. Anställningsdagar för AVA och VIK räknas dock inte ihop. Denna hantering kräver att du under Inställningar Anställningsformer anger vilka anställningsformer som ska räknas som AVA och VIK. Bevakning i bevakningscentralen För att sedan få en bevakning på när en anställd börjar närma sig de 730 anställningsdagarna och därmed ha rätt till en tillsvidareanställning har vi byggt en bevakning i bevakningscentralen. Börja med att aktivera denna bevakning under Inställningar Styruppgifter, flik Bevakningar. Under knappen för inställningar kan du ange hur många dagar före den beräknade 730:e arbetsdagen man ska få en varning. I bevakningscentralen, fliken Personregister, får man nu en bevakning på de anställda som snart beräknas få rätt till en tillsvidareanställning. Rapport Du kan också ta ut en rapport som finns under Arbeta med Rapporter, Personal. Rapporten kan tas ut för önskat t.o.m.-datum som du väljer i rapportens urval. Rapporten visar då alla anställda som har en anställningsform som enligt inställningarna ger rätt till en tillsvidareanställning. På listan visas antalet anställningsdagar under den senaste femårsperioden för AVA respektive VIK, samt ett beräknat datum då den anställde nått upp i de 730 dagarna som krävs för att få

9 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 9 en tillsvidareanställning. Det beräknade datumet utgår från att varje kalenderdag framåt räknas som en anställningsdag. Skuldberäkning på egna saldon Denna funktion är användbar om man vill bokföra en skuld utöver skulderna för semester, komp och ATK/ATF. Det är t.ex. vanligt att man inte kan använda den befintliga skuldfunktionen för ATF på grund av att reglerna i kollektivavtalet inte fungerar med denna funktion fullt ut. Utgångspunkten för denna funktion är att man använder ett eget saldo för det saldo man vill beräkna skulden för. I vårt exempel nedan har vi två saldon som vi vill beräkna skulder för, den ena är ATF och den andra kallar vi Röda dagar. Inställningarna för skuldberäkningarna gör du under Inställningar Styruppgifter, fliken Utskrifter, knappen Egna saldon, under rubriken Fält som ska vara med på skuldlistan. Här definierar du vilka skulder du vill ha beräkning på samt inställningar som krävs för beräkning och bokföring.

10 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 10 Följande uppgifter måste anges: Benämning Välj ett namn på skuldberäkningen för visning på skuldlistan. Eget saldo Ange vilket eget saldo (ackumulator) som saldot för skuldberäkning ska utgå ifrån. I vårt exempel med ATF har vi ett saldo som lagrar antal timmar som den anställde har kvar. Löneart Denna löneart används till två saker. Dels ska lönearten ha en formel för beräkning av à-pris som talar om hur mycket en timme (saldoenhet) i saldot är värd. I vårt exempel har vi använt denna formel. Observera att formeln behöver anpassas efter ert avtal. Dessutom används löneartens bokföringsinställningar för bokföring av den uträknade skulden. Framför allt är det bokföringskonto och övriga konteringar under fliken Kontering i löneartsregistret som används. Ange vilket konto och motkonto du vill att skulden ska bokas upp på i bokföringsordern. Löneart soc.avg. Denna löneart används för bokföring av arbetsgivaravgifter på den beräknade skulden. Även för denna löneart är det bokföringskonto och övriga konteringar under fliken Kontering i löneartsregistret som används. Ange vilket konto och motkonto du vill att arbetsgivaravgifter på skulden ska bokas upp på i bokföringsordern. Observera att det idag finns en gräns på fem olika saldon som du kan lägga upp beräkning av skuld på. Skuldrapport Under Arbeta med Rapporter, Personal hittar du rapporten Skuld på egna saldon. Rapporten fungerar på motsvarande sätt som övriga skuldrapporter. Du anger ett datum som skuld ska beräknas för eller om du vill beräkna förändringen mellan två datum.

11 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 11 Bokföring av egna skulder När du tar ut bokföringen och väljer att ta med skulder kommer även alla egna skulder med i bokföringen enligt inställningarna. Det gäller både bokföringsrapporten och bokföringsfilen. Ändringslogg för lönetransaktioner Vi har den senaste tiden arbetat för att förbättrat loggningen i systemet. Till denna version har vi byggt en logg på ändringar som görs på lönetransaktioner i lönekörningen. Under Inställningar Styruppgifter, flik Allmänt, kan du välja hur länge poster ska sparas i loggen för att den inte ska växa sig för stor. Vår rekommendation är att du sparar loggen för lönetransaktioner i ett år, vilket görs som standard. För att avaktivera loggen kan du i listan välja Spara inte alls. Loggen kommer att aktiveras automatiskt när du installerar den nya versionen. Alla förändringar på lönetransaktioner samt borttag av lönetransaktioner loggas när den nya versionen är installerad. Ändringar som är gjorda innan den nya versionen installerats kommer inte att kunna loggas. För att se ändringsloggen kan du ta ut rapport 9042 Ändringslogg lönetransaktioner som finns under Arbeta med Rapporter, Egna rapporter.

12 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 12 Vi har också lagt in en loggning på när och av vem en transaktion har skapats samt när och av vem en manuell ändring av en transaktion har skett. Genom att hålla muspekaren över ikonen för ursprung ser du dessa uppgifter. Underlag ackordsberäkning I byggbranschen är det vanligt att man arbetar mot ackord, och då behöver man kunna ta ut underlag för beräkning av ackord. Ackordsberäkningen kan göras av fackförbundet Byggnads, och då ska man skicka in ett underlag till dem. Det är detta underlag som vi nu har byggt en rapport för i FLEX Lön. Rapporten heter Underlag ackordsberäkning och finns under Arbeta med Rapporter, Statistik. Denna rapport går ut direkt till Excel och du behöver därför ha Excel installerat för att kunna ta ut den. När du tar ut rapporten får du ange datumperiod och projekt som underlaget ska summeras för. Rapporten kommer då att summera arbetad tid på angivet projekt med transaktionsdatum som ligger inom vald datumperiod. Om en transaktion saknar datum men ändå ska räknas med i rapporten kan du aktivera inställningen Transaktioner utan datum tillhör avvikelser t o m datum under Inställningar Styruppgifter.

13 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 13 Nedan ser du ett exempel på hur rapporten kan se ut: För att systemet ska kunna summera arbetade timmar som ska räknas som underlag för ackord krävs det att du på lönearten anger Underlag ackordsberäkning Avser arbetade timmar i löneartsregistret, fliken Lön Övrigt. Följande fält visas på rapporten: Anst nr Den anställdes anställningsnummer Namn Den anställdes namn Personnummer Den anställdes personnummer Timpris Den anställdes timlön enligt personregistret Arb.tim Arbetad tid på projektet under urvalsperioden med aktuellt fördelningstal. Summeras på lönearter med inställning enligt ovan och som har transaktionsdatum enligt beskrivning ovan. Fördelningstal Den anställdes fördelningstal enligt personregistrets lönekod för timlön. Om ingen lönekod finns blir fördelningstalet 1,00. Om en anställd under perioden har gått upp i lönetrappan och inte haft samma fördelningstal under hela perioden så delas den anställdes uppgifter upp på flera rader, och antal arbetade timmar särredovisas per fördelningstal. Avg.förd Den del av arbetade timmar som en lärling gör mindre än en fullärd. En fullärd med fördelningstal 1,00 får alltid 0 timmar i detta fält.

14 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 14 Visa semestersaldon i timmar I vissa branscher arbetar man oregelbundet med olika långa arbetspass. I samband med semesterledighet kan man då i kollektivavtalet ha reglerat att det går åt mer än en semesterdag vid ledighet på långa arbetspass, och mindre än en semesterdag på korta arbetspass för att de 25 semesterdagarna ska bli jämt fördelade på 5 veckors semester. Om man har ett kollektivavtal med dessa regler kan det vara praktiskt att kunna se hur många timmar semesterdagarna motsvarar. På så sätt kan man enklare avgöra hur stor del av den kvarvarande semestern som går åt om man vill vara ledig. I semesteravtalet i FLEX Lön kan du välja att i personregistret (inklusive FLEX Portal) visa semestersaldon som både dagar och timmar, och/eller på lönespecifikationen välja att visa saldon i timmar. Inställningen för detta hittar du under Inställningar Semesteravtal (se bild till höger). Om du väljer att visa både dagar och timmar i personregistret ser det ut så här: En semesterdag är värd den anställdes faktiska arbetsmått delat på 5. Om en anställd arbetar 40 tim/vecka blir en dag värd 8 timmar (40/5). Koppling till COINS COINS är FörsäkringsGirots system för administration av olika försäkringar som t.ex. pensionsförsäkringar. För att COINS ska kunna beräkna många av sina uppgifter krävs att grundinformation om anställda och utbetalda löner exporteras från ett lönesystem till COINS. Denna möjlighet är nu inbyggd i FLEX Lön. Observera att du behöver tilläggsmodulen Rapportering COINS för att få tillgång till denna funktion. Kontakta våra säljare för att beställa denna modul. Det som rapporteras till COINS från FLEX Lön är uppgifter om den anställde från personregistret samt lönetransaktionsdata för rapporteringsmånaden. Redovisningen görs månadsvis via en XML-fil som skapas i FLEX Lön och läses in i COINS. För att skapa exportfil går du in under Arbeta med Rapporter, Statistik COINS. Här väljer du vilket år och vilken månad rapporteringen gäller samt anger sökväg som filen ska sparas till. Du kan även göra ett urval på anställda om du så önskar. När du tar ut rapporten kommer dels en XML-fil att skapas, men du få också ut alla uppgifter i Excel uppdelat på fyra flikar. Här kan du se de uppgifter som har kommit med i filen.

15 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 15 För detaljerad information om vilka uppgifter som kommer med i rapporteringen finns en separat dokumentation. Valbart bokföringsdatum Ibland vill man av bokföringstekniska skäl ha ett annat bokföringsdatum än utbetalningsdatum i bokföringsfilen. Om man använder Bokföringsorder (generell) enligt bilden kan man nu ändra bokföringsdatumet om man behöver detta. Då kommer det angivna bokföringsdatumet att användas i filen istället för utbetalningsdatum. Collectum Kostnadsställe per anställd Vid rapportering till Collectum kan man ibland vilja dela upp de anställda på olika kostnadsställen för kostnadsuppföljning. I tidigare versioner av FLEX Lön har man endast kunnat ange ett generellt kostnadsställe under Register Företagsuppgifter, som gäller för hela företaget. Nu kan man dock även välja att lägga ett avvikande kostnadsställe på den anställde i personregistret (Register Personuppgifter, flik Statistik mm, underflik Pension). Om du inte har angivit något kostnadsställe på den anställde kommer företagets generella kostnadsställe att användas.

16 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 16 Antal timmar i bokföringsfilen med SIE-4-formatet Det finns sedan tidigare möjlighet att i systemet få med antalet timmar i bokföringsordern. Vi har nu även lagt in denna möjlighet i bokföringsfilen med SIE-4-formatet. Antalet timmar kommer att läggas i fältet för kvantitet i SIE-4-filen då man under Inställningar Styruppgifter, fliken Utskrifter, har valt att Ta med antal timmar i bokföringsordern. Se onlinehjälp eller handbok för mer information om hur du ställer in systemet för att få med antal timmar i bokföringen. FLEX HR Fler fält i integrationen Vi har i version 14.2a lagt in fler fält i överföringen av personuppgifter till FLEX HR. Följande uppgifter är tillagda i integrationen: Semesterrätt Aktuell semesterrätt för den anställde. Yrkeskod Yrkeskod (SSYK) för SCB/SN under statistikfliken i personregistret. Närmast anhöriga De tre första närmast anhöriga förs över till FLEX HR med namn, relation och kontaktinfo. Övertidsjournal Gränsvärde för återförd övertid I rapporten för övertidsjournal har vi nu byggt in möjligheten att bevaka gränsvärde för återförd övertid. Sedan tidigare finns gränsvärden för periodens övertid och årets totala övertid som man anger i urvalen när man tar ut rapporten. På samma sätt har vi nu lagt in ett gränsvärde för årets återförda övertid. Observera att du måste markera rutan Ackumulera under året för att gränsvärdena för årets övertid ska fungera.

17 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 17 I rapporten kommer du att få en röd markering på de siffror som har överskridit gränsvärdena. I vårt exempel nedan har vi angivit väldigt låga gränsvärden, detta endast för att demonstrera funktionen. Om du har olika gränsvärden för olika personalkategorier tar du ut rapporten för respektive personalkategori med dess gällande gränsvärde.

18 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 18 Nya möjligheter vid överföring från FLEX Tidredovisning I FLEX Lön är det väldigt viktigt att få med datum på transaktioner för att olika typer av statistik ska bli korrekt och för att beräkningar såsom retroaktiv lön ska fungera. Ofta innebär det att det blir en transaktion per dag från FLEX Tidredovisning. Nu finns det dock en ny möjlighet att på tidkoden i FLEX Tidredovisning välja att lägga in avräkningsperiodens datum på transaktionen och på så sätt klumpa ihop periodens alla timmar på en enda transaktion. Detta kan användas på transaktioner där det räcker att veta hur många timmar som gjorts under perioden, utan att man behöver veta mer exakt när under perioden timmarna gjorts. Exempelvis kan övertidstimmar eller OB-timmar vara tänkbara användningsområden. Inställningen hittar du i FLEX Tidredovisning under Inställningar Tidkoder, flik Frånvaro/Lön. Markera inställningen Avräkningsperiod som transaktionsdatum om du använder transtyp Timmar och vill ha periodens datum på transaktionen till FLEX Lön. Export av personuppgifter till Quinyx FlexForce Det är nu möjligt att exportera personuppgifter från FLEX till Quinyx FlexForce. Detta är användbart när man vill ändra och lägga upp nyanställda i FLEX och automatiskt få över uppgifterna till Quinyx. För att aktivera funktionen går du in under Inställningar Styruppgifter, fliken Kommunikation, knappen Anslutningar. På fliken Quinyx gör du de inställningar som krävs för att FLEX ska kunna kommunicera med Quinyx. Uppgifterna som behövs är dels en URL till Quinyx webbservice samt en API key för att kunna anropa denna webbservice. Dessa uppgifter tillhandahåller Quinyx.

19 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 19 I personregistret under fliken Allmänt kommer det att aktiveras ett fält för Personalkategori Quinyx. Här anger du vilken personalkategori den anställde tillhör i Quinyx. När du sedan ändrar eller lägger upp en ny anställd i personregistret kommer personuppgifterna samtidigt att exporteras till Quinyx. Om du vill göra en grundöverföring från FLEX till Quinyx kan du göra detta under Servicerutiner Exportera anställda till Quinyx. För mer information om vilka personuppgifter som exporteras till Quinyx finns en mer utförlig dokumentation. Säkerhetsförbättringar Säkerhet i program blir allt viktigare, det gäller i synnerhet program som är tillgängliga över internet. Till version 14.2a har ett antal säkerhetsförbättringar gjorts i FLEX Personalsystem. De flesta förbättringarna kommer inte att påverka användningen av programmen. Hanteringen av lösenord har förbättrats och FLEX Personalsystem stöder nu lösenord med längd upp till 50 tecken som lagras med irreversibel kryptering i databasen. Detta leder till ett par ändringar i programmen.

20 FLEX Lön Användarmeddelande (maj 2014) 20 Skiftlägeskänsliga lösenord Efter uppdatering till version 14.2a måste man, om man vill använda skiftlägeskänsliga lösenord, aktivera detta under Arkiv Systeminställningar, flik Säkerhet (1). Efter aktiveringen av skiftlägeskänsliga lösenord måste alla användare byta lösenord vid nästa inloggning. För användare som använder tillförlitlig anslutning påverkas inloggningen inte av aktiveringen. Glömt lösenord Från version 14.2a får man, då man klickar på länken för att återställa lösenord, ett tillfälligt lösenord skickat till sig. (En förutsättning för att länken ska visas är att inställningen Aktivera lösenordspåminnelse vid inloggningsrutan är markerad (2)). Om man har begärt ett tillfälligt lösenord kan man fortfarande logga in med sitt gamla, ifall man skulle minnas det. Loggar man in med det tillfälliga lösenordet kommer FLEX vid inloggning begära att man byter till ett nytt lösenord.