Inställningar i Personalregistret Inställningar för ByggLÖSEN Räkna lön Timavlönad Räkna lön Månadsavlönad...

Transkript

1 Byggrapport (tidigare kallad modul Granskning) Inledning Sveriges Byggindustrier (BI), Maskinentreprenörerna (ME) och Byggnads har i Byggavtalet respektive Entreprenadmaskinavtalet kommit överens om att företag med dessa avtal löpande ska skicka lönegranskningsunderlag till Byggnads. Parterna har därför tagit fram ett specifikt filformat för rapportering samt ett IT-system där underlaget kan hanteras. Detta kallas LÖSEN (LÖneunderlag Säkert och Enkelt). För mer information: I Kontek Lön Sesam (ej Kontek Lön) kan man för valfri löneperiod göra utskrifter samt skapa LÖSEN-fil med tilläggsmodulen Byggrapport (tidigare kallad Granskning). Denna fil ska redovisas i samband med varje löneutbetalningstillfälle. Här följer en dokumentation som hjälper dig att göra nödvändiga inställningar samt att komma i gång med denna rutin i programmet. Inställningar i Personalregistret... 2 Inställningar för ByggLÖSEN... 5 Räkna lön Timavlönad Räkna lön Månadsavlönad Utskrift av ByggLÖSEN Skapa och skicka fil Extra löneberäkning Bra att veta

2 Inställningar i Personalregistret Lönefält för fördelningstal måste finnas Filen som skickas ska innehålla uppgift om fördelningstal för arbetstagarna. Aktuellt fördelningstal läggs i ett lönefält i Personalregistret. På fliken Löner rubriksätter du det lönefält som du vill använda för detta ändamål. Klicka på knappen Redigera rubriker, nere till vänster i formuläret. Lägg in rubrik i valfritt L-fält (L01 i vårt exempel). Markera Datum Ja. Det innebär att du kan förändra fördelningstalet per angivet datum. 2

3 Via knappen Kategorier, nere till vänster i formuläret, kan du välja att använda lönefältet endast för de kategorier som ska ingå i LÖSENfilen. Efter att ha bekräftat dina inställningar med OK, kan du se att valt lönefält nu har fått en rubrik. I vårt exempel har vi rubriksatt lönefält L01 med rubriken Fördelningstal. 3

4 Lagra fördelningstal för de anställda Fördelningstal ska lagras för de anställda som ska redovisas i ByggLÖSEN. Det görs genom att klicka i den tomma rutan efter rubriken eller via och Löneändringar. Nu har du nått formuläret Löneändringar. Det är här som sysselsättningsgrad, lön och nu även fördelningstal ska lagras per datum. Komplettera med gällande fördelningstal för de personer som ska ingå i redovisningen och spara. OBS! Fördelningstal ska anges från 0-100, inga decimaltal tillåts. Spara och stäng formuläret. Nu visas fördelningstalet i lönefältet. 4

5 Inställningar för ByggLÖSEN Via Arkiv i menyraden och Inställningar väljer du fliken Byggrapport. Här ska du göra ett antal inställningar för att dina uppgifter i ByggLÖSEN ska bli korrekta. Formuläret ser ut så här. Registrera i Objekt Alla lönearter vars timmar/belopp ska redovisas i filen måste ha en markering för registrering av ett konteringsbegrepp. Objekt är det vanligaste, men även Kostnadsställe eller Nivå 4 kan väljas. I denna dokumentation används Objekt men du som användare har alltså möjlighet att välja något annat. ByggLÖSEN Markera här för att göra inställningar till ByggLÖSEN. Granskning Granskningslistor kan fortfarande erhållas. Inställningar för Granskning nås genom markering här (ej aktuellt för dig som gör inställningar för ByggLÖSEN). 5

6 ByggLÖSEN Uppgifter om Företaget och Personal Lägg in Län, Kommun och Avtalsområde som gäller det egna företaget. De läns- och kommunkoder som anges ska vara enligt SCB:s kodförteckning. Uppgift om Ort hämtas från Företagsregistret men kan ändras. Uppgifterna är obligatoriska i redovisningen. I Registervård Byggprojekt kan avvikande värden läggas in. Byggprojektets värden gäller i första hand. Saknar Byggprojektet värde för t ex Kommun så gäller Företagets kommun. Fördelningstal fält Välj det lönefält som du rubriksatte med Fördelningstal. Yrkeskod fält Alternativet SN Från personal, innebär att uppgift om yrkeskod hämtas från Personalregistret, flik Årsuppgifter, fält Yrkeskod som finns under rubriken SN Lönestatistik. Att välja detta alternativ fungerar bra om de anställda har samma yrkeskod under rapporteringsperioden. Alternativet är att lägga upp ytterligare ett lönefält (precis på samma sätt som Fördelningstal) och välja detta. Yrkeskod är en 6-ställig kod enligt kodförteckning från Svenskt Näringsliv. Grundlön per timma Här ska du välja det lönefält som innehåller uppgift om den anställdes grundlön per timma (lägstanivån enligt avtal). Om du inte har något sådant fält, behöver du skapa ett nytt lönefält för detta på precis samma sätt som du skapade lönefält för Fördelningstal. Uppgiften kommer att redovisas i filen för prestationslöneprojekt (inte för tidlöneprojekt). Om ditt företag aldrig har några prestationslöneprojekt spelar det ingen roll vilket fält som väljs här, eftersom uppgiften inte kommer att användas. För företag som har prestationslöneprojekt är uppgiften mycket viktig eftersom den kommer att redovisas i filen. Det här är en ny uppgift som redovisas i ByggLÖSEN filen version 2.0, ett nytt filformat som blir obligatoriskt från januari

7 Registervård Byggprojekt (knapp) Under denna knapp ska du lagra företagets byggprojekt. Om byggprojekt inte läggs upp här eller om något värde utelämnas, kommer motsvarande uppgifter om Län, Kommun, Ort och Avtalsområde att hämtas från uppgifterna om Företaget. Om projektet saknas och Företagets uppgifter används kommer projektet att redovisas som ett Tidlöneprojekt. Det innebär att samtliga Prestationslöneprojekt MÅSTE lagras i det här formuläret för att din ByggLÖSEN fil ska kunna bli korrekt. För Prestationslöneprojekt hämtas även projektnumret (från kolumn Projekt) till filen och redovisas som Arbetsplatsnr (ny uppgift i ByggLÖSEN filen version 2.0). Det är alltså av yttersta vikt att samtliga Prestationslöneprojekt finns lagrade i det här formuläret. Följande tre uppgifter är nya och redovisas i ByggLÖSEN filen version 2.0. Lönetyp Välj om projektet är avlönat med 1 Tidlön eller 2 Prestationslön. Utb.nivå/tim Anges endast för 2 Prestationslön och ska ange värdet av den överenskomna utbetalningsnivån per timma för det aktuella projektet. Utlån Orgnr Anges endast för 2 Prestationslön. Om dina anställda är utlånade för att arbeta på ett annat företag, anger du det företagets organisationsnummer på det aktuella projektet. 7

8 Registervård Lönearter (knapp) Under denna knapp ska du ställa in hur dina lönearter ska redovisas. I rapporteringen till ByggLÖSEN ska timmar och belopp för arbetade timmar redovisas (timlön och grundtimlön vid övertid). Markera dessa lönearter under Tidlön Timmar och Tidlön Belopp. Rapporteringen ska även innehålla antal övertidstimmar och belopp för övertidstillägget. Markera dessa under Övertid Timmar och Övertid Belopp. OB-tillägg redovisas endast med belopp. Markering görs under rubrik OB-tillägg. Löneart som du använder för utbetalning av överskott ska markeras under rubrik Utb. överskott. Det här är en ny uppgift som redovisas i ByggLÖSEN filen version 2.0 för prestationslöneprojekt. Fördelning månadslön (om de anställda har månadslön) ska markeras under Tidlön Timmar och Tidlön Belopp, se mer information om denna löneart längre fram i dokumentationen. Även annan tid som inte är arbetstid, men som ersätts med bibehållen lön, ska redovisas i Tidlön Timmar och Tidlön Belopp. Exempelvis Skyddsombud, Facklig förtroendeman och Permission. Redovisa dessa som om de var arbetad tid. 8

9 OBS! Helglön och Arbetstidsförkortning ska INTE ingå i redovisningen. Om dessa lönearter finns med i listan under knapp Lönearter, ska dessa INTE markeras. I dina inställningar för Byggrapport har du valt konteringsbegrepp Kostnadsställe, Objekt eller Nivå4. Lönearter som har en markering av detta begrepp visas när du klickar på knappen Lönearter. Saknas någon löneart i listan ska denna löneart kompletteras med registrering av konteringsbegrepp. Detta görs i Löneartsregistret. Välj lönearten som saknades och markera det valda konteringsbegreppet på flik Beräkning. Exempel på löneart med markering att Objekt ska registreras: Fördelning av månadslön Utbetald månadslön måste fördelas för att antal timmar och belopp för rapporteringsperioden ska kunna redovisas. Månadslönen betalas ofta i förskott. Fördelningen görs dock på den månadslön som betalades ut för redovisningsmånaden. Exempel: I löneutbetalningen den 25/2 betalas månadslön ut för februari men tillägg/avdrag redovisas för januari. Det är januari som är redovisningsperiod och det är månadslönen för januari som ska fördelas. Konteks standardlönearter 990 och 991 kan användas för fördelningen. Lönearterna finns att importera i Löneartsregistret under Importera lönearter och markera Övriga exempel., välj 9

10 Löneart 990 är den löneart som registreras i löneberäkningen. Du anger antal timmar per Objekt. Kontrollera att beräkningsformeln för framräknad timlön stämmer enligt kollektivavtalet. Formeln återfinns på löneartens flik Beräkning längst ner i fältet A pris. Från löneart 990 finns en koppling till löneart 991 som vänder transaktionen så att inga pengar betalas ut. Löneart 991 ska inte konteras på Objekt, endast bruttolönen ska tas tillbaka. Både löneart 990 och 991 ska vara markerade i Datum, samt i efterkommande fält Föreg.löneperiods datum. Om du har släpande månadslön välj istället Aktuell löneperiods datum. Detta är viktigt för att ha möjlighet att redovisa ändrat fördelningstal och ändrad lön mitt i en månad. 10

11 Räkna lön Timavlönad Om du anger objekt i löneberäkningen kommer ByggLÖSEN filen att redovisas med de uppgifter som du har lagrat under knappen Byggprojekt i Inställningar. Om du lämnar objekt blankt eller anger ett objekt som inte finns lagrat under knappen Byggprojekt i Inställningar, kommer uppgiften att redovisas som ett Tidlöneprojekt med de uppgifter du registrerade som Inställningar för Företaget, alltså företagets Län, Kommun, Ort och Avtalsområde. Exempel på hur löneberäkningen kan se ut för en timavlönad. Timavlönad som ändrar timlön under perioden När en anställd ändrar timlön och eventuellt även fördelningstal, måste detta anges i Löneändringar. I vårt exempel har Sten Larsson fått en förändring per Denna är lagrad i Löneändringar. När du registrerar lönearter i Räkna Lön med ett datumintervall som sträcker sig över datumändringen kommer följande information. 11

12 Klicka OK, löneberäkningen kan nu se ut så här. Programmet har delat upp löneart 501 på två datumrader. En rad fram till den 13/1. Då gällde den lägre timlönen och det lägre fördelningstalet. Den andra raden börjar på den 14/1. Här gäller den högre timlönen och det högre fördelningstalet. Antal timmar som registrerades, i vårt exempel 40 timmar, har också fördelats i proportion till perioderna. Förmodligen stämmer inte denna uppdelning av timmar, så antal timmar måste ändras. Det görs genom att markera raden, ändra antal timmar och bekräfta med Enter. Om den anställde endast har arbetat på objektet under den ena datumperioden kan du radera andra perioden. Om du inte vill att programmet ska dela upp dina lönerader på två rader automatiskt för resterande registrering, ska du ange datum som INTE stäcker sig över löneändringsdatumet. 12

13 Med rätt datumregistrering får vi rätt lön beräknad till den anställde och rätt uppgifter till ByggLÖSEN. När lönen är klar kan den se ut så här. 13

14 Räkna lön Månadsavlönad I vårt exempel betalas månadslönen som avser februari ut den 23/2 (den betalas alltså i förskott). Löneart 300 används för att registrera månadslönen. Timmarna från föregående månad (januari) har fördelats med antal timmar per objekt via löneart 990. När löneart 990 registreras kommer 991 per automatik (via koppling) och gör en motkontering så att ingen ytterligare bruttolön betalas ut. Om du anger objekt i löneberäkningen kommer ByggLÖSEN filen att redovisas med de uppgifter som du har lagrat under knappen Byggprojekt i Inställningar. Om du lämnar objekt blankt eller anger ett objekt som inte finns lagrat under knappen Byggprojekt i Inställningar, kommer uppgiften att redovisas som ett Tidlöneprojekt med de uppgifter du registrerade som Inställningar för Företaget, alltså företagets Län, Kommun, Ort och Avtalsområde. Exempel på hur löneberäkningen kan se ut för en månadsavlönad. 14

15 Månadsavlönad som ändrar månadslön under perioden När en anställd ändrar månadslön och eventuellt även fördelningstal, måste detta anges i Löneändringar. I vårt exempel har Sture Ek fått en förändring per Denna är lagrad i Löneändringar. När du registrerar lönearter i Räkna Lön med ett datumintervall som sträcker sig över datumändringen kommer följande information. Klicka OK, löneberäkningen kan nu se ut så här. 15

16 Programmet har delat upp löneart 990 och 991 på två datumrader. En rad fram till den 13/1. Då gällde den lägre månadslönen och det lägre fördelningstalet. Den andra raden börjar på den 14/1. Här gäller den högre månadslönen och det högre fördelningstalet. Antal timmar som registrerades, i vårt exempel 40 timmar, har också fördelats i proportion till perioderna. Förmodligen stämmer inte denna uppdelning av timmar, så antal timmar måste ändras. Det görs genom att markera raden, ändra antal timmar och bekräfta med Enter. Om den anställde endast har arbetat på objektet under den ena datumperioden kan du radera andra perioden. Om du inte vill att programmet ska dela upp dina lönerader på två rader automatiskt för resterande registrering, ska du ange datum som INTE stäcker sig över löneändringsdatumet. Med rätt datumregistrering får vi rätt lön beräknad till den anställde och rätt uppgifter till ByggLÖSEN. När lönen är klar kan den se ut så här. OBS! Lönearterna 990 och 991 skrivs inte ut på lönespecifikationen. 16

17 Utskrift av ByggLÖSEN När lönen är fastställd kan du begära en utskrift på de uppgifter som har samlats upp till ByggLÖSEN. Utskriften når du via Rapporter i menyraden, välj Byggrapportering och Utskrift. Löneperiod Programmet föreslår den senast fastställda löneperioden. Årets alla löneperioder är dock tillgängliga. Löneunderlaget avser Detta är mycket viktiga datum. Kontrollera och justera vid behov. Det är dessa datum som blir rapporteringsperiod till ByggLÖSEN. För timavlönade föreslås normalt rätt rapporteringsperiod, men för månadsavlönad som i t ex februari får månadslön för februari (förskott) måste du ändra datumintervall till januari (rapporteringsperioden) för att rätt datum ska sparas i filen till ByggLÖSEN. Om du ändrar datumintervall, t ex en månad bakåt för en kategori, kommer programmet att minnas detta och även i fortsättningen föreslå motsvarande datum bakåt, jämfört med vad Månadslön/Timlön avser i Räkna lön. 17

18 Urval Vid utskrift kan du välja om listan ska innehålla alla anställda eller enbart valda personer. Endast anställda med fördelningstal och som har lön under perioden redovisas. Utskrift En rad per person ger en kortfattad lista som på personnivå visar totaler för Tidlön och Övertid i Timmar och Belopp samt OB och Utbetalt Överskott i Belopp. Listan visar även en totalsumma för alla personer. Den detaljerade listan visar varje varierad post per person. Det innebär att varje gång Avtalsområde, Län, Kommun, Ort, Fördelningstal eller lön har varierat, samlas uppgifterna som en egen post vid rapporteringen. Exempel på Detaljerad utskrift: Heltidslön för de som har Månadslön ska ingå i filen I ByggLÖSEN ska uppgift om den heltidslön som gällde för rapporteringsperioden finnas. Löneprogrammet redovisar automatiskt korrekt heltidslön (under rubrik M-lön 100%). För timavlönad personal redovisas istället Grundtimlön (enligt det lönefält för Grundlön per timma, som valdes i Inställningar). Om månadsavlönad har arbetat på prestationslöne projekt redovisas Grundtimlön istället för heltidslön. 18

19 Skapa och skicka fil Formuläret för att skapa fil finns under Rapporter i menyraden, välj Byggrapportering och Skapa fil. Löneperiod Programmet föreslår den senast fastställda löneperioden. Årets alla löneperioder är dock tillgängliga. Avtal Markera om företaget är medlem i BI/ME (Sveriges Byggindustrier /Maskinentreprenörerna) eller har ett hängavtal. Beroende på detta val, laddas rätt hemsida på internet när du ska skicka filen. Filformat Om du väljer Tidlön, skapas filen enligt det gamla filformatet, vilket endast stödjer rapportering av tidlöneprojekt. Om du väljer Prestationslön skapas filen enligt det nya filformatet 2.0, vilket även innehåller stöd för rapportering av prestationslöneprojekt. Enligt planen kommer det nya filformatet att vara obligatoriskt från januari Löneunderlaget avser Detta är mycket viktiga datum. Kontrollera och justera vid behov. Det är dessa datum som blir rapporteringsperiod till ByggLÖSEN. För timavlönade föreslås normalt rätt rapporteringsperiod, men för månadsavlönad som i t ex februari får månadslön för februari 19

20 (förskott) måste du ändra datumintervall till januari (rapporteringsperioden) för att rätt datum ska sparas i filen till ByggLÖSEN. Om du ändrar datumintervall, t ex en månad bakåt för en kategori, kommer programmet att minnas detta och även i fortsättningen föreslå motsvarande datum bakåt, jämfört med vad Månadslön/Timlön avser i Räkna lön. Mapp där filen skrivs Du kan välja Aktuell företagsmapp, eller om du vill spara filen på annan plats, välj Valfri mapp och ange sökväg. Skapa fil När filen har skapats visas en informationsruta med antal personer som ingår i filen, samt summor för tidlön, övertid, OB och utbetalt överskott. Exempel. Du kan få extra meddelande på utskrifter eller när filen skapas. Detta beror i så fall på att det finns lönerader som saknar datum eller som har fr o m datum utanför perioden. All lön som utbetalats i löneperioden redovisas dock. Om du för en ordinarie lön får meddelande om att lönerader saknar datum eller har fr o m datum utanför perioden kan du kontrollera: 20

21 Har du valt korrekt datumintervall för Löneunderlaget avser, i ditt beställningsformulär? Om du har valt fel, ändra datumintervall och skapa om filen. Det kan också vara så att en tidigare missad lönehändelse har registrerats med gamla datum som ligger utanför redovisningsperioden. Allt är då helt i sin ordning. Internet (skicka fil) När filen är skapad, klicka på knappen Internet som länkar till den hemsida ( eller där du rapporterar din fil. 21

22 Extra löneberäkning Även en Extra löneberäkning ska redovisas via ByggLÖSEN. För utskrift välj Rapporter > Byggrapportering > Utskrift. Följande information kommer. Bekräfta med OK. Precis som informationsrutan angav, kommer utbetalningsdatumet på din Extra löneberäkning att sättas som redovisningsperiod. Redovisningsperioden blir enligt exemplet ovan fr o m tom Detta kan inte ändras. Eftersom redovisningsperioden vid en Extra löneberäkning sätts till en dag, är det mycket troligt att utskriften kommer innehålla liknande information som i vårt exempel på nästa sida. 22

23 Exempel på utskrift En rad per person. Om rapporteringen innehåller transaktioner som saknar datum eller som har fr o m datum utanför löneperioden, ges information om detta. På utskriftsexemplet ovan syns informationen nederst till vänster. Alla värden redovisas dock. Skapa fil Extra löneberäkning När du skapar fil för en Extra löneberäkning möts du av informationen att Utbetalningsdatum sätts som period i Löneunderlaget avser. Du klickar OK och kan skapa fil. Om rapporteringen innehåller transaktioner som saknar datum eller har fr o m datum utanför löneperioden, ges information om detta. Alla lönetransaktioner kommer dock att redovisas i filen. Bra att veta Om du vid rapporteringen (vid utskrift eller skapa fil) upptäcker att objekt som har använts saknas under knappen Byggprojekt, eller om du har missat eller angett t ex fel kommunkod åtgärden i dessa fall är att rätta under Arkiv > Inställningar > flik Byggrapport och knapp Byggprojekt och köra om utskriften/filen. Om du däremot har glömt att rapportera objekt eller har angett fel objekt i löneberäkningen och redan fastställt löneperioden så återstår endast att återställa en säkerhetskopia, rätta och fastställa på nytt. På hittar du Viktiga parametrar/koder. Här kan du ladda ner de avtalskoder, yrkeskoder och kommunkoder som gäller för ByggLÖSEN. 23